República de Colombia MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Transcripción

1 República de Colombia MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Diagnóstico, diseño e implementación de procesos para la modernización de Secretarías de Educación SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE LOS CARGOS NOVIEMBRE DE 2011

2 INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO Versión Fecha [dd/mm/yy] Elaborado por: Razón de la actualización /04/07 Equipo consultor Elaboración del Documento /11/11 Modernización, SGC, Despacho del Secretario Actualización del Documento Revisado por: Liliana Munar Bohórquez Gerente Regional Liborio Cuellar Fecha: [01/04/07] Aprobado por: <Nombre y Firma> Interventoría Fecha: [dd/mm/yy] <Nombre y Firma> Ministerio de Educación Nacional Fecha: [dd/mm/yy] 2

3 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES ALCANCE ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE MAGDALENA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA POR ÁREAS ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTOS DE TRABAJO ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES DE CADA UNA. (SEGÚN EL NUMERAL 3) DESCRIPCIÓN DE COMITÉS COMITÉ DIRECTIVO COMITÉ DE CALIDAD EDUCATIVA COMITÉ DEPARTAMENTAL DE FORMACIÓN DOCENTE COMITÉ DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR E INCENTIVOS COMITÉ DEL FONDO DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO COMITÉ ESPECIAL DE DOCENTES AMENAZADOS O DESPLAZADOS COMITÉ DE COBERTURA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS DEPENDENCIA DESPACHO DE LA SECRETARÍA DEL PRIMER NIVEL Funciones y perfil del cargo Secretario de Despacho Funciones y perfil del cargo Secretario Ejecutivo de Despacho Conductor Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones) 126 3

4 6.2. DEPENDENCIA PLANEACIÓN DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Planeación Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Análisis Sectorial Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Planes, Programas y Proyectos Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión.146 4

5 Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Planeación DEPENDENCIA JURÍDICA DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Jurídica Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica DEPENDENCIA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia DEPENDENCIA CALIDAD EDUCATIVA DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Calidad Educativa Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Evaluación Educativa 183 5

6 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la Evaluación Educativa Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Mejoramiento Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al Mejoramiento Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Calidad Educativa

7 6.6. DEPENDENCIA COBERTURA DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Cobertura Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Acceso Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Permanencia Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al Acceso Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la Permanencia Funciones y del cargo Técnico Operativo de Cobertura DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SEGUNDO NIVEL Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Administrativa y Financiera Funciones y Perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Talento Humano Funciones y perfil del cargo Auxiliar administrativo de Talento Humano.247 7

8 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina) Funciones y Perfil del cargo Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano(Bienestar-Salud Ocupacional) Funciones del cargo Técnico Operativo de Talento Humano (Bienestar y Salud Ocupacional) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa) Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa) Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Hojas de Vida) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción) Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio) Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio) Funciones y Perfil del Cargo Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).291 8

9 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Atención al Ciudadano y Correspondencia Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Atención al Ciudadano Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios Funciones y Perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Gestión Administrativa de Bienes y Servicios Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Servicios Informáticos Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Servicios Informáticos Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Financiera Funciones y perfil del cargo Auxiliar de Financiera 325 9

10 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Presupuesto) Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad) FUNCIONES DE LOS CARGOS SUPERVISOR Y DIRECTOR DE NÚCLEO EDUCATIVO ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE ESTRUCTURA

11 INTRODUCCIÓN Este Manual es un instrumento de Administración de Personal mediante el cual se establece la estructura organizacional, las funciones y los perfiles exigidos para el desempeño de los empleos que conforman la planta de personal de la Secretaría de Educación de Magdalena. El documento recopila la información correspondiente al que hacer de los funcionarios en cada uno de sus cargos, describiendo la participación de cada cargo en los procesos, subprocesos y actividades diseñados y de acuerdo con el nivel ocupacional del cargo, el perfil que requiere el titular en términos de educación, experiencia y competencias. También se describe las responsabilidades asignadas y el funcionamiento de los diferentes comités que apoyan la ejecución de determinados procesos en la Secretaría. De la misma manera dentro del ejercicio de estructura se determina la planta de personal básica necesaria para que la Secretaría funcione de manera adecuada y eficiente, con base en las cargas de trabajo calculadas a partir de las actividades que se ejecutan para desarrollar los diferentes subprocesos. Está dirigido a cada uno de los servidores públicos de la Secretaría que aportan con su trabajo al cumplimiento de sus objetivos, así como a quien pueda estar interesado en conocer información más detallada sobre la manera como está organizada la Secretaría en términos de distribución de cargos y responsabilidades de cada cargo Antecedentes Al partir de este documento se da comienzo a establecer la estructura organizacional de la Secretaría y definir las estrategias para su implementación luego de la adopción a partir de la estructura de 70 cargos validada por el MEN. De esta manera y para lograr su implantación se describe una serie de actividades necesarias que la Secretaría debe cumplir para lograr la implantación formal de su estructura. La definición de la estructura organizacional de las Secretarías parte de un referente conceptual denominado Tipología de estructura para las Secretarías de Educación, con el cual se puede llevar a cabo la implantación de los procesos diseñados dentro del marco del proyecto de diagnóstico, diseño e implantación de procesos para las secretarías de educación. Para la definición de las tipologías se hizo uso de la información de todas las Secretarías de Educación certificadas para así asegurar la solidez del referente. 11

