SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC)

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1 e e cr+ fíe") CONTRALOR If:, MACROPROCESO. GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 11 DEPENDENCIA: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _1_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 RE FENCION GESTION CENTRAL S AA DOTE ACTAS ACTAS DE COMITE DE 5 10 X Comunicación oficial citando a reunión Actas de Comité GRE AX-36 Anexos Informes Comunicaciones oficiales relacionadas con el acta de comité de archivo Porque hacen parte de la memona institucional Igualmente en cumplimiento al Acuerdo No 004 de 2013, articulo 15, numeral 4, emanado del Archivo General de la Nación ACTAS DE ENTREGA DE DEPENDENCIA 5 5 X Porque son de carácter histonco, hacen parte de la memona institucional Acta Copia de inventario fisico Relación del Talento Humano Copia Registros del SIREF (Documento Electrónico) Relacion de carga laboral por Equipo y/o Funcionano Copla del informe de gestión Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de entrega de dependencia ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES DE PERSONAL 5 5 x Se eliminan porque pierden su valor administrativo, disciplinano, valores pnmarios y no tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Actas de entrega de documentos - GRE AX-07 Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Certificación - GRE AX-23 Certificación - GRE AX-24 Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de entrega de documentos por novedades de personal AUTENTICACIONES DOCUMENTALES 5 O x Porque la información original que se autentica se encuentra el en Archivo Central por el tiempo establecido en las TRD Se debe seguir el procedimiento vigente para la eliminacion Solicitud de autenficacion Copia consignación Comunicaciones oficiales relacionadas con autenticaciones documentales CERTIFICACIONES DE PAZ Y SALVO DOCUMENTAL 5 5 x Se elimina porque pierde su valor aministrativo y disciplinano no posee valores secundanos, se debe seguir el procedimiento vigente para la eliminación Solicitud de paz y salvo documental Copia del acta de entrega GRE AX-07 Certificacion GRE AX-23 Certificacion GRE AX-24 Certificado de Paz y Salvo GRE AX-25 Certificado de Paz y Salvo GRE AX-26 Copia del Formato Limo de Inventario Documental GRE AX-04 Comunicaciones oficiales relacionadas con certificaciones de paz y salvo documental

2 CON;FIALORIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pagine 2 de 11 DEPENDENCIA. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _2_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Version' 4.1 SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RE IINCION GESTIÓN CENTRAL S M DCTE COMUNICACIONES INFORMATIVAS 5 0 x Porque posee valor primario de apoyo y son comunicaciones de carácter informativo, no tienen valores secundarios Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Comunicaciones oficiales de caracter informativo CONCEPTOS DEL GENERAL DE LA NACIÓN 5 10 X Porque reflejan y son soporte de la toma de decisiones Solicitudes de informacion y/o conceptos Respuesta a solicitudes Conceptos del Archivo General de la Nacion CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 5 15 Pierde valores pnmanos y no tiene valores secundanos Se debe seguir el procedimiento vigente para X eliminación En la carpeta del respectivo asunto se conserva la pnmera copia la cual se conservara de acuerdo al tiempo de retencion establecido en la TRD para cada serie o subsene documental Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la Nación Comunicaciones oficiales externas enviadas Comunicaciones oficiales internas enviadas por la Unidad de Correspondencia Planillas de relacion de envios masivos CONSULTAS SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE S 5 10 X Pierde valores pnmanos y secundarios Se debe seguir el procedimiento vigente para eliminación Consultas sobre gestion documental y administracion de archivos Comunicaciones oficiales sobre consultas sobre gestión documental y administración de archivos Control Asesonas Telefonicas Gestion Documental GRE AX-22 Control de visitas de gestión documental - GRE AX CONSTANCIAS 10 0 x Se elimina porque pierde su valor aministrativo y disciplinan, no posee valores secundanos, se debe seguir el procedimiento vigente para la eliminación CONSTANCIAS DE RECEPCION DE RENDICION DE CUENTAS La producción de esta Subsene Documental fue desde el año 2002 hasta el año 2012 Constancias de recepción de rendición de cuentas Comunicaciones oficiales constancias de recepción de rendición de cuentas CONTROL DE ASISTENCIA 5 5 Se elimina porque pierden su valor disciplinan y administrativo y demás valores pnmanos, no tiene x valores secundanos Se elimina porque el consolidado de la informacion que constituye esta serie documental, es reportada mensualmente a la Gerencia de Talento Humano Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Planilla Control de Asistencia Diana CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES 3 17 X Porque pierden valor pnmano legal, administrativo, discaplinano, civil y penal No tiene valores secundanos Efectuar una selección aleatona del 5% por cada cinco años de producción documental PLANILLAS DE DEVOLUCION DE ENVIOS Planillas de devolución de envios

