CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
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- Francisco Lara del Río
- hace 7 años
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1 Página 1 de 5 TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Estratégico Misional Apoyo X Evaluación y Control Coordinadora Grupo Administración Planificar, radicar, distribuir, conservar, custodiar, disponer los documentos que reciba o produzca el Ministerio del Trabajo. Desde la recepción del documento hasta su disposición final. PLANEAR Normatividad. de la Nación. Presidencia de la República de Colombia Comité de Administración comunicación institucional Externos. Directrices Presidenciales para el manejo de la documentació n. Otras directrices Directrices manejo de la imagen institucional. Documento y/o correspondenc ia. Definir políticas, procedimientos, programas y controles necesarios para el manejo de la gestión en la entidad. Crear y actualizar las tablas de retención. HACER Recibir y radicar la correspondencia recibida. Clasificar y distribuir la correspondencia recibida ya sea a destinos internos o externos Programa de gestión. Manual de Archivo y Correspondencia Manual de Tablas de Retención y tablas de valoración radicados Planilla de control procesos procesos
2 Página 2 de 5 procesos de Externos Organizar los archivos de acuerdo con las tablas de correspondencia. retención y normatividad vigente. archivados. externos e internos de Tabla de Retención Solicitudes de transferencia de archivo. Solicitud de copia o préstamo de documentos Tabla de Valoración TVD Resultados de ejecución del proceso Organizar y transferir los archivos de gestión al Archivo Central y los archivos históricos al de la Nación. Organizar, conservar y custodiar los archivos de gestión en el Archivo Central. Atender los requerimientos de consulta y préstamo de documentos. Dar disposición final a los documentos de acuerdo con los lineamientos establecidos. VERIFICAR Evaluar y analizar los indicadores de gestión del proceso. Formato único de inventarios. Archivos activos, inactivos, históricos. archivados y custodiados. Copias (física o digital) de documentos Registro de préstamo de. Acta Disposición Informe de gestión del proceso de la Nación s Informe de ACTUAR Planes de Administración del SIG Direccionamiento Estratégico
3 Página 3 de 5 Mejoramiento Administración del SIG Direccionamient o Estratégico Archivo general de la nación Evaluación Independiente gestión del proceso de gestión Informe de Auditorias Elaborar e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias. de la Nación Evaluación Independiente
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