12 Dentro del modelo se definieron 4 tipologías de estructura, las cuales corresponden a estructuras organizacionales acordes con una gestión por procesos y que varían dependiendo del tamaño de las secretarías y de su naturaleza (departamental o municipal y distrital). Cada una de las secretarías de educación certificadas fue clasificada en una de las 4 tipologías definidas. Cada estructura tipificada contempla las áreas necesarias para que una Secretaría certificada encargada de la administración del servicio educativo pueda ejecutar todos los procesos diseñados, tanto misionales como de apoyo. Con el fin de facilitar la construcción de un referente para todas las secretarías, se utilizó tipos de cargos en lugar de grados específicos para cada uno. Estos tipos de cargos están basados en rangos que permiten diferenciar los roles de funcionarios dentro de un mismo nivel de carrera, de acuerdo con las características de su intervención en cada uno de los procesos. Los niveles de carrera son los niveles jerárquicos definidos por el Decreto 785 de 2005 para los Entes Territoriales. La definición de perfiles se realizó con base en los tipos y rangos de cargos mencionados, con lo cual se procedió a elaborar la descripción y los perfiles específicos de cada uno de los cargos contemplando los requisitos mínimos en cuanto a estudios y a experiencia para cada cargo. Se definen igualmente los conocimientos específicos y áreas de estudios para cada cargo Alcance Tomando en consideración lo descrito anteriormente en éste documento se encontrará la propuesta de estructura. Esta propuesta es la base para la definición de los funcionarios asignados para la implantación de los procesos en la secretaría. Una vez inicie la implantación de procesos, se procederá a elaborar la propuesta definitiva de estructura incluyendo perfiles, planta de cargos y costeo, teniendo en cuenta las particularidades de cada secretaría en cuanto a cargas de trabajo, perfiles de cargos, niveles de carrera y asignaciones salariales. Los perfiles de los cargos principalmente los misionales fueron enriquecidos con las definiciones de cargos que se manejan al interior del Ministerio de Educación para la ejecución de los ejes de política del sector. Adicionalmente, la estructura propuesta contempla la existencia de instancias o unidades desconcentradas a través de las cuales una Secretaría de Educación organiza la administración de la educación en sus respectivas jurisdicciones y coordina acciones con Municipios no certificados (en secretarías departamentales) cuando las condiciones geográficas lo ameritan. Estas unidades serán coordinadas por el área Administrativa y Financiera dentro de cada Secretaría y apoyarán principalmente la ejecución de los procesos misionales relacionados con proyectos, calidad y cobertura y los de inspección y vigilancia en 12

13 un territorio específico. En este orden de ideas, cada parte del territorio contará al menos con un cargo con funciones de apoyo y con otro diferente con funciones de control. Esta división del territorio debe corresponder a lo que haya definido la Secretaría para administrar el servicio educativo llámese núcleo, región, comuna, corregimiento, localidad. Es responsabilidad de cada Secretaría definir esta división y se espera que esté alineada con el esquema administrativo que haya definido el ente territorial respectivo con el fin de evitar conflictos administrativos. Así mismo y teniendo en cuenta que la implantación de los procesos dentro de las secretarías puede requerir la asignación de Directores de Núcleo o Supervisores a su ejecución, se incluye dentro de este documento un numeral adicional que da claridad acerca de la definición de funciones para estos cargos siguiendo los lineamientos definidos por la Ley 715 de

