Información Acerca del Manejo de La Privacidad de su Expediente Médico INDICE

Transcripción

1 Información Acerca del Manejo de La Privacidad de su Expediente Médico 1300 Bancroft Ave. San Leandro, CA Lauri Nunez: Office manager/privacy officer (510) ext 118 Efectivo: Febrero 15 de ESTE DOCUMENTO DESCRIBE COMO LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED, SU HIJA O HIJO DEBE SER MANTENIDA, TRANSMITIDA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ELLA. POR FAVOR REVISELA CUIDADOSAMENTE. Nosotros entendemos la importancia de su privacidad y estamos comprometidos en mantener la confidencialidad de su información médica. Nosotros hacemos su expediente médico, pero también tenemos que proveerlo a otros, o igualmente lo recibimos de otro consultorio. Nosotros proveemos esta información médica a otros grupos médicos para ayudarles a dar mejor atención médica, también para obtener pagos por los servicios médicos proveídos a usted o su familiar autorizados por su seguro médico. También nos ayuda a mantener nuestras obligaciones legales y profesionales para operar su información médica adecuadamente. Estamos obligados por la ley a mantener y proteger la privacidad de su información médica y también en proveer a otros grupos un folleto de información acerca de nuestras obligaciones de mantener y proteger su confidencialidad. Este documento describe como utilizamos su información médica y como la transmitimos. También describe sus derechos y las obligaciones con respecto a su información médica. Si tiene alguna pregunta acerca de este documento, por favor llame a nuestro consultorio al numero anotado anteriormente. INDICE A. Como este grupo médico transmite su información médica a otros lugares... p. 2 B. Cuando este grupo médico no necesita usar o transmitir información médica p. 4 C. Sus derechos a su información médica... p Derecho de pedir protección especial de su privacidad 2. Derecho de pedir información confidencial 3. Derecho de inspeccionar sus récords y copiarlos 4. Derecho de corregir o agregar mas información a su récord. 5. Derecho a una lista a quien se ha mandado su información de salud. 6. Derecho a obtener una copia en papel de esta información D. Cambios y alteraciones en este documento...p. 6 E. Quejas...p. 6 A. Como este grupo médico puede usar o transmitir información de su salud. Este grupo médico recopila su información médica y la archiva en un expediente médico o en la computadora. A esto le llamamos su expediente médico. Este expediente es propiedad de este consultorio, pero la información médica le pertenece a usted. La ley nos permite que usemos o divulguemos su información médica con los siguientes propósitos. 1

