Instituto de Banca y Comercio Recinto de Humacao Biblioteca Programa de Alfabetización Instruccional. Creando una tabla utilizando Excel

Transcripción

1 Instituto de Banca y Comercio Recinto de Humacao Biblioteca Programa de Alfabetización Instruccional Creando una tabla utilizando Excel Excel es un excelente programa para crear tablas. En este pequeño manual se les explicará cómo crear una tabla sencilla. Lo primero que debes considerar antes de comenzar a preparar una tabla es qué información incluirá y cómo la quieres presentar. Una vez has decidido que data tendrá la tabla, puedes comenzar a crearla. I. Barra de Herramientas Excel nos da unas herramientas básicas para crear una tabla. Vamos a repasar las funciones que más se usan para así poder saber donde buscar las herramientas que vamos a necesitar. Excel agrupa las diferentes funciones en 7 categorías generales: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review y View. A. Home Aquí encuentras herramientas que también se utilizan en Word y que ya ustedes conocen, como lo son los estilos de letras, tamaños, centralización, Copy/Paste, etc. Organiza la data Se utiliza para centralizar nombres de categorías uniendo celdas. Aquí específicas el tipo de data que va en la celda. Estas funciones te ayudan a diseñar la tabla.

2 B. Insert Bajo esta categoría vas a encontrar las funciones que te ayudan a insertar gráficas, dibujos, cajas de texto, etc. Algunas de estas herramientas las has utilizado en Word, como por ejemplo, Picture, Clip Art, Header/Footer, WordArt, Symbol. Herramientas para diseñar diagramas. Funciones que se utilizan para preparar gráficas con la data en tu tabla. C. Page Layout Las herramientas bajo esta categoría te permiten escoger el tamaños del papel que vas a utilizar y la orientación del papel (Portrait/Landscape), entre otras cosas. Esta herramienta te permite poner una ilustración como fondo para tu tabla. Selecciona que columnas y/o filas quieres que se repitan en las hojas que imprimas.

3 D. Formulas Aquí tienes las herramientas para crear ecuaciones. En el inventario pueden hacer una ecuación para que te vaya calculando el total que van a gastar en los productos, equipos y muebles que necesitan ordenar. E. Data Esta categoría agrupa las funciones que te ayudan a organizar y analizar la data en tu tabla. F. Review Las funciones agrupadas en esta categoría te ayudan a verificar que todo esté bien escrito, y a proteger el contenido de la tabla para que sólo personas autorizadas puedan tener ese privilegio. Funciones que te ayudan a corregir gramática y G. View ortografía. Funciones que protegen el contenido para que las personas que lo lean no puedan alterar la data.

4 H. View Funciones que te permiten escoger cómo ver la tabla. Aquí se encuentran las funciones que te permiten inmovilizar la columna o fila con los nombres de la data que quieres que se queden estables a la medida que vas entrando la información. También puedes activar la opción que te muestra los márgenes de la página, etc. Herramientas para escoger cómo quieres ver la tabla mientras trabajas en ella. Aquí puedes escoger que información quieres que no se mueva. II. Formando la tabla Cuando abres Excel vas a encontrar una página que se podría comparar con el papel cuadriculado. Cada cuadrito se llama celda y la información se organiza en filas y columnas. Te muestra en que celda esta escribiendo. Las columnas están identificadas por letras. Las filas están identificadas por números. Celda

5 En la primera fila vamos a escribir el título de la tabla para poder identificar la información que vas a encontrar en ella. En el caso del trabajo que ustedes están realizando, el propósito de la tabla es llevar un record de los productos, equipos y muebles que necesitan para su salón y así establecer presupuesto y realizar órdenes de compra. Ustedes pueden organizar la información cómo más cómodo se les haga, no necesariamente deben hacer la tabla igual a la del ejemplo que voy a utilizar. 1. Estableciendo los márgenes de la tabla Como la hoja de Excel no te muestra la separación de hojas yo les recomiendo que primero las hagan visibles para que tengan en mente hasta donde llega la página que luego van a imprimir. Para esto puedes ir a View y seleccionar Page Layout para que se vea las filas y columnas como se verán en la página impresa. Si decides verlo en Normal luego de darle Page Layout vas a ver unas líeas entre cortadas que te indican la división de página.

6 Aquí temina la página En este caso la página está en Portrait. Si quieres el papel en Landscape puedes ir a Page Layout y, bajo Orientation, seleccionar Landscape. Si ya tenemos los márgenes de la página visibles podemos comenzar a redactar la información. Escribimos el nombre de la tabla en la primera celda (A1). La tabla la podemos comenzar dos filas abajo. Vamos a escribir los nombres de la data que vas a organizar por filas y columnas.

7 Luego vas a modificar el tamaño de las celdas que necesiten ser más grandes y vas a determinar si necesitas columnas dentro de las categorías. Cuando la información de una columna necesita un espacio mayor del que provee la celda podemos alargar la celda y utilizar más de una celda para crear el tamaño necesario. Pones el cursor entre las columnas A y B y arrastra la columna A para alargar la celda. Una vez las columnas y las filas tienen un valor asignado puedes llenar la tabla con la información.

8 Cuando terminas de llenar la información puedes terminar de darle forma a la tabla creando las líneas que dividen cada fila y columna separando la data. Para esto vas a utilizar el botón de los bordes. Aquí tienes las opciones necesarias para crear los bordes externos e internos de la tabla. Luego puedes utilizar las herramientas de Home para darle una a paraciencia estética a la tabla. Para centralizar el título se usa Merge & Center, se utiliza Bold para oscurecer la letra y se agranda el tamaño de la letra.

9 Los bordes se hacen al terminar la tabla ya que hay veces que los tamaños de cada sección pueden variar y en ese caso se necesita escoger diferentes estilos de bordes. Por ejemplo, si la información es larga y no cabe en una celda vas a necesitar utilizar otra celda. En el caso del ejemplo de arriba tenemos que cada columna tiene dos filas por producto. Esto se hace para que toda la información quepa en el espacio provisto. Si quieres que el programa te vaya calculando el total de lo que vas a gastar, puedes realizar una ecuación de suma. Para hacer la ecuación primero vas a la celda donde quieres que te diga el total y le escribes el símbolo de igual y la s. Te va a parecer una lista de funciones y vas a escoger SUM (suma).

10 Luego vas a encerrar las celdas que quieres sumar. Te van a salir las celdas en un paréntesis. Cuando termines de identificar las celdas que vas a sumar, cierra el paréntesis. Una vez cierras el paréntesis y le das Enter, el programa te realiza la suma y te da el total. El resultado cambia cada vez que se alteran los números.

11 Cuando imprimimos la tabla no se ven las celdas que no enmarcaste con bordes porque esas líneas grises están ahí para que sepas los límites de cada celda. Los bordes que le pones son los que se ven en el producto final. Vilmarie Torres Lamboy, Bibliotecaria Revisado: julio 2012