3 e CONTRALOR IA MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTAL N ANEXO 8 - TABLA DE R CODIGO GRE AX 08 VERSION 2 0 Fecha 28 / 07 / 201 Alicsmmar~l DEPENDENCIA. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _3_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 RETENCION GESTION CENTRAL OISPOSICION S M 0 cr E PLANILLAS DE ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES POR OFICINAS Planillas (General por ofianas,despacho del Vicecontralor, Planilla de Secretan Pavada) Planillas de ventanilla virtual (Documento Electrónico) Coplas de comunicaciones oficiales entregadas Coplas de portadas de publicaciones entregadas PLANILLA DE RECIBO DE ENVIOS Planillas de recepción de valijas Planillas de contenido de valija corra GRE AX-32 Planilla para registro del peso por valija Planilla masivo Correo PLANILLAS DE ENVIOS Control de Recoleccion Usuario (Corra) Planilla Envio de Correspondencia (Corra) Planilla PU Correo Certificado (Correo Certificado) Planilla IN Correo Certificado S U (Correo Certificado) Planilla Certificado Especial (Internacional) Resumen de Liquidación Postexpress Planilla Apartado Aereo Planilla de correo certificado con acuse de recibo Planilla de encomiendas Planilla de hoy mismo Planilla normal Planilla de envio de revista economia colombiana PRUEBAS DE ENTREGA Solicitud Prueba de Entrega Fotocopia de Prueba de entrega Fotocopia de Auto Fotocopia Planilla Correo Certificado Fotocopia Planilla Certificado Especial Fotocopia de Planilla para la Imposicion de Envios Fotocopia de Licencia de Credito Comunicación Oficial de 472 relacionadas con prueba de entrega Histónco de Documento - Reporte del sistema Sobre impuesto a 472 con prueba de devolucion Pruebas de entrega de Postexpress Pruebas de entrega de Correo Certificado Pruebas de entrega de Correo Certificado con acuse de recibo Planilla cambio de custodia sector distribucion Planilla de relacion de envios

4 11) CONTRALOR IA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD ISIGCC) MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 -TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Página 4 de 11 OFICINA PRODUCTORA DIRECCION DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _4_ de _11_ Fecha de Aprobacion: 2 de abril de 2014 Version: 4 1 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GESTION RE1ENCION CENTRAL S M D CT E CONTROL Y DIVULGACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 5 15 X Certificacion del envio al Diano Oficial Comunicaciones oficiales relacionadas con el control y divulgación de actos administrativos Memorando informativo Constancia de divulgacion actos administrativos Formato de distnbución de documentos Se elimina porque pierde su valor aministrativo y disciplinario, no posee valores secundarios, se debe seguir el procedimiento vigente para la eliminacion DOCUMENTOS DE ORIGEN CIUDADANO 3 17 X Seleccionar los documentos de origen ciudadano, en cada una de sus subsenes documentales, relacionados con Ley de Victimas y Restitución de Tierras, los relacionados con concesiones y aquellos a hayan causado impacto a nivel nacional, los demás se eliminan porque pierde valores pnmanos, legal, administrativo, disciplinan, civil, penal y no tienen valores secundarios, se eliminan de acuerdo con el procedimiento vigente Las subsenes documentales en las cuales se produzcan o reciban documentos relacionados con Ley de Victimas y Restitución de Tierras, se archivaran en carpetas independientes, con el fin de facilitar su disposicion final DERECHOS DE PETICIÓN TUTELAS ESTUDIOS Oficio contentivo de la peticion y soportes Oficio de traslado a otras entidades o dependencia competentes Respuesta de trámite y/o de fondo Oficio de remisión a Participacion Ciudadana Comunicaciones oficiales relacionadas con el derecho de petición Oficio de información de admisión de la tutela y soportes Oficio de respuesta y soportes Oficio de comunicación de la decisión de tutela y soportes Documento de cumplimiento a lo ordenado en el fallo de tutela Documento de impugnación de la decisión de tutela Trámite de incidente de desacato Oficio de pronunciamiento sobre el incidente de desacato Comunicación de decisión de la impugnación Documentos de cumplimiento a lo decidido en la impugnación y/o traslados Comunicaciones oficiales relacionadas con la tutela ESTUDIOS PREVIOS 5 O x Se elimina porque el consolidado de ésta información reposa en la Dirección de Recursos Fisicos Para la eliminación se debe seguir el procedimiento vigente Comunicaciones oficiales relacionadas con el estudio previo Comunicación oficial solicitando cotizaciones Cotizaciones Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Estudio Previo Evaluación Técnica e