14 2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE MAGDALENA El aporte que cada funcionario da a su cargo debe estar alineado a la estrategia de la entidad; misión, visión y objetivos de calidad. Para que el lector logre una contextualización y una mirada general a la razón de ser de la Secretaría a continuación se describe la visión, la misión y sus objetivos. Misión Garantizar la Planeación, dirección, ejecución y control de las políticas que contribuyan a elevar el nivel de calidad al sector educativo en el Departamento, conjugando la optimización del Saber, la búsqueda de conocimiento y la realización de planes y políticas gubernamentales en cumplimiento a las normas legales vigentes. Visión Ser la dependencia que satisfaga las necesidades y llene las expectativas de la población Magdalenense en materia educativa, consolidando un modelo piloto de educación, con capacidad de transformación e interlocución a través de las acciones que conlleven a fortalecer la adquisición de conocimientos, en busca de la excelencia, participación, y emancipación del individuo en la sociedad. Objetivos de calidad Con el ánimo de asegurar la medición y controlar el SGC frente al servicio que se presta se han definido los siguientes objetivos de acuerdo con las funciones y niveles pertinentes de operación: Aportar los lineamientos técnicos y pedagógicos que faciliten la ejecución de la política educativa departamental permitiendo el mejoramiento de la cobertura, calidad, y eficiencia del sector a fin de contribuir a la equidad social. Implementar un programa de mejoramiento para el desarrollo de los procesos intelectuales, interpretativos, propositivos y argumentativos en todos los niveles 4. Establecer estrategias tecnológicas y administrativas 14

15 y pedagógicas para fortalecer la educación media técnica para el desarrollo de competencias laborales, acorde con la vocación de las subregiones. Desarrollar la cultura de proyectos sociales y pedagógicos, que contribuyan al desarrollo de valores éticos, la cultura ciudadana y la sostenibilidad ambiental. Contribuir al desarrollo socioeconómico y mejoramiento de la calidad de vida de las poblaciones iletradas del Departamento del Magdalena con el programa Revolución Educativa El Magdalena Aprende. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA 3.1. Estructura Organizacional Propuesta por áreas Esta estructura es el resultado de las tipificaciones trabajadas y definidas con el Ministerio de Educación Nacional, resultado del análisis de diferentes variables y de los procesos definidos en la cadena de valor; una vez efectuado el análisis anterior el resultado que se obtiene es la ubicación de la Secretaría de Educación en algunas de las tipificaciones definidas. En esta estructura se muestra la Secretaría de Educación por áreas de trabajo para visualizar de manera general la conformación de la misma. 15

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17 REPÙBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL GOBERNACION DEL MAGDALENA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO Fecha: 17/11/10 ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional DESPACHO JURÌDICA PLANEACIÒN INSPECCIÒN Y VIGILANCIA CALIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COBERTURA

18 3.2. Estructura Propuesta por puestos de trabajo El origen de esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de procesos, la asignación de cargos a las actividades de los procesos y de las cargas de trabajo que se midieron en la fase de diagnóstico para poder establecer el número de personas por cargos. La estructura organizacional se conforma por cinco niveles, los cuales se definen de la siguiente manera: Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, planes y programas Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos del nivel directivo. Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les puede corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.

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20 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 28/11/11 Auxiliar Administrativo Secretario de Despacho G06,C020 1 Nivel: 1 Directivo Nivel: 2 Asesor Profesional Especializado G05, C222 de Administrativa y Financiera 1 Profesional Universitario G04, C219 Talento Humano 1 Nivel: 3 Profesional Profesional Universitario Apoyo a Talento Humano G03,C219 ( Nómina) 1 Profesional Universitario G03,C219 apoyo a Talento Humano (Bienestar - Salud Ocupacional) 1 Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano G03,C219 (Escalafón Carrera Administrativa) 2 Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano G03,C219 (Planta, Nombramiento e Inducción)) 1 Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano G03,C219 (Prestaciones Sociales del Magisterio) 1 Profesional Universitario G03,C219 de Atención al Ciudadano y Correspondencia 1 1 Técnico Operativo de Talento Humano G03,C314 (Nómina) Técnico Operativo G03,C314 de Apoyo a Talento Humano ( (Hojas de Vida) 1 2 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano G03,C314 (bienestar - Salud Ocupacional) 1 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano G03,C314 (Escalafón y Carrera Administrativa) 1 Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano G03,C314 C219 (Planta, Nombramiento e Inducción) 1 Técnico Operativo de Apoyo a Talento HumanoG03,C314 (Prestaciones Sociales del Magisterio) 1 Técnico Operativo G03,C314 de Atención al Ciudadano 5 Nivel: 4 Técnico Auxiliar Administrativo G10,C407 de Talento Humano 1 Auxiliar Administrativo de Apoyo al Talento Humano G10, C407 (Prestaciones Sociales del Magisterio) 1 Nivel: 5 Asistencial 20

