TRIBUNAL DE CUENTAS DE ENTRE RIOS

Transcripción

1 TRIBUNAL DE CUENTAS DE ENTRE RIOS SISTEMA RENDITIVO JUNTAS DE GOBIERNO FORMULARIOS Y GUIA DE INSTRUCCIONES

2 GUIA DE INSTRUCCIONES A partir de la sanción de la Acordada Nº 261/13 del Tribunal de Cuentas de Entre Ríos, la cual rige a partir del Ejercicio Presupuestario 2013, se han establecido las normas, requisitos y plazos a los cuales deberán ajustarse las rendiciones de cuentas de las Juntas de Gobierno. La presente guía tiene por objeto aclarar todos aquellos aspectos que deberán tenerse en cuenta al momento de la elaboración de las rendiciones de cuentas que se presentarán a este Tribunal. INFORMACION MENSUAL Las Juntas de Gobierno confeccionarán sus rendiciones de cuentas mensuales abarcando los siguientes aspectos: ANEXO I DETALLE DE RECURSOS - En la parte superior de la planilla se indicará el Mes y Año correspondiente a la rendición que se realizará. - Columna FECHA : se indicará la fecha de ingreso del aporte, la cual deberá coincidir con la fecha del depósito registrada en el Libro Banco. - Columna CONCEPTO : se indicará la denominación del aporte o recurso que ha ingresado, por ej.: Aporte Mensual no Reintegrable, Agua Potable, Contribución 8% de Energía Eléctrica, Programa Mil Evitas, etc. - Columna PERIODO : se indicará el mes al que corresponde el recurso ingresado. Esto es para aquellos aportes que se reciben mensualmente. - Columna IMPORTE PERCIBIDO : se indicará el monto ingresado del recurso, el cual deberá coincidir con el importe del depósito registrado en el Libro Banco. Esta columna deberá sumarse y el monto obtenido expresarse al final de la misma. Aclaración: en este anexo se deberá detallar la totalidad de los ingresos que por cualquier motivo reciba la Junta, incluyendo los recursos propios que provengan del cobro de los servicios brindados a los vecinos de la Junta, tales como desmalezado, servicio de agua potable, cloacas, alquiler de máquinas, camping, cementerio y otros.

3 ANEXO II RELACION DE COMPROBANTES - En la parte superior de la planilla se indicará el Mes y Año correspondiente a la rendición que se realizará. - Columna NUMERO DE ORDEN : los comprobantes de gastos (facturas o recibos) deberán estar ordenados por fecha de pago y se les asignará un número correlativo. En esta columna se indicará el número asignado a cada comprobante. - Columna FECHA : se indicará la fecha del comprobante del gasto. - Columna PROVEEDOR : se indicará el nombre de la casa o persona a quién se le efectúa el pago. - Columna COMPROBANTE NUMERO : se indicará el número de la factura o recibo correspondiente. - Columna IMPORTE : se indicará el monto pagado, el cual deberá coincidir con el importe registrado como retiro o egreso en el Libro Banco o el abonado con Caja Chica. Esta columna deberá sumarse y el monto obtenido expresarse al final de la misma. Aclaraciones: - En esta planilla se deberá detallar la totalidad de los pagos que por cualquier motivo realice la Junta en el mes. - Cuando los comprobantes de gastos correspondan a fondos recibidos en carácter de subsidios, por ej.: Programa Mil Evitas, Juntas a la Obra, Garrafa Social, etc., el detalle de los mismos se realizará por separado en otra planilla Anexo II - Relación de Comprobantes ; es decir, para cada subsidio se deberá confeccionar una planilla Anexo II - Relación de Comprobantes con el detalle de los gastos realizados en el mes que se rinde. Esto permitirá identificar la inversión de cada uno de los subsidios. - Todas las contrataciones que realicen las Juntas deberán ajustarse a la Ley de Administración Financiera de los Bienes y las Contrataciones (T.U.O. Decreto Nº 404/95 MEOSP) y al Reglamento de las Contrataciones del Estado Provincial (Decreto Nº 795/96 MEOSP y sus modificaciones). Topes vigentes (Decreto Nº 1334/14 MEHF): Nivel V Importe Procedimiento Hasta $ 840,00 Compra Directa (sin cotejo) Hasta $ ,00 Solicitud de Cotización