5 e c, 71'4> \,..-,.." 99f:ITR-,I,Y,,,,I, MACROPROCESO. GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSION 2 0 Fecha 28 / 07 / 2011 Páruna S rio 11..,... OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _5_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 RE fencion GESTIÓN CENTRAL S M O CT E INFORMES INFORMES DE APOYO TECNICO 5 0 x Se elimina porque el informe original reposa en la Dependencia que solicitó el apoyo técnico Para eliminar se debe seguir el procedimiento vigente Copia del informe de apoyo técnico (El informe de apoyo técnico onginal va en el expediente del Proceso de Responsabilidad Fiscal o a la Indagación Preliminar, segun sea el caso ) Comunicaciones oficiales relacionadas con la función de apoyo técnico INFORMES DE GESTION 5 5 X Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la mamona institucional Informes de gestión Anexos Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe de gestion INFORMES DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 0 Se elimina porque el consolidado de ésta información se consolida en la Subsane INFORMES DE X GESTIÓN DOCUMENTAL - SEMESTRAL CONSOLIDADO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Para eliminar se debe seguir el procedimiento vigente Informe de gestión documental - GRE AX-18 (Semestral) Comunicaciones oficiales relacionadsa con el informe de gestión documental INFORMES DE GESTION DOCUMENTAL - ANUAL CONSOLIDADO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 5 5 X Comunicacion oficial remitiendo la base de datos Base de datos archivo de gesfion GRE AX-05 de las dependencias (Documento Electronico) Se conserva porque contiene la informacion de todos los archivos de gestión de la CGR y es un instrumento de consulta INFORMES DE GESTIÓN DOCUMENTAL - SEMESTRAL CONSOLIDADO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 5 5 X Se conserva porque contiene la inforrnacion de todos los archivos de gestión de la CGR y es un instrumento de consulta Comunicación oficial remitiendo el informe semestral Informe de gestión documental - GRE AX-18 (Semestral) de las dependencias (Documento Electrónico) INFORMES DE SEGUIMIENTO CONVENIO GENERAL DE LA NACION 5 5 X Seleccionar aleatonamente un convenio por cada cinco años de produccion documental, los demas eliminarlos siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Copia convenio Solicitud de capacitacion al Archivo General de la Nación Formatos de preinscnpcion de cursos Archivo General de la Nacion Informes de seguimiento convenio Archivo General de la Nación Comunicaciones oficiales relacionadas con el informe de seguimiento convenio Archivo General de la Nación

