NOVIEMBRE DE 2015 INFORME CUATRIMESTRAL CONTROL INTERNO

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1 FORMATO INFORME CUATRIMESTRAL CONTROL INTERNO Código: PEF01 Versión:01 Fecha Edición formato: 14/07/2014 NOVIEMBRE DE 2015 INFORME CUATRIMESTRAL CONTROL INTERNO INFORME SOBRE EL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 MUNICIPIO DE YOLOMBO-ANTIOQUIA JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES Auditamos y Capacitamos S.A.S. MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE- Auditora Interna PERIODO EVALUADO: JULIO A NOVIEMBRE DE 2015 Teniendo en cuenta los lineamientos en materia de control interno estipulados en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios y el Decreto 943 de 2014, y el informe anual ejecutivo sobre el sistema de control interno se presenta a continuación el estado del control interno en el Municipio desde el mes de julio hasta el mes de noviembre de MODULO DE CONTROL PLANEACION Y GESTION AVANCES Se están mejorando los productos ya implementados con los respectivos procedimientos, capacitaciones y asesorías. Documento con los principios y valores de la Entidad construido participativamente: Se siguen fortaleciendo los principios y valores de la entidad. Acto administrativo que adopta los principios y valores de la Entidad. Se tiene adoptado Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores. Campañas, carteleras, plegables. Manual de Funciones y competencias laborales: Se tiene actualizado y se tiene publicado en la página Web y en el software mejoramiso. Plan institucional de Formación y Capacitación, ejecutado en un 95% Programa de Inducción y Reinducción ejecutado en 100%

2 Programa de bienestar ejecutado en un 100% Plan de incentivos. Ejecutado en un 100% Sistema de evaluación del desempeño. Cumplimiento del 100% Misión y visión institucionales adoptadas y divulgadas. Se realizó campaña para el fomento del autocontrol con el direccionamiento estratégico del municipio, con la participación de todos los servidores públicos Objetivos institucionales adoptados y divulgados: se publican en la página Web, igualmente están descritos en el software mejoramiso. Documentos que soportan las revisiones sobre necesidades de usuarios legales y de presupuesto. Planes operativos con cronogramas y responsables: Se realizó seguimiento a los planes de acción por dependencias, se ingresan los resultados al software alphasig y al software mejoramiso con el siguiente resultado. Fuente: Software mejoramiso, indicador proceso planificación del desarrollo.

3 Fichas de indicadores para medir el alcance de la planeación Fuente: Software mejoramiso, indicador proceso planificación del desarrollo. Igualmente se tiene diseñada la ficha de los demás indicadores de los proceso, del mapa de procesos de la Alcaldía Municipal de Yolombó. Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas: Se tiene diseñado el formato para realizar la evaluación después de la prestación de los servicios prestados por el Municipio, estos reposan en cada Secretaria de Despacho, se requieren analizar para tomar las acciones de mejora respectivas. Caracterizaciones de procesos elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad: Se encuentra la caracterización de los procesos igualmente se tienen sistematizados en el software mejoramiso, se incluye en la campaña del autocontrol realizada en El Municipio.

4 Mapa de procesos: Se cuenta con el mapa de procesos enmarcado en el ciclo PHVA, Se incluyen en la campaña de autocontrol, se está realizando seguimiento por procesos. Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente: Se tienen diseñados los indicadores por procesos igualmente estos se encuentran sistematizados en el software mejoramiso. Fuente: Software mejoramiso indicador proceso de auditoría interna, procedimiento de gestión de riesgos

5 Actas de reuniones u otro soporte para revisiones o ajustes a los procesos: Reuniones de comité primario., se requiere fortalecer la evidencia de estas actas igualmente se recomienda utilizar el módulo de actas del software mejoramiso. Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollen los procesos: Se encuentran documentados todos los procedimientos igualmente se encuentran disponibles en el software de mejoramiso. Actas u otro documento que soporta la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios: Plegable con la campaña del fomento del autocontrol, página Web, software mejoramiso. Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles: Seguimiento a la gestión de riesgos, informe consolidado con la gestión de riesgos y su nivel de mitigación. Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad: Campañas del autocontrol, capacitación en el modelo operativo por procesos dirigida a los servidores públicos de la Alcaldía Municipal. Fichas de indicadores donde se registren y hace seguimiento a la gestión. Fuente: Software mejoramiso, indicadores por perspectiva.

