SIIGO Dejando huella... SIIGO. Versión 5.1. VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO. Caminando hacia el futuro...

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1 SIIGO Versión 5.1. VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO 5 1

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PROCESO DE VENTAS REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO FACTURA DE VENTA ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA RECIBO DE CAJA ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA NOTAS DE DEVOLUCION ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION NOTAS CREDITO ELABORACION DE NOTAS CREDITO COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO

3 INTRODUCCIÓN Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida de La mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realiza un adecuado cruce entre ellos. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía. Tomar decisiones con base en los números generales. 3

4 1. PROCESO DE VENTAS A partir de dos requerimientos como son la Definición de los Documentos y la Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los documentos relacionados al proceso de ventas (Ordenes de Pedido - Cotización Nota de Remisión Factura de Venta) a partir de los cuales se pueden generar y analizar Informes de Verificación y Gestión. Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los clientes de la empresa. 4

5 2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos: Cuentas Contables Definición De Documentos Proceso de Ventas Productos Proveedores Clientes Formas de Pago Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como Cotización, Orden de Pedido, Nota de Remisión, Factura de Venta, Nota Crédito, Recibo de Caja; de tal manera que en un momento dado se identifique qué documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces. Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: Inventarios Ingresos y servicios Descuentos Descuentos comerciales en ventas Anticipo de Retención en la Fuente Cargos Fletes Seguros Anticipo de IVA Anticipo de ICA 5

6 Cuentas por Cobrar Caja General - Bancos Anticipo de Clientes Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Clientes: En el momento de realizar cualquier registro se debe identificar al cliente, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contrapartida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son: Clientes nacionales Clientes del exterior Anticipo de clientes Bancos - Caja General 3. FACTURA DE VENTA La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya colocado en su creación: 3.1 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Factura Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos Factura Documentos- Facturación 6

7 Se debe elegir el tipo de factura a utilizar. Al ingresar al documento Factura de Venta el sistema muestra la siguiente pantalla: 7

8 Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. NIT: Se debe ingresar el NIT o C.C. del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono consultarlo. F2 permite 8

9 Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca 9

10 Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 10

11 Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con el ícono o las teclas de función F2 es posible consultarlo. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cantidad: Se debe colocar él número de unidades a facturar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porct. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la factura. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizó en el momento de la creación de la factura. Porct. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizó en el momento de la creación de la factura. 11

12 Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. IMPORTANTE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono de bandera. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. 12

13 Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta. 13

14 Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento o de pago de cuota. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o cuota. Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. 14

15 El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 15

16 3.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. 16

17 Se debe indicar el tipo del documento (F) y número con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la factura. 17

18 4. RECIBO DE CAJA El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad Definición de Documentos ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Recibo de Caja Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos Recibo de Caja Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. 18

19 Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. NIT: Se debe ingresar el NIT o C.C. del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. 19

20 SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter. IMPORTANTE Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar. Al terminar el sistema muestra el mensaje: 20

21 IMPORTANTE Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra, ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas. NOTA: Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con el ícono (Alfabéticamente) F3 (numéricamente). o con las teclas de función F2 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. 21

22 El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. 22

23 Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta debe estar marcada como por Cobrar. Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago clientes: de anticipo de Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización - Formas de Pago Ruta Menú Nuevo: Administración Parámetros Parámetros Generales Formas de Pago 23

24 En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilización. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Recibo de Caja Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos Recibo de Caja 24

25 Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o el ícono permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 el ícono permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo. 25

26 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 26

27 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura por la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Facturación. Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Facturación. Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opción de forma de pago: 27

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29 Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta : Después de elegir la forma de pago, en la opción de Tipo, haciendo clic sobre icono o con la tecla de función F9, el sistema mostrará el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo. 29

30 Se debe escoger el anticipo correspondiente con doble clic: 30

31 Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Y llamar la factura. 31

32 5. NOTAS DE DEVOLUCION La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos cargos fletes). Adicionalmente ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCION Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Devolución de Facturas Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Devolución de Facturas 32

33 Al ingresar a la opción el sistema solicita el tipo y número de la factura que se desea afectar para la devolución. Con el ícono realizar dicha consulta. o con la tecla de función F2 es posible El sistema pide el número de la factura que se desea devolver. 33

34 El sistema muestra automáticamente con Enter los datos de la factura que se esta devolviendo como NIT, centro de costo, nombre, vendedor, dirección, ciudad, teléfonos, producto, bodega, cantidad y valor. Se debe indicar el producto y el número de unidades que se desean devolver. 34

35 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Devolución se debe grabar con el ícono función F1. o con la tecla de 35

36 Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizó en la factura de venta. Por último el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO. El sistema traerá automáticamente el número de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 36

37 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilización de la No ta de Devolución, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolución. 37

38 RECUERDE La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver diferentes artículos, los cuales se hayan vendido en una factura de venta, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas, entre otros. 38

39 6. NOTAS CREDITO La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera, impuestos, inventarios, entre otros. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura, entre otros. 6.1 ELABORACION DE NOTAS CREDITO Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Notas Documentos Notas. Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Notas Documentos Notas. 39

40 Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C). Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla. 40

41 CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito. NIT: Se debe ingresar el NIT o C.C. del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F 2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. 41

42 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe registrar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B 42

43 Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 43

44 Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. NIT: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente) permite consulta o con el ícono binoculares en los campos generales.. Con Enter el sistema trae el NIT ingresado Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable. 44

45 Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento. Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares. 45

46 IMPORTANTE Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto. Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o ícono. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito, siempre y cuando se este utilizando un producto. RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota, se debe grabar con el ícono o con la tecla de función F1. Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. 46

47 El sistema traerá automáticamente el número d e la nota crédito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. 47

48 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para guardar o pasar por alto esta ventana, se hace clic sobre el ícono. 6.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Crédito. 48

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