AG ELECTRÓNICA S.A. DE C.V.

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 1 de 9 Emitido por: Áreas de aplicación Coordinación de Mejora Continua Área de caja de AG Electrónica. Distribución Cajeros. Áreas de recepción de documentación Contenido Representantes de Ventas Auxiliar de tesorería. Cobro en caja. Gerente de Ventas Supervisor de tienda. Gerente de Crédito y Cobranza

2 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 2 de 9 1. JUSTIFICACIÓN Como parte del buen servicio al cliente, se busca estandarizar la atención en el área de caja mediante éste procedimiento. 2. OBJETIVO Dar a conocer al personal de caja la forma en que deberá realizar el cobro de tickets de pago a los clientes, mediante las diversas formas de cobro con las que cuenta AG Electrónica S.A. de C.V. 3. ALCANCE Área de caja, tesorería, ventas. 4. REFERENCIAS No hay referencias 5. DEFINICIONES Cliente. Aquella persona física o moral que compra algún producto o servicio de la empresa. Nota de crédito. Documento elaborado por el área de Crédito y Cobranza, que resulta de la validación de una Garantía por un producto No conforme. Anticipo. Saldo a favor del cliente por una cierta cantidad pagada de más en una compra anterior o por un depósito anticipado. Precio X (1, 2, 3, 4, 5). Escala de precios que se dan al cliente en base a la cantidad de piezas compradas 6. RESPONSABILIDADES Cajero. Quien será el encargado de realizar el correcto cobro y registro de los pagos, así mismo de hacer entrega al área de tesorería del dinero y los comprobantes de éstos pagos Asesor de ventas de mostrador. Quien deberá notificar al área de caja de los cobros realizados mediante depósitos, créditos, cheques, anticipos y notas de crédito, para realizar el correcto registro de éstos pagos.

3 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 3 de Tesorería. Quien deberá notificar al área de caja los cobros realizados a través de Internet, así como retroalimentar sobre las fallas en el área. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. Cobro en efectivo El cliente entregará el ticket de pago y el dinero en efectivo Verificar la autenticidad del efectivo recibido Verificar monto de pago en programa de AG Caja capturando el consecutivo de pago Registrar el pago en el programa de AG Caja Sellar tickets de pago del cliente con el sello personalizado de cada cajero Entregar ticket original de pago sellado al cliente Resguardar copia de ticket de pago Si el cliente no pagó con el monto exacto devolver el cambio Cobro con cheque El Asesor de ventas deberá notificar telefónicamente al área de cajas, que su cliente pagará con cheque y colocando en el ticket la leyenda cheque El cliente entregará el ticket de pago y el cheque Verificar la autenticidad del cheque Verificar que los datos en el cheque sean correctos (a favor de: AG ELECTRÓNICA S.A. DE C.V., fecha, firma, cantidad en número y letra, éstas dos últimas deben indicar la misma cantidad), como se indica en el Anexo B. Ejemplo de cheque Registrar pago y datos de cheque (número de cheque) en programa de AG Caja Sellar ticket de pago del cliente Entregar ticket de pago al cliente Guardar el cheque 7.3. Cobro con nota de crédito. El cobro con nota de crédito es responsabilidad del Asesor de Ventas quien deberá verificar el saldo pendiente por aplicar o el importe del documento, antes de realizar la facturación El cliente/vendedor entregará el ticket de pago con original o copia de la nota de crédito Anexo A Formato de nota de crédito al área de cajas. NOTA 1. Para el caso de las notas de crédito Express y notas de crédito normales que no se tengan a disposición físicamente, se deberá comprobar el importe entregando la orden de surtido con la firma del Encargado de sucursal o el Gerente de Ventas, indicando el monto de la nota de crédito, folio y si hay diferencia, el tipo de pago con el que se cubrirá. NOTA 2. Si el monto de la nota de crédito no cubre de manera total el monto a pagar se deberá solicitar al cliente que cubra la diferencia con alguna otra forma de pago, en base a los lineamientos y procedimientos establecidos en éste documento.

4 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 4 de 9 NOTA 3. En caso de no contar con la nota de crédito o copia de ésta, el vendedor debe indicar en el ticket de pago el número de la nota de crédito y notificar al àrea de cajas el pago de éste mediante una llamada telefónica Registrar en programa de AG Caja Sellar ticket de pago del cliente Entregar ticket de pago al cliente Anexar comprobante de nota de crédito a copia de orden de surtido Cobro con tarjeta de crédito/débito El cliente entregará el ticket de pago junto con la copia de la orden de surtido. NOTA. Por ningún motivo deberá cobrarse con tarjeta de crédito/débito si el cliente NO entrega la copia de la orden de surtido Verificar que el pago cumpla con las restricciones enlistadas a continuación para el pago con tarjeta de crédito/débito. Sólo se podrá cobrar con tarjeta de crédito/débito si el material fue facturado y el cliente ya reviso su material. El material debe estar facturado a escala de precio 1, 2 y 3; para una escala de precio superior a éstas, se deberá solicitar autorización al Coordinador de Ventas. Una vez que se ha verificado que el cobro puede ser realizado, deberá verificar el monto a cobrar en el programa de AG Caja introduciendo el consecutivo de pago marcado en el ticket de pago. Deberá registrar el numero de IFE si la tarjeta no esta firmada y/o cuando son ventas mayores a $ Realizar el cobro en Terminal Punto de Venta usando la terminal asignada para cada cajero. Nota. No se podrá cobrar una sola factura con más de una tarjeta, si el cliente solicita un pago de éste tipo, se deberá refacturar el material en base a los montos que el cliente pretende cubrir con las diferentes tarjetas Solicitar firma de baucher original al cliente Registrar pago en programa de AG Caja Sellar ticket de pago del cliente Entregar ticket de pago sellado, copia de baucher de Terminal Punto de Venta y tarjeta al cliente Engrapar baucher firmado por el cliente a la copia rosa de la orden de surtido Cobro a crédito El Asesor de Ventas deberá entregar el ticket de pago con la leyenda Crédito Registrar en programa de AG Caja Sellar ticket de pago del cliente/vendedor Entregar ticket de pago al cliente/vendedor Anticipo. El cobro con anticipo es responsabilidad del Asesor de Ventas quien deberá verificar la validez del documento, antes de realizar la facturación El cliente entrega el anticipo facturado.

5 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 5 de Se deberá registrar en el programa de AG Caja Sellar ticket de pago del cliente Entregar ticket de pago sellado Cobro con deposito: El cliente/vendedor entrega el ticket al cajero con la leyenda deposito Revisar en el programa de AG Caja si el pago ya fue capturado por el área de Crédito y Cobranza Sellar ticket de pago del cliente entregar ticket de pago sellado al cliente.

6 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 6 de 9 8. Anexos A. Formato de nota de crédito. B. Cheque Nombre de la empresa: AG Electrónica S.A. de C.V. Fecha Cantidad igual en número y letra Firma

7 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 7 de 9 C. DF-VT-CAJ-02 (Diagrama de flujo de subproceso de cobrar)

8 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 8 de 9 9. REVISIONES DEL DOCUMENTO.

9 PROCEDIMIENTO DE COBRO EN CAJA Página 9 de 9 Revisión Revisión Fecha Descripción del cambio 0 04-MAYO-2012 Emisión de documento SEPT-2012 Se agrega texto al punto Se elimina el punto de la revisión 0 Se agrega nota 3 al punto Se agrega punto 7.7 y subpuntos.