6 Fuente: Software mejoramiso, indicadores proceso gestión y desarrollo del talento humano. Cuadros de control para seguimiento a los indicadores claves de los procesos. Software mejoramiso Documento que contiene las políticas de operación. Software mejoramiso Dentro de la caracterización de cada proceso se cuenta con las políticas de operación, igualmente se encuentran publicadas en el software mejoramiso.

7 Fuente: Caracterización proceso de contratación software mejoramiso, con sus respectivas políticas de operación. Actas u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios: Disponibles en el software, se requiere igualmente reforzar esta actividad por parte de los líderes de procesos. Definición desde la alta dirección de la política de administración de riesgos donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo: Acto administrativo adoptando la política de riesgos, Mapas de riesgos por procesos, Mapa de riesgos institucional, Seguimiento al mapa de riesgos por procesos. Mapas de riesgos por procesos. Se tienen todos los riesgos por procesos identificados y con se respectivo seguimiento e indicador de mitigación de riesgos, como se detalla con un ejemplo, igualmente seguimiento para todos los procesos. PROCESO DE PLANIFICACION DEL DESARROLLO RIESGOS IDENTIFICADOS: 2 PROBABILIBAD IMPACTO Insignificante (1) Menor (2) Moderado (3) Mayor (4) Catastrófico (5) Raro (1) B B M A A Improbable (2) B B M A E (1) (2)

8 Posible (3) B M A E E Probable (4) M A A E E Casi Seguro (5) A A E E E RIESGO 1. INCUMPLIMIENTO Desconocimiento de de los lideres de procesos del plan de accion 2. FALTA DE SEGUIMIENTO Negilicencia, descononcimiento, exceso de trabajo SEGUIMIENTO (este seguimiento lo realiza la Auditoria Interna o quien haga sus veces) EVIDENCIAS ACCIONES IMPLEMENTADAS VERIFICACIÓN OBSERVACIONES NIVEL DE MITIGACIÓN Se adoptaron los planes de acción por procesos por acto administrativo, se publican en la página Web, se realizó seguimiento y se solicitó su formulación de manera oportuna Se evidencian el acto administrativo, su formulación y publicación oportuna en la página Web El riesgo permanece a pesar de las acciones implementadas se puede mejorar la continuidad en las acciones preventivas. Permanece igual Se realizó seguimiento a los planes de acción se presentó la información a través del software Alphasig de la Contraloría General de Antioquia. A pesar de la obligación de presentar seguimiento a los planes de acción todavía falta fortalecer la cultura del autocontrol ya que algunos líderes de procesos no reportaron la información de manera oportuna. A pesar de la obligación de presentar seguimiento a los planes de acción todavía falta fortalecer la cultura del autocontrol ya que algunos líderes de procesos no reportaron la información de manera oportuna. Permanece igual Fuente: Informe de seguimiento gestion de riesgos proceso de Auditoria Interna administración municipal de Yolombó.

9 Mapa de riesgos institucional. Se cuenta con el mapa de riesgos Institucional y su seguimiento al igual que el seguimiento al plan anticorrupción y atención al ciudadano. Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los servidores públicos de la entidad. Se encuentran documentados por todos los líderes de procesos, se cuenta con el informe de seguimiento disponible en el software mejoramiso. Documentos u otros soportes que evidencien el seguimiento establecido a los controles para los riesgos: Informes de seguimiento a los riesgos por procesos, se está realizando capacitación a todos los servidores en temas relacionados con procesos, indicadores, riesgos, contratación en cumplimiento del plan de capacitación institucional., Seguimiento y control permanente a los derechos de petición, buzones de sugerencias. MODULO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AVANCES Se están mejorando cada uno de los productos implementados Documentos soportes sobre la aplicación de encuestas de autoevaluación a los procesos. Se debe mejorar estos productos pues algunos procesos no presentan estas evidencias, ni realizan autocontrol de su proceso. Documentos soportes sobre realización de talleres de autoevaluación. Se debe fortalecer el cumplimiento y la evidencia de este producto ya que no todos los líderes están dando cumplimiento al mismo. Informes u otros soportes de información de autoevaluación realizados. Se debe mejorar Informes de análisis de los indicadores por proceso. Se debe mejorar Informes de gestión por procesos. Se realizan los informes de gestión Informes pormenorizados de la vigencia. Los informes pormenorizados del sistema de control interno, se vienen realizado con base en las evidencias presentadas y con base en las implementaciones de cada elemento de control. Resultado informe anual ejecutivo realizado ante el DAFP: Se presenta el informe anual ejecutivo de la Alcaldía como se evidencia en la página del

