PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Transcripción

1 PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA 1. Concepto El Plan de Comunicación del Área de Alumnos es un instrumento para definir las necesidades de comunicación entre los miembros del Área y evaluar la eficacia de las vías actualmente utilizadas para, en su caso, optimizarlas e incorporar acciones de mejora. Pretendemos estructurar formalmente los canales de comunicación evaluando el grado de comunicación existente en el Área. Ventajas: Mejorar la gestión y la eficiencia Mejorar las relaciones entre los distintos niveles Mejorar la comunicación, motivación y promover la participación de manera que transmitamos una imagen positiva hacia el exterior, mejorando la imagen externa de la Universidad. 2. Responsables: Se constituye un grupo de trabajo formado por la del Área/Grupo de Mejora. 3. Destinatarios: Todas las personas que desarrollan su trabajo en el Área de Alumnos. Posteriormente se procurarían extenderlo a los Centros/Unidades. 4. Diagnostico: Básicamente hay que distinguir 4.1. Tipos de comunicación: - Descendente: desde un nivel jerárquico superior a uno inferior. - Ascendente: Desde un nivel jerárquico inferior a uno superior. - Horizontal: Entre funcionarios o personal del mismo nivel o entre los componentes de un grupo de trabajo. Habría que analizar los puntos débiles de la comunicación: Si existe participación e implicación de la plantilla en los objetivos a cumplir. Es necesaria una comunicación ascendente para contar con la experiencia, comunicación y participación de la plantilla? Hay que considerar que existe un Buzón de Sugerencias que permite canalizar las opiniones del personal. Para que el diagnóstico se ajuste a la realidad habría que hacer una encuesta entre el personal.

2 4.2 Elección de medios Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el tipo de información que se desea comunicar. a) Soporte escrito: Memorándums Informes Tablones de anuncios Buzón de sugerencias b) Soporte electrónico: WEB de la US Correo electrónico / listas de distribución Wiki Buzón virtual de sugerencias c) Soporte oral: Reuniones Entrevistas Teléfono 4.3. Nivel de difusión Hay que definir distintos niveles de difusión, según se vaya a difundir la información a todo el personal o tan solo a una parte Temporalización Referida tanto al tiempo que se empleará en emitir una información como para actualizar una información ya comunicada con anterioridad (instantánea, diaria, semanal, anual, permanente (sólo modificadas con actualizaciones) Tipo de información que se va a difundir Información que afecta a la normativa y a los procedimientos relacionados con los estudiantes así como información institucional externa o interna que afecte al personal y al Área.

3 4.6. VÍAS DE COMUNICACIÓN INTERNA CANAL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN OBJETIVO EMISOR FORMAL INFORMAL ORAL ESCRITA ON- LINE Memorándum Dictado y solicitud de instrucciones, peticiones de informes, emisión de informes. NO se registran Comunicación entre la, Jefes de Servicio/otros funcionarios Otros Teléfono Asuntos relacionados con el trabajo diario que no requieren contestación escrita o sean urgentes Fluidez Efectividad Todos x Reuniones Convocatoria según procedimiento Debates. Sugerencias, Propuestas. Abordar problemas Planificar procesos Buscar soluciones/decidir Revisión procedimientos /Jefes de Servicio/personal Entrevistas Asuntos relacionados O NO con el trabajo diario Recabar o intercambiar información Según el contenido Tablón Anuncios Información de interés general Información al personal Según contenido Buzón Sugerencias Sugerencias Denunciar y proponer Todos Correo Electrónico Todo tipo de información que no requiera registro Aprovechar la rapidez y su reducido coste. Comunicación de manera simultánea y masiva Todos Lista Distribución Comunicaciones dirigidas al personal o al estudiantado Sostenibilidad, medio ambiente, calidad /Jefe de Servicio Becas Página Web Organigrama, Calidad, Normas, procedimientos Ofrecer información Jefes de Servicio Wiki Calidad, Plan de Mejora, Encuestas, Actas, Manual de Procesos Ofrecer información Grupo de Mejora

