MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN, ENTREGA Y CIERRE DE OBRAS NUEVAS Y REMODELACIONES ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN, ENTREGA Y CIERRE DE S NUEVAS Y REMODELACIONES PROCEDIMIENTO REVISADO POR APROBADO POR Jefe Cnstruccines Directr de Recurss Físics Avis Legal: La infrmación cntenida en este dcument, será para el us exclusiv de la Pntificia Universidad Javeriana, quien será respnsable pr su custdia y cnservación en razón de que cntiene infrmación de carácter cnfidencial privilegiada. Esta infrmación n pdrá ser reprducida ttal parcialmente, salv autrización expresa de la Organización y Métds de la Pntificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Efectuar la valración ecnómica de la bra nueva de remdelación, cn el fin de determinar el valr estimad de la misma para la asignación del presupuest requerid. 2. ALCANCE Inicia cn la recepción del diseñ arquitectónic y técnic de la bra, hasta la entrega del presupuest detallad para efectuar las cmpras del pryect. 3. DEFINICIONES Insums de bra: se refiere a ls materiales, man de bra, transprtes y equips requerids para la ejecución de la bra. Cnstruplan: sftware de Cnstrudata, para la elabración de presupuests de bras. Actividades a td cst: Actividades que incluyen dentr de su preci, la herramienta, materiales necesaris, equips, transprtes, man de bra y subcntrats. Análisis de Precis Unitaris (APU): agrupación de ls valres que describen una actividad de bra discriminada pr el rendimient de equip, materiales, transprtes y man de bra, cn el fin de btener su valr individual y así estructurar el valr unitari. 4. CONDICIONES GENERALES Para la elabración de un presupuest de bra, se deberá cntar cn un pryect arquitectónic y técnic altamente definid, la descripción de la infrmación requerida se encuentra en el frmat Recib de diseñ y lista de cheque. Página 2 de 10

3 Para una óptima recepción de la dcumentación pr parte del área de csts y presupuests, es necesari el cumplimient de ls siguientes requisits, dependiend del alcance particular de cada pryect y si es bra nueva remdelación, la cual debe ser entregada en medi físic y magnétic: Levantamient de infrmación. Pryect arquitectónic. Diseñs técnics, incluye diseñs estructurales. Las especificacines de cada un de ls anterires requisits se describen en el frmat Recib de diseñ y lista de cheque Antes de iniciar cn la elabración del presupuest se pdrá redefinir el tip de cntratación a realizarse, ya sea una bra cntratada a td cst ó subcntratada segmentadamente pr capítuls. La elabración de presupuests de bra, se deberá realizar en el sftware Cnstruplan de Cnstrudata. Ls precis de la base de dats de insums más frecuentemente utilizads, se mantendrán actualizads en el sftware Cnstruplan de Cnstrudata. Para la elabración del presupuest de bra se deberán utilizar ls precis de insums aprbads pr la Dirección de Recurss Físics durante el añ. Se deberán emplear ls precis de insums y de cntrats a td cst utilizads en el prces de cmpras y cntratación de pryects ejecutads en la misma vigencia. Para sprte y verificación de alguns insums y actividades a td cst, se slicitarán ctizacines a prveedres de la Universidad, para garantizar ls precis de mercad. El valr del presupuest elabrad puede diferir del valr pryectad en el plan de inversines anuales. La entrega del presupuest al área de Cmpras deberá cntar cn ls siguientes reprtes: Presupuest resumid pr capítuls. Presupuest detallad. Página 3 de 10

4 Análisis de precis unitaris. Listad de cmpras de insums. Anexs de ctizacines. Cuand se trate de una bra nueva, se revisará la cnveniencia de subcntratar externamente la elabración del presupuest, para l cual, el área de csts y presupuest realizará la supervisión directa y cmplementará si es del cas, l entregad y cnslidará tda la dcumentación para que el pryect pueda ser ejecutad dentr de ls lineamients de la Universidad. Página 4 de 10

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 RESPONSABLES N. DESCRIPCIÓN UNIDAD CARGO 1 Entrega el diseñ arquitectónic y técnic aprbad pr el Jefe de Diseñ de acuerd cn el frmat Recib de diseñ y lista de cheque (IF-P12-F12). Diseñ Arquitect Diseñadr Recibe la dcumentación del pryect cmpleta y verifica en el frmat Recib de diseñ y lista de cheque (IF-P12-F12). Nta: Sól en cass excepcinales, en dnde el desarrll del pryect l exija, se pdrá recibir inicialmente la dcumentación, sin ls diseñs técnics respectivs. En ningún cas, se recibirá la dcumentación del pryect cn algún faltante arquitectónic, de especificación y de detalles. 2 Si se encntrarn aspects pr definir: Regresa el diseñ y dcumentación a la Diseñ para que realicen ls ajustes hasta que se cumplan ls requisits exigids. Cnstruccines Prfesinal de csts y presupuests Remítase a la actividad 1. Si n se encntrarn aspects pr definir: Establece ls capítuls y subcapítuls del presupuest de bra, las actividades claramente especificadas y cuantifica las cantidades de bra en Acad y hja de cálcul Excel. Página 5 de 10