4 - Los comprobantes de gastos deberán cumplir con los requisitos exigidos por la Resolución Nº 1415/03 y sus modificaciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos - AFIP. - Todos los comprobantes deben ser originales y estar firmados por las autoridades de la Junta (Presidente y Tesorero). - En el caso que se abonen gastos de farmacia, deberá acompañarse la receta del médico. - En los comprobantes de combustible deberá indicarse el vehículo o máquina en que se realizó la carga. ANEXO III BALANCE DE FONDOS - En la parte superior de la planilla se indicará el Mes y Año correspondiente a la rendición que se realizará SALDO DEL MES ANTERIOR: este monto deberá ser coincidente con el saldo existente al cierre del mes anterior. También deberá coincidir con el saldo del Libro Banco más el dinero existente en la Caja Chica al cierre del mes anterior TOTAL RECAUDADO EN EL MES: este monto deberá ser coincidente con el total de la columna Importe Percibido del Anexo I TOTAL DE GASTOS EN EL MES: este monto deberá ser coincidente con el total de la columna Importe del Anexo II. Cuando se hayan confeccionado más de un Anexo II, se deberá sumar el Total de Gastos de cada uno de ellos SALDO QUE PASA AL MES SIGUIENTE: este monto surge de la siguiente operación matemática: 1. Saldo del Mes Anterior Más: 2. Total Recaudado en el Mes Menos: 3. Total de Gastos en el Mes El importe obtenido deberá coincidir con el saldo del Libro Banco más el dinero existente en la Caja Chica al cierre del presente mes.

5 ANEXO V PLANILLAS DE ALTAS Y BAJAS PATRIMONIALES - Se deberá remitir un listado de los Bienes de Capital (bienes durables tales como: inmuebles, maquinarias, herramientas, muebles, etc.), que hayan sido comprados o dados de baja durante el mes que se rinde. - En la parte superior de la planilla se indicará el Mes y Año correspondiente a la rendición que se realizará. - Columna CANTIDAD UNIDADES : se indicará el número de unidades compradas o dadas de baja, según corresponda. - Columna DESCRIPCIÓN DEL BIEN : se indicará la denominación del bien comprado o dado de baja. - Columna ESTADO DEL BIEN : se indicará el estado de conservación del bien, ej: muy bueno, bueno, regular, malo. - Columna FECHA DE COMPRA : se indicará la fecha del comprobante del gasto. - Columna ORIGEN DE LOS FONDOS UTILIZADOS : se indicará la denominación del aporte o recurso con el cual se ha adquirido el bien, por ej.: Programa Juntas a la Obra, Subsidio, etc. - Columna PRECIO DE COMPRA : se indicará el monto pagado por el bien adquirido. - Columna MOTIVO BAJA : se indicará la causa por la cual fue dado de baja el bien. - Columna FECHA BAJA : se indicará la fecha de baja registrada en el Libro Inventario. Aclaraciones: - En todos los casos (altas o bajas), deberá acompañarse fotocopia del Libro Inventario donde consten las mismas. - En el caso de compras de bienes registrables (rodados, inmuebles), se deberá adjuntar a la rendición, la documentación que acredite su titularidad.

6 INFORMACION ANUAL Con la rendición mensual del mes de Diciembre de cada año, se deberá presentar la siguiente documentación: a) Nota de elevación que contenga el nombre y apellido, tipo y número de documento de identidad y domicilio del Presidente y Tesorero, por ser responsables de los fondos que administran en el período que se rinde. b) ANEXO IV BALANCE DE FONDOS DEL AÑO - En la parte superior de la planilla se indicará el Año correspondiente a la rendición que se realizará. - Columna SALDO DEL EJERCICIO ANTERIOR : este importe deberá ser coincidente con el saldo existente al cierre del año anterior. También deberá coincidir con el saldo del Libro Banco más el dinero existente en la Caja Chica al cierre del año anterior. - Columna TOTAL DE RECURSOS EN EL AÑO : partiendo de la información brindada en el Balance de Fondos de cada mes, se detallará el Total Recaudado en cada período. La suma de esta columna representa el total de ingresos del año. - Columna TOTAL DE GASTOS EN EL AÑO : partiendo de la información brindada en el Balance de Fondos de cada mes, se detallará el Total de Gastos en cada período. La suma de esta columna representa el total de egresos del año. - Columna SALDO QUE PASA AL NUEVO EJERCICIO : este monto surge a partir de la siguiente operación matemática: Saldo del Ejercicio Anterior Más: Total de Recursos en el Año Menos: Total de Gastos en el Año El importe obtenido deberá coincidir con el saldo del Libro Banco más el dinero existente en la Caja Chica al cierre del mes de Diciembre de cada año. - En la parte inferior de la planilla, deberán detallarse los saldos existentes en caja y en cada una de las cuentas corrientes bancarias al 31 de Diciembre de cada año. c) Conciliación Bancaria de cada una de las cuentas corrientes al 31 de Diciembre.

