POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE DENUNCIA
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- Aarón Soto Franco
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1 POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE DENUNCIA DE IRREGULARIDADES EN LOS INFORMES FINANCIEROS Complemento de las Pautas para la Conducta en los Negocios Octubre de 2007
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3 Índice SECCIÓN 1 INTRODUCCIÓN... 4 SECCIÓN 2 PROPÓSITO DE LA POLÍTICA... 4 SECCIÓN 3 ALCANCE... 4 SECCIÓN 4 LA POLÍTICA Tipos de inquietudes sobre la presentación de informes financieros Métodos de notificación Investigación Transmisión de la información Protección contra represalias... 6 SECCIÓN 5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta Auditor en jefe Global Compliance Services Departamento de Cumplimiento de Scotiabank Unidad de negocios y Alta Dirección Todos los empleados del Grupo Scotiabank
4 SECCIÓN 1 INTRODUCCIÓN Las Pautas para la Conducta en los Negocios del Banco (en lo sucesivo, las Pautas ) establecen las normas éticas que deben acatar todos sus empleados, oficiales principales y directivos. La reputación de honestidad e integridad del Banco se manifiesta en la forma en que realiza sus actividades, así como en la integridad con la que presenta la información financiera. SECCIÓN 2 PROPÓSITO DE LA POLÍTICA La Política y Procedimientos de Denuncia de Irregularidades en los Informes Financieros de Scotiabank (en lo sucesivo, la Política ) es un mecanismo de control que se ha establecido para proteger más eficazmente la integridad en la presentación de los informes financieros del Banco. En virtud de esta Política, los empleados deben notificar sus inquietudes acerca de la integridad con la que el Banco publica su información financiera. Las denuncias se pueden transmitir por varios canales de comunicación y son confidenciales y anónimas. SECCIÓN 3 ALCANCE Esta Política se aplica a The Bank of Nova Scotia y todas sus subsidiarias. La responsabilidad de notificar cualquier inquietud en relación con la presentación de información financiera, así como las protecciones para las personas que plantean estas inquietudes, atañen a todos los empleados del Grupo Scotiabank en todo el mundo. La Política es un complemento de las Pautas y, en este sentido, la confirmación y certificación anual del acatamiento de las Pautas implica igualmente el reconocimiento del cumplimiento de esta Política. SECCIÓN 4 LA POLÍTICA 4.1 Tipos de inquietudes sobre la presentación de informes financieros Los empleados tienen la responsabilidad de notificar cualquier inquietud acerca de la integridad de los informes financieros en relación con: INQUIETUDES EN MATERIA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA: algunos ejemplos de esta categoría son: falsificación o destrucción de documentos comerciales o financieros; distorsión o eliminación de información financiera; incumplimiento de la política o los controles internos de presentación de informes financieros, incluida cualquier omisión por parte de la gerencia; e inquietudes sobre el carácter independiente de los auditores. SOSPECHAS DE ACTIVIDAD FRAUDULENTA: algunos ejemplos son: desfalco, pagos ilícitos o indebidos; y negociación de títulos emitidos por The Bank of Nova Scotia basada en el uso de información privilegiada. ACCIONES DE REPRESALIA O VENGANZA CONTRA EL DENUNCIANTE: algunos ejemplos son: declaraciones, comportamientos o medidas que impliquen el despido, la suspensión, el 4
5 acoso, la discriminación o el descenso a un puesto de menor jerarquía de un empleado que haya planteado una inquietud de buena fe en virtud de esta Política. 4.2 Métodos de notificación Se han establecido los siguientes tres métodos para que los empleados notifiquen sus inquietudes sobre la presentación de informes financieros: (i) (ii) (iii) Mediante la Cadena de Comunicación establecida: El Banco cuenta con procedimientos sólidos que permiten a los empleados informar a su superior jerárquico acerca de todo incumplimiento de las Pautas para la Conducta en los Negocios mediante la Cadena de Comunicación. Estos procedimientos se aplican también a la notificación de inquietudes sobre la presentación de informes financieros. Notificación directa al auditor en jefe: Los empleados pueden transmitir sus inquietudes sobre la presentación de informes financieros escribiendo directamente al auditor en jefe del Banco por correo electrónico u otro medio de correspondencia. Esta comunicación puede ser anónima. Por medio de la línea de asistencia externa: El Banco ha establecido otro mecanismo que permite a los empleados notificar de manera confidencial y anónima sus inquietudes en materia de irregularidades por medio de una entidad independiente, Global Compliance Services (GCS). Global Compliance Services brinda una línea de asistencia y un sitio web (en conjunto denominados en lo sucesivo la línea de asistencia ), a los que pueden acceder todos los empleados del Banco en cualquiera de las oficinas durante las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Las inquietudes manifestadas por medio de la línea de asistencia se remiten al presidente del Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta o al auditor en jefe del Banco (cualquiera puede ser el destinatario principal según la índole de la inquietud) para asegurar que se analicen, se investiguen y se determinen de manera independiente. La Oficina del Presidente Inquietudes del Cliente recibe inquietudes de terceros externos, las cuales pueden incluir inquietudes sobre la presentación de informes financieros. Las inquietudes sobre presentación de informes financieros planteadas a través de esta oficina se enviarán al presidente del Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta o al auditor en jefe del Banco, según la índole de la inquietud. 4.3 Investigación Al recibir una inquietud sobre la presentación de información financiera, el destinatario principal evaluará la gravedad de la misma para decidir si amerita una investigación interna o externa. Posteriormente el destinatario principal asignará la investigación según proceda y la supervisará para asegurar la resolución adecuada y oportuna de la situación. 5
