GUÍA DE ESTILO CORPORATIVO EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

Transcripción

1 EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO Versión 3.0. Elaborado por: Gerencia de Sistemas Revisado por: Gerencia de Calidad Aprobado por: Dirección General NOTA: Los documentos impresos sin autorización serán considerados COPIAS NO CONTROLADAS. Las revisiones anteriores de este documento están obsoletas Pág 1 de 28

2 HISTORICO DE VERSIONES DESCRIPCIÓN FECHA VERSIÓN Elaboración inicial del documento 26/07/ Actualización del documento 19/07/ Actualización del documento. Inclusión Outlook /03/ Pág 2 de 28

3 INDICE HISTORICO DE VERSIONES... 2 INDICE INTRODUCCIÓN ESTILOS GENÉRICOS TIPO DE LETRA DISEÑO DEL CORREO FIRMA DEL CORREO FIRMA DE CORREO CORPORATIVA PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE LA FIRMA DE CORREO... 9 Pág 3 de 28

4 1. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como objetivo normalizar el estilo en el uso de correos electrónicos corporativos en el Grupo Panel & Polar. 2. ESTILOS GENÉRICOS Al escribir, responder o reenviar un correo, se deberán tener en cuenta los siguientes estilos: 2.1. TIPO DE LETRA El tipo de letra deberá ser el siguiente: - Fuente: Tahoma - Tamaño: 10 puntos. En cualquier caso, nunca deberá ser ni excesivamente grande, ni excesivamente pequeño. El tipo de letra se puede configurar de la siguiente forma: PARA OUTLOOK En el menú Herramientas de Outlook, haz clic en Opciones, Formato de correo. 2. En el apartado Diseño de Fondo y Fuentes, deberás asegurarte en primer lugar de que en la opción Utilizar este diseño de fondo como predeterminado está seleccionada la opción <Ninguno>. 3. A continuación haz clic en Fuentes, y selecciona 10 pto tahoma en todas las opciones: al redactar un nuevo mensaje, al responder y reenviar, y al redactar y leer texto sin formato. Pág 4 de 28

5 4. Pulsa Aceptar, y Aceptar PARA OUTLOOK En el menú Archivo de Outlook 2010, haz clic en Opciones -> Correo: Pág 5 de 28

6 2. Haz click en Redactar Mensajes - >Diseño de Fondo y Fuentes: 3. A continuación, para cada tipo de Mensaje ( Correo nuevo, Respuesta o ReenviadO y Redactar y leer mensajes de texto sin formato ), haz clic en Fuente y selecciona 10 pto tahoma. 4. Pulsa Aceptar, y Aceptar PARA OUTLOOK EXPRESS 1. En el menú Herramientas de Outlook Express, haz clic en Opciones, Redactar. 2. En el apartado Fuente de redacción, pulsa Fuentes en ambas opciones: Correo y Noticias, y selecciona 10 pt. Tahoma. Pág 6 de 28

7 3. Pulsa Aplicar y Aceptar. 4. Por defecto, este formato será también utilizado en Respuestas y Reenvíos. 5. Si se quiere cambiar la fuente para leer los mensajes, de nuevo en el menú Herramientas, haz clic en Opciones, Leer. Pág 7 de 28

8 6. En el último apartado Fuentes, haz clic en Fuentes para cambiar las fuentes y la codificación predeterminada que se usa para leer los mensajes. 7. Selecciona Europeo Occidental (en Fuentes), Tahoma (en Proporcional), Courier New u otra (en De ancho Fijo), Más pequeño u otra (en Tamaño de fuente), y Europeo Occidental Windows u otra (en Codificación). 8. Pulsa Aceptar y Aceptar. Pág 8 de 28

9 PARA THUNDERBIRD Y EVOLUTION (LINUX) Está pendiente de definir un procedimiento para este tipo de cliente de correo PARA WEBMAIL Para el servidor de correo Webmail de la empresa, no es posible definir un estilo de fuente de forma automática para todos los correos. El formato sí se puede cambiar en el propio correo, pero se deja a discreción del usuario DISEÑO DEL CORREO No se deberán utilizar fondos predeterminados. El fondo de correo electrónico debe ser siempre en color blanco. Para resaltar textos, se deberán utilizar negritas, subrayados o textos en color azul. No se deben utilizar otro tipo de colores FIRMA DEL CORREO Un correo, ya sea Nuevo, Respuesta o Reenvío siempre deberá ir firmado por el remitente, y siempre que sea posible dicha firma deberá tener un estilo corporativo común. Para ello, se deberán utilizar las firmas corporativas que se indican en el apartado siguiente del presente documento (3. Firma de Correo Corporativa). Pág 9 de 28