2 1. Tratamiento. Nosotros utilizamos su información médica cuando usted necesita tratamiento médico. Nosotros tenemos que compartir esta información con nuestros empleados y otras personas que están involucrados en darle el tratamiento que usted necesite. Por ejemplo, tenemos que compartir la información con otros médicos que necesiten proporcionarle servicios que nosotros no podamos ofrecerle. También tenemos que compartir información con el farmacéutico que necesite darle su medicamento, o el laboratorio que tiene que hacerle alguna prueba de sangre u orina. Otras veces tenemos que compartir su información médica con algún miembro de su familia, o con otra persona que pueda ayudarle cuándo usted este muy lastimado o muy enfermo. 2. Pagos. Nosotros tenemos que transmitir su información médica cuando tratamos de obtener pagos por los servicios médicos rendidos en este lugar. Por ejemplo le damos la información médica a su aseguranza antes que nos paguen. También asistimos a otros médicos (especialistas) para obtener pagos por los servicios rendidos a usted o su familiar. 3. Manejo del cuidado de su salud. Nosotros podemos utilizar y transmitir su información médica para manejar este grupo médico. Por ejemplo usamos o transmitimos su información para revisar y mejorar la calidad de servicios médicos que estamos previendo, o para ver la calidad y profecionalismo de nuestros empleados. También necesitamos transmitir su información médica a su aseguranza para que autorice servicios especiales o consultas con especialistas. En otras ocasiones tenemos que compartir su información médica con auditores médicos, servicios legales, auditores de su aseguranza, incluyendo investigaciones de fraude o detección de abuso en programas especiales en el planeamiento o manejo de nuestro negocio. También compartimos su información médica con otros socios de este negocio, por ejemplo nuestros contadores o el departamento de cobros y finanzas o otro nivel administrativo que sea necesario. Nosotros tenemos contratos firmados con estos socios que explican los términos que se requieren para proteger la confidialidad de su información médica. Aunque la ley federal no nos protégé la información médica que es transmitida a otras personas que no sean médicos, aseguranzas o el personal en los departamentos de finanzas, pero bajo la ley de California todos los que reciben su información médica tienen prohibido transmitirla de nuevo a otros grupos a excepción que la ley lo requiera. También compartimos su información médica con otros grupos médicos, o aseguranzas que usted este relacionado, especialmente si esta aseguranza esta evaluando sus servicios profesionales, como dar mejor servicio, o reducir sus gastos o que tiene que pasar sus programas para mantener sus certificados o sus licencias, o si han cometido fraude o hay detección de abuso en los cobros. 4. Reconfirmaccion de citas médicas. Nosotros tal vez tengamos que darle información médica cuando lo llamemos para recordarle su cita. Si n o esta en su casa tenemos que dejarle un mensaje en su maquina o con alguna otra persona que conteste el teléfono. 5. Lista de registro al llegar al consultorio. Nosotros obtenemos su nombre cuando usted llega a nuestro consultorio. Nosotros tenemos que llamarlo por su nombre cuando estemos listo a verlo. 6. Notificación y comunicación con su familia. Tal vez tengamos que darle información médica para asistir o notificar algún miembro de la familia, o su representante o alguna otra persona responsable por sus cuidados, o de su paradero, su salud en general o en algún evento desagradable como muerte. En caso de un desastre tendremos que dar información acerca de usted a alguna agencia que este realizado las operaciones de rescate, para que puedan realizar todas las notificaciones adecuadas. Nosotros tenemos que darle la información a alguna persona que lo atienda o que pague por sus visitas. Si usted es capaz y esta de acuerdo que demos esta información, o si no esta de acuerdo, nosotros lo dejaremos decidir a usted antes de dar cualquier información, pero nosotros tendremos que dar la información aunque usted no lo permita en situaciones de desastres o nosotros consideramos que es una emergencia. Si usted esta incapacitado para estar de acuerdo o objetar que demos su información, nuestros profesionales de salud usara su mejor juicio para comunicarse con su familia u otros grupos. 7. Promociones. Nosotros podemos llamar a usted para darle información acerca de productos o servicios nuevos que puedan ayudar con su tratamiento, la persona que coordine su caso puede darle un nueva recomendación de otros tratamientos o beneficios relacionados con su salud, o también le pueden mandar un pequeño regalo. También le podemos recomendar algún producto o servicio nuevo para usted. Pero jamás transmitiremos su información médica sin su consentimiento por escrito. 2

