Senado de la República Dominicana

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACION DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI) 1

2 CONTENIDO 1. Presentación 2. Propósito General 3. Objetivos Generales 4. Objetivos específicos 5. Propuesta de organigrama a) Organigrama Estructural b) Organigrama Funcional 6. Descripción de Funciones 2

3 1. PRESENTACIÓN El libre acceso a la información pública, concebido como el derecho que tienen todas las personas de acceder a información sobre hechos que tengan efectos y consecuencias públicas y que sirvan para formar una opinión sensata y fundamentada, constituye la piedra angular para poder alcanzar un nivel elevado de transparencia en la ejecución de las funciones públicas. El Senado de la República como entidad pública tiene el compromiso de suministrar la información necesaria de carácter público y de cualquier tipo, económica o financiera y todas las que sirvan de base a decisiones de naturaleza legal y administrativa, tal como lo establece la Ley General No (en cuanto a informaciones administrativas se refiere) y su Reglamento para la administración pública, tanto centralizada como descentralizada. Este piloto presenta primero, la estructura de este organismo, la misión para declarar la razón de su existencia. Segundo, enuncia las relaciones de la organización interna de la respectiva Oficina de Acceso a la Información del Senado y tercero, del Responsable de Acceso a la Información para brindar, de la manera más eficiente, el acceso a las personas interesadas de la información de interés público. Mediante las definiciones sobre sus aspectos organizativos se procura la operatividad para la divulgación y publicidad de la información, las excepciones y limitaciones establecidas. Las instituciones públicas son organizaciones de servicio que se justifican en la medida en que las mismas están a disposición de los particulares. Es a la ciudadanía a quien le pertenecen las instituciones y los procedimientos de la Administración Pública. Y por ende, le corresponde al Senado de la República, la creación de una Oficina de Libre Acceso a la Información Pública (OAI) que labore para satisfacer los intereses públicos de los ciudadanos. El Senado de la República, una vez complete todos los elementos para el cumplimiento de las funciones de la OAI, garantizará el pleno ejercicio del derecho de acceso a la información. 3

4 2. PROPÓSITO GENERAL Ø Dar cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información y el Reglamento con el objetivo de que las disposiciones establecidas tengan plena vigencia en la práctica legislativa, parlamentaria y administrativa del Senado de la República. 4

5 3. OBJETIVOS GENERALES Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información pública del Senado de forma completa, veraz, oportuna a fin de satisfacer las necesidades del ciudadano. 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Ofrecer un excelente servicio al ciudadano con el objetivo de facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información pública del Senado. b) Promover la difusión de la información pública del Senado en la sociedad dominicana mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y normas. 5

6 5. PROPUESTA DE ORGANIGRAMA a) ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PRESIDENCIA DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION Oficina de Libre Acceso a la Información Pública (OAI) (3) Servicio al Ciudadano (1) Servicios de Información virtual (1) DOTACION DE PERSONAL Personal Ocupado 0 Vacantes 3 Total 3 6

7 b) ORGANIGRAMA FUNCIONAL Dr. Reinaldo Pared Pérez Presidente SENADO DE LA REPÚBLICA DOMINICANA Luís Abreu Bautista Director DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION (Vacante) Encargado Oficina de Libre Acceso a la Información Pública (OAI) (3) (Vacante) Técnico Servicio al Ciudadano (1) (Vacante) Técnico Servicios de Información virtual (1) 7

8 DESCRIPCION DE FUNCIONES TITULO DEL PUESTO : ENCARGADO DEPENDENCIA : OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. REPORTAR A : DIRECTOR DEPARTAMENTO DE REPRESENTACIÒN PREPARADO POR : DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION PROPOSITO GENERAL Velar por el fiel cumplimiento de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública No y su Reglamento No con el objetivo de que las disposiciones contenidas en la Ley y su Reglamento tengan plena vigencia en la práctica legislativa, parlamentaria y administrativa del Senado de la República Dominicana. OBJETIVOS ESPECÍFICO FUNCIONES 1. Facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información pública del Senado de la República Dominicana, ofreciendo un excelente servicio al ciudadano. 2. Promover la difusión de la información pública del Senado en la sociedad dominicana, mediante la aplicación, supervisión y establecimiento de políticas, procedimientos y normas. 3. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna mediante el mejoramiento continuo e intercambio constante de las bases de información con los RAI de los demás organismos, instituciones y entidades. a. Comunicarse periódicamente y coordinar su trabajo con los RAI de los demás organismos, instituciones y entidades descriptos en el Artículo 1 y en el Artículo 4, párrafo único, de la LGLAIP, a los fines de ampliar y mejorar las fuentes y bases de las informaciones, y de canalizar prontamente sus respectivas tramitaciones. 8