10 DAFP, igualmente se tienen todos los insumos para realizar el informe anual ejecutivo sobre el sistema de control interno de la vigencia fiscal Procedimiento para auditoria interna. Se tiene debidamente documentado y se viene ejecutando. Programa Anual de auditorías aprobado. Se aprobó el programa de auditorías para la vigencia 2015 por parte del comité coordinador del sistema de control interno. Informes de auditorías realizadas: Se presentan los informes de auditoría y se vienen realizando. Herramienta definida para construir el plan de mejoramiento, se cuenta con el herramienta para los planes de mejora Documentos que evidencian el seguimiento a los planes de mejoramiento: Se viene realizando seguimiento a los planes de mejoramiento. EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN PÚBLICA Se están mejorando, socializando y ejecutando cada uno de los productos. Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Mecanismos de consulta para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad. Publicación en página Web de la información relacionada con la planeación institucional Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Lineamientos de planeación establecidos para llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas. Actas u otros documentos que soporten la realización de procesos de rendición de cuentas Mecanismos para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios Tablas de retención documental. Se tienen aprobadas por acto administrativo. Fuentes internas de información (Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos de fácil acceso y sistematizados). Se tienen disponibles en el software mejoramiso. Política y plan de comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios: Se debe fortaleceré este proceso. Matriz de responsabilidades.

11 Sistema de información para el proceso documental institucional. No se cuenta con este software. Sistema de información para la atención de las peticiones, quejas, reclamos o recursos de los ciudadanos. Se cuenta con un módulo que hace parte del software mejoramiso que además se reciben las PQRSD por la página Web de la Alcaldía. Sistema de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros. Se cuenta con el software Aries debidamente parametrizado. Página Web actualizada. Durante el segundo semestre se fortalece este producto ya que se viene actualizando la página Web y se viene dando cumplimento a la ley de transparencia en la gestión (Ley 1712), Atención en línea de las PQRSD, Publicación en carteleras y páginas Web las PQRSD. ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO FORTALEZAS Diseño y mejoramiento de nuevas herramientas de control. Se dio cumplimiento a todas las obligaciones derivadas del proceso de Gestión y desarrollo del talento humano, ejecución del plan de capacitación, bienestar social e incentivos, evaluación del desempeño, evaluación del clima laboral, evaluación de competencias, cumplimiento con el comité de personal, conformación de la comisión de personal, reporte de los informes trimestrales sobre la gestión de las comisiones de personal ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, reporte de la Oferta Pública de empleos OPEC por parte de la administración municipal para aquellos cargos de la planta que se encuentran en vacancia temporal. En total se reportan 4 cargos como son: profesional universitario (comisaría de familia, inspector de policía y tránsito nivel técnico, profesional área de la salud y agente de tránsito, nivel asistencial. Se realizó seguimiento a los planes de acción y plan de desarrollo municipal y se reportó al ente de control en el software diseñado para ello (alphasig), igualmente se realizó seguimiento en el software mejoramiso de los indicadores del proceso de planificación del desarrollo. Se realizó seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos de la administración municipal con sus respectivas recomendaciones. DEBILIDADES

12 Falta de mayor empoderamiento de cada uno de los líderes y servidores públicos del proceso de control interno y de las herramientas de control y el sistema de información mejoramiso adquirido por el municipio para fortalecer el sistema integrado de gestión (control interno, calidad y sistema de desarrollo administrativo) y mejorar la gestión. Se debe fortalecer el liderazgo de cada uno de los líderes de los procesos de la administración municipal para garantizar el cumplimiento de los mismos. Atentamente, MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE Auditoria Interna AUDITAMOS Y CAPACITAMOS SAS NIT