3 8. Los requerimientos de la ley. Como esta requerido por ley nosotros podemos utilizar o transmitir su información médica, pero puede ser información limitado solo a hechos relevantes requeridos por la ley. Cuando la ley requiere que se reporten casos de abuso, negligencia o violencia doméstica, o en repuesta a procedimientos judiciales o administrativos de policía, nosotros tenemos que obedecer la ley y reportar esta actividades. 9. Salud Publica, En algunas ocasiones la ley nos obliga a dar su información médica especialmente al departamento de Salud Publica, para que las autoridades correspondientes puedan prevenir enfermedades, control de epidemias, accidentes o reportar casos de abuso a niños o de ancianos; también reportar violencia doméstica. Al Departamento de control de alimentos y medicamentos se deben reportar reacciones adversas a medicinas o contacto con alguna enfermedad seria o un agente infeccioso. Cuando vayamos a reportar violencia doméstica, neglicencia o abuso de niños, nosotros le informaremos inmediatamente a usted o su representante, pero, en caso que un riesgo muy inminente que alguien pueda ser lastimados llamaremos a las autoridades correspondientes. 10. Actividades del Departamento de Salud que supervisa nuestro trabajo. En ocasiones la ley requiere que mandemos información médica de nuestros pacientes a agencias que supervisan nuestro trabajo, por ejemplo durante una auditoría, o investigación e inspección, o si se nos da licencia de seguir operando nuestro negocio, en fin estamos sujetos a limitaciones impuestas por la ley federal y la ley de California. 11. Procedimientos administrativos y judiciales. A veces la ley requiere que divulguemos información acerca de su salud durante un proceso judicial o administrativo dictado por la corte. Si recibimos una supina requiriendo información a cerca de su salud, nosotros tenemos que obedecer la ley, pero haremos todo lo posible por comunicarnos con usted y si tiene alguna objeción usted debe comunicarse con nosotros, si hay algún cambio ellos nos deben notificar Aplicaciones de la ley. A veces la ley requiere que le demos su información médica a un agente policía, con el propósito de identificar o localizar algún sujeto que sea fugitivo, Material para testigos o personas desaparecida, para esto necesitamos una supina del gran jurado y debemos ayudar a que la ley se cumpla. 13. Departamento forense. Nosotros tal ves tengamos que dar información médica en casos que el médico forense necesite algunos datos como parte de su investigación de alguna muerte reciente. 14. Donaciones de órganos. Será necesarios para nosotros dar información médica acerca de usted si requiere transplantar sus órganos. 15. Seguridad publica. Nosotros somos requeridos por la ley de reportar su información médica al departamento de Salud Publica y a las personas correspondientes en la mejor forma de prevenir un riesgo inminente a la salud y seguridad de alguna persona o el publico en general. 16. Funciones especializadas de gobierno. Nosotros tendremos que dar su información médica a grupos como los militares, seguridad nacional instituciones correccionales que estén encargados de su custodia. 17. Departamento de compensación a los trabajadores. Nosotros tendremos que dar su información médica si es necesario cumplir con la ley de compensación de los trabajadores. Por ejemplo durante el tiempo que usted tenga la aseguranza de la compensación de los trabajadores nosotros tenemos que mandarles reportes acerca de su salud y progreso periódicamente. También debemos reportar su accidente o su enfermedad ocupacional a las autoridades correspondientes. 18. Cambio de Propietario, En el evento que este consultorio se tenga que vender y unirse con otra organización, su expediente clínico se convierte en propiedad del nuevo dueño. Pero usted puede requerir copias de su expediente clínico y ser transferido a otro médico o a otra organización. 3

4 19. Investigación. Tal ves tengamos que transmitir su información médica a investigadores que estén haciendo algún estudio relacionado a algún tratamiento, no se preocupe su autorización por escrito no es requerida, a si lo aprobó el instituto de revisiones de privacidad, y la ley esta de acuerdo. 20. Recolección de Fondos monetarios. Tal ves tengamos que dar sus datos demográficos para la revisión de algún tratamiento, o que a usted permanezca a una lista de correos si quiere recibir correspondencia informándole de actividades para coleccionar fondos. Si usted no quiere recibir información de estos materiales, por favor de notificar a nuestro oficial de privacidad anotado en la primera página. B. CUANDO ESTE GRUPO MÉDICO O PUEDE USAR O TRANSMITIR SU INFORMACÍON MÉDICA. Excepto por lo dicho anteriormente en este folleto, este grupo médico no podrá usar o transmitir su información sin su autorización por escrito. También si usted autorizo a este grupo de transmitir su información médica para algún otro propósito, o su usted desea revocar esta autorización lo puede hacer por escrito en cualquier momento. C. SUS DERECHOS A SU INFORMACÍON MÉDICA. 1. Derecho a requerir protección especial para su privacidad. Usted tiene el derecho de poner restricciones para ciertas partes de su información médica, Por escrito usted puede especificar que parte de su información no se puede divulgar. Nosotros nos reservamos el derecho de aceptar o rechazar su pedido, pero nosotros tenemos que hacerle saber nuestra decisión. 2. Derecho para pedir información y que se le comunique en forma confidencial. Usted tiene el derecho de requerir que su información médica se transmita se una cierta forma o algún lugar en especial. Por ejemplo usted nos puede pedir que mandemos su información a su trabajo en lugar que a su casa. Nosotros lo trataremos se complacer en todos sus deseos mandados por escrito con explicaciones bien clara de lo que usted quiere que hagamos. 3. Derecho a inspeccionar y recibir una copias de su expediente médico. Usted tiene el derecho de inspeccionar su expediente médico y hacer copias con algunas limitaciones. Para obtener su información médica, tiene que mandar una carta con detalles de que parte de la información necesita y su usted quiere venir e inspeccionar su expediente y obtener una copia. Vamos a cobrarle una cantidad de dinero razonable, como esta permitido en la ley de California. Nosotros nos reservamos el derecho de negarle sus récords bajo un cierto limite de circunstancias. Si nosotros le negamos el acceso al expediente médico de su hijo (a) es porque pensamos que el permitirle obtener los récords puede causar problemas o daños a su niño, usted tiene el derecho de apelar nuestra decisión. Si nosotros le negamos el acceso a sus notas del psicoterapeuta, usted puede pedir que se transfieran a otro psiquiatra. 4. Derecho a corregir y completar. Usted tiene el derecho de pedir que se corrija su información médica si es que usted cree que es incorrecta o incompleta. Usted debe de pedir la corrección por escrito, y también incluir las razones por que cree que su información es incorrecta o no esta completa. Nosotros no estamos obligados a cambiar su información médica, y le daremos información acerca de el porque este grupo médico ha decido no dársela y como usted puede no estar de acuerdo con este hecho. Nosotros vamos a negarle la información, si no la tenemos o si no la hemos creado (a menos que la persona o entidad que creo su información no este trabajando en este lugar para hacerle las correcciones), Si usted no va ser permitido de inspeccionar o copiar la información como esta, o si la información es adecuada y completa como esta. Usted también tiene el derecho de requerir que se le agregue a su expediente una página hasta 250 palabras concernientes a la información que usted crea que es incorrecta o esta incompleta. 4