9 b. Realizar las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada. c. Proponer los cambios que sean necesarios para adaptar los criterios, reglamentos y procedimientos que aseguren una mayor eficiencia en el procesamiento de las solicitudes de acceso a la información d. Elaborar un programa que facilite la obtención de información actualizada para mejorar la organización de los archivos; e. Supervisar la aplicación de los criterios, reglamentos y procedimientos en materia de clasificación y conservación de la documentación, así como la organización de archivos; f. Impulsar la actualización permanente de la información descripta en el Capítulo IV del Reglamento ; g. Confeccionar un informe anual de la gestión de la OAI-Senado; h. Someter a la consideración del Comité de Libre Acceso Ciudadano la propuesta de difusión a los diversos medios y la página Web, del informe anual de gestión; i. Supervisar la correcta recolección, sistematización y difusión de la información a que se refiere el Capítulo IV del Reglamento ; j. Supervisar la correcta recepción, elaboración y tramitación de las solicitudes de acceso a la información; k. Tramitar de forma expedita las solicitudes a las diferentes áreas del Senado, dando seguimiento a las respuestas de los diversos departamentos a fin de que los ciudadanos reciban contestación dentro de los plazos establecidos por la ley. l. Supervisar que las notificaciones a los solicitantes se realicen de una manera ágil; m. Supervisar que los solicitantes de información reciban la orientación adecuada respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan; n. Enviar a la oficina pertinente aquellas solicitudes de información que no fueran de la competencia de la OAI-Senado para que las mismas sean respondidas adecuadamente según los términos del Artículo 7, párrafo II de la Ley; 9

10 o. Proponer e implementar los procedimientos internos que aseguren una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; p. Supervisar el correcto mantenimiento del archivo de solicitudes de acceso a la información, incluyendo sus antecedentes, tramitación, resultados y costos; q. Llevar diariamente estadísticas de la OAI-Senado. r. Elaborar un balance de gestión mensual de la OAI-Senado. s. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible de la OAI-Senado, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. t. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. u. Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad del Comité de Libre Acceso Ciudadano. v. Realizar las tareas que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia, transparencia y comunicación entre el Senado y los ciudadanos; w. Cumplir cualquier otra función que le fuera delegada por su superior inmediato. ALCANCE DEL PUESTO El puesto reporta directamente al Director del Departamento de Representación. El puesto supervisa a un Técnico de Servicio al Ciudadano y a un Técnico de Servicio de Información Virtual. Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa, Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones, Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su labor. 10

11 Relaciones externas: El puesto se relaciona con los RAI de otros organismos, instituciones o entidades, con las organizaciones de la sociedad civil organizada, la sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular que requiera información. DIMENSIONES DEL PUESTO Equipos: computador personal, un fax, copiadora. Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado y el Presupuesto que maneja. REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO - Graduado universitario Lic. en Administración de Empresas, Lic. en Derecho, Mercadeo. - Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos. - Excelentes relaciones humanas. - Capacidad de comunicación. - Dominio del idioma inglés (preferible). - Manejo de Microsoft office, Excell, Access, Power point, Internet. 11

12 DESCRIPCION DE FUNCIONES TITULO DEL PUESTO : TECNICO EN SERVICIO AL CIUDADANO DEPENDENCIA : OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA REPORTAR A : ENCARGADO PREPARADO POR : DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION PROPOSITO GENERAL Ofrecer un excelente servicio al ciudadano con la finalidad de facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información pública del Senado de la República Dominicana según lo establece la Ley y su Reglamento OBJETIVOS ESPECÍFICO FUNCIONES 1. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna. 2. Ofrecer un excelente servicio al ciudadano mediante el óptimo ejercicio de sus ejecutorias. 1. Recibir a los ciudadanos de manera amable y cortés y orientarles adecuadamente respecto al proceso de solicitud de información. 2. Orientar adecuadamente a los ciudadanos respecto a la información que corresponde a otros organismos, instituciones o entidades. 3. Auxiliar a los ciudadanos en el proceso de llenar el formulario de solicitud de información. 4. Solicitar y sacar copia de la cédula o pasaporte al ciudadano. 5. Anexar al formulario de solicitud de información la copia del documento de identidad personal (cedula o pasaporte). 12