6 11 CONIRALOR, MACROPROCESO GESTION DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSION 2 0 Fecha 28 / 07 / 2011 Página 6 de 11 OFICINA PRODUCTORA DIRECCION DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _6_ de _11_ Fecha de Aprobación 2 de abril de 2014 Version: 4.1 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RE1ENCION GESTION CENTRAL DI SPOSICION S M D CT E INVENTARIOS INVENTARIOS DE ENTREGAS DOCUMENTALES AL GESTION CENTRALIZADO 10 0 Se elimina porque los documentos relacionados en estos inventarios se les aplicaran el tiempo de X retención y la disposición final presentada en la TRD Pierde valor administrativo y disciplinano No tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Copia control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Reporte de errores en entregas Actas de entrega de documentos - GRE AX-07 Comunicaciones oficiales relacionadas con inventarlos de entrega documentales INVENTARIOS DE ELIMINACIONES DOCUMENTALES 5 5 X Formato unico de inventano documental - GRE AX-04 Copia control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Acta de eliminacion documental - GRE AX-13 Acta de entrega de documentos al Fondo de Bienestar de la CGR - GRE AX-14 Informe de eliminación documental - GRE AX-12 Comunicaciones oficiales relacionadas con el inventano de eliminaciones documentales Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional Igualmente en cumplimiento al Acuerdo No 004 de 2013, articulo 15, numeral 4, emanado del Archivo General de la Nación Se elimina porque el consolidado de esta información reposa en PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 5 0 X DOCUMENTALES Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Copia control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Reporte de errores en transferencias - GRE AX-10 Acta final de transferencias documentales - GRE AX-11 Comunicaciones oficiales relacionadas con inventanos de transferencias documentales primanas INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS 5 5 X Porque hacen parte de la memona insfitucional Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Acta final de transferencias documentales - GRE AX-11 Comunicaciones oficiales relacionadas con inventanos de transferencias documentale secundarias INVENTARIOS DOCUMENTALES 0 0 X Se conserva en el Archivo de Gestión ya que es de actualización permanente Informe de Inventano General - GRE AX-05 - Documento Electronico Formato unico de inventan documental - GRE AX INVENTARIOS DE ALMACÉN Se elimina porque el consolidado de ésta informacion reposa en la Dirección de Recursos Fisicos Para 2 0 X la eliminación se debe seguir el procedimiento vigente Acta de traspaso de elementos devolutivos propiedad de la Contraloria General de la Republica Inventano Fisico Comunicaciones oficiales relacionadas con inventanos de almacén e

7 e rid CONTRALORL4 MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA. DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _7_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 GESTIÓN RETENCION LIBROS RADICADORES DE COMUNICACIONES OFICIALES 5 20 Libros Radicadores de Comunicaciones Oficiales (Documento fisico o electrónico - SIGEDOC) NOVEDADES DE PERSONAL 5 0 Formato de permisos Copia de incapacidad Permisos de ingreso a la Institución Comunicaciones oficiales horas extras solicitud Comunicaciones oficiales horas extras cumplidos Comunicaciones oficiales remitiendo evaluaciones Comunicaciones oficiales remitiendo concertaciones Comunicaciones oficiales remitiendo certificaciones de nomina CENTRAL s m D CT E 3( Porque pierde valores pnmanos y no tiene valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Documentos que pierden valor disciplinano y administrativo Se elimina porque el consolidado de la información que constituye esta serie documental, es reportada mensualmente a la Gerencia de Talento X Humano y las novedades especiales reposan en la Sene Histona Laboral en Talento Humano Se elimina siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente PROGRAMAS Comunicaciones oficiales sobre novedades de personal y administracion del talento humano PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL 5 5 X Programa de capacitación y sensibilización Solicitudes de capacitación (Cuando es solicitada por una dependencia o funcionano) Respuesta a la solicitud de capacitacion (Cuando es solicitada por una dependencia o funcionano) Solictud de aula a la Oficina de Capacitación Respuesta a la solictud de aula Convocatona para la capacitación Listado de funcionanos a capacitar Control de asistencia a capacitacion sobre gestion documental GRE AX-21 Memorias de la capacitacion Informe de la capacitacion Comunicaciones oficiales relacionadas con capacitaciones y sensibilizaciones en gestión documental PROGRAMA DE ELIMINACIONES DOCUMENTALES 5 5 X Programa de eliminaciones documentales Cronograma visita previa de eliminacion documental - Nivel Central Cronograma de eliminaciones documentales Memorando eliminaciones documentales Comunicaciones oficiales relacionadas con el programa de eliminaciones documentales Control de visitas de gestion documental - GRE AX-09 Informe de eliminacion documental - GRE AX-12 Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional Igualmente en cumplimiento al Acuerdo No 004 de 2013, articulo 15, numeral 4, emanado del Archivo General de la Nacion

