PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No /V1 NUMERAL 3/ 5.1/ 5.2/ 5.4/ 6.1/ 6.3 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Página 1 de 6

2 1. OBJETIVO Asegurar la funcionalidad de los recursos físicos institucionales mediante un sistema que permita el monitoreo, control y realización mantenimientos preventivos y correctivos, con el fin de protegerlos de daños y alargar su vida útil. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de mantenimiento de máquinas, equipos, infraestructura física y demás bienes institucionales y termina con el recibido a satisfacción del servicio de mantenimiento prestado. 3. RESPONSABLE Es responsabilidad de la aplicación y control efectivo de este procedimiento, es el Jefe de planta física y logística. 4. DEFINICIONES 4.1 Mantenimiento: Hace referencia al conjunto de actividades desarrolladas con el fin de conservar la infraestructura física en condiciones de funcionamiento eficiente previendo daños o reparándolos cuando ya se hubiera producido. 4.2 Mantenimiento Preventivo: Este tipo de mantenimiento pretende reducir en un máximo la reparación mediante la rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos averiados. 4.3 Mantenimiento Correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y la parálisis de la máquina, equipo e instalación física. 4.4 Mantenimiento Correctivo Exprés: Es aquel que se realiza para atender una contingencia que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio. 4.5 Recursos físicos: Entiéndase por recursos físicos toda la planta física de la institución como muebles y enseres, parque automotor, instalaciones y plantas eléctricas. Página 2 de 6

3 4.6 Aseo: Limpieza de las instalaciones que componen el Campus Universitario, por un grupo de personas calificadas para la prestación de este servicio. 5. POLITICAS 5.1 La Solicitud de pedido para la contratación de servicios para la ejecución de mantenimientos que no puedan ser realizados por personal interno, solamente podrá realizarla el Jefe de planta física y logística, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Compras. 5.2 El Jefe de Planta física y logística realizará trimestralmente la verificación de la infraestructura, máquinas, equipos y demás bienes institucionales. 5.3 El Jefe de Planta física y logística realizará, internamente o a través de proveedores evaluados y seleccionados, los mantenimientos requeridos de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES. El Jefe de Planta física y logística conjuntamente con los diferentes técnicos responsables de ejecutar los mantenimientos, realizan trimestralmente, un recorrido por las instalaciones de la institución, con el fin de detectar necesidades de mantenimientos. Se verifican el estado de las aulas, zonas comunes, instalaciones eléctricas, aires acondicionados, máquinas, equipos y demás bienes institucionales, y se anotan los hallazgos en el formato Lista de verificación de instalaciones. 6.2 ELABORACION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Semestralmente con base en la información de la Lista de verificación de instalaciones, las especificaciones técnicas de los equipos y las recomendaciones suministradas por los proveedores, se elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo de Bienes Página 3 de 6

4 Institucionales en el que se relacionan los bienes sujetos a mantenimiento, las actividades a desarrollar, los costos y el responsable de la actividad. 6.3 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El Jefe de Planta física y logística considerando el recurso humano disponible: Asigna la Orden de trabajo al auxiliar idóneo para la ejecución del mantenimiento Realiza la Solicitud de Pedido de lo requerido (bienes y/o servicios) para la ejecución de los mantenimientos, según lo establecido en el Procedimiento de Compras Supervisa los trabajos realizados Cierra la Orden de trabajo de mantenimiento, con fecha y firma y actualiza la Hoja de vida de bienes institucionales, intervenida. 6.4 ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Solicitud de servicio de mantenimiento: Cualquier empleado puede detectar necesidades de mantenimiento correctivo o preventivo, derivadas del deterioro por en las instalaciones, averías en aires acondicionados, deficiencia de aseo, etc. Ante esta situación, el interesado debe contactar al Jefe de Planta física y logística mediante una llamada telefónica o un mensaje al correo institucional y solicitarle el servicio de mantenimiento Análisis de la solicitud y asignación de la actividad: El Jefe de Planta física y logística analiza la solicitud recibida y de acuerdo al tipo de servicio solicitado y a la disponibilidad de los auxiliares de mantenimiento, pacta una fecha y hora, con el cliente, para prestar el servicio. Seguidamente asigna el trabajo al auxiliar de mantenimiento idóneo para la reparación, recordándole registrar la solicitud en la planilla Solicitudes de Mantenimiento Express. Página 4 de 6

5 6.4.3 Prestación del servicio de mantenimiento: El auxiliar de mantenimiento asignado se dirige, con la planilla Solicitudes de Mantenimiento Express, a la oficina donde se requirió el servicio, confirma con el solicitante el tipo de servicio que va a prestar, para que este lo avale y procede a ejecutar las actividades necesarias para cumplirlo Recibido a Satisfacción. El auxiliar de mantenimiento entrega el trabajo terminado al solicitante explicándole brevemente lo realizado y dándole las recomendaciones del caso, si aplica. En el caso de aceptación del servicio, debe recoger la firma de recibido a satisfacción, por parte del cliente, solicitante. Nota: En caso de que el mantenimiento solicitado requiera la adquisición de repuestos, personal adicional, más tiempo para la ejecución del mantenimiento, o la contratación de personal externo, el auxiliar de mantenimiento informa al Jefe de Planta física y logística para que éste genere la orden de trabajo respectiva, tramite las solitudes de pedido que sean necesarias para ejecutar el mantenimiento y pacte una nueva fecha con el solicitante. El auxiliar de mantenimiento hace la anotación de la nueva fecha, en el formato Solicitud de Mantenimiento Express. 6.5 ATENCION DE SOLICITUDES DE APOYO LOGITICO A EVENTOS Solicitud de servicio de apoyo logístico a eventos: Las solicitudes de apoyo logístico a eventos, se identifican en la reunión de coordinación del evento, sostenida entre el responsable del evento, el Jefe de planta física y logística, el director de bienestar universitario, el coordinador de comunicaciones y prensa y el jefe de compras. El responsable del evento es el encargado de diligenciar la Solicitud de apoyo logístico a eventos donde especifica los datos del evento, los elementos requeridos y las cantidades. Esta solicitud la entrega al Jefe de planta física y logística Análisis de la solicitud y asignación de actividades: El Jefe de Planta física y logística analiza la Solicitud de apoyo logístico a eventos y de acuerdo a lo requerido, identifica las necesidades de compras o de contratación de servicios, e informa al responsable del evento, para que las tramite de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Compras. Página 5 de 6

6 Seguidamente asigna a los auxiliares de servicios generales las responsabilidades de acuerdo a los servicios solicitados, y cuando aplique, confirma y da instrucciones al auxiliar de eventos y cafetería, a cerca de las Solicitudes de refrigerios y/o almuerzos, para asegurar el éxito de la prestación del servicio Prestación del servicio de apoyo logístico: Durante de realización del evento, el Jefe de Planta física y logística supervisa a los auxiliares de servicios generales en la prestación de los servicios solicitados, haciendo los ajustes que sean necesarios para asegurar la satisfacción del cliente interno (responsable del evento). 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Programa de mantenimiento preventivo de Bienes Institucionales Procedimiento de Compras 8. REGISTROS Lista de Verificación de instalaciones Hoja de Vida de bienes institucionales Solicitudes de Mantenimiento Express Solicitud de apoyo logístico a eventos Orden de Trabajo Solicitud de pedido Elaborado por Aprobado por Nombre Gustavo Cano Fernández Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe planta física y logística Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 6 de 6