1. Contextualización y antecedentes

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2 1. Contextualización y antecedentes Cuando se habla de comunidad universitaria, se hace referencia a cada uno de los miembros de la institución, que con su participación posibilitan el cumplimiento de la misión, visión y objetivos organizacionales. Así mismo, si bien se entiende la Universidad como un sistema, existe un delineamiento claro de sus miembros, diferenciación que se encuentra determinada por su quehacer específico en la institución. Por lo tanto, además de la población estudiantil, se hace referencia al personal docente y administrativo, siendo estos dos últimos grupos de la comunidad universitaria el centro de atención del proceso de Gestión del Talento Humano, que pretende el establecimiento de las acciones que permitan y promuevan el desempeño adecuado en el marco de sus responsabilidades, de las políticas institucionales y de la posibilidad de realización plena como persona. Este documento, basado en la visión humanista e integral del pensamiento tomista que caracteriza a la Universidad, le da mayor importancia al talento humano. Según esto, se considera de gran relevancia la administración del personal y el concepto de que este es la fuente generadora de la dinámica organizacional y, por ende, de su desarrollo y crecimiento. En este sentido se destaca la importancia de definir y establecer las directrices de funcionamiento del proceso de Gestión Humana, que a su vez implica la participación de todos los actores de la institución, lo que demarca su importancia y envergadura. Así se evidencia que el desarrollo de cada una de las partes, representa el crecimiento y desarrollo del grupo al cual pertenece y este, a su vez, conduce al crecimiento organizacional que ha reflejado la Universidad en los últimos años. Por ello, también la planeación estratégica de gestión humana se compara con la planeación institucional, al describir las actividades dentro del marco de la anticipación, planeación, organización, dirección y adaptación a los retos y cambios que el sistema exige. Así las cosas, la planeación estratégica favorece el establecimiento de prioridades y objetivos claros, la definición de procedimientos y actividades para lograrlos y la elaboración de planes de 2

3 acción lógicos, que permitan resolver las problemáticas que el inevitable cambio y dinamismo organizacional generan. En este sentido, al ser el trabajo una dimensión que se convierte en un espacio de realización y desarrollo personal, familiar y social, la Universidad Santo Tomás ha procurado generar acciones que conduzcan a la optimización de la vida laboral, para promover beneficios tanto personales como organizacionales, que se puedan lograr con la adecuada comprensión del trabajo en la existencia de los hombres. Se da así un paso conceptual al reconocer al Departamento como Gestión del Talento Humano y dejar de lado al Departamento de Recursos Humanos, por concebir a las personas como colaboradores integrales y no como meros y simples recursos adicionales. Finalmente, la calidad integral tiene su expresión en las manifestaciones organizacionales y en los comportamientos de quienes la generan. Tomás de Aquino señalaba tres condiciones para vivir bien: ambiente de paz, convivencia honesta y suficiencia de las cosas necesarias (De Regno, L. II, Cap. 4). El resultado será la vida de tranquilidad y seguridad que llevan los miembros de la comunidad, junto con la conciencia de que el entorno favorece los proyectos personales y colectivos (PEI, 2004, p. 123). 2. Conceptualización La Gestión del Talento Humano se basa en tres aspectos fundamentales, el primero; hablamos de seres humanos que están dotados de personalidad propia diferentes entre sí y que poseen conocimientos habilidades y destrezas indispensables para una gestión adecuada de los recursos propios de la Universidad, el segundo; activadores inteligentes de los recursos organizacionales dado que los colaboradores son precisamente quienes aportan el insumo principal en el desarrollo de los procesos, tercero; refiere a las personas entendidas como socias de la Institución, con el interés de conducirla a la excelencia y la consecución de objetivos propuestos; como socias; las personas invierten en la organización esfuerzo, compromiso y dedicación. El concepto en la USTA se ha extendido al desarrollo integral de los colaboradores, en busca del bienestar laboral que impacte directamente en el adecuado desempeño de las funciones. 3