21 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 26/08/11 Auxiliar Administrativo Secretario de Despacho G06, C020 1 Nivel: 1 Directivo Nivel: 2 Asesor Profesional Especializado G05, C222 de Jurídica 1 Profesional Especializado G05,C222 de Inspección y Vigilancia Profesional Especializado 1 G05,C222 de Planeación 1 Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Jurídica Profesional Profesional Profesional Profesional Universitario Profesional Universitario Universitario Universitario Universitario G02,C219 G02,C219 de Apoyo a de Despacho G02,C219 G02,C219 de Análisis G02,C219 de Planes, de Sistema de Gestión Inspección y vigilancia (Comunicaciones) Sectorial 1 Programas y de Calidad y Control Proyectos Interno de Gestión 1 Nivel: 3 Profesiona l Técnico Operativo G03,C314 de Planeación 1 Nivel: 4 Técnico Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo G10,C407 de Inspección y Vigilancia 1 Secretario Ejecutivo G11,C425 Conductor G Nivel: 5 Asistencial 21

22 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO Nivel: 1 Directivo ELABORO: SED del Magdalena Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 26/08/11 Secretario de Despacho G06,C020 1 Nivel: 2 Asesor Profesional Especializado G05, C222 de Calidad Educativa 1 Profesional Especializado G05, C222 de Cobertura 1 Profesional Universitario G03, C219 de Evaluación Educativa 1 Profesional Universitario G03, C219 de Mejoramiento 1 Profesional Universitario G03, C219 de Acceso 1 Profesional Universitario G03,C219 de Permanencia 1 Nivel: 3 Profesional Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo Evaluación Educativa 3 Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a Mejoramiento Profesional Universitario G02, Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo al Acceso 3 C219 de Apoyo a la Permanencia 3 3 Técnico Operativo G03,C314 de Calidad Educativa 1 Técnico Operativo G03,C314 de Cobertura 1 Nivel: 4 Técnico Auxiliar Administrativo Nivel: 5 Asistencial 22

23 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional Fecha: 26/08/11 Secretario de Despacho G06,C020 1 Nivel: 1 Directivo Profesional Especializado G05,C222 de Administración y Financiera 1 1 Nivel: 2 Asesor Profesional Universitario G03,C219 Gestión Administrativa de Bienes y Servicios 1 Profesional Universitario G03,C219 de Servicios Informáticos 1 Profesional Universitario G03, C219 de Financiera 1 Nivel: 3 Profesional Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a Gestión Administrativa Bienes y Servicios 1 Profesional Universitario G02, C219 de Apoyo a Servicios Informáticos 1 Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Financiera (Contabilidad) 1 Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) 1 1 Profesional Universitario G02,C219 de Apoyo a Financiera (Presupuesto) 1 Técnico Operativo G03,C314 de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios 1 Técnico Operativo G03, C314 Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) 1 Nivel: 4 Técnico ELABORO: SED del Magdalena Auxiliar Administrativo G10,C407 de Administrativa y Financiera 1 Auxiliar Administrativo G10,C407 de Financiera 23 1 Nivel: 5 Asistencial

24 Planta de Personal Propuesta # Código Grado Nombre del cargo Secretario de Despacho Secretario Ejecutivo Conductor Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones) Profesional Especializado de Planeación Profesional Universitario de Análisis Sectorial Profesional Universitario de Planes, Programas y Proyectos Profesional Universitario de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión Técnico Operativo de Planeación. Profesional Especializado de Jurídica Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Despacho de la Secretaría Despacho de la Secretaría Despacho de la Secretaría Despacho de la Secretaría Número de personas por cargo Planeación 1 Planeación 1 Planeación 1 Planeación 1 Planeación 1 Jurídica 1 Jurídica 2 24

25 # Código Grado Nombre del cargo Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y Vigilancia. Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Inspección y Vigilancia Inspección y Vigilancia Número de personas por cargo Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia. Profesional Especializado de Calidad Educativa. Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Profesional Universitario de Evaluación Educativa. Calidad Educativa Profesional Universitario de Apoyo a la Evaluación Educativa Profesional Universitario de Mejoramiento Profesional Universitario de Apoyo a Mejoramiento Técnico Operativo de Calidad Educativa Profesional Especializado de Cobertura Profesional Universitario de Acceso Profesional Universitario de Permanencia Calidad Educativa Calidad Educativa Calidad Educativa Calidad Educativa Cobertura 1 Cobertura 1 Cobertura 1 25