10 3. FIRMA DE CORREO CORPORATIVA Para evitar la proliferación de distintos formatos de firma de correo electrónico, todos los empleados de Panel y Polar deberán utilizar una firma de correo corporativa idéntica para ser utilizada en todos los mensajes que se envíen desde la/s cuenta/s de La Empresa. Para ello, existen unas plantillas de firma de correo electrónico que podrás descargarte desde el Portal del Empleado: PANEL: POLAR: En el apartado Información Corporativa - > Plantillas y Documentos -> Firmas Correo. Estas plantillas incluyen, además de un estilo común, un enlace al texto con información legal sobre protección de Datos de acuerdo a nuestra Política de Seguridad. La utilización de estas plantillas es obligatoria para todos los empleados de Panel y Polar. Desde la Intranet, descárgate el archivo de firma de correo corporativa que te corresponda en función de: Pág 10 de 28

11 Firma_Panel.html Contiene el logotipo e información de Panel, y deberá ser utilizado por todo el personal operativo de Panel, incluyendo la propia Dirección de Operaciones y Gerencias de Operaciones de Panel. Firma_Panel +Redes Sociales.html Contiene la misma información que la anterior, y además incluye la referencia a las Redes Sociales Corporativas de la empresa. (Se permite también incluir el perfil propio del empleado en Linkedin u otra Red Social, siempre que ésta sea profesional. No se permite el enlace a cuentas de carácter personal (tipo Facebook, Tuenti, etc.). Firma_Polar.html Contiene el logotipo e información de Polar, y deberá ser utilizado por todo el personal operativo de Polar, incluyendo la propia Dirección de Operaciones y Gerencias de Operaciones de Polar. Firma_Panel&Polar.html Contiene información y logotipos de ambas empresas, y deberá ser utilizado por todos los empleados de las Áreas de Servicios Internos (MUGE) a Panel y Polar: Dirección General, Dpto. Administrativo-Financiero, Dpto. de RRHH, Dpto. de Sistemas, Dpto. de Calidad y Dpto. de Marketing. Firma_Panel&Polar+Redes Sociales.html Contiene la misma información que la anterior, y además incluye la referencia a las Redes Sociales Corporativas de la empresa. (Se permite también incluir el perfil propio del empleado en Linkedin u otra Red Social, siempre que ésta sea profesional. No se permite el enlace a cuentas de carácter personal (tipo Facebook, Tuenti, etc.). Pág 11 de 28

12 3.1. PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE LA FIRMA DE CORREO A continuación, deberás seguir un procedimiento de instalación distinto según el cliente de Correo que utilices: PARA OUTLOOK Guarda el archivo ".html" que te corresponda en la carpeta /Microsoft/Signatures (ubicada en Documents and Settings/(tu usuario)/datos de Programa), o en otra carpeta cualquiera. 2. En el menú Herramientas de Outlook, haz clic en Opciones, Formato de correo y después haz clic en Firmas: Pág 12 de 28

13 3. En la pantalla Crear Firma, haz clic en Nuevo: 4. En el paso "1. Escriba un nombre para su nueva firma", deberás escribir el nombre que quieras para tu firma. 5. En el paso "2. Elija cómo crear su firma", elige la opción Utilizar este archivo como plantilla y pulsa Examinar. 6. Selecciona el archivo ".html" que has guardado en tu PC, y pulsa Siguiente. Pág 13 de 28

14 7. Aparecerá un editor desde el cual podrás modificar el texto de la firma: tu nombre y apellidos, cargo, la dirección de las oficinas si es distinta a la que viene por defecto, y tu dirección de correo y teléfonos. Ten cuidado de no modificar los formatos aplicados al texto. 8. Pulsa Finalizar y Aceptar. 9. En la misma pantalla de Opciones->Formato de Correo, en el campo Firma para mensajes nuevos y Firma para respuestas o reenvíos, podréis seleccionar vuestra nueva firma, de forma que os aparezca automáticamente al enviar y responder mensajes. IMPORTANTE: Estas plantillas sólo funcionan para correos electrónicos en formato HTML. Pág 14 de 28

