ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPO DE FOTOCOPIADO

Transcripción

1 1. MARCO LEGAL ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPO DE FOTOCOPIADO En desarrollo de lo previsto el artículo del Decreto 734 de 2012, se procede a realizar el estudio para celebrar el contrato cuyo objeto es el arrendamiento de equipos de fotocopiado. El Área Metropolitana de Barranquilla, es una entidad administrativa dotada de personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa, patrimonio propio y régimen especial, conformada por los municipios de Soledad, Puerto Colombia, Malambo y Galapa, integrados alrededor del Distrito de Barranquilla, cuya finalidad es entre otros la programación y coordinación del desarrollo armónico e integrado de los municipios que la conforman; la racionalización de los servicios públicos a cargo de cada uno de ellos y la ejecución de obras de interés metropolitano. Teniendo en cuenta el régimen jurídico de la misma, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 128 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normas afines que rigen la materia, los actos de gestión o los contratos que celebre en ejercicio de sus funciones el gerente en su condición de representante legal, se regulan por las normas del derecho público, previa atención de los principios orientadores de la función administrativa entre los que se encuentra el de economía, transparencia y responsabilidad reglados en la Ley 489 de 1998 en consonancia con el parágrafo del artículo segundo del Decreto 734 de 2012, reglamentario de la Ley 1150 de Se concluye que atendiendo el presupuesto de la entidad y el valor estimado para la suscripción del contrato, el procedimiento aplicable es de mínima cuantía reglamentado en la Ley 1474 y el Decreto 734 de DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD El AMB para el adecuado funcionamiento de todas las oficinas de la entidad y el cumplimiento de la misión institucional de la misma, requiere para garantizar el logro de sus obligaciones legales y fines misionales dotar de herramientas tecnológicas tal como equipos de fotocopiado que puedan apoyar la labor, y, de los cuales no siempre se cuenta con disponibilidad en la empresa, por este motivo se requiere contratar equipos en términos de alquiler, a empresas externas que ofrezcan las garantías adecuadas. 3. DESCRIPCION DEL OBJETO Arrendamiento de equipos de fotocopiado de última tecnología y soporte técnico a todo costo para las oficinas del ÁREA METROPOLITANA DE BARRANQUILLA. 4. MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta las necesidades del servicio y el valor del contrato a suscribirse se ha considerado la pertinencia de adelantar el proceso de selección de 10% de la menor cuantía regulado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 en concordancia con el Decreto 734 de 2012 y demás disposiciones que rigen la materia. 5. CONDICIONES TECNICAS El AMB requiere un (1) equipo de fotocopiado que cumpla con las siguientes características: MULTIFUNCIONAL LASER DE ESCRITORIO MONOCROMATICA Fotocopiadora, impresora scanner, fax estándar

2 Tamaño de papel: Carta y Oficio Velocidad: 42 copias/impresiones por minuto Capacidad copias o impresiones mensuales 1 bandeja de 500 hojas y multipropósito de 100 hojas Alimentador automático de originales Dúplex automático Tarjeta de red incluida Memoria de 256MB Zoom: reduce hasta 25% amplía hasta 400% Además, debe garantizar: 1. Instalación, prueba y puesta en funcionamiento de los equipos que se tomen en arriendo. 2. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo 3. Repuestos en General 4. Toners y demás suministros 5. Mantener los equipos en perfecto estado y funcionamiento durante el periodo que se rente. 6. Capacitación contínua (usuarios finales, usuarios líderes) 7. Campaña de mejoramiento de procesos 8. La facturación se efectuará mes vencido. 9. En el transcurso del contrato las cantidades pueden incrementarse o disminuirse 10. El transporte de los equipos será totalmente a cargo del contratista 11. En caso de requerirse equipos con especificaciones técnicas diferentes a las que se establecen en estos términos, el interventor solicitará la cotización respectiva, la cual debe será aprobada por AMB 6. ESTUDIO DE MERCADO PARA ESTIMAR EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Definidos los requerimientos de los aires acondicionados, se tuvieron en cuenta los valores cotizados anteriormente en contratos similares con ajuste de los precios según el IPC. El presupuesto se determinó de conformidad con los recursos presupuestales con que se cuenta actualmente en el rubro de mantenimiento y el flujo de caja existente, por lo tanto se fija en $ Este valor incluye costos directos, indirectos, impuestos y los demás gastos en los que deba incurrir el contratista en la ejecución total del objeto contractual. 7. REQUISITOS HABILITANTES 1. Carta de presentación de la propuesta. 2. Tratándose de personas jurídicas, en que caso que el Representante legal no tenga las facultades suficientes para presentar la propuesta o suscribir el contrato, esta deberá aportar el acta en la que conste la decisión del órgano social competente que autorice al representante legal la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato. 3. Certificado de existencia y representación legal (en caso de personas jurídicas). 4. Cédula de Ciudadanía del representante legal de la persona jurídica proponente o del proponente persona natural. 5. Documento de constitución de la unión temporal o el consorcio proponente. 6. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, vigente a la fecha de cierre de la presentación de la oferta, de la persona natural proponente, o del representante legal de la persona jurídica proponente. 7. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación, vigente a la fecha de cierre de la presentación de la oferta, de la persona natural proponente, o del representante legal de la persona jurídica proponente. 8. Si es persona jurídica debe adjuntar certificación firmada por el representante legal o revisor fiscal en la que se especifique que la empresa cumplió con el pago de los aportes a seguridad social y parafiscal. Las personas naturales proponentes, en caso de ser empleados con contratos de trabajo sometidos a la ley Colombiana, deberán expresar en la carta de presentación de la propuesta o en cualquier otra aparte de

