INSTRUCCIÓN DE TRABAJO FACTURACION LOREAL IT-FIN-FLOR-02

Transcripción

1 FACTURACION LOREAL IT-FIN-FLOR-02 Elaboró Revisó Autorizo Reviso Supervisor de Ingresos Responsable de Calidad Gerente General Supervisor de Pág. 1 de 7

2 CONTROL DE CAMBIOS Fecha Página Edo. de Revisión Descripción del Cambio Nov/20 Todas 00 Original Pág. 2 de 7

3 1. OBJETIVO Establecer el proceso de la Facturación LOREAL en Logística GES mismo que plantea un proceso administrativo organizado el cual debe de ser controlado y ofrecer alta confiabilidad. 2. ALCANCE Aplica a las áreas administrativas y financieras involucradas en el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de Logística GES. 3. RESPONSABILIDADES Supervisor Ingresos Es el responsable de revisar y aprobar el documento Responsable de Calidad Es el responsable de: a) Revisión de los documentos Control de documentos b) Llevar el control documental Supervisor de Es el encargado de aprobar esta instrucción. Gerente General Es el encargado de revisar y aprobar esta instrucción. Usuarios (Personal Áreas involucradas) Son los responsables de utilizar solamente información aprobada, vigente y sujeta a control. Los responsables de área, son responsables exclusivos del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoras de las instrucciones y demás documentos controlados de sus respectivas áreas. Los responsables de área deben de asegurar que las instrucciones se cumplan. Todos los cambios deben de ser controlados. Únicamente los responsables de área pueden aprobar cambios en sus respectivas áreas. Todas las altas y bajas o modificaciones de documentos y sus respectivos inicios de vigencia deben de ser comunicadas. Pág. 3 de 7

4 4. REFERENCIAS y/o POLÍTICAS 4.1 REFERENCIA Manual del Sistema de Gestión de la Calidad MA-CAL-MC-01. Norma ISO 9000:2005, Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 9001:2008, Requisitos. 4.2 Políticas: Todos los empleados de Logística GES involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad son responsables de dar cumplimiento a esta instrucción. I. La Gerencia General es responsable de verificar la correcta aplicación de esta instrucción. II. El Supervisor de y el Supervisor de Ingresos son los responsables de validar la aplicación de esta instrucción. III. Es responsabilidad del Supervisor de Ingresos establecer y aplicar la instrucción. IV. Es responsabilidad del Supervisor de Ingresos llevar el control y seguimiento de las facturas y la detección de discrepancias. V. El Supervisor de Ingresos dará seguimiento a los procesos financieros para la realización de esta instrucción. VI. El Supervisor de Ingresos es el responsable de comunicar a los procesos administrativos y financieros internos las operaciones realizadas con las evidencias, así de cómo de la facturación de los servicios de los proveedores. Pág. 4 de 7

5 5. DEFINICIONES Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Admin-Paq: Sistema Contable Sistema SEG: Es el software que administra los viajes Contra-recibo: Documento que se expide a un proveedor cuando tiene que dejar en resguardo de la empresa, su factura original de una compra realizada Pág. 5 de 7

6 6. DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUCCIÓN La siguiente Instrucción describe las actividades que se deberán desempeñar para la facturación de Loreal. 6.1 Se recibe un correo electrónico de Interfactura notificando que se ha enviado una nota de recepción al portal para proceder a su facturación. 6.2 El supervisor de ingresos ingresa al portal de Interfactura para imprimir la nota de recepción y pasar la información a Integridad de datos para su creación en el sistema AdminPaq. 6.3 Una vez que se registró la información de la nota de recepción debidamente en el sistema AdminPaq por Integridad de datos, el supervisor de ingresos procede a su facturación integrando datos claves incluidos en la nota de recepción, tales como: Folio de orden de compra Folio de contra recibo Numero de partidas Letra E para indicar que es factoraje. 6.4 Ya emitida la factura en AdminPaq, el supervisor de ingresos ingresa nuevamente al portal de Interfactura para subirla, por lo cual se siguen las siguientes instrucciones: Sub menú Operaciones Subir CFD Seleccionar archivo (folio facturado en formato xml) Procesar 6.5 Por ultimo se valida que la factura se haya cargado con la información correcta siguiendo las siguientes indicaciones: Sub menú seguimiento de facturas Selecciona al cliente L Oreal Pág. 6 de 7

7 6.6 Si la factura aparece con estatus de entregada, es que todo que correcto pero si aparece estatus rechazada hubo algún error por lo que se tiene que validar los datos ingresados en la factura y empezar de nuevo en el punto Fin de la Instrucción Pág. 7 de 7