15 Para correos en formato "Texto sin formato" y "Texto enriquecido", sólo se visualizará el texto, pero no las imágenes. Por tanto deberás tener configurada la opción por defecto "HTML" como formato para el correo saliente. Para ello: Ve a Herramientas/Opciones/Formato de correo, y en el primer apartado "Formato del mensaje" elige "Redactar en formato": HTML (del menú desplegable), y haz clic en Aceptar. Asimismo, en el caso de Outlook sólo se puede configurar por defecto el formato del correo saliente. Eso significa que para "respuestas" y "reenvíos" de correos que originariamente no estuviesen en formato HTML, se insertará nuestra nueva firma o diseño de fondo pero en el formato del correo original (sin formato o enriquecido). Para estos casos, tienes dos opciones: o o Cambiar el formato del correo de respuesta o reenvío en "Formato->HTML", eliminar la firma insertada por defecto y volverla a insertar haciendo clic en la opción "Insertar->Firma". En la firma insertada por defecto en el correo de respuesta o reenvío, eliminar solamente el texto que hace referencia a la imagen (una dirección url) y dejar el resto como está. Pág 15 de 28

16 PARA OUTLOOK Guarda el archivo ".html" que te corresponda en la carpeta /Microsoft/Signatures (ubicada en Documents and Settings/(tu usuario)/datos de Programa), o en otra carpeta cualquiera. Abrimos el archivo ".html", seleccionamos el contenido y lo copiamos. 2. En el menú Archivo de Outlook, haz clic en Opciones, Correo y después haz clic en Firmas: 3. En la pantalla Firmas y Plantillas, haz clic en Nueva y escribimos el nombre que queramos: 4. En Editar_firma pegamos el contenido de la firma que hemos copiado previamente del archivo ".html" y modifica en el editor de texto tus datos: nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico y pulsa Aceptar. Pág 16 de 28

17 5. En la parte de Elegir firma predeterminada, en el campo Firma para mensajes nuevos y Firma para respuestas o reenvíos, podréis seleccionar vuestra nueva firma, de forma que os aparezca automáticamente al enviar y responder mensajes PARA OUTLOOK EXPRESS 1. Guarda el archivo ".html" que te corresponda en la carpeta /Microsoft/Signatures (ubicada en Documents and Settings/(tu usuario)/datos de Programa) o en otra carpeta cualquiera. 2. Outlook Express no tiene por defecto un editor para modificar la firma html. 3. Por tanto en primer lugar deberás abrir el archivo.html con el Notepad, o con Microsoft Frontpage si dispones de él, y modificar tu nombre y apellidos, cargo, la dirección de las oficinas si es distinta a la que viene por defecto, y tu dirección de correo. Ten especial cuidado en modificar también la propia referencia de correo electrónico y web: <A href= mailto:%direcciondecorreo%@%empresa%.es > <A href= > Pág 17 de 28

18 4. Si lo haces con Frontpage, ten cuidado de no modificar los formatos aplicados al texto. 5. Guarda los cambios que hayas efectuado. 6. A continuación en el Outlook, pulsa Herramientas, haz clic en Opciones y, después, clic en la ficha Firmas. 7. En el apartado Firmas, haz clic en Nueva. 8. Haz clic en Cambiar nombre si quieres cambiarle el nombre a tu firma. 9. Asimismo, en el primer apartado Configuración de la Firma, marca la casilla Agregar firmas a todos los mensajes salientes, y desactiva la casilla No incluir la firma en las respuestas ni en los reenvíos. Pág 18 de 28

19 10. En el apartado Modificar Firma, activa la casilla Archivo, y haz clic en Examinar. En el Explorer, selecciona el archivo ".html" que has guardado en tu PC, y haz clic en Abrir. 11. Haz clic en Opciones avanzadas para seleccionar la cuenta o cuentas de correo para las que deseas utilizar la nueva firma. Activa la casilla de la cuenta seleccionada y pulsa Aceptar. Pág 19 de 28