6 4.4 Transmisión de la información (i) Al Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta: Las inquietudes graves sobre presentación de informes financieros serán remitidas al presidente del Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta, bien sea por el auditor en jefe o directamente por GCS. El auditor en jefe presentará un informe trimestral ante el Comité de Auditoría y Revisión de Conducta y resumirá las actividades y los resultados de las denuncias de irregularidades recibidas y las investigaciones realizadas. Es posible que estos informes se presenten con mayor frecuencia si se considera necesario. (ii) A la Alta Dirección: El auditor en jefe presentará los resultados de las investigaciones a los altos ejecutivos responsables del área afectada. Esta notificación tiene como finalidad informarles acerca de la decisión y asegurar una resolución adecuada de la inquietud. (iii) Al denunciante: El denunciante será informado acerca del estado y la resolución de la investigación en la medida de lo posible. Si se notificó la inquietud por la línea de asistencia, el destinatario principal publicará el estado o la resolución de la inquietud en el sistema, al que el denunciante podrá acceder en forma anónima. 4.5 Protección contra represalias El Banco protegerá contra toda amonestación, medida disciplinaria o represalia de cualquier tipo al empleado que de buena fe notifique una inquietud sobre irregularidades en la presentación de informes financieros, de conformidad con los métodos descritos en las Pautas o según este complemento de las Pautas. SECCIÓN 5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 5.1 Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta Revisar la Política y Procedimientos de Denuncia de Irregularidades en los Informes Financieros y formular recomendaciones al respecto a la Junta Directiva. Supervisar el Programa de Denuncia de Irregularidades en los Informes Financieros. Recibir, investigar y tomar medidas con respecto a las inquietudes sobre presentación de informes financieros que impliquen a la Alta Dirección y al Departamento de Auditoría. 6
7 5.2 Auditor en jefe El auditor en jefe es responsable de la administración general de la Política y el proceso de tratamiento de las inquietudes sobre la presentación de informes financieros. Esto comprende las siguientes funciones: Desarrollar y actualizar la Política. Administrar el Programa de Denuncia de Irregularidades en los Informes Financieros. Supervisar el trabajo de GCS y ser responsable del mismo. Dirigir las investigaciones sobre las inquietudes en materia de presentación de informes financieros, salvo aquellas que se realizan bajo supervisión directa del Comité de Auditoría y Revisión de Conducta. Comunicarse con los empleados que manifiestan la inquietud, bien sea directamente o a través de GCS. Mantener informado al Comité de Auditoría y de Revisión de Conducta, la Alta Dirección y los auditores externos. Consolidar, archivar y conservar todos los registros relativos a las inquietudes recibidas, junto con la documentación donde conste el estado y los resultados de la investigación. 5.3 Global Compliance Services Recibir las inquietudes sobre la presentación de informes financieros por medio de la línea de asistencia. Transmitir estas inquietudes a los destinatarios de Scotiabank pertinentes. Otorgar acceso confidencial a la línea de asistencia para que el empleado implicado pueda hacer seguimiento del caso y preservar su anonimato. 5.4 Departamento de Cumplimiento de Scotiabank Brindar asesoría para el desarrollo de la Política. Junto con Recursos Humanos, difundir las Pautas para la Conducta en los Negocios, de las que esta Política constituye un complemento. Coordinar la certificación anual de acatamiento de las Pautas para la Conducta en los Negocios, así como de esta Política. Investigar las inquietudes sobre la negociación de acciones de The Bank of Nova Scotia por parte de altos ejecutivos. 5.5 Unidad de negocios y Alta Dirección Comunicar la Política y Procedimientos de Denuncia de Irregularidades en los Informes Financieros y reforzar su importancia. Enviar al auditor en jefe para su investigación las inquietudes sobre presentación de informes financieros planteadas a través de la Cadena de Comunicación. 5.6 Todos los empleados del Grupo Scotiabank 7
8 Actuar con integridad y honestidad en el desempeño de todas las funciones relacionadas con la presentación de informes financieros. Manifestar sus inquietudes sobre la integridad con la que se presenta la información financiera, los mecanismos de control interno de presentación de información financiera o cualquier asunto de auditoría, por medio de uno de los canales mencionados en esta Política. 8
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