3 esta, si se encuentran en situación de cumplimiento de este aspecto. Si se trata de personas naturales independientes sin empleados a su cargo, deberán acreditar con los documentos que correspondan, que se encuentran al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social. 9. Registro Único Tributario. CERTIFICACIONES EXPERIENCIA. El oferente podrá acreditar experiencia en la celebración de un (1) contrato con objeto igual o relacionado con el presente proceso, por un valor igual o superior al valor de la presente contratación, suscrito y terminado en los últimos cuatro años, el que le podrá anexar con la presentación de la propuesta y deberá contener la siguiente información: 1. Nombre de la entidad o persona contratante que certifica 2. Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación 3. Número del contrato en caso de ser con entidad estatal 4. Valor del contrato 5. Fecha de inicio del contrato 6. Plazo de ejecución y/o fecha de terminación CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Debe ser expedido con una vigencia no superior a un (1) mes y describir dentro del objeto social la realización de las actividades relacionadas con el objeto de la invitación. 8. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL RUBRO PRESUPUESTAL NOMBRE DEL PROYECTO CÓDIGO COMPONENTE DEL GASTO NOMBRE COMPONENTE DEL GASTO VALOR SOLICITADO PARA CDP Arriendo de muebles $ TIPO DE CONTRATO Arrendamiento de bienes muebles 10. PLAZO DE EJECUCION Diez meses contados a partir de su legalización o hasta que se agoten los recursos según necesidades del servicio, lo primero que ocurra. 11. CUANTÍA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DIEZ POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA 12. FORMA DE PAGO PERIODICIDAD Mensual REQUISITOS Presentación de la factura y previo recibido a satisfacción por parte del interventor. 13. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

4 1. Realizar la entrega, instalación y puesta en funcionamiento de los equipos objeto del presente proceso, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el presente estudio, en el lugar señalado por el supervisor del contrato. 2. Atender todas las solicitudes que haga el supervisor, quien informara del funcionamiento defectuoso o la presencia de fallas en los equipos, las veces que sea necesario durante la vigencia del contrato. 3. Coadyuvar con la AMB para que el objeto del contrato se cumpla y garantizar que este sea de la mejor calidad. 4. Aceptar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el interventor del contrato. 5. Mantener los precios establecidos en la oferta que acompaña la propuesta presentada por el proponente seleccionado. 6. Cumplir con las condiciones presentadas en la propuesta. 7. Mantener informada a la AMB de su dirección para comunicación y notificaciones preventivo de los equipos y procederán a realizarse previa autorización del supervisor del contrato. 8. El servicio debe ser de óptima calidad. El contratista deberá responder por la oportunidad y celeridad en la prestación del servicio cuando se presente un evento que necesite del soporte técnico. Las demás que le asigne el supervisor del contrato, acordes con la naturaleza del mismo. 14. OBLIGACIONES DEL AMB: 1. Solicitar el certificado de Registro Presupuestal del contrato. 2. Aprobar la garantía única que en debida forma constituya el contratista. 3. Efectuar los pagos estipulados en el contrato en la forma y oportunidad previstas en el mismo. 4. Designar el supervisor para vigilar el cumplimiento del objeto contractual dentro del término de ejecución y demás condiciones establecidas. 5. Prestar toda la colaboración necesaria para la debida ejecución del contrato. 6. Suministrar al contratista la información requerida para el desarrollo del objeto contractual. 7. Vigilar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que se deriven del presente contrato. 15. SUPERVISIÓN La supervisión del contrato estará a cargo del Almacenista General o de la persona que el director designe para el efecto. 16. ANALISIS DE RIESGOS Atendiendo la meta, alcance y objetivo del contrato a suscribirse se considera que pueden existir los siguientes riesgos en la contratación: 1. TIPIFICACION: Incumplimiento en entrega de bienes y realización de las actividades del contrato. ESTIMACION: Perjuicios que conlleven al daño de los equipos. Baja 2. TIPIFICACION: Mala calidad de los bienes o servicios a suministrarse ESTIMACION: Perjuicios que pueden conllevar a perjuicios mayores en el evento de la ocurrencia de un siniestro. Baja 4. TIPIFICACION: Incumplimiento en el pago de obligaciones laborales ESTIMACION: Genera el pago de demandas, intereses moratorios o indemnización así como judiciales en contra del contratista 5. TIPIFICACION: Incumplimiento en el pago

5 ESTIMACION: Genera el pago de intereses moratorios o indemnización así como judiciales en contra del AMB. ASIGNACION: AMB 17. GARANTIAS Y AMPAROS MINIMOS Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y su plazo de ejecución y los riesgos antes descritos, se ha considerado la pertinencia de solicitar las siguientes garantías mínimas VALOR O GARANTÍA PORCENTAJE VIGENCIA MINIMA MINIMO Cumplimiento 10% Por el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más Calidad del Servicio 15% Por el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más Salarios y prestaciones sociales 10% Por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más FECHA: 16 de febrero de 2013 Aprobó SILVANA GALLO MARINO Jefe Oficina Administrativa RICARDO RESTREPO ROCA Director