Manual de Administración de Correo Electrónico

Transcripción

1 La administración de sus cuentas de correo, puede usarse desde cualquier navegador que utilice los formatos (HTML) Para ingresar a la administración de las cuentas se tienen que acceder mediante protocolo (SSL/TLS) y conectar utilizando el puerto de TCP 901. Para Ingresar a una página de administración se debe usar la siguiente dirección URL: Las pantallas de administración no requieren la instalación de plug-ins ni el soporte para ejecutar scripts en el navegador. El Servidor nos preguntará un nombre de usuario (cuenta) y contraseña. Dicho nombre de usuario será asignado por Servicios Administrados Mexis. En caso de escribir los datos correctos lo enviará a la pantalla de administración y en caso de ser erróneos le informará que su es incorrecto. Al acceder se tiene una advertencia de seguridad la cual se debe de aceptar.. Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 1

2 Opciones Una vez autenticados sus datos, le mostrará la pantalla de administración dentro de la opción Accounts y en la cual encontrará todas las opciones de administración para su servicio de correo. Preferencias de Administración Valores de cuenta predeterminados Administración de cuentas Configuración del dominio Preferencias de administración: Principalmente funciona para predeterminar las opciones Account/Object Lists. Accounts: Esta opción funciona para crear cuentas o grupos, modificar preferencias de cuentas. Domain Settings: Muestra cuota de cuentas y cuentas activas. Account Defaults: Muestra configuración predeterminada por cuenta y Preferencias de WebMail. Administración de cuentas La administración de sus cuentas (buzones) se realiza básicamente dentro de la opción Accounts. La página que le mostrará es la siguiente: Escribir Nuevo Login Escribir Nombre de Grupo Configuración de la plantilla para nuevas cuentas Reenvío de mensajes Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 2

3 Creando una cuenta Para crear una cuenta nueva, debe estar dentro de la opción Create Account y en el campo del lado derecho escribir el nombre de la cuenta sin espacios. Por omisión, el nombre de cuenta se convierte en el nombre del de la persona, así que los nombres de cuenta deben contener solamente letras, dígitos, el carácter de guión bajo _ y el carácter de punto.. Algunos sistemas de correo electrónico no pueden enviar el correo a las cuentas si los nombres de cuenta contienen otros símbolos. Debemos seleccionar la opción MultiMailbox. Esta opción es necesaria para visualizar correctamente nuestra cuenta dentro del WebMail *. Nota: El WebMail es la página donde usted podrá visualizar sus correos desde cualquier navegador simplemente utilizando su dominio como se muestra Para entrar a esta página debe escribir su e- mail y password. Para terminar de dar de alta la cuenta dar click al botón Create Account. Cuando una nueva cuenta es creada, el nombre aparecerá en la lista de cuentas y el servidor automáticamente desplegará la página Settings. Esta opción es la configuración del nuevo buzón. Real Name: Este campo es usado para especificar el nombre del usuario. El servidor utilizará esta información en la Interfaz Mailweb para el campo From CommuniGate Password: Es la opción para asignar el password o clave de acceso. Este password se guarda cifrado y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Se sugiere utilizar siempre su password en minúsculas Para actualizar esta información dar click en Update. Para regresar a la pantalla inicial se debe dar click a su dominio. Dentro de la página Settings" se encuentra toda la información de configuración de la cuenta y las más importantes son: Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 3

4 Mail Storage Esta opción es utilizada para especificar el espacio máximo de la cuenta. Si un nuevo mensaje de entrada no puede ser almacenado por que excede el tamaño máximo permitido, dicho mensaje será rechazado y se le enviará al destinatario un reporte del error. Mailboxes Esta opción se utiliza para especificar el número máximo de carpetas permitidas por la cuenta. Web Storage, Web Files y RPOP. No están permitidos para este servicio. Automated Rules Le permite activar un mensaje en caso de salir de vacaciones. El cual cada vez que le manden correo informará que no se encuentra disponible. Crear un alias Cada cuenta puede tener alias (nombres alternativos). Si la cuenta JohnSmith tiene el alias jsmith y j.smith, el correo dirigido al jsmith ó j.smith será almacenado en la cuenta de JohnSmith. Usted puede modificar alias existentes, agregar un alias, mecanografiando un nuevo nombre en el campo vacío, y quitar un alias suprimiéndolo de su campo. Utilice el botón Update para actualizar la lista de los alias de la cuenta. Los nombres de alias no deben ser los mismos que los nombre de las cuentas. En caso de ser así, le mostrará un mensaje de advertencia y tendrá que intentarlo de nuevo con otro usuario. Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 4

5 Renombrar una cuenta Si usted desea renombrar una cuenta. Abra su página Settings y seleccione la cuenta que desea modificar. Escriba un nuevo nombre de cuenta en el campo New Account Name. De click al botón Rename Account Si no existe otra cuenta con el mismo nombre especificado la cuenta será renombrada y la configuración será heredada. Con esta opción usted podrá conservar el contenido ( ) de la cuenta. Nota: Usted no puede renombrar cuentas que estén en uso. Borrar una cuenta Si usted desea borrar una cuenta, abra su página Settings y seleccione la cuenta que desea modificar. De click al botón Remove Account y la página de confirmación deberá aparecer. Sí confirma la operación, todo el contenido de la cuenta será borrado permanentemente del servidor de correo. Los alias propios de esta cuenta se borrarán con esta operación. Usted no puede borrar cuentas que estén en uso en ese momento. Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 5