26 # Código Grado Nombre del cargo Profesional Universitario de Apoyo al Acceso Profesional Universitario de Apoyo a Permanencia Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Número de personas por cargo Cobertura 3 Cobertura Técnico Operativo de Cobertura Cobertura Profesional Especializado de Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera. Administrativa y Financiera Profesional Universitario de Talento Humano Administrativa y Financiera Auxiliar administrativo de Talento Humano Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina) Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina) Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional) Técnico Operativo de Talento Humano (Bienestar y Salud Ocupacional) Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera

27 # Código Grado Nombre del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa) Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa). Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Hojas de Vida) Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción) Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción) Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio) Técnico Operativo Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio) Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio) Profesional Universitario de Servicio de Atención al Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Número de personas por cargo

28 # Código Grado Nombre del cargo Ciudadano Técnico Operativo de Atención al Ciudadano Profesional Universitario de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios Profesional Universitario de Apoyo a Gestión Administrativa de Bienes y Servicios. Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios Profesional Universitario de Servicios Informáticos Profesional Universitario de Apoyo a Servicios Informáticos Profesional Universitario de Financiera Auxiliar de Financiera Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos) Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera Número de personas por cargo

29 # Código Grado Nombre del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Presupuesto) Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Contabilidad) Dependencia del segundo nivel a la que pertenece el cargo Administrativa y Financiera Administrativa y Financiera TOTAL CARGOS Número de personas por cargo

30 4. ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES DE CADA UNA. (SEGÚN EL NUMERAL 3) Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera A01. Análisis de la información estratégica educativa Identificar, recopilar, analizar y caracterizar la información necesaria para el análisis de la información estratégica del sector Identificar y calcular los indicadores estadísticos más representativos para cada eje de política y con base en estos datos identificar tendencias y definir proyecciones. Verificar que los aspectos definidos en el plan de desarrollo educativo vigente estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales. 30

31 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera Identificar los elementos claves de interés para la Secretaría. Analizar los resultados obtenidos utilizando técnicas de análisis de problemas como los diagramas de causa-efecto, o el método Delphi. Desarrollar la matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas de acuerdo al análisis efectuado Generar el diagnóstico estratégico del sector y el boletín estadístico de la Secretaría de Educación A02. Formulación y aprobación Sustentar ante el Consejo de Gobierno el Definir el momento en que se va a Verificar y aprobar que esté bien Verificar y aprobar que esté bien Verificar y aprobar que esté bien Verificar y aprobar que esté bien Verificar y aprobar que esté bien 31

32 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera del plan de desarrollo educativo Plan de Acción de la Secretaría de Educación para su aprobación realizar el análisis y/o definición de estrategias, si se va a realizar el plan de desarrollo educativo para la Secretaría de Educación o se va a realizar el ó los ajustes generados periódicamente al plan de desarrollo. Recopilar los documentos generados dentro del diagnóstico estratégico del sector. Realizar los ajustes requeridos a el ó los elementos del componente estratégico definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo. Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan. definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan Recibir el Plan Operativo Anual de Inversión para generar el Presupuesto final de la Secretaría de Educación Definir, revisar o actualizar la información necesaria para definir el componente estratégico y/o programático del Plan de Desarrollo 32

33 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera Educativo. Convocar al Comité directivo y a la comunidad educativa para realizar el análisis de este marco estratégico y registrar los ajustes establecidos en la mesa de trabajo. Recopilar y analizar la información financiera y el componente estratégico y/o programático del Plan de Desarrollo Educativo. Junto con el Ente Territorial, definir la inversión necesaria para cubrir los programas y proyectos definidos en el componente estratégico y/o programático, analizar las fuentes de 33

34 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera financiamiento y definir el presupuesto disponible para la SE. Priorizar los programas y los proyectos, garantizando que éstos cuenten con los aspectos mínimos de la política nacional y verificar que la inversión para cubrir los programas y proyectos sea menor o igual al presupuesto definido. Generar y verificar el Plan plurianual de inversiones de la SE. Consolidar el documento definitivo del Plan de Desarrollo Educativo y verificar su nivel de formulación. Obtener la consolidación definitiva del 34