8 CONTRALOR la MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSION 20 Fecha 28 / 07 / 2011 Página 8 de 11 OFICINA PRODUCTORA DIRECCION DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _8_ de _11_ Fecha de Aprobacion 2 de abril de 2014 Version: 4 1 RETENCION GESTION CENTRAL S M O CT E PROGRAMA DE JORNADAS ARCHIVISTICAS 5 5 X Seleccionar aleatonamente una jornada archivistica por cada cinco años de production documental, los demás eliminados siguiendo lo establecido en el Manual de Procedimientos vigente Programa jornada archivistica Memorando jornada archivistica Informes de jornadas archivisticas Anexos del informe Comunicaciones oficiales relacionadas con las jornadas archivisticas Cuadros de resumen de actividades realizadas en jornada archivistica PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS S DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Programa de seguimiento y control de los archivos de la Contraloría General de la Republica Cronograma de actvidades (Visitas) Comunicaciones oficiales sobre necesidades de archivos Matriz de necesidades de archivos Nivel Central y Desconcentrado Comunicaciones oficiales relacionadas con el seguimiento y control de archivos Control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Memorandos Reporte de medición de temperatura y humedad Informe de medicion de temperatura y humedad Informe de seguimiento en gestion documental Lista de chequeo estructura física Matriz de seguimiento Nivel Central y Desconcentrado Comunicaciones oficiales relacionadas con actualización de Tablas de Retención Documental Propuestas de Tabla de Retención Documental Actas de reunión para modificaciones o actualizaciones de Tablas de Retención Documental s, Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona 5 5 A institucional Segumiento al software de gestion documental PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 5 5 X Programa de transferencias documentales Cronograma de visitas de venficación de transferencias documentales Cronograma de transferencias documentales Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional Comunicaciones oficiales relacionadas con el programa de transferencias documentales Control de visitas de gestión documental - GRE AX-09 Solicitud de ingreso al Archivo Central para entrega de transferencia documental Inventario - Formato unico de inventario documental - GRE AX-04 Autorización de ingreso al Archivo Central Reporte de errores en transferencias - GRE AX-10 Solicitud de ingreso al Archivo Central para realizar correcciones Autorización de ingreso al Archivo Central Acta final de transferencias documentales - GRE AX-11

9 MACROPROCESO- GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION Tr?"1`195 1 A PROCESO. ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 -TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 11 OFICINA PRODUCTORA. DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _9_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4 1 GESTION RE i ENCION CENTRAL ISPOSICION S rn o CT É REGISTROS DE CONTROL DE SERVICIOS DE 5 5 x Se elimina porque pierde sus valores pnmanos y no posee valores secundanos Se elimina siguiendo lo establecido en el manual de procedimientos vigentes REGISTRO DE CONTROL DE CONSULTA Solicitud de consulta en el archivo central Respuesta y/o autonzacion de consulta en el archivo central Formato de solicitud y registro del servicio de consulta - GRE AX-16 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de consulta REGISTRO DE CONTROL DE PRESTAMO Formato de solicitud y registro del servicio de préstamo - GRE AX-15 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de préstamo REGISTRO DE CONTROL DE REPROGRAFIA Formato de solicitud y registro del servicio de reprografia - GRE AX-17 Comunicaciones oficiales relacionadas con registro de control de reprografia Copia de consignación REMISION DE CUENTAS E INFORMES (REPORTE SISTEMA DE CORRESPONDENCIA) 10 0 x Pierde valores pnmanos y no tiene valores secundanos Se debe seguir el procedimiento vigente para eliminacion La production de esta Sene Documental fue desde el año 2002 hasta el año 2012 Planillas SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD 5 5 X Se conservan porque hacen parte de la memona institucional ACCIONES DE MEJORA Comunicación oficial remitiendo la accion de mejora Formato propuesta de mejora continua y actualización de documentos APP F-01 Comunicaciones oficiales relacionadas con acciones de mejora ACTAS DE CIRCULO DE MEJORAMIENTO Actas de circulo de mejoramiento Anexos Comunicaciones oficiales relacionadas con actas de circulo de mejoramiento MANUALES DE S Manuales de Procedimientos de los Macroprocesos Procedimientos Instructivos Comunicaciones oficiales relacionadas con manuales de procedimientos, procedimientos e instructivos MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL (Solo para Macroprocesos) Formato "Mapa de Riesgos Institucional' - DET AX-01 Comunicaciones oficiales relacionadas con el mapa de nesgos institucional Estudio de actualizacion de documentos Propuesta de mejora continua y actualizacion de documentos GRE F-01