5 5. Derecho a requerir una lista de quien ha recibido su información médica. Usted tiene derecho de pedir a este grupo médico una lista de quien haya recibido su información médica. La lista no incluirá nuestras divulgaciones relacionadas con su tratamiento, nuestro pago u operaciones de cuidados de su salud hechas a usted, ni las hechas con su autorización. De igual manera, la lista podría excluir otras divulgaciones tales como las efectuadas por razones de seguridad nacional. Su solicitud de la lista de divulgaciones deberá presentarse por escrito y establecer el período de tiempo que usted desea contabilizar. Dicho período de tiempo no puede superar los seis años y no puede incluir las fechas anteriores al 14 de abril de Su solicitud deberá indicar la forma en que usted desea recibir la lista por ejemplo ( en papel o electrónicamente). La primer lista que pida dentro de un período de 12 meses sera gratuita. Si solicita otras listas dentro de ese mismo período de tiempo, podría cobrarsele un recargo por la preparación de dicha lista que le seria comunicado a usted por adelantado. 6. Usted tiene el derecho a una copia de papel de este folleto aunque ya haya pedido otra anteriormente por correo electrónico. Si usted quiere saber mas detalles y explicaciones de sus derechos, por favor contacte a nuestra Privacy Officer que se menciona al principio de este aviso. D. Cambios es este folleto de informacíon de las normas de privacidad. Nos reservamos el derecho de corregir este folleto en cualquier momento en el futuro. Pero hasta entonces estamos obligados a seguir todas la leyes de este folleto. Después que una corrección se haya efectuado la nueva forma entrara en vigencia, y se mantendra una copia nueva en nuestra area de recepción y se le ofrecerá una nueva copia en su próxima visita. E. Quejas. Quejas en cuanto a las normas de protección de su privacidad o como manejamos su información médica, se pueden dirigir a nuestra Privicy Officer que esta anotada al comienzo de este folleto. Si usted no esta satisfecho de la manera como su queja ha sido manejada, puede mandar una queja formal a: Department of Health and Human Services. Office of Civil Rights Hubert H. Humphrey Bldg. 200 Independence Avenue, S.W. Room 509 HHH Building Washington, DC Usted no sera penalizado por mandar su queja. 5

6 Comprobante de Haber Recibido El Folleto de Información Acerca del Manejo de la Privacidad de su Expediente Médico Bancroft Ave. Suite 204, San Leandro Ca Lauri Nunez: Office Manager/ Privacy Officer Ext 312 Yo acepto que he recibido de parte de este grupo médico una copia del folleto de información del manejo de la privacidad del expediente médico. También reconozco que hay una copia de este mismo folleto disponible en la sala de espera, y que también se me ofrecerá una nueva copia o con cambios recientes en cada visita. Me gustaría recibir una copia o cualquier cambio reciente a través de correo electrónica.. Firma Fecha Nombre completo Telefono Si el paciente no puede firmar, por favor indique; Relación con el paciente. Padre o madre/ guardián de paciente menor Guardián o encargado de una paciente incompetente. Beneficiario o representante personal de paciente fallecido. Nombre del paciente - 6