Políticas para la asignación del servicio de telefonía celular con recursos de EAFIT

Transcripción

1 Políticas para la asignación del servicio de telefonía celular con recursos de EAFIT La Universidad EAFIT, siendo consciente de los beneficios de aplicar las nuevas tecnologías para la optimización de sus proyectos y actividades laborales en general, cuenta actualmente con las siguientes herramientas de comunicación: 1. Correo electrónico con office Lync o skype empresarial para chat, videoconferencia (baja resolución) o teleconferencia incluido en el office Telefonía IP, que cuenta con las posibilidades de: a. Llamadas de larga distancia nacional e internacional, celulares a muy bajo costo. b. Desvío de la extensión a un teléfono celular c. Buzón de voz grabado en el correo electrónico. d. Solución de videoconferencias en salones privados con resolución en calidad media. e. App móvil para tener la extensión en un Smartphone Android, Apple o similares. 4. Sala para realizar tele presencia o videoconferencias a través de la herramienta Vidyo en alta resolución o similar. Si eventualmente estas herramientas no satisfacen plenamente las necesidades de comunicación de una dependencia o un cargo en particular, el ordenador del Centro de Costos deberá evaluar y sustentar la necesidad de asignarle un servicio de telefonía celular y eventualmente un apoyo económico al empleado que ocupa el cargo con recursos de la Universidad.

2 Servicio de telefonía celular proporcionado: La Universidad asignará a los empleados un servicio de telefonía celular con el operador indicado por la Dirección de Informática y el plan autorizado será pagado por la Institución. Eventualmente también se podrá otorgar un apoyo económico para que el empleado adquiera el equipo celular de su preferencia. Ambos rubros con cargo al centro de costos que hará uso del servicio. EAFIT adquirirá exclusivamente planes cerrados o limitados en términos de cantidad de minutos por mes y ancho de banda y no se permitirá la realización de llamadas internacionales desde Colombia. En caso de que el empleado requiera minutos o datos adicionales para uso personal, podrá realizar recargas directamente desde el teléfono, asumiendo el cobro de los mismos. Si el empleado tiene o desea tener servicios de telefonía celular adicionales a los autorizados por la Universidad, como datos, mensajes de texto y roaming internacional, entre otros; EAFIT pagará la factura por los servicios institucionales autorizados y al empleado le llegará directamente la factura por los servicios adicionales para que él proceda con su pago. Para solicitar la activación de este beneficio, llamado Split Billing, el usuario deberá hacer la solicitud a la Dirección de informática, adquiriendo total compromiso de pagar su parte cumplidamente, de lo contrario, el operador telefónico suspenderá todos los servicios asociados a la línea telefónica, incluso, los pagados por EAFIT. Cuando el empleado requiera sólo servicio de voz, la Universidad le asignará un apoyo económico para compra de dispositivo móvil por un monto máximo al 50% de un SMLV. Cuando el servicio autorizado sea voz y datos, el apoyo económico para compra de dispositivo móvil será hasta por un monto máximo de 2 SMLV. Para los requerimientos de sólo datos, la Universidad suministrará el equipo indicado por la Dirección de Informática para la solicitud específica, sin sobrepasar el valor de los 2 SMLV.

3 El apoyo económico se entregará al empleado, una vez presente la factura de la adquisición del equipo a su nombre, en un lapso no mayor de 30 días posteriores a su compra. La Universidad reconocerá a la persona el valor del equipo indicado en la factura, teniendo como límite los montos especificados anteriormente. En consecuencia, el empleado será el propietario de dicho equipo y será responsable de garantizar a la Universidad, la comunicación permanente, de acuerdo con su rol. En caso de robo, pérdida o deterioro, será igualmente responsabilidad del empleado realizar su reemplazo con sus propios recursos, para garantizar la continuidad en el uso del servicio. La Universidad renovará el apoyo económico a los dos años de haberlo otorgado, a criterio del Jefe inmediato y acorde con la disponibilidad presupuestal en su centro de costos. El apoyo económico para reposición, se hará bajo los mismos criterios establecidos para su otorgamiento por primera vez. Para necesidades de comunicación por períodos muy cortos, la Universidad igualmente puede asignar y pagar la línea celular por dichos períodos o en caso de ser necesario, se puede gestionar la recarga de saldos en prepago. La Dirección de Informática podrá revisar en cualquier momento el consumo versus el plan elegido y en caso de que el plan contratado supere el consumo real, podrá proceder a ajustarlo de manera automática, siempre que esta decisión permita una optimización de los recursos económicos y garantizando la cantidad de minutos y datos requeridos para la labor. Llamadas a larga distancia internacional desde Colombia Para realizar llamadas de larga distancia internacional, cuando el empleado se encuentra en Colombia, las deberá hacer por medio de la telefonía fija de la Universidad y no utilizar en estos casos el servicio celular.

