PROCESO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 1.1. TBLS DE RETENCION DOCUMENTL 1.2. OBJETIVO DEL Elaborar y /o actualizar la Tabla de Retención Documental TRD, aplicando la normatividad archivística y los lineamientos establecidos por la Dirección rchivo de Bogotá LCNCE DEL Elaborar y /o actualización la Tabla de Retención Documental con base series y subseries existentes de acuerdo con la producción documental y el cambio de estructura orgánica existente en la entidad. 2. GLOSRIO: Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsecciòn) de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad. Comité Interno de rchivo: Grupo sesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Disposición Final de los documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Documento de apoyo: Es el generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes organizacionales, entre otros. Documento: Información y su medio de soportes. Ejemplo: registro, procedimiento documentado, informe. Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Equipo de Trabajo: Personal de planta y contratistas bajo la supervisión del Líder de Proceso. Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituye una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Memorando: Comunicación oficial que se utiliza para transmitir información, orientación, hacer solicitudes y divulgar pautas al interior y entre cada una de las dependencias de la entidad.

2 Oficio: Comunicación que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas y las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas. Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tablas de Retención Documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras una caja, un libro o un tomo. 3. CONDICIONES GENERLES La elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención Documental deberán ser evaluadas por el responsable del Subsistema Interno de Gestión y rchivos SIG y aprobadas por el Comité Interno de la entidad. Las Tablas de Retención Documental deben estar alineadas a los registros de los procesos y procedimientos establecidos por la entidad. Dentro de la producción documental se cuenta con registros de apoyo o informativos que no deben estar reflejados en la Tabla de Retención Documental, pero si deben aparecer en el Formato de Inventario Documental e identificados en cada una de las carpetas, cajas. Para los documentos que son generados electrónicamente, se deben archivar en carpetas electrónicas en los computadores de cada uno de los servidores y/o contratistas con el nombre de la respectiva serie y subseries documentales establecidas en la TRD, de igual forma que la creación de las carpetas dentro del correo institucional.

3 4. RELCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Todos los procesos del IDT Registros, Tabla de retención documental, procesos, procedimientos, producción documental. Elaboración y/o actualización de Tablas de Retención Documental. cta de Comité Interno de rchivo, Documento de aprobación y convalidación de las TRD, Tablas de Retención Documental aprobadas. Comité interno rchivo SIG Gestión Documental Proceso logístico rchivo central Mejora Continua 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto

4 5. ICONOGRFI DEL DIGRM DE FLUJO:

5 5.1 DIGRM DE FLUJO. PHV Inicio LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTL 1. Elaborar y/o actualizar TRD GESTOR DOCUMENTL Y/O RESPONSBLE DEL RCHIVO DE GESTIÓN JEFE DE L DEPENDENCI BOGDO DE L ENTIDD/ LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTL SLID Tabla de Retención Documental Procesos y procedimientos Cuadro de caracterización Documental Manual de funciones 2. nalizar la información recolectada V 3. Revisar proyecto de TRD Proyecto tabla de retención documental 4. probar el TRD por parte de la dependencia Tabla de retención documental H 5. Elaborar y/o ajustar las fichas de elaboracion Fichas de valoración primaria

6 PHV LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTL RCHIVO DE BOGOTÁ / CONSEJO DISTRITL DE RCHIVOS SLID H 6. probar las TRD por parte del comité interno de archivo Tablas de retención documental Fichas de valoración primaria Cuadro de clasificación documental Cuadro de caracterización documental- activos de información H 7. Remitir al archivo de Bogotá las TRD Comunicación oficial de las TRD para concepto de archivo de Bogotá Concepto de las TRD del rchivo de Bogotá V 8. Convalidación de las TRD Documento aprobando las TRD por parte del consejo distrital de archivo 9. Socializar las TRD a las dependencias de la entidad Tabla de retención documental convalidadas Fin

7 6. CLRCIÓN DE LS CTIVIDDES: ctividad No. 1: El líder de Gestión Documental debe elaborar y/o actualizar las Tablas de Retención Documental de acuerdo a la producción, clasificación, caracterización, funciones, procesos y procedimientos de la entidad. Nota: Cada uno de los gestores documentales y/o responsable del archivo de cada dependencia debe elaborar el Cuadro de Caracterización Documental ctivos de Información, con la información contenida en las TRD, basándose en la producción documental, procesos, procedimientos. ctividad No. 2: El líder de Gestión Documental analiza la información contenida en el Cuadro de Caracterización Documental, la Tabla de Retención Documental (si aplica), los procesos y los procedimientos. Nota: Se considera que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado. ctividad No. 3: El Líder de Gestión Documental junto con el Gestor Documental y/o responsable del manejo del archivo de las dependencias, deben revisar el proyecto de elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención Documental. ctividad No. 4: El Gestor Documental y/o responsable del manejo del archivo deberá aprobar la elaboración y/o actualización de la TRD, mediante comunicación oficial interna adjuntando la TRD. ctividad No.5: Para la elaboración de las fichas de Valoración y el líder de Gestión documental debe elaborar y/o ajustar las fichas de valoración junto con el abogado que asigne la entidad para ello. ctividad No. 6: Después de elaboradas y revisadas las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental por parte del líder de Gestión Documental se debe citar al Comité Interno de rchivo para aprobar por parte de la entidad. ctividad No.7: El líder de Gestión Documental debe remitir al rchivo de Bogotá, mediante comunicación oficial las TRD para concepto del rchivo de Bogotá y esperar el Concepto de las TRD del archivo de Bogotá.

8 ctividad No. 8: Si son aprobadas se emite un Documento aprobando las TRD del Consejo Distrital de rchivos. ctividad No.9: El líder de Gestión Documental debe socializar las TRD al interior de la entidad, ya sea con un documento adoptando las TRD en el Instituto. 7. POLÍTICS DE OPERCIÓN: Los registros pueden mantenerse en cualquier medio, ya sea como documentos físicos o magnéticos, siempre y cuando se apliquen las directrices definidas en el presente documento. unque existan asignados en cada dependencia para el desarrollo de las actividades, los Líderes de cada Proceso, Jefes de los asignados, son los responsables de la ejecución del presente documento. Los documentos producidos deben estar acorde con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME Inserte tantas filas sea necesario CTIVIDD 7. Remitir al archivo de Bogotá las TRD PRODUCTO Y/O SERVICIO Denominación errónea de las series y subseries documentales de las TRD CRITERIO DE CEPTCIÓN No aplica CORRECCIÓN justes a las observaciones emitidas por el rchivo Bogotá REGISTRO Concepto de las TRD rchivo de Bogotá

9 9. DOCUMENTOS SOCIDOS Instructivo para plicación de TRD D-I05 Tabla de Retención Documental Inventario-Documental D-F08. lmacenamiento, Custodia y Consulta Documental D-P08. Disposición Final Documentos D-P NORMTIV SOCID Ver Normograma. 11. RECURSOS Equipo de Cómputo Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet) Sistema Integrado de Gestión -SIG-

10 CONTROL DE PROBCIÓN ELBORÓ REVISÓ PROBÓ FECH Sandra Milena révalo Contratista Ing. Sergio Danilo Vargas Planeación y Sistemas Carmen Elena Martínez García Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario Ing. Eduardo Navarro Tellez. Contratista Planeación y Sistemas Carlos lfonso Gaitán Sánchez sesor Planeación y Sistemas Representante de la lta Dirección - SIG