Plan de calidad para Créditos Hipotecarios

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Luis Tebar Montes
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1 Dirección de del Estado Fecha de emisión: 10/07/2015 Versión N. 7 Página: 1 de 6 Plan de calidad para Elaboró Revisó Alma Delia E. León Carrillo Jefa del Aprobó L.A. Ilse Alejandra Vallejo Guerrero Representante de la Dirección L.A.E Cesar Ceballos Gómez Director de del Estado

2 Dirección de del Estado Página 2 de 6 1. OBJETIVO Tramitar y otorgar créditos hipotecarios a los s de las entidades afiliadas a la Dirección de Civiles del Estado, que así lo soliciten 2. ALCANCE Este Plan de Calidad es aplicable para todos los funcionarios y empleados de las diferentes entidades afiliadas que aporten el 5% de su sueldo al fondo de la Dirección. 3. POLÍTICAS 3.1 Todos los créditos contarán de manera obligatoria con un seguro contratado con Seguros Inbursa, mediante una póliza auto-administrable, cada año en el mes de diciembre se deberá enterar a la aseguradora de los movimientos aplicados en el transcurso del año, como altas, bajas o nuevos registros. 3.2 La cuota del seguro la cubrirá la Dirección anualmente, en los primeros meses del año. 3.3 Al se le retendrá vía nómina el descuento del seguro hipotecario además del abono de su préstamo. 3.4 La cantidad que le corresponda pagar por seguro hipotecario se deducirá en base a la tabla de cálculo enviada por la aseguradora, según su edad y cantidad total del préstamo otorgado. 3.5 La cantidad del Crédito es otorgada según el destino del mismo, si es aplicado en mejoras o construcción inicial, se entrega en tres o cuatro aportaciones semanales, dependiendo de la comprobación que el vaya presentando del recurso obtenido, así como del reporte del supervisor y de la disponibilidad de recurso económico de la Dirección. Si es utilizado para compra o liberación de Hipoteca se entrega en una sola aportación, justificándose previamente con un convenio de compra-venta o con los datos de la Hipoteca a cancelar. 3.6 En el caso de que el monto del préstamo solicitado exceda el valor descrito en el predial, se requerirá un avalúo de la garantía hipotecaria. 3.7 La supervisión de obra a los otorgados al mes para el mejoramiento de vivienda o construcción inicial, se realizará tomando una muestra aleatoria del 25 % de éstos, misma que se efectuará entre las diversas ministraciones semanales del recurso. 3.8 Los documentos originales requeridos al podrán ser turnados a la notaria respectiva a solicitud de la misma. 3.9 Los criterios a considerar para la disposición del producto no conforme son: a).- Cancelación del crédito: que el rechace el cheque y por consiguiente se cancele en su totalidad el préstamo. b).- Reimpresión: en caso de presentar algún error en los datos, que pudiera impedir el canje en la institución bancaria o que presente rasgaduras por falla en el equipo, se cancela y se genera un nuevo cheque. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 4.2 Ley de Civiles para el Estado de Colima. Art. 3, 35-41, 4.3 Norma ISO 9001: 2008/NMX-CC-9001:2000, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.4 Manual de la Calidad de la Dirección de Civiles del Estado de Colima, requisito 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.5 Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima

1 Todos los créditos contarán de manera obligatoria con un seguro contratado con Seguros Inbursa, mediante una póliza auto-administrable, cada año en el mes de diciembre se deberá enterar a la

3 Dirección de del Estado Página 3 de 6 5. TERMINOS/ DEFINICIONES Avaluó: Estimación del Valor Comercial del inmueble que se deja como garantía hipotecaria. : Empleados y funcionarios que aporten el 5% de su sueldo al Fondo de la Dirección de Civiles del Estado. Dirección: Se refiere a la Dirección de Civiles del Estado. Entidad Afiliada: Organismos acogidos por la Ley de Civiles del Estado. Abono: Importe retenido al como pago a su crédito hipotecario, incluyendo capital e intereses. 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados INICIO Solicitud de Crédito Hipotecario FO Datos Generales del Derechohabiente Original de : Constancia de empleo (anexar 1 copia) Comprobante de pago de predial y agua (anexar copia) Escritura de la propiedad a dejar en garantía (solo para cotejo) Acta de matrimonio (de ser el caso) Recibe solicitudes Validación del Usuario en el sistema Documentación completa Firma del Jefe de Oficina (del ) Sello de la Dependencia Recepción de la solicitud y entrega de copia de la solicitud fechada y firmada al Registro en el formato FO Firma de quien recibe la solicitud Fecha de recibido Hoja de envío para avalúo FO Copia del recibo del predial Copia del Plano arquitectónico Avalúo 2 Perito Valuador Firma de la Departamento de en la Solicitud Que el monto de valor catastral reflejado en el recibo de predial no rebase el 70% del total del crédito solicitado Avalúo FO Datos generales del propietario Ubicación de la propiedad Firma del valuador Monto del valor de la propiedad Condiciones de la propiedad Superficie construida (de ser el caso) Fecha de levantamiento del avalúo

Entidad Afiliada: Organismos acogidos por la Ley de Civiles del Estado. Abono: Importe retenido al como pago a su crédito hipotecario, incluyendo capital e intereses. 6.