4 5. SITUACIÓN ACTUAL: 1. La comunicación interna se hace mayoritariamente a través de correo electrónico. Todos los miembros del Área de Alumnos disponen de una cuenta de correo. Las cuentas pueden ser personales o Institucionales. 2. Para la difusión de información que afecte a todo el personal, se crearon unas listas de distribución cerradas dependiendo de la del Área y gestionadas por el puesto de Gestor adscrito a la. 3. Del mismo modo, como se ha expresado, está disponible el Portal de Calidad del Área de Alumnos (Wiki), utilizándose este medio para la comunicación de todas las acciones de mejora del Área, actas de reuniones, manual de procesos, encuestas de satisfacción, buzón de sugerencias, etc. 4. Respecto al Buzón de Sugerencias, se trata de un buzón físico instalado en las dependencias del Área de Alumnos destinado entre otros al personal del Área. A tal efecto existen Formularios disponibles en los mostradores de atención al público. Simultáneamente existe un buzón de sugerencias virtual al que se accede bien a través de la dirección de correo sugerenciasalumnos@us.es o formulario electrónico disponible en la web del Área de Alumnos. Modo de trabajo: La información relevante en materia de calidad o gestión de personal que afecte a todo el personal del Área, se remitirá desde el puesto de Gestor adscrito a la del Área PRIMORDIALMENTE por correo electrónico, a los Jefes de Servicio para dar difusión o bien directamente a todos los funcionarios. La difusión a través del correo electrónico se podrá completar con el uso de las listas de distribución. En cualquier momento, cualquier usuario de la lista podrá remitir sugerencias o comentarios a la información difundida. Respecto a la comunicación descendente con niveles jerárquicamente dependientes, con motivo de la gestión de los asuntos diarios de trabajo, se realiza por diferentes medios: memorándums, correo electrónico, teléfono, reuniones Por otro lado, los Jefes de Servicio se comunican con la por las mismas vías indicadas en el párrafo anterior en función del contenido de los asuntos,. En cualquier caso, la vía adecuada de comunicación se seleccionará en función de la urgencia, del contenido de la información, de la necesidad de que haya constancia formal de su emisión/recepción (registro)

5 Ejemplos de procesos de comunicación interna: ESQUEMA FUNCIONAL TIPO DE comunicación CONTENIDO PERIODICIDAD EMISOR DESTINATARIO MEDIOS Normas generales y específicas relacionadas con la gestión de Alumnos Normas estatales/autonómicas publicadas en el BOE/BOJA Normativa propia de la US / Unidad Todos? Estadísticas de Acceso / Becas / Alumnos Estadísticas relacionadas con el acceso a la Universidad (PAU, Preinscripción), Gestión de Alumnos y Becas y Ayudas Propias Coinciden con fechas de celebración de los procesos (Acceso/Becas) Mensual (Gestión Alumnos/Títulos) / Órganos superiores, Colegiados, Actas de reuniones Grupo de Mejora Calidad/ Planes de Mejora Grupo de Mejora Todos wiki Informes y documentos de trabajo (instrucciones, memorándums) Elaborados por la /Jefes de Servicio / órganos superiores Formación Oferta de cursos organizados por US de contenido diverso Centro de Formación Según contenido de los cursos Correo electrónico Formularios en formato electrónico Solicitud de permisos, licencias, vacaciones, enfermedad familiar, exámenes, maternidad, etc Funcionario On-Line Formulario en formato físico Solicitud de permiso por Asuntos Propios Funcionario Papel Presupuesto Previsiones presupuestarias del Área de Alumnos y de Becas del Ministerio y Ayudas Propias Anual / Jefe Servicio Becas Gerencia Vicerrectorado Área Anuncios tablón Información puntual sobre temas de interés Todos Todos Papel Sugerencias Comentarios del personal Todos Papel

6 6. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Fase I: Revisión de las actuales vías de comunicación Fase II: Identificación de las necesidades de comunicación Fase III: Encuesta sobre la situación actual de la comunicación en el Área Fase IV: Diseño del Plan / Acciones de mejora Revisión: Evaluación de resultados / indicadores 7. ACCIONES DE MEJORA: 1. Potenciar las reuniones como canal de comunicación interna. Actas. 2. Mantener actualizada la información sobre RPT del Área de Alumnos que cambia periódicamente. A tal efecto se dispone de una base de datos Access así como un cuadrante en formato Word con relación detallada del personal que presta servicios en el Área, puesto, nivel, etc. 3. Promover la formación en comunicación interna: Fomentar la asistencia a cursos relacionados con los planes de comunicación. 4. Examinar anualmente en las reuniones del Grupo de Mejora los aspectos sobre comunicación en la encuesta de clima laboral de Recursos Humanos y mejorar determinados Ítems 8. EVALUACIÓN/REVISIÓN: Se analizarán los resultados de la encuesta que se lleve a cabo. Se estudiará la incorporación de las sugerencias que se reciban. Indicador de medición: Número de reclamaciones recibidas contra el propio plan de comunicación. Objetivo: A partir de su entrada en vigor 0 reclamaciones al 4º año. 9. ENTRADA EN VIGOR: 20 de septiembre de 2011