10 CONTRALOR, MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSION 2 O Fecha 28 / 07 / 2011 Pagina 1 O de 11 OFICINA PRODUCTORA- DIRECCION DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _10_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RE1ENCION GESTION CENTRAL s M DCT E PLAN DE ACCIÓN Plan de accion Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan de acción Estudio de actualizacion de documentos Propuesta de mejora continua y actualizacion de documentos GRE F-01 Cronograma de actividades internas de la DIAC Plan estrategico Formato plan de acción estándar DET AX PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Plan de mejoramiento institucional Copia informe de auditoria (Interna - Externa) Copia informe inspección y vigilancia Archivo General de la Nación Comunicaciones oficiales relacionadas con el plan de mejoramiento institucional SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 5 Se elimina porque son comunicaciones para realizar un tramite que va a quedar evidenciado en el x software de gestión documental, no requiere de consulta postenor Pierde valor disciplinano y administrativo No tiene valores secundarios Para la eliminación se debe seguir el procedimiento vigente Comunicaciones oficiales relacionadas con consultas de utilización del Sistema de Gestion Documental SOLICITUDES INTERNAS 5 0 X Solicitud Respuesta Porque posee valor pnmano de apoyo, son solicitudes que no tienen relación con el objeto de la misión institucional, pero se les da respuesta para dar seguimiento a determinadas actividades SUMINISTRO DE INSUMOS DE ELEMENTOS 2 0 x Se elimina porque el consolidado de ésta información reposa en la Dirección de Recursos Fisicos Para la eliminación se debe seguir el procedimiento vigente Planilla entrega mensual de insumos y elementos de aseo y cafetena Comunicación oficial solicitando elementos Comunicación oficial de entrega, autonzacion y salida de elementos Planilla de entrega de elementos de consumo SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 5 0 X Certificaciones Copia de informes de supervisión Copia de Actas de supervisión Comunicaciones oficiales relacionadas con supervisión de contratos Anexos Se elimina porque la documentación onginal reposa en el Contrato, en la Dirección de Recursos Fimos Se eliminan siguiendo lo establecido en el procedimiento vigente

11 CONTRALORIA MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION 2 0 PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha 28 / 07 / 2011 ANEXO 8 - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA DIRECCIÓN DE IMPRENTA, Y CORRESPONDENCIA Hoja _11_ de _11_ Fecha de Aprobación: 2 de abril de 2014 Versión: 4.1 SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN RE IINCION CENTRAL OISPOSICION S M D CT E TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 5 5 X Se conserva porque refleja las actividades que realiza la dependencia Hace parte de la memona institucional TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL NIVEL CENTRAL Oficio de remisión de la Tabla de retención documental Nivel Central Tabla de Retención Documental de cada dependencia GRE AX TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL NIVEL DESCONCENTRADO Oficio de remisión de la Tabla de retención documental Nivel Desconcentrado Tabla de Retencion Documental de cada dependencia GRE AX-08 SELECCIÓN MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN CONSERVACIÓN TOTAL ELIMINACIÓN CONVENCIONES S M D CT E FIRMA LUZ LESVIA DEL SOCORRO MOLINA QUINTERO Gerente de minus va y Financiera Directora de Imprenta, Archivo y Correspondencia Contralona General de la Republica Contralona General de la Republica eck9: A cxo.b N 5 Q.C141e cit50-41