6 N. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 3 Realiza la verificación general de las actividades de bra. Cnstruccines Prfesinal de csts/residente de bra 4 Efectúa la cuantificación de cantidades de bra en el frmat Cantidades de Obra (IF- P12-F10). Cnstruccines Prfesinal de Csts 5 Elabra el presupuest de bra, ajustand y/ creand análisis de precis unitaris de cnfrmidad al pryect en referencia y slicitand ctizacines para garantizar precis de mercad. Cnstruccines Prfesinal de Csts Revisa el presupuest de bra. 6 Si el presupuest n es aprbad: Remítase a la actividad 2. Si el presupuest es aprbad: Dirección de Recurss Físics Jefe Cnstruccines/ Directr de Recurss Físics Remítase a la actividad 7. 7 Una vez aprbad el presupuest, realiza la slicitud del códig presupuestal de la bra de acuerd cn el valr resultante. Ver Prcedimient Creación y cierre de códigs en el Sistema (FI-P11-PR06). Cnstruccines Prfesinal de csts/secretaria Cnstruccines 8 Entrega al área de Cmpras, el presupuest de bra, cn sus respectivs reprtes, de acuerd cn el frmat Entrega de presupuests de bra al área de cmpras IF- P12-F11). Cnstruccines Prfesinal de Csts Página 6 de 10

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO A cntinuación se presenta el diagrama de fluj que describe en frma general el prcedimient. Las cnvencines utilizadas en este diagrama sn las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inici y el fin del prcedimient Cnectr de rutina Permite dar cntinuidad a las actividades, evitand la intersección de líneas. Representa una cnexión entre actividades del prcedimient de la misma página entre páginas. Cnectr de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadr superir tant el carg cm la unidad respnsable y en el recuadr inferir la descripción de la actividad desarrllada en del prcedimient. Decisión alternativa Indica el punt dentr del prcedimient en dnde surgen psibles camins alternativs. Dcument Representa cualquier tip de dcument asciad al prcedimient. Prcedimient predefinid Referencia un prcedimient establecid a nivel institucinal al interir de la Facultad/Unidad. Archiv Representa el archiv de de dcuments asciads al prcedimient. Rutina de Sistemas de Infrmación Representa actividades ejecutadas a través de ls diferentes Sistemas de Infrmación. Página 7 de 10

8 INICIO Arquitect Diseñadr Diseñ Entrega el diseñ arquitectónic y técnic aprbad pr el Jefe de Diseñ de acuerd cn el frmat Recib de diseñ y lista de cheque. Frmat Recib de diseñ y lista de cheque IF-P12- F12 Prfesinal de csts y presupuests Cnstruccines Recibe la dcumentación del pryect cmpleta y verifica en el frmat Recib de diseñ y lista de cheque 1 SI Se encntrarn aspects pr definir NO Prfesinal de csts y presupuests Cnstruccines Regresa el diseñ y dcumentación a la Diseñ para que realicen ls ajustes hasta que se cumplan ls requisits exigids Prfesinal de csts y presupuests Cnstruccines Establece ls capítuls y subcapítuls del presupuest de bra, las actividades claramente especificadas y cuantifica las cantidades de bra en Acad y hja de cálcul Excel Prfesinal de csts/residente de bra Cnstruccines Realiza la verificación general de las actividades de bra. Prfesinal de Csts Cnstruccines Efectúa la cuantificación de cantidades de bra en el frmat Cantidades de Obra. Frmat Cantidades de Obra IF-P12-F10 Prfesinal de Csts Cnstruccines Elabra el presupuest de bra, ajustand y/ creand análisis de precis unitaris de cnfrmidad al pryect en referencia y slicitand ctizacines para garantizar precis de mercad 1 Página 8 de 10

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10 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Recib de diseñ y lista de cheque Entrega de presupuests de bra al área de cmpras Cantidades de Obra Presupuest aprbad CÓDIGO IF-P12-F12 IF-P12-F11 IF-P12-F10 N/A 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO Página 10 de 10