6 Importando información de cuentas de usuario La aplicación tiene importador de cuentas el cual permite al administrador crear sus cuentas de usuarios utilizando un archivo de texto delimitado por tabulador (tab-delimited text). Dicho archivo debe estar en la computadora del administrador y ese archivo se debe subir (uploaded) al servidor usando el campo de importación. Para realizar la operación dar click al botón Browse seleccionar el nombre del archivo en su computadora y dar click al botón Import Accounts para crear la lista de cuentas que contiene el archivo seleccionado. Este es un ejemplo del formato que debe tener el archivo: Nota: En las versiones de Internet Explorer 4.5 o superior para sistemas Macintosh, al momento de subir archivos se anexan en formato codificado x-macbinary y estos contienen recursos del sistema. La mayoría de los archivos de texto, creados con usos del editor de textos de Macintosh guardan la información sobre las fuentes del archivo, la posición de la ventana del archivo y otros datos. Tales archivos no pueden ser utilizados como archivos de importación. Para sistemas Macintosh utilice un editor de textos que guarde archivos sin dichos recursos. La primera línea del archivo indica los campos los cuales son delimitados por tabulador, a continuación se desglosan la descripción de los mismos. Name Esta columna contiene los nombres de cuenta. Este atributo no requiere estar en la primera columna, pero debe existir dentro del archivo. El resto de los atributos son opcionales. RealName Esta columna contiene el nombre del usuario (nombre real). Type Esta columna contiene el tipo de cuenta (MultiMailbox) Si el archivo no contiene esta columna, o este campo está vacío, el tipo de la cuenta que utilizará será el seleccionado en la página de administración. Password Esta columna contiene la contraseña de la cuenta. Si el archivo no contiene esta columna, o este campo está vacío, la contraseña que se utilizará será la seleccionada en la página de administración de la plantilla de la cuenta (Account Template) Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 6

7 Si la primera línea es analizada, todas las otras líneas serán procesadas. Cada línea debe contener campos delimitados por tabulador, con el contenido del campo especificado en la primera línea. Una línea puede contener menos campos que la primera línea, en este caso los campos faltantes se procesarán como campos vacíos Los valores de los atributos para los campos vacíos se toman de la plantilla de la cuenta (Account Template) Si ocurre un error mientras que procesa una cierta línea del archivo (nombre de campo necesario, nombre duplicado, etc.), todas las cuentas creadas mientras que procesa líneas anteriores, son borradas y el número de la línea que causó el problema será mostrada. Usted puede arreglar el archivo e intentar otra vez. Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 7

8 1 Creación de un grupo Para la creación de un grupo se tiene el área de Create Group en la cual se introduce el nombre del grupo y se presiona dicho botón, se hace notar que el nombre del grupo debe de ser diferente de las cuentas ya existentes sin importar el tipo del que sean, una vez creado se agregan los nombres de las cuentas o buzones a los cuales se hará la distribución del correo. Cuando un nuevo grupo es creado, el nombre aparecerá en la lista de cuentas y el servidor automáticamente desplegará la página Group. Esta opción es para la configuración del nuevo grupo. Members Es la lista de todos los miembros del grupo. El campo vació le permite agregar un nuevo miembro al grupo. Para borrar un miembro del grupo tiene que borrar el contenido del campo y dar click en Update. Usted puede colocar diferentes direcciones dentro de un campo, solo debe separar la información con un carácter punto y coma (;). RealName Es una descripción del nombre del grupo, esta cadena se utilizará cuando se compone un mensaje para el del grupo. Renombrar un grupo Si usted desea renombrar un grupo, abra su página Group y seleccione la cuenta que desea modificar. Escriba un nuevo nombre de cuenta en el campo New Group Name. Dé click al botón Rename Group. Borrar un grupo Si usted desea borrar un grupo, abra su página Group y seleccione la cuenta que desea modificar. De click al botón Remove Group. Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 8

9 Mostrar lista de cuentas Las cuentas creadas dentro de la interfaz de usuario se visualizan en la página Accounts. Dentro de esta opción podemos visualizar Groups, Forwarders, Accounts, Alias, Show Acount Info. Además de poder modificar la información sobre alguna cuenta en específico. Para mostrar la información se debe seleccionar el nombre del objeto (ejemplo Accounts) y dar click en Display. Cuando efectúe esta operación se mostrarán solo las cuentas que cumplan con los objetos seleccionados. El menú pop-up permite especificar el número de cuentas a mostrar (10, 30, 100, etc.) Groups Muestra las cuentas que contienen miembros en un grupo. Forwarders Muestran las direcciones a reenviar correos. Account Muestra las cuentas existentes Si se selecciona la opción Show Account Info, la línea sobre las cuentas mostrará la información sobre él último acceso del usuario con esta cuenta. Hora en que la cuenta fue abierta, la dirección de red (IP) y el espacio utilizado por la cuenta. Alias Muestra cuentas que contengan nombres alternativos. Cuota de buzones permitidos por dominio Esta opción la podemos encontrar en la página Domain Settings y esta información es el máximo de buzones que puede dar de alta dentro de su dominio. El campo Accounts es la cuota del dominio. Donde Limits es el máximo permitido y Usage las cuentas activas Servicios Administrados Mexis, S.A. de C.V. Dirección de Operaciones página: 9