4 Dirección de del Estado Página 4 de 6 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Oficio de solicitud de elaboración de convenio Copia de la escritura Recibos originales de predial y agua Original de constancia de empleo y sueldo Original de acta de matrimonio (si es el caso) Copia de Acta de nacimiento Copia de la credencial de elector Copia de CURP Datos Generales del Derechohabiente 1 Elaboración de Contrato de Mutuo Interés y Garantía Hipotecaria Dirección de Civiles del Estado Notarios Firma de la Dirección de Civiles del Estado Hoja de control Contrato de mutuo con interés y garantía hipotecaria Datos de la propiedad en garantía Datos de garantes hipotecarios (en caso de tenerlos) Fecha de emisión Firma del responsable del Departamento de la notaria Formato póliza de seguros (Vigente en el momento) Seguro hipotecario Dirección de Civiles del Estado Firma del Firma de la Dirección de Civiles Póliza de seguro Puesto funcional Fecha de emisión Monto asegurado Firma del Beneficiario Póliza cheque Expediente Hoja de control Entrega Cheque 3 Dirección de Civiles del Estado Contabilidad Validación de saldos Firma de recibido del cheque Cheque firmado por Contabilidad y Dirección de Civiles Cheque del crédito FO Formato para la cancelación de cheques exportados Nombre del Cantidad Firma de recibido del cheque No. De control Fecha de cancelación Tipo de préstamo Causa de cancelación Firma de C.H. Cheque con leyenda cancelado

Copia de la credencial de elector Copia de CURP Datos Generales del Derechohabiente 1 Elaboración de Contrato de Mutuo Interés y Garantía Hipotecaria Dirección de Civiles del Estado Notarios Firma de

5 Dirección de del Estado Página 5 de 6 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados 2 Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance FO supervisión Perito Valuador Firma de la Prellenado del formato Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance FO Domicilio donde se aplica el crédito Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance FO (prellenada) Supervisa aplicación de crédito hipotecario Perito Valuador Firma del Perito Valuador Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance FO Avance de la Obra Firma del Perito Fecha de levantamiento del reporte Sistema de Formato Prestamos y seguros hipotecarios FO Genera Ordenes de Descuento Informática. Entidades Afiliadas Préstamos y Seguros FO (Orden de Descuento de Préstamos hipotecarios impresa y/o digital) No. de trabajador Fecha de solicitud Adeudo nuevo No. de Quincenas Importe del descuento quincenal Encargado de nómina Prima del Seguro Recibo de pago (por pago anticipado) o Liquidación por sistema Cancelación de Hipoteca Informática Dirección de Registro Publico de la Propiedad y del Comercio del Gobierno del estado Firma de la Dirección de Civiles del Estado Oficio solicitando cancelación de hipoteca Numero de oficio Numero de expediente Numero de folio de la garantía Datos de la hipoteca FIN 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Cantidad de Préstamos entregados por Entidad Solicitudes recibidas por Entidad /Prestamos totalmente entregados por Entidad x 100 Anual 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención FO Solicitud de Crédito Hipotecario Vida del crédito FO Hoja de envío para avalúo Vida del crédito FO Avalúo Vida del crédito Responsable de conservarlo

Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance FO-21-04 (prellenada) Supervisa aplicación de crédito hipotecario Perito Valuador Firma del Perito Valuador Solicitud de supervisión de obra y

6 Dirección de del Estado Página 6 de 6 FO Solicitud de supervisión de obra y reporte de avance Vida del crédito FO Préstamos y Seguros 5 años N/A Hoja de Control Vida del crédito F Póliza de seguros Vida del crédito N/A Póliza de cheque 5 años Área de Contabilidad FO Formato para la cancelación de cheques exportados 5 años Área de Contabilidad FO Recepción de solicitudes 3 años 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 7 10/07/ /08/2013 Se agrega la política 3.9. Se complementa la fórmula del indicador. Modificación de Plan de Calidad, Se omite como requerimiento de salida fecha aproximada de entrega del crédito Se cambia en el flujo el término convenio por Contrato de Mutuo con Interés y Garantía Hipotecaria En el requerimiento de salida donde se menciona Datos de garantes hipotecarios se agrega en caso de tenerlos En entrada donde se menciona el formato F se omite el número de formato y se especifica que es el formato vigente en el momento Cambia el indicador y el formato de plan de calidad 5 28/05/2013 Se agregó la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima en el marco Normativo 4 12/02/13 Se agregó la Política 3.8, y actualización del diagrama 3 02/02/12 Se agregó la Política /01/ /11/11 Actualización del punto /09/11 Inicia su uso Actualización de registros FO y FO-21-28, actualización de diagrama

solicitudes 3 años 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 7 10/07/2015 6 05/08/2013 Se agrega la política 3.9. Se complementa la fórmula del indicador.

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