7 d) Fotocopias de Resúmenes o Extractos Bancarios y del Libro Banco de la Junta, de cada una de las cuentas corrientes, que comprenda todo el movimiento del año. CONCILIACION BANCARIA Las Juntas llevarán obligatoriamente un Libro Banco por cada cuenta corriente bancaria, donde registrarán la totalidad de los movimientos que realicen con las mismas (por ej.: depósitos, emisión de cheques, gastos bancarios, etc.). En el Libro Banco se consignará la siguiente información: - Columna Fecha : se registrará la fecha de cada movimiento. - Columna Número de Cheque : se registrará la numeración correspondiente a los cheques emitidos. - Columna Concepto : se registrará la denominación del aporte ingresado, el nombre del destinatario del cheque emitido, etc. - Columna Depósitos : se registrará el monto de cada ingreso de fondos que se produzca. - Columna Retiros : se registrará el monto de cada salida de fondos, por ej.: emisión de cheques, pago de gastos bancarios, etc. - Columna Saldo : este importe se obtiene de restarle a los Depósitos, los Retiros efectuados. El Saldo se debe determinar en forma diaria y muestra la disponibilidad de dinero existente en la cuenta corriente bancaria. A su vez, el Banco registra los movimientos de las cuentas corrientes de las Juntas a través de los denominados Resúmenes o Extractos Bancarios, los cuales contienen la siguiente información: - Columna Fecha : se registra la fecha de cada movimiento. - Columna Concepto : se identifica el tipo de movimiento que se produce. - Columna Débitos : se registra el monto de cada salida de fondos. - Columna Créditos : se registra el monto de cada ingreso de fondos. - Columna Saldo : este importe se obtiene de la diferencia entre Créditos y Débitos. Al cierre de cada mes, se debe realizar la Conciliación Bancaria, la cual tiene por objeto determinar las diferencias existentes entre ambos registros. Esta tarea consiste en comparar los registros del Libro Banco de la Junta con los Extractos o Resúmenes emitidos por el Banco. Se recomienda hacer tildes o marcas para señalar aquellos movimientos bancarios que sean coincidentes en ambos registros. Luego del paso anterior, se identifican las diferencias (registros no tildados o marcados), que están representadas por: a) movimientos registrados en el Libro Banco de la Junta pero no en el Extracto. b) movimientos registrados en el Extracto pero no en el Libro Banco de la Junta. b) montos que no son coincidentes en ambos registros. Dichas diferencias deberán ajustarse al saldo del Libro Banco de la Junta o del Extracto, según corresponda. Para facilitar esta tarea se recomienda la planilla Conciliación Bancaria que se adjunta a esta Guía:

8 - En la parte superior se indicará el número de la cuenta corriente y el banco a la cual pertenece. - Luego se indicará la fecha de la conciliación y el saldo del Libro Banco de la Junta y del Resumen Bancario en las columnas correspondientes. - Ajustes al Libro Banco: Están determinados por aquellos movimientos contabilizados por el Banco (Extracto Bancario) pero no registrados en el Libro Banco de la Junta:. Débitos no contabilizados (detallar concepto, fecha e importe). Por Ej.: gastos bancarios descontados de la cuenta corriente, cheques cobrados por los proveedores y no registrados por la Junta, etc. Estos montos deberán restarse del saldo del Libro Banco de la Junta.. Depósitos no contabilizados (detallar concepto, fecha e importe): son depósitos efectuados en la cuenta corriente y que aún no fueron registrados por la Junta. Estos montos deberán sumarse al saldo del Libro Banco.. Errores de registro de cheques o depósitos (detallar concepto, fecha e importe): son diferencias de montos entre lo registrado en el Libro Banco y Extractos. Se deberán sumar o restar según corresponda. Aclaración: los Ajustes al Libro Banco descriptos anteriormente, deberán ser registrados en el Libro Banco de la Junta en el mes siguiente al de conciliación. - Ajustes al Saldo del Resumen Bancario: Están determinados por aquellos movimientos contabilizados en el Libro Banco de la Junta pero no registrados por el Banco (Extracto Bancario):. Cheques no presentados al cobro (detallar número, fecha y importe): son aquellos cheques entregados por la Junta a sus proveedores y que no fueron presentados al cobro en el Banco. El importe de estos cheques deberá ser restado del saldo del Resumen Bancario.. Depósitos no acreditados (detallar fecha e importe): son depósitos que fueron realizados por la Junta pero no figuran en el Resumen Bancario. Estos importes deberán ser sumados al saldo del Resumen Bancario. - Luego se suman ambas columnas, las que deben coincidir en importes iguales. Nota: ante cualquier consulta comunicarse al Teléfono , Mail: seccontable@tcer.gov.ar o dirigirse personalmente al Tribunal de Cuentas de Entre Ríos - Secretaría Contable, sito en calle Andrés Pazos 127-3º Piso Paraná. Los Anexos, Acordada y demás normativas mencionadas en la presente Guía, se encuentran disponibles para su descargo en nuestra página web