4 3. Misión del proceso de Gestión del Talento Humano USTA Gestión del Talento Humano en la Universidad Santo Tomás es un departamento que realiza procesos de selección transparentes, ajustados a los perfiles que la institución requiere para desarrollar de forma armónica sus funciones sustantivas, creando y procurando ambientes laborales sanos y comprometidos con el perfeccionamiento de los colaboradores, diseñando e interviniendo los procesos de desarrollo organizacional, para lograr así un mejoramiento en la prestación de los servicios a la comunidad universitaria. 4. Visión del proceso de Gestión del Talento Humano USTA El Departamento de Gestión del Talento Humano de la Universidad Santo Tomás, en 2023 contará con colaboradores formados en la filosofía institucional, con la experiencia suficiente propia de su cargo, motivados y con un gran sentido de pertenencia, en apoyo de las buenas prácticas administrativas, generando eficacia, eficiencia, efectividad y productividad en las labores encomendadas. 5. Políticas y lineamientos 5.1 Políticas del proceso de selección La Universidad publicará sus anuncios solo en los medios autorizados por la dirección del Departamento de Gestión del Talento Humano o la alta dirección. La Universidad realizará convocatoria interna solo con aprobación de la Vicerrectoría Financiera o Rectoría. Se dará prioridad a la calidad humana en los procesos de selección. Para todos los cargos de la Universidad se realizará un proceso estandarizado de selección que garantice la transparencia y equidad en la elección del personal. Los procesos de selección están enmarcados en la normatividad laboral legal vigente colombiana. 4

5 5.2 Políticas del pago de nómina Se garantiza el pago de nómina y demás acreencias laborales correctamente y de forma oportuna. Se garantizan los pagos de las prestaciones que estipula la ley colombiana frente a la contratación laboral. El pago de nómina se hace directamente al trabajador por medio de cuenta bancaria que registre su nombre. 5.3 Políticas de capacitación Todo el personal directivo y administrativo será beneficiario del programa de capacitación y desarrollo de la Universidad. El procedimiento de capacitación y desarrollo, que se llevará a cabo de manera anual, comenzará en el momento de la detección de las necesidades y finalizará con la consolidación de las temáticas impartidas. El procedimiento de capacitación y desarrollo será un apoyo a las necesidades de fortalecimiento y crecimiento de la institución, los procesos de innovación y el cambio cultural. El Departamento de Gestión del Talento Humano es el encargado de coordinar y velar que se efectúe en condiciones normales el procedimiento de capacitación y desarrollo. 5.4 Políticas de evaluación del desempeño La evaluación del desempeño es un proceso continuo que tiene por finalidad elevar la calidad de la actuación y de los resultados de los trabajadores. Toda evaluación deberá ser socializada con el trabajador y conocida por el Departamento de Gestión del Talento Humano. 5.5 Políticas de inducción El Departamento de Gestión del Talento Humano es el encargado de dar a conocer el procedimiento de inducción de la Universidad y velar por su desarrollo en condiciones normales. Todo personal directivo y administrativo que ingrese a la Universidad debe ser sometido al procedimiento de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr el cumplimiento de las normas y estándares de calidad de la institución. 5

6 El procedimiento de inducción debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la Universidad, con el objeto de mantenerlo actualizado. Se conservará el registro de las actividades realizadas en el proceso de inducción para todo el personal. El Departamento de Gestión del Talento Humano es el responsable de brindar la inducción al personal nuevo y la reinducción al personal vinculado, del sistema integrado de gestión y seguridad en el trabajo. El Departamento de Gestión del Talento Humano es el encargado de llevar a cabo la reinducción en la institución. 5.6 Políticas de seguridad y salud en el trabajo Todo el personal nuevo vinculado a la Universidad debe realizarse el examen médico de ingreso. Todo el personal vinculado a la Universidad debe efectuarse el examen médico periódico. La Universidad debe facilitar los mecanismos necesarios para que el personal que se desvincule se realice el examen médico de egreso. Todo el personal vinculado a la Universidad estará afiliado correcta y oportunamente a la ARL. La Universidad debe acogerse a la normatividad legal vigente en temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo. 6

7 6. Gestión y organización El proceso de Gestión del Talento Humano se inicia desde la generación de vacantes, ya sea por despido, renuncia o creación de un cargo nuevo, donde se revisa y analiza el perfil requerido para que posteriormente se continúe el proceso de selección de personal, que busca encontrar la persona idónea para el cargo idóneo. Seguidamente se generan los procesos de vinculación e inducción, buscando apropiar al colaborador tomasino con la cultura institucional. Durante la permanencia laboral se generan procesos de acompañamiento como formación y capacitación, que incluyen la oportunidad de participar en diferentes programas de bienestar laboral y de seguridad y salud en el trabajo. Al cumplirse el periodo anual de vinculación se realiza la evaluación de desempeño según la metodología 360 para identificar las fortalezas y oportunidades de mejora. Gráfica 1. Procesos de gestión Selección Evaluación del Desempeño Vinculación y Nómina Seguridad y Salud en el Trabajo Procesos Gestión del Talento Humano Inducción Capacitación Bienestar Laboral Fuente: elaboración propia. 7

