DIRECCIÓN FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA

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1 DIRECCIÓN FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA [agosto ] Pág. 1 de 11

2 Objetivo Realizar la gestión de cobro institucional, basada en los manuales y normativas correspondientes, que garanticen una adecuada gestión de cobro. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Manual de Procedimientos de Tesorería para la Superintendencia de Bancos, elaborado por la Contraloría General de la República en el año Principios El subproceso debe cumplir los siguientes lineamientos: Los documentos sustentadores que presente el proveedor para la gestión de cobro, deben estar vigente. Si son bienes, la factura y orden de compra deben de tener el sello de la sección del almacén. Definición Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Gestión Cobro Palabra de Definición Es aquella Solicitud que presenta un Proveedor para realizar el Cobro por la venta de un bien o servicio prestado al Estado, una vez cumpla con estos requisitos que exige la ley, puede realizar su cobro. Página 2

3 Procedimiento Para la ejecución del subproceso para la Gestión de Cobro Institucional, se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: Responsable No. Actividad Documento R/C Presenta el formulario con todos los documentos Proveedor 1 sustentadores (orden de Vínculo del compra original o contrato, MEF: facturas, paz y salvos Formulario vigentes de la Caja de Gestión de Seguro Social y Tesoro Cobro Nacional, otros) al Asistente de ubicado en la Recepción del piso 8 (cajero). Revisa y verifica todos los 2 documentos sustentadores de la gestión de cobro. Revisa que la recepción del 3 bien o servicio esté dentro del período estipulado en la orden de compra. (cajero) 4 Si está dentro del período o pagó la multa, revisa que los paz y salvos estén vigentes al momento de presentar la cuenta. Ir al punto 9. Si no está dentro del período, verifica si tiene prórroga o multa. Ir al punto 5. Si no tiene prórroga o multa. Ir al punto Si la tiene, le indica al proveedor que debe pagarla antes de recibir la cuenta. Ir al punto 7. Investiga con la Gerencia de Compras los cálculos de la multa y le indica al proveedor que debe pagarla. Proveedor 7 Procede con el pago de la multa. (cajero) 8 Adjunta el documento del recibo de pago de la multa, a la documentación sustentadora. Recibo de ingreso Página 3

4 Verifica el tipo de gestión de cobro: 1. Bienes, la factura y orden de compra deben tener el sello de la Sección de Almacén Si es servicios, otro solicitará posteriormente el recibido conforme al Jefe de la Sección de Almacén. 3. Si es contratos, verifica que la Gestión de Cobros esté firmada por la misma persona que firmó dicho contrato. R-1 C-1 (cajero) 10 Nota: Si firma otra persona debe adjuntarse a la cuenta, copia del poder otorgado debidamente notariado. Si los documentos sustentadores están correctos, elabora el Recibo de Recepción de Cuentas. Le entrega el recibo original al proveedor. Recibo de Recepción de Cuentas Nota: En el caso de que al proveedor se le extravíe el recibo original, deberá notificarlo mediante nota y solicitar la entrega del cheque, librando a la SBP de responsabilidad por la falta de dicho recibo. Al finalizar el día le entrega copia del recibo de recepción de cuentas con los documentos sustentadores al Gerente de Tesorería. Nota: Si los documentos sustentadores no están correctos se lo devuelve al proveedor, indicándole la Página 4

5 causa de rechazo. Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores y revisa que esté completa. Si falta el recibido conforme lo solicita al Almacén remitiendo todos los documentos. Una vez que regresen los documentos y el formulario de recepción de Almacén, verifica que estén correctos. Si lo están verifica que se refleje en SIAFPA, para su registro respectivo. Ir al punto 17. De no estar conforme, le devuelve al cajero para que se comunique con el proveedor y se efectúe la corrección respectiva. Ir al punto 1. Jefe del almacén 17 Contador I (Gerencia de ) 18 Envía paralelamente a las Gerencias de y Tesorería, los recibidos conformes. Registra en SIAFPA el recibido conforme, para que se le refleje a la Gerencia de Tesorería. Realiza las siguientes acciones: Recepción del Almacén Sistema de SIAFPA C-1 Gerente de Tesorería Registra y genera la gestión de cobro, en el Sistema de SIAFPA Envía documentación completa a la Gerente de Tesorería. Aprueba la gestión de cobro en SIAFPA y entrega documentación al Asistente de. Sistema de SIAFPA R-1 R-1 Página 5

6 Emite el cheque y sella los documentos. 21 Sella los documentos fuentes con el sello cuya leyenda dice Pagado mediante el cheque No., fecha, para el posterior envío del mismo a los trámites administrativos respectivos. (Ver procedimiento de Emisión y firma de Cheques) Fin del Subproceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R-1 Realizar la recepción del cobro, sin la revisión de la sección del almacén, sin la documentación sustentadora respectiva y que la información no esté correcta. C-1 Previa a la gestión de cobro, el verifica que la factura y orden de compra cuenten con el sello de la sección del Almacén. El recibe el recibido conforme de la sección del Almacén. Ubicación Diagrama Flujo del de Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección Finanzas Gerencia de Tesorería el diagrama de flujo estará señalado de la siguiente forma número. a, ejemplo: 1.a Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción 1 04/02/2009 Publicación del Procedimiento. 2 26/08/2013 Cambio de formatos al procedimiento. Inclusión al Sistema de SIAFPA. Página 6

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8 Anexo Gestión de Cobro Página 8

9 Recibo de Recepción de Cuentas Página 9

10 Recepción de Almacén Página 10

11 Recibo de Ingreso Página 11