20 12. Pulsa Aplicar, y después Aceptar. IMPORTANTE: Estas plantillas sólo funcionan para correos electrónicos en formato HTML. Para correos en formato "Texto sin formato", sólo se visualizará el texto, pero no las imágenes. Por tanto deberás tener configurada la opción por defecto "HTML" como formato para el correo saliente. Para ello: o Ve a Herramientas/Opciones/Enviar, y en el apartado "Configuración de formato de envío de correo" activa la casilla "HTML". Pág 20 de 28

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22 Asimismo, en el caso de Outlook Express sí se puede utilizar esta firma por defecto para las "respuestas" y "reenvíos" de correos. Para ello: o o Ve a Herramientas, Opciones y haz clic en la ficha Enviar. En el primer apartado Enviar, desactiva la casilla "Responder a los mensajes en el formato en el que se enviaron" PARA MOZILLA THUNDERBIRD 1. Guarda el archivo ".html" que te corresponda en tu carpeta de firmas de correo electrónico, por ejemplo: D:\Datos\Correo\Signatures. 2. Thunderbird no tiene por defecto un editor para modificar la firma html. 3. Por tanto en primer lugar deberás abrir el archivo.html con el Notepad, o con Microsoft Frontpage si dispones de él, y modificar tu nombre y apellidos, cargo, la dirección de las oficinas si es distinta a la que viene por defecto, y tu dirección de correo. Ten especial cuidado en modificar también la propia referencia de correo electrónico y web: <A href= mailto:%direcciondecorreo%@%empresa%.es > <A href= > Pág 22 de 28

23 4. Si lo haces con Frontpage, ten cuidado de no modificar los formatos aplicados al texto. 5. Guarda los cambios que hayas efectuado. 6. En el menú Herramientas de Thunderbird, haz clic en Configuración de las cuentas, en el apartado sobre Identidad marca la casilla [v] Adjuntar la firma de un archivo y después haz clic en Elegir: Pág 23 de 28

24 7. En la ventana de exploración que se muestra, selecciona el archivo de firma a utilizar ("Firma_Panel&Polar.html", "Firma_Panel.html" o "Firma_Polar.html") según el criterio establecido en esta guía. 8. Pulsa Aceptar (fichero de firma seleccionado) y Aceptar (Identidad configurada). 9. En la misma pantalla de Herramientas->Configuracion de cuentas, en el apartado Redacción y direcciones, se marcan las opciones de Incluir firma en las respuestas e Incluir firma en los re-envíos, de forma que os aparezca automáticamente al enviar y responder mensajes. IMPORTANTE: Estas plantillas sólo funcionan para correos electrónicos en formato HTML. Para correos en formato "Texto sin formato" y "Texto enriquecido", sólo se visualizará el texto, pero no las imágenes. Por tanto deberás tener configurada la opción por defecto "HTML" como formato para el correo saliente. Para ello: Pág 24 de 28

25 o Ve a Herramientas->Configuracion de cuentas, en el apartado Redacción y direcciones, y en el primer apartado "Redacción" elige "Redactar mensajes en formato HTML", y haz clic en Aceptar. Por otra parte, en el caso de Thunderbird, es también posible definir varias Identidades para los envíos desde una misma cuenta de correo. En cada una de las identidades que se defina es posible adjuntar un archivo de firma distinto, siguiendo pasos similares a los descritos para la identidad principal PARA WEBMAIL Si se utiliza el servidor de webmail de la empresa, no es posible adjuntar un archivo.html como firma. Sin embargo, sí dispone de un editor de texto desde el cual podemos configurar nuestra Firma y aplicarle formato. Para ello: 1. En el webmail, ve a Herramientas -> Opciones ->Correo -> Firma Pág 25 de 28

26 2. Pulsa Añadir en el cuadro izquierdo, y escribe el nombre de tu Firma. Pulsa Añadir. 3. Abre en un navegador el archivo.html de la Firma que te corresponda. Copia toda la firma desde el navegador y pégala en el editor de texto de la derecha. Pág 26 de 28

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28 4. Modifica en el editor de texto tus datos: nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico y pulsa Aceptar. Cuidado de no modificar los formatos del texto. 5. En la misma pestaña Firmas, en Opciones Avanzadas, podrás configurar esta firma por defecto para mensajes nuevos y respuestas. Pág 28 de 28