8 7. Recursos 7.1 Talento humano Gráfica 2. Organigrama DIRECCIÓN DEL DEPARTAMENTO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SELECCION Vinculación y Nómina Inducción, Capacitación y Evaluación de desempeño Bienestar Laboral Seguridad y Salud en el Trabajo Psicólogo Técnico en Talento Humano Coordinador Técnico de nómina Auxiliar Profesionales en el área de capacitación requerida Psicólogo Profesional en el área específica Coordinador con licencia Técnico en seguridad y salud en el trabajo Fuente: elaboración propia. 7.2 Recursos tecnológicos El departamento cuenta con el sistema de nómina. 7.3 Recursos de infraestructura Cada Departamento de Gestión del Talento Humano dispone de espacios físicos acordes con las actividades que se desarrollan. 8

9 8. Logros La proyección y crecimiento de la Universidad exigieron la ampliación significativa de las áreas que forman parte del Departamento de Gestión del Talento Humano, con cambios orientados al aumento de los integrantes del equipo de trabajo, procesos, cobertura e impacto institucional, por lo cual, en la actualidad, dichas áreas están conformadas por colaboradores idóneos y responsables de los diferentes procesos que constituyen el Departamento; así mismo, se establecen procesos que contribuyen al bienestar de los trabajadores y dan respuesta a las directrices emanadas por los entes nacionales e institucionales que supervisan el quehacer del Departamento, articulando todos los procesos básicos de la institución. Se identifican áreas claves para el fortalecimiento del Departamento, que proyectan y consolidan procesos funcionales, entre los cuales se destacan Selección y vinculación, Bienestar laboral, Seguridad y salud en el trabajo, Formación y capacitación, y Gestión estratégica del talento humano. Se cambia la denominación y comprensión del Recurso Humano, por un concepto de Gestión del Talento Humano, que implica la concepción integral del trabajador como sujeto inmerso en un contexto institucional. Se han logrado disminuir de forma importante las novedades extemporáneas relacionadas con la nómina académica, por medio de la implementación de estrategias que han permitido el seguimiento y control del proceso pertinente. La preocupación por trabajar de manera más activa con la población docente ha permitido mayor participación y apoyo de las diferentes áreas de Talento Humano en el desarrollo de los procesos de selección, bienestar laboral y seguridad y salud en el trabajo, en procura de ampliar la cobertura del campo de acción del Departamento. Se ha conseguido la participación, en el proceso de selección de los colaboradores, de los Centros de Atención Universitaria en el contexto nacional. Se trabaja en la parte de desarrollo organizacional con los colaboradores de la USTA, de tal forma que podamos tener mayor permanencia y estabilidad laborales. Se diseñó e implementó el sistema de evaluación de acuerdo con la metodología 360, de tal forma que se puedan identificar las fortalezas de los trabajadores y reforzarlas, pero también identificar las oportunidades de mejora y realizar el acompañamiento permanente al trabajador. 9

10 9. Impactos Se transforma la concepción del Departamento de Gestión del Talento Humano, ampliando su función de control jurídico por una función integral y transversal, que pretende fortalecer todos los procesos que atañen al trabajador. La estructuración y fortalecimiento de los departamentos han permitido la consecución y formación de personal idóneo para las diferentes dependencias de la Universidad. Los programas y actividades realizadas por el Departamento de Gestión del Talento Humano están orientadas a fortalecer la identidad y el sentido de pertenencia de los trabajadores hacia la Universidad. 10. Sistema de evaluación, seguimiento y mejora del proceso El Departamento de Gestión del Talento Humano elabora un plan operativo que permite la planeación, ejecución, seguimiento y control de actividades que responden a los procesos funcionales, y que a su vez se orientan teniendo como referente los lineamientos del Plan General de Desarrollo de la institución, para lograr así un trabajo integrado entre las diferentes sedes y seccionales. Adicionalmente, que los procesos del Departamento se desarrollen en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad, favorece el establecimiento de indicadores de los macroprocesos, información que proporciona una retroalimentación sobre la gestión y el resultado del quehacer de las diferentes áreas, para que a partir de los datos obtenidos se puedan establecer las acciones de mejora o correctivas a que haya lugar y así garantizar el cumplimiento de los objetivos de los procesos y, en consecuencia, la misión y visión del Departamento. 10