13 6. Digitar e imprimir el formulario contentivo de la solicitud de información del ciudadano. 7. Someter a confirmación del ciudadano el llenado correcto del formulario de solicitud, y firma de aprobación. 8. Recibir la solicitud del ciudadano debidamente llenada, validada y firmada en la fecha y hora de recepción. 9. Tramitar a su superior inmediato (RAI) la solicitud del ciudadano recibida, debidamente firmada y sellada. 10. Organizar en orden alfabético el portafolio de respuesta de las solicitudes de los ciudadanos que han agotado el procedimiento interno de consulta en el Senado. 11. Llamar a los ciudadanos para que pasen a recoger el resultado de su solicitud. 12. Entregar a los ciudadanos el resultado de su solicitud y requerir su firma en el libro control de respuestas entregadas en el día y hora de entrega. ALCANCE DEL PUESTO El puesto reporta directamente al Encargado de la Oficina de Libre Acceso al Ciudadano. El puesto coordina con el Técnico de Servicio de Información Virtual. Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa, Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones, Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su labor. Relaciones externas: El puesto se relaciona con las organizaciones de la sociedad civil organizada, la sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular que requiera información. 13

14 DIMENSIONES DEL PUESTO Equipos: computador personal, un fax, copiadora. Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado. REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO - Estudiante universitario de Administración, Mercadeo, Derecho. - Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos. - Excelentes relaciones humanas y de servicio al cliente. - Capacidad de comunicación. - Dominio del idioma inglés (preferible). - Manejo de Programas Microsoft office word, Excel, Access, Power point, Internet. 14

15 DESCRIPCION DE FUNCIONES TITULO DEL PUESTO : TECNICO EN SERVICIO DE INFORMACION VIRTUAL DEPENDENCIA : OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA REPORTAR A : ENCARGADO PREPARADO POR : DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION PROPOSITO GENERAL Ofrecer un excelente servicio al ciudadano a través de Internet con la finalidad de facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información pública del Senado de la República Dominicana según lo establece la Ley y su Reglamento OBJETIVOS ESPECÍFICO FUNCIONES 1. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna. 2. Ofrecer un excelente servicio al ciudadano mediante el óptimo ejercicio de sus ejecutorias. 1. Mantener actualizada diariamente la página WEB con la información a publicar del Senado de la República 2. Recopilar los datos producidos por los departamentos de la Institución que están autorizados a publicar sus informaciones en el Internet. 3. Dar seguimiento a la requisición de la información. 15

16 4. Garantizar la integridad de las informaciones procesadas por los distintos departamentos relacionadas con sus funciones. 5. Identificar, catalogar, seleccionar y filtrar el tipo de información a publicar. 6. Revisar la calidad de lo que se va ha publicar: temas, redacción, estilo, gramática, ortografía, colores, fondo, forma y tipos de letras. 7. Ser responsable de que la digitación de información se publique en el tiempo oportuno. 8. Crear, en coordinación con el WebMaster del Departamento de Informática, las políticas de diseño de formularios, ampliación y modificación del contenido de la página. 9. Mantener comunicación y coordinación permanente con el Encargado de Cómputos del Senado, a fin de prevenir y solventar cualquier problema técnico que suceda en el área de informática relacionada con la Página Web. 10. Realizar cualesquiera otras funciones relacionadas con el puesto y que no hayan sido listadas en este documento. 11. Atender a los ciudadanos de manera ágil y orientarles adecuadamente respecto al proceso de solicitud de información vía Internet. 12. Responder adecuadamente a los ciudadanos respecto a la información que corresponde a otros organismos, instituciones o entidades. ALCANCE DEL PUESTO El puesto reporta directamente al Encargado de la Oficina de Libre Acceso al Ciudadano. El puesto coordina con el Técnico de Servicio al Ciudadano. 16

17 Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa, Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones, Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su labor. Relaciones externas: El puesto se relaciona con las organizaciones de la sociedad civil organizada, la sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular que requiera información. DIMENSIONES DEL PUESTO Equipos: computador personal, un fax, copiadora. Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado. REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO - Estudiante universitario de Informática. - Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos. - Excelentes relaciones humanas y de servicio al cliente. - Capacidad de comunicación. - Dominio del idioma inglés (preferible). - Manejo y conocimientos de Programas Gráficos de Diseño, Bases de Datos, Microsoft office Word, Excel, Access, Power point, páginas de Internet. 17

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