4 Criterios para la asignación de servicio de telefonía celular La dependencia deberá analizar la necesidad de los servicios requeridos; si es sólo voz, la cantidad de minutos necesarios al mes. Si adicionalmente es indispensable tener el servicio de datos para realizar su trabajo, deberán analizar la capacidad mensual requerida, de tal manera que la Dirección de Informática tenga los elementos para definir el plan a contratar. La asignación de este servicio se basará en los siguientes criterios: Empleados que realicen actividades laborales que les obliguen a estar por fuera de las instalaciones de la Universidad, como mínimo el 50% de su tiempo laboral. Empleados que requieran de una conectividad permanente a internet y que permanezcan por fuera de la Universidad, al menos un 50% de su tiempo laboral. Personas que participen en proyectos especiales de consultoría o de investigación, que a su vez requieran una comunicación permanente con personas externas de la Universidad y que no pueda ser suplida con los medios enunciados al principio de este documento. Personas que por sus responsabilidades con el funcionamiento de la Universidad, requieran de una disponibilidad de 24 horas, 7 días a la semana. Nota: Los criterios que se tengan en cuenta para la asignación del servicio de telefonía celular y de apoyo económico a cargo de la Universidad, podrán ser auditados en cualquier momento, por la Universidad.

5 Procedimiento para la solicitud del servicio Evaluadas las situaciones y definida la necesidad del servicio de comunicación por parte del ordenador del centro de costos, éste último deberá hacer las gestiones correspondientes para garantizar la disponibilidad presupuestal y posteriormente deberá diligenciar el Formato para solicitud de servicio celular a empleados (ver anexo al final de este documento) remitiéndolo a la Dirección de Informática, de modo que se validen los requerimientos técnicos y funcionales detallando la siguiente información: Detalle y funcionalidades del servicio requerido (cantidad de minutos y/o cantidad de gigabytes necesarios por mes). Detallar el uso que se va a dar al servicio: proyecto en el que se participa, tiempo que lo requiere, área que lo necesita, lugares fuera de la Universidad donde se utilizará la mayor parte del tiempo, entre otros, que permitan determinar la solución más adecuada. En caso de que la persona que requiera el servicio de comunicación y/o el apoyo económico, sea el mismo ordenador del centro de costos, dicha solicitud deberá tener el aval de su jefe inmediato. La Dirección de informática evaluará las necesidades expuestas por la dependencia y seguirá adelante con dicha solicitud, siempre que se evidencie que con las tecnologías de comunicación que tiene la Universidad, no se pueden satisfacer dichas necesidades. En caso de que la asignación del servicio no proceda, se explicarán las razones al solicitante y la Dirección de Informática proveerá los demás instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de comunicación. Procedimiento para el pago de la factura Una vez inicie el plan contratado todas las facturas serán recibidas en la Dirección de Informática; allí se validará que correspondan a las líneas

6 telefónicas y planes autorizados para luego enviar a cada dependencia. La dependencia deberá hacer la solicitud de servicio por el sistema de información correspondiente y el ordenador del centro de costos deberá aprobar dicha solicitud en el sistema. Es responsabilidad de la dependencia usuaria del servicio, asegurarse de la gestión oportuna de la factura, para evitar que el servicio le sea suspendido por falta de pago. Nota: Las directrices contenidas en esta política se hacen extensivas a futuros servicios basados en tecnología celular y cualquier solicitud sobre el particular no contenida en esta política, podrá ser consultada con la Dirección de Informática. Agradeciendo la atención, Jose Fernando Acevedo Uribe Paula Andrea Arango Gutiérrez Director de Informática Directora Administrativa y Financiera Noviembre de 2015

7 Formato para solicitud de servicio celular a empleados Fecha de solicitud: Centro de costos: Ordenador del centro de costos: Definición de la necesidad del servicio: Cargo que requiere el servicio: Nombre del empleado que ocupa el cargo Funciones del cargo que ameritan la asignación del servicio de celular con cargo a la Universidad: Fueron previamente evaluadas las alternativas de comunicación que tiene la Universidad? Si No Qué porcentaje del tiempo laboral permanece el empleado fuera de la Universidad? % La persona requiere disponibilidad para la Universidad 24 horas al día 7 días a la semana? Si No Voz: Si No Cantidad de minutos al mes: Datos: Si No Cantidad de gigabytes (GB) al mes: Tiempo de requerido del servicio: Fecha de inicio: fecha de terminación: Split biling: si no Servicios adicionales: Requiere apoyo económico para la adquisición del equipo: Si No

8 El centro de costos cuenta con el presupuesto aprobado para el pago mensual del servicio de celular: Si No El centro de costos cuenta con el presupuesto aprobado para el apoyo económico: Si No Firma Ordenador centro de costos: Firma empleado usuario del servicio: Vo. Bo. Jefe inmediato: (Si el usuario es el ordenador del centro de costos) Vo.Bo. Dirección de informática: