REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ELIMINAR LA DISCRIMINACIÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Transcripción

1 REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE DEL LA CIUDAD DE MÉXICO

2

3 LIC. JAVIER GILBERTO DENNIS VALENZUELA,Coordinador de Administración y Finanzas y Presidente del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo para Prevenir y eliminar la Discriminación de la Ciudad de México(COPRED), con fundamento en los artículos 2., último párrafo, y 40 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federa; 1 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; 15, 17 y 21, fracción V, de la Ley de Archivos del Distrito Federal; ha tenido a bien expedir el siguiente: REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL LA CIUDAD DE MÉXICO CAPÍTULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1.- El presente Reglamento tiene por objeto regular la forma de operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo para Prevenir y Eliminar la Discriminación de la Ciudad de México, así como establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para su integración y funcionamiento. ARTÍCULO 2.- Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: COPRED.- Consejo para Prevenir y Eliminar la Discriminación de la Ciudad de México COTECIAD.- Comité Técnico Interno de Administración de Documentos LEY.- Ley de Archivos del Distrito Federal UA.- Unidad Administrativa JUDRHySG.- Jefe de Unidad Departamental de Recursos Humanos y Servicios Generales ARTÍCULO 3.- EL COTECIAD, como órgano técnico consultivo de este Consejo en materia de archivos, es el responsable de atender las necesidades normativas que en materia documental o archivística, les sean sometidas para consulta o aprobación, por sus miembros, o a instancia del COPRED. ARTÍCULO 4.- Para efectos del artículo anterior, el COTECIAD se auxiliará de la Unidad Coordinadora de Archivos y coadyuvara con ésta para la implementación de las normas archivísticas. ARTÍCULO 5.- Todo asunto no contemplado en el presente Reglamento será resuelto por el COTECIAD.

4 CAPÍTULO II DE SU INTEGRACIÓN Y SUPLENCIAS DE LOS MIEMBROS ARTÍCULO 6.- El COTECIAD estará integrado de conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. ARTÍCULO 7.- Los miembros del COTECIAD, a excepción del Presidente, podrán ser suplidos en sus ausencias por el servidor público que para tal efecto designen, debiendo ser preferentemente el inferior jerárquico inmediato. En el supuesto de ausencia simultánea del Presidente y Secretario Ejecutivo, la sesión deberá diferirse en los términos previstos por el artículo 21 de este Reglamento. CAPITULO III DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ Y DE SUS MIEMBROS ARTÍCULO 8.- Además de las establecidas en el artículo 21 de la Ley, el COTECIAD tendrá como funciones: I. Aprobar el orden del día de las sesiones. II. Proponer, elaborar y aprobar la normatividad necesaria para el buen funcionamiento de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos del COPRED III. Aprobar el Manual Específico de Operación Archivística del COPRED IV. Modificar su reglamento. V. Constituir grupos de trabajo para llevar a cabo la valoración de los documentos del COPRED y determinar su destino. VI. Emitir, a solicitud de la unidad administrativa, el dictamen de valoración documental. VII. Emitir la declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios, en el caso de la documentación que causará baja definitiva. VIII. Emitir la declaratoria de inexistencia de valores primarios y detección de valores secundarios de la documentación que será transferida al archivo histórico. IX. Enviar al JUDRHySG, el dictamen de valoración documental y el expediente de baja documental para su registro. X. Aprobar anualmente, la actualización de los instrumentos de control archivístico a que refiere el artículo 35 de la Ley. XI. Aprobar el Programa Institucional de Desarrollo archivístico del COPRED XII. Evaluar y aprobar, anualmente, el Informe Anual de Cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo archivístico del COPRED. XIII. Vigilar las fases de diseño, proceso, administración y conservación de los documentos digitales y aprobar las propuestas que sobre dichas fases, someta a su consideración la unidad administrativa. XIV. Hacer consultas necesarias para la mejor opresión del Sistema Institucional de Archivos del COPRED XV. Proveer las medidas necesarias para la atención a las recomendaciones que en materia de gestión documental le emita el Consejo. XVI. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

5 ARTÍCULO 9.- Son obligaciones de los miembros del COTECIAD: I. Asistir puntualmente a las sesiones a las que sean convocados; II. Estudiar los asuntos que sean sometidos a su consideración para aprobación o consulta; III. Proveer las medidas necesarias para la observancia y aplicación de la normatividad en materia de archivos y la mejora de los procesos archivísticos y de administración de documentos del COPRED IV. Cumplir en tiempo y forma con los trabajos encomendados en el seno del COTECIAD, a fin de agilizarla toma de decisiones; V. En caso de ausencia justificada, o por caso fortuito o fuerza mayor, designar un suplente, preferentemente el inferior jerárquico inmediato, y comunicarlo al COTECIAD, mediante oficio dirigido al Presidente. ARTÍCULO 10.- Son funciones del Presidente: I. Representar al COTECIAD; II. Convocar a sesión al COTECIAD, por sí o a solicitud de alguno de los miembros; III. Presidir las sesiones del COTECIAD y participar en su debate; IV. Autorizar y someter a aprobación del COTECIAD, el orden del día de las sesiones; V. Declarar la existencia de quórum legal para sesionar, el inicio y conclusión de la sesión; VI. Ejercer voto de calidad, en caso de empate, en la votación de los asuntos sometidos a consideración del COTECIAD; VII. Dar a conocer los acuerdos y acciones del COTECIAD y procurar su cabal y estricto cumplimiento; VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD y supervisar su seguimiento. IX. Procurar los medios y recursos necesarios para mantener la operación regular, constante y permanente del COTECIAD; y X. Las demás que le encomiende el COTECIAD y disposiciones legales aplicables. ARTÍCULO 11.- Son funciones del Secretario Ejecutivo: I. Apoyar al Presidente en la dirección y coordinación de las sesiones del COTECIAD. II. Presidir las sesiones en ausencia del mismo; III. Representar al COTECIAD en ausencia del Presidente; IV. Fungir como moderador en las sesiones; V. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias a solicitud del Presidente, en ausencia de éste o a solicitud de alguno de los miembros; VI. Supervisar la integración del orden del día, de la carpeta de trabajo y del acta respectivas; VII. Registrar los acuerdos del COTECIAD e informar sobre su cumplimiento; VIII. Realizar el conteo de la votación; IX. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión; X. Las demás que le encomiende el COTECIAD, su presidente, u otras disposiciones legales aplicables.

6 ARTÍCULO 12.- Son funciones del Secretario técnico: I. Apoyar al Presidente en las acciones del COTECIAD; II. Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo del COTECIAD; III. Elaborar la convocatoria para sesionar para firma del Presidente o Secretario Ejecutivo, en su caso; IV. Elaborar el acta de las sesiones y someterla a aprobación de los integrantes del COTECIAD; V. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión; VI. Elaborar el acta de las sesiones y someterla a aprobación de los integrantes del COTECIAD; VII. Dar seguimiento a los acuerdos emitidos por el COTECIAD e informar sobre el mismo Secretario Ejecutivo para que éste lo informe al COTECIAD; VIII. Las demás que le encomiende el COTECIAD, su presidente, secretario ejecutivo u otras disposiciones legales aplicables. ARTÍCULO 13.- Son funciones de los Vocales: I. Proponer y enviar a la Secretaría Técnica, los asuntos que deban someterse a consideración del COTECIAD; II. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión; III. Proponer mejoras y estrategias de trabajo para la implementación y perfeccionamiento de los procesos archivísticos; IV. Participar en las comisiones y en los grupos de trabajo que constituya el COTECIAD; V. Acordar e instrumentar los mecanismos de coordinación para el adecuado funcionamiento del COTECIAD; VI. Las que, dentro del ámbito de su competencia, les sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD o en ausencia de éste, por el Secretario Ejecutivo. ARTÍCULO 14.- Son Funciones de los Representante las siguientes: I. Exponer su punto de vista con respecto a lo discutido en la sesión; II. Brindar asesoría al COTECIAD y a los grupos de apoyo que se integren en su seno, en el ámbito de su respectiva competencia; III. Aportar la información y documentación que dé fundamento, justificación y veracidad a los asuntos que se presenten a la consideración o resolución del COTECIAD; IV. Las que, dentro del ámbito de su competencia, les sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD o en ausencia de éste, por el Secretario Ejecutivo.

7 V. CAPITULO IV VI. DEL QUÓRUM ARTÍCULO 15.- Las sesiones dl COTECIAD serán ordinarias y extraordinarias. El Comité sesionará ordinariamente cuatro veces durante cada año, de acuerdo con el calendario que para tal efecto, se apruebe durante la cuarta sesión ordinaria del ejercicio anterior; y extraordinariamente las veces que su presidente, secretario ejecutivo en ausencia del presidente, o alguno de sus miembros, lo consideren necesario por la urgencia del asunto a tratar. En las sesiones extraordinarias sólo podrán desahogarse los asuntos por los cuales fueron convocadas. ARTÍCULO 16.- Para la celebración de las sesiones ordinarias, la convocatoria deberá enviarse por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha fijada para la sesión y en el caso de las sesiones extraordinarias, con tres días hábiles. CAPÍTULO V DEL QUÓRUM ARTÍCULO 17.- Para que el COTECIAD pueda sesionar se requiere que estén presentes la mitad más uno de sus miembros. ARTÍCULO 18.- Pasada la lista de asistencia y verificada la existencia del quórum legal. El Presidente, o en su caso, el Secretario Ejecutivo en ausencia del primero, hará la declaratoria del quórum y del inicio de la sesión. ARTÍCULO 19.- Si llegado el día señalado para sesionar no se reúne el quórum, dicha situación se plasmará en un acta circunstanciada, la cual será firmada por los miembros presentes. ARTÍCULO 20.- En el supuesto señalado en el artículo anterior, dentro de las 72 horas siguientes; el Presidente o el Secretario Ejecutivo a instancia o en suplencia del primero, realizará 2da. Convocatoria, en los términos previstos en el Manual específico de Operación del COTECIAD del COPRED. La fecha para la celebración se sesión ordinaria en segunda convocatoria no podrá exceder de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de celebración señalada en la primera convocatoria. Las sesiones extraordinarias no podrán ser convocadas por segunda ocasión, e invariablemente deberán efectuarse en la fecha en que se convoquen, a excepción del supuesto señalado en el artículo 21 de este Reglamento, integrándose quórum con los miembros que asistan. ARTÍCULO 21.- Las sesiones ordinarias podrán ser diferidas por causas de fuerza mayor, fortuitas, o justificadas; las sesiones extraordinarias sólo podrán ser diferidas por causas de fuerza mayor o fortuitas, en ambos supuestos el diferimiento deberá realizarse conforme a lo establecido en el Manual Específico de Operación del COTECIAD del COPRED.

8 ARTÍCULO 22.- De no reunirse el quórum en las sesiones convocadas por segunda ocasión, la sesión se celebrará con los miembros que se encuentren presentes CAPÍTULO VI DE LAS VOTACIONES ARTÍCULO 23.- Tendrán derechos a voz y voto los titulares de la Presidencia, la Secretaría Técnica, la Secretaría Ejecutiva y las vocalías del COTECIAD. ARTÍCULO 24.- Los asuntos sometidos a votación serán aprobados por mayoría simple de los miembros con derecho a voto y presentes en la sesión. En caso de empate, el Presidente ejercerá voto de calidad. Concluida la votación, el Presidente o en su caso, el Secretario Ejecutivo, dará lectura al sentido del acuerdo tomado. CAPÍTULO VII DE LOS ACUERDOS ARTÍCULO 25.- Los acuerdos emitidos por el COTECIAD surtirán efectos al día siguiente hábil de su aprobación, excepto en aquellos casos en que el Comité señale una fecha específica para el inicio de su vigencia o que por disposición legal deban surtir efectos en determinado tiempo. TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el COTECIAD. SEGUNDO. Se derogan las disposiciones que se opongan al presente reglamento. EL COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y PRESIDENTE DEL COTECIAD DEL COOPRED (Firma) LIC. JAVIER GILBERTO DENNIS VALENZUELA