GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN

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1 Página 1de 6 Revisó: Directora Control Interno y Evaluación de Gestión Aprobó: Rector Fecha de aprobación Abril 14 de 2015 Resolución No OBJETIVO Facilitar la elaboración del Plan de Acción y/o Corrección resultado de las Auditorías Internas de la D.C.I.E.G, con el fin de contribuir en el cumplimiento a las actividades propuestas. 2. ALCANCE Aplica para la formulación de Planes de Acción y/o corrección resultado de las Auditorías Internas, realizadas por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión a todas las Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DCIEG: Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 1. Hallazgo de Auditoría 2 : Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora. Los tipos de hallazgos que se pueden presentar son: Fortalezas, No Conformidades y Aspectos por Mejorar. Fortalezas: Cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y normativos con posibles oportunidades de mejora No conformidades (NC): Incumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios o normativos que afecta la conformidad del producto o servicio. Aspecto por Mejorar (AM): Hallazgo de auditoría que indica una oportunidad de mejora o un riesgo potencial de constituirse en No Conformidad. Plan de Acción: Es el conjunto de acciones correctivas o aspectos diseñados con el fin de subsanar las No Conformidades y Aspectos por Mejorar presentados durante los procesos de Auditoría Interna. Corrección 3 : Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación. UAA: Unidad académico administrativa de la UIS. 1 Creada mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario 3 Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario

2 Página 2de 6 4. CONTENIDO DE LA GUÍA 4.1. IDENTIFICACIÓN Después de recibir el Informe Definitivo de Auditoría Interna Integral, según formato FSE.21, el Proceso y/o Unidad debe construir un Plan de Acción y registrarlo en el formato FSE.22, el cual se encuentra disponible en la intranet, en el Mapa de Procesos de la universidad, Proceso de Seguimiento Institucional, identificando: PROCESO/UAA/PROYECTO QUE ELABORA EL PLAN: Proceso del Sistema de Gestión Integrado, UAA o Proyecto que fue auditado. Ejemplo: Contratación, Financiero, Admisiones, Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, etc. Fecha de aprobación: Fecha generada por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Proceso: Aplica para los Procesos del Sistema de Gestión Integrado que fue auditado. Ejemplo: Contratación, Financiero, Admisiones. Hallazgo: Hallazgo registrado en el Informe de Auditoría. Tipo: Puede ser No Conformidad (NC) o Aspecto por mejorar (AM). 4.2 ANÁLISIS DE CAUSAS Con el fin de determinar las causas que originaron la No Conformidad y/o Aspecto por mejorar y aportar al mejoramiento continuo, se debe realizar un análisis de causas que le permitirá enfocar los esfuerzos de las actividades propuestas a eliminar las razones por las que se evidencio y reducir al máximo su probabilidad de ocurrencia. A continuación se proporciona una herramienta que le permitirá realizar un análisis de las causas de la no conformidad a través de una metodología sencilla de preguntas y respuestas, que puede ser utilizado por la Unidad si lo considera adecuado, según sea el caso. ANÁLISIS DE CAUSAS VARIABLE Aplica Si No 1. Por qué? 2. Por qué? 3. Por qué? 1. Talento Humano: Fallas presentadas por el personal involucrado: funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y x comunidad en general. Ej.: desconocimiento, desempeño, falta de toma de conciencia.

3 Página 3de 6 ANÁLISIS DE CAUSAS VARIABLE Aplica Si No 1. Por qué? 2. Por qué? 3. Por qué? 2. Servicios y suministros: Incumplimiento de especificaciones de los insumos, productos y/o servicios solicitados para el desarrollo de x las actividades en la Universidad. Ej.: Materia prima, información. 3. Medición: Fallas en los mecanismos de control establecidos en el proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ, registros, x encuestas, comités, grupos primarios, Monitoreos ambientales, mediciones en seguridad y salud ocupacional. 4. Metodología: Fallas que se presentan en la documentación, los controles operacionales, respuesta a emergencias, investigación de incidentes entre otros; en cuanto a su x nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de la organización, legales y de las normas. 5. Infraestructura/Equipos: Fallas respecto a la adecuación de infraestructura, desempeño de los equipos que se utilizan durante la x realización del producto o la prestación del servicio. Ej.: Cumplimiento del mantenimiento preventivo, correctivo. 6. Factores Externos: Hace referencia a todos los agentes generadores del medio que inciden directamente en la conformidad de los requisitos establecidos en el S.G.I. x Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del gobierno, actos de desorden civil, leyes. Nota: De manera breve, en la casilla de análisis de causas del formato FSE.22, Formato plan de acción y/o corrección, debe registrar los resultados de este análisis, los cuales le permitirán construir una corrección y/o plan de acción efectivo. 4.3 PLAN DE ACCIÓN Teniendo en cuenta el análisis de causas realizado, se debe definir si se requiere de un plan de acción para subsanar el hallazgo presentado, o si por el contrario, se realizará una corrección inmediata. En el formato se debe registrar la corrección establecida y las fechas del cronograma en las cuales se dará cumplimiento a la actividad planteada. En el caso de formularse un plan de acción, deben establecerse los siguientes campos: Actividades: Se debe registrar la lista de actividades que se requieren para dar cumplimiento al Plan de Acción Meta: Está conformada por:

4 Página 4de 6 - Descripción de la meta: Es la herramienta que se utilizará para medir el cumplimiento del plan de acción planteado. - Unidad de Medida de la Meta: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance, puede darse en porcentaje o unidad. EJEMPLO: Descripción de la Meta Informes a la Dirección de la Universidad sobre el avance del proyecto Unidad de Medida de la Meta Responsable: Son los actores de la comunidad universitaria, cargo o grupo de personas, encargadas de coordinar y hacer seguimiento al desarrollo del Plan de Acción de la Unidad Auditada Cronograma: Establece las fechas estimadas de inicio y terminación de la implementación del Plan de Acción. Se recomienda establecer las fechas de esta manera: día / mes / año. Nota: En caso de requerirse la reprogramación de una actividad, se debe realizar la solicitud de prórroga a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión con anterioridad al vencimiento de la actividad, evidenciando las razones por las cuales no se dará cumplimiento oportuno. La Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, notificará la aprobación de la prórroga. 4.4 SEGUIMIENTO La Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión realizará mínimo 2 visitas en el año para verificar el avance y la eficacia de los planes de acción registrados. Nota: Todo lo registrado en el formato de Plan de Acción o Corrección es sujeto a revisión por parte de los Entes de Control. Por tal razón se debe contar con la evidencia que soporte el desarrollo de cada una de las actividades.

5 Página 5de VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN Finalizado el tiempo establecido en el cronograma se realizará una verificación del cumplimiento del Plan de Acción con el fin de establecer si fue eficaz o no y proceder al cierre del mismo. Al finalizar el cumplimiento de todas las acciones, correcciones y actividades que hacen parte del Plan de Acción, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión remitirá a la Unidad y/o Proceso una comunicación informando el cierre del Plan de Acción o Corrección suscrito.

6 Página 6de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 14 de 2015 Creación del documento.