35 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera Plan de Desarrollo Educativo y presentarlo al Comité directivo. Realizar los trámites respectivos para presentar el Plan ante la Entidad Territorial competente para su aprobación. Extraer del plan de desarrollo educativo los elementos para poder construir el plan indicativo. Diligenciar la matriz del plan indicativo y asignar ponderaciones a cada objetivo, programa y proyecto definido. Generar el plan indicativo definitivo y comunicarlo a las personas interesadas, enviando copia 35

36 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera al Ministerio de Educación Nacional. Coordinar, dirigir, apoyar y orientar, el proceso de elaboración de planes de acción. Realizar seguimiento anual al plan de acción para verificar su cumplimiento y enviar informe de gestión al Ente Territorial. Recopilar y priorizar los programas, subprogramas, proyectos, metas e indicadores definidos en el Plan de Desarrollo Educativo. De acuerdo a la priorización de proyectos definida en el plan de inversiones y a los recursos disponibles en 36

37 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera la Secretaría definir el POAI Una vez aprobado el presupuesto, coordinar el reajuste del POAI y en conjunto con cada líder la asignación de recursos para cada proyecto. A03. Apoyo y fortalecimient o a la gestión de los municipios no certificados y establecimien tos educativos Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su Consolidar el Plan de Asistencia Técnica de la Secretaría. Generar y divulgar la Agenda coordinada de asistencia técnica de la Secretaría previa aprobación. Generar y ajustar cuando se requiera, el informe de asistencia técnica consolidado. Evaluar conjuntamente con las áreas Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su 37

38 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de de la SE, la ejecución de la asistencia técnica. Seleccionar y establecer la existencia de los registros, que son insumo para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los resultados de las auditorías realizadas en los procesos de la SE, con el fin de definir acciones para mejorar el desempeño de los procesos. Analizar manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los registros insumo para este análisis y los resultados obtenidos los ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Elaborar el Plan de asistencia técnica del área Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Evaluar el informe de ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de ejecución. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de 38

39 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría. refleja en el informe de análisis de resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad, así como el plan de acción, que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones correctivas y preventivas establecidas. asistencia técnica consolidado. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría. asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría. asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría. asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse. A04. Evaluación Medir los indicadores, Medir los indicadores, Medir los indicadores, Medir los indicadores, Medir los indicadores, Medir los indicadores, Medir los indicadores, 39

40 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera de Resultados evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida. Divulgar el Informe General del Sistema de Gestión de la Calidad al interior de la entidad. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Recolectar y analizar los registros para la revisión del SGC. Elaborar y presentar al Comité directivo, el informe General del Sistema de Gestión de la Calidad. Analizar los resultados de las metas y logros de los programas y proyectos de la vigencia fiscal. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos Solicitar las acciones y recursos necesarios para los programas y proyectos rezagados con las metas, para que puedan cumplirlas en su totalidad. Convocar al 40

41 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera Comité directivo, para revisar la consistencia y contenido de los informes de seguimiento de programas y proyectos y el plan indicativo., y si es necesario hacer ajustes a los mismos Consolidar los informes de Gestión del Tablero de Indicadores, seguimiento al plan indicativo y seguimiento a programas y proyectos. Preparar el informe de gestión de la Secretaría de Educación, para que sea revisado, ajustado y aprobado por el Comité directivo. Divulgar a través de los medios existentes, el 41

42 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera Informe de Gestión aprobado por el Comité directivo. Identificar los ajustes que sean necesarios al componente estratégico o programático del plan de desarrollo B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos Ingresar la información de cada iniciativa presentada por la Comunidad Educativa o las áreas de la Secretaría de Educación, en el módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA. Asegurar el correcto diligenciamiento de los documentos del modulo de identificación, de la metodología general ajustada MGA, correspondiente Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue 42

43 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera s a cada iniciativa. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto. inscrito. Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del POAI inscrito. Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del POAI inscrito. Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del POAI Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito. Enviar la información de programas y proyectos formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, para adelantar la definición del 43

44 Nombre de los procesos Despacho Planeación Jurídica Inspección y Vigilancia Calidad Educativa Cobertura Administrativa y Financiera POAI B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Recopilar la información de los proyectos formulados y registrados en el Banco Regional de Proyectos, los cuales están por ejecutar. Comunicar la secuencia de iniciación de los proyectos, a cada uno de los gerentes asignados a los mismos. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio. Ejecución de las actividades del proyecto. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA. Asegurar que el alcance, el cronograma, el equipo de trabajo y las premisas establecidas para cada proyecto, se mantengan, de lo contrario 44