SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO IT-DRM-02 Versión 03

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales Viaducto Miguel Alemán No. 105,.2 piso, Col. Escandón. México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. IT-DRM-02 Versión 03

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Faustino Ruiz Sales Asistente Técnico Revisó Francisco Javier Moreno Rius Subgerente de Suministros Aprobó Armando Nolasco hernández Director de Recursos Materiales IT-DRM-02 Página 1 de 10 Versión 03

4 Página (s) Revisión Modificada (s) 01 Ver solicitud de cambio y documento obsoleto SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Por revisión y ajuste del procedimiento y desaparición de la Gerencia de Servicios Fecha de Emisión 05-julio Ver solicitud de cambio y documento obsoleto Por revisión y ajustes en los niveles de mando y aparición de la Subgerencia de Suministros y cambio de imagen. 31-agosto-05 IT-DRM-02 Página 2 de 10 Versión 03

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 Método de Trabajo Diagramas de Flujo Descripción de Actividades 8 8. Registros Anexos 10 IT-DRM-02 Página 3 de 10 Versión 03

6 1. OBJETIVO Contar con un documento que coadyuve a mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo propiedad del CPTM, de acuerdo a la normatividad en la materia. 2. ALCANCE Esta instrucción de Trabajo aplica para la Subgerencia de Suministros encargada del control de los bienes de consumo y activo fijo del CPTM. 3. REFERENCIAS 3.1 Estatuto Orgánico. 3.2 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad. 3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos. 4. POLITICAS Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para el desarrollo de sus funciones. Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes de consumo. Anualmente se realizará el inventario físico del activo fijo en oficinas centrales y se actualizarán los resguardos del personal responsable de los bienes. Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de las oficinas en el exterior. Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada. Conforme a normatividad en materia de almacenes, se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico general de bienes de consumo contenidos en el almacén y trimestralmente a través de muestreo. Se deberán informar a la Dirección de Recursos Materiales los resultados de los inventarios realizados tanto al activo fijo como el de bienes de consumo. No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Institución. No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de entrada de almacén. IT-DRM-02 Página 4 de 10 Versión 03

7 Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha de entrega establecida se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se proceda a la penalización correspondiente. La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el alta correspondiente y elaboración del resguardo. La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de personal o cambio en la estructura del CPTM 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Materiales 5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo. 5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.3 Supervisar el Control y aseguramiento de los activos fijos propiedad del Consejo 5.4 Supervisar y controlar la integración y ejecución del Programa Anual de Adquisiciones 5.5 Programar, ejecutar y supervisar las adquisiciones de bienes, arrendamientos y contratación de servicios del Consejo. 5.6 Supervisar el levantamiento y conciliación anual del inventario físico de activo fijo del Consejo. 5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes. 5.7 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de capacitación que se requieran por el personal a su cargo. 5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo 5.7 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta Instrucción de Trabajo. Subgerente de Suministros. 5.8 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada. 5.9 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Control y custodia de los bienes de consumo y activo fijo Control del padrón del inventario de activo fijo de oficinas centrales y del exterior Realizar en forma anual el inventario físico del activo fijo y bienes de consumo. IT-DRM-02 Página 5 de 10 Versión 03

8 5.13 Coordinar con la Subgerencia de Servicios y la de Servicios Corporativos (teléfonos celulares) los cambios de usuarios del mobiliario y equipo propiedad del CPTM Realizar la evaluación técnica de acuerdo a las muestras de bienes de consumo y de activo fijo presentadas por los proveedores Realizar los trámites necesarios para asegurar los bienes patrimoniales del CPTM, tanto de Oficinas Centrales como de las Oficinas en el Exterior Reportar y dar seguimiento ante la Compañía aseguradora de los siniestros que sufran los bienes propiedad del CPTM Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles del CPTM, e informar a la SHCP Realizar en forma anual con la Dirección de Recursos Financieros la conciliación física contable del activo fijo, que asegure contar con información veraz Solicitar a el área de adquisiciones las autorizaciones otorgadas a las Oficinas en el Exterior para la adquisición de bienes de activo fijo, así como, dar el seguimiento con la Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior a la documentación comprobatoria del gasto, con el propósito de registrar el alta que respectiva de los bienes que se trate Realizar las modificaciones al inventario de activo fijo por bajas y altas de personal que reporte la Dirección de Recursos Humanos Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento. 6 DEFINICIONES 6.1 CPTM.- Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 6.2 Almacén.- Sitio donde se encuentran depositados los bienes de consumo del CPTM. 6.3 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales, artículos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo. 6.4 DRM. Director de Recursos Materiales. 6.5 AA. Asistente Administrativo. IT-DRM-02 Página 6 de 10 Versión 03

9 7 METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de Bienes de Consumo y de Activo Fijo. 7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO INICIO Subgerente de Suministros 1. Elabora Programa para Inventarios Físicos Programa para Inventario 6. Recibe ajustes y recomendaciones 2. Elabora etiquetas de identificación para inventarios 3. Lleva a cabo el levantamiento de Inventarios Etiquetas de Identificación de Inventario y marbetes 7. Instruye al para realizar ajustes. FIN 4. Captura en sistema Información de Inventarios Director de Recursos Materiales 5. Revisa reporte de evaluación de Inventario Resguardo de Activos Oficio IT-DRM-02 Página 7 de 10 Versión 03

10 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Subgerente de Suministros 1. Elabora programa para inventarios físicos. 1.1 Elabora el programa para el levantamiento de inventarios físicos de bienes de consumo y activo fijo. 1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días en que se llevará a cabo la toma del padrón inventarial de activo fijo. 1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días que el Almacén no surtirá artículos y materiales. 1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de artículos y materiales. 2. Elabora etiquetas de identificación para inventarios. 2.1 Elabora las etiquetas de identificación de inventario físico de activo fijo, 2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y materiales de oficina contenidos en el almacén. 3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios 3.1 Para el activo fijo Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de identificación. 3.2 Ubica el bien e identifica el nombre del usuario responsable del bien. 3.3 Para bienes de consumo Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado el resultado del conteo por artículo. 4. Captura en Sistema Información del Inventario Para el activo fijo 4.1 Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo correspondiente si fuera el caso. Programa de Inventario Correo Electrónico y/o Circular Listado de Materiales Etiquetas de Identificación de Inventario Marbetes Hoja de Control Listado de Materiales Base de datos electrónica Resguardo de Activos Anexo 1 IT-DRM-02 Página 8 de 10 Versión 03

11 Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo 4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto del mismo. Para bienes de consumo Base de datos electrónica 4.3 Captura en el Sistema de Control de Almacén el resultado del Inventario. 4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el reporte de evaluación del inventario. 5. Revisa reporte de evaluación de inventario. 5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén. 5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado del inventario. Director de Recursos Materiales 6. Recibe ajustes y recomendación 6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del Órgano Interno de Control. 7. Instruye al Subgerente para realizar ajustes. 7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita un nuevo reporte de evaluación del inventario. 7.2 Recibe del Subgerente un nuevo reporte 7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén. 7.4 Emitir un reporte definitivo. IT-DRM-02 Página 9 de 10 Versión 03

12 8 REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRM-GS-02 Resguardo de Activos Subgerente de Suministros 3 Años/Archivo muerto S/N Subgerente de Suministros 3 Años/Archivo muerto 9 ANEXOS Anexo Nombre No. De Control 1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02 IT-DRM-02 Página 10 de 10 Versión 03