MANDATO COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN (TAMBIEN CONOCIDO COMO COMITÉ DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO)

Transcripción

1 MANDATO COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN (TAMBIEN CONOCIDO COMO COMITÉ DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO) SCOTIABANK INVERLAT, S.A., INSTITUCIÓN DE BANCA MÚLTIPLE, GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK INVERLAT (El Banco), SCOTIA INVERLAT CASA DE BOLSA, S.A. DE C.V., GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK INVERLAT (La Casa de Bolsa), SCOTIA FONDOS, S.A. DE C.V., SOCIEDAD OPERADORA DE SOCIEDADES DE INVERSIÓN, GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK (la Operadora), Y CRÉDITO FAMILIAR S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE, ENTIDAD REGULADA, GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK INVERLAT (Crédito Familiar) EN ADELANTE DENOMINADAS CONJUNTAMENTE (en adelante las Entidades) A. MANDATO El Comité de Comunicación y Control (en adelante Comité) es el órgano colegiado constituido por el Consejo, cuyo objeto será dictar y vigilar el cumplimiento de las medidas y procedimientos mínimos que las Entidades deberán establecer para prevenir y detectar actos, omisiones u operaciones que pudieran favorecer, prestar ayuda, auxilio o cooperación de cualquier especie a la comisión de los delitos previstos en los artículos 139, 139 Bis (terrorismo), 148 Bis (terrorismo internacional) y 400 Bis (operaciones con recursos de procedencia ilícita) del Código Penal Federal. B. ATRIBUCIONES 1. Someter a la aprobación del Comité de Auditoría: a) Las políticas de identificación y conocimiento del cliente y usuarios; y b) Los criterios, medidas y procedimientos para el debido cumplimiento de las políticas antes señaladas. 2. Fungir como instancia competente para conocer los resultados obtenidos por el área de auditoría interna, en su caso, por el auditor externo independiente, respecto de la valoración de la eficacia de las políticas, criterios, medidas y procedimientos de identificación y conocimiento del cliente y usuario, a efecto de adoptar las acciones necesarias tendientes a corregir fallas, deficiencias u omisiones.

2 3. Conocer de la celebración de contratos o apertura de cuentas, cuyas características pudieran generar un alto riesgo para las Entidades, de acuerdo a los informes que le presente el Oficial de Cumplimiento, y en su caso, formular las recomendaciones que estime pertinentes. 4. Establecer y difundir los criterios para la clasificación de los clientes, en función de su grado de riesgo. 5. Asegurarse de que los sistemas automatizados contengan las listas oficialmente reconocidas que emitan autoridades mexicanas, organismos internacionales, agrupaciones intergubernamentales o autoridades de otros países, de personas vinculadas con el terrorismo o su financiamiento, o con otras actividades ilegales, así como aquellas que involucren países o jurisdicciones que aplican regímenes fiscales preferentes, o no cuenten con medidas para prevenir, detectar y combatir dichas operaciones, o bien, cuando la aplicación de dichas medidas sean insuficientes, y la lista de personas políticamente expuestas que las Entidades elabore. 6. Dictaminar las operaciones que deben ser reportadas a las autoridades como operaciones inusuales y operaciones internas preocupantes en los términos establecidas en las Disposiciones normativas aplicables 7. Aprobar los programas de capacitación para el personal de las Entidades en materia de prevención, detección y reporte de actos, omisiones u operaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139 (terrorismo), 148 Bis (terrorismo internacional) y 400 Bis (operaciones con recursos de procedencia ilícita) del Código Penal Federal. 8. Informar al área competente de las Entidades respecto de conductas realizadas por los directivos, funcionarios, empleados o apoderados de la misma, que provoquen que ésta incurra en infracción a lo previsto en las disposiciones normativas aplicables o en los casos en que dichos directivos, funcionarios, empleados o apoderados contravengan lo previsto en las políticas, criterios, medidas y procedimientos de identificación y conocimiento del cliente y usuarios con objeto de que se impongan las medidas disciplinarias correspondientes. 9. Resolver los demás asuntos que se sometan a su consideración, relacionados con la aplicación de las reglas en esta materia. 10. Designar de entre sus miembros a un funcionario que se denominará Oficial de Cumplimiento.

3 C. ESTRUCTURA 1 Integración. El Comité estará integrado con al menos tres miembros que ocupen la titularidad de las áreas designadas por el Consejo o directivo, según corresponda, y en cualquier caso, deberán participar Consejeros propietarios del mismo, el director general o funcionarios que ocupen cargos dentro de las dos jerarquías inmediatas inferiores a la del director general de la entidad de que se trate. Adicionalmente, podrán ser miembros del Comité, los titulares de las áreas designadas por el Consejo o directivo que ocupen cargos dentro de las tres jerarquías inmediatas inferiores a la del director general de la entidad. El auditor interno o la persona del área de auditoría que él designe, deberá participar en las sesiones de dicho órgano colegiado con voz, pero sin voto. Los miembros propietarios del Comité podrán designar a sus respectivos suplentes, de conformidad con los formatos que la Secretaría del Comité les dé a conocer, sin embargo éstos únicamente podrán representarlos en forma extraordinaria. Designación de los miembros y del Oficial de Cumplimiento. Los miembros integrantes del Comité los nombra el Consejo a propuesta del Comité de Gobierno Corporativo. La designación del Oficial de Cumplimiento deberá recaer en un funcionario que sea independiente de las unidades de negocios de las Entidades. Dicha designación en ningún caso podrá recaer en el auditor interno. Presidente. El Comité será presidido por el Responsable del área Jurídica del Grupo Financiero Scotiabank Inverlat. En caso de ausencia del presidente en alguna sesión, presidirá la sesión su suplente, y en ausencia de ambos, los integrantes designarán de entre sus miembros quien deba presidir esa sesión. 1 El Comité de Comunicación y Control de Crédito Familiar, sesionará de forma independiente al Comité de Comunicación y Control del Banco, de la Casa de Bolsa y de la Operadora, atendiendo a la naturaleza particular del negocio.

4 D. SESIONES Convocatoria. El secretario, o en su caso, el prosecretario convocarán a los miembros propietarios del Comité mediante carta impresa o vía electrónica por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la celebración de la sesión del comité referido. En caso de que el miembro propietario no pudiera acudir a la sesión, lo hará del conocimiento del secretario y del miembro suplente, al cual enviará la información que, en su caso, haya recibido de dicha secretaria y acudirá en su lugar como suplente. En todo caso la asistencia del miembro propietario deberá ser como mínimo del 75% en un periodo de 12 sesiones en promedio que se llevarán a cabo durante un año. Periodicidad El Comité sesionará con una periodicidad que no será mayor a un mes calendario ni menor a 10 días naturales, conforme al calendario de sesiones que el secretario del citado comité propondrá al mismo, por el periodo comprendido de noviembre de un año calendario a octubre del año inmediato siguiente, el cual deberá ser aprobado por el propio comité. Quórum y votaciones. Para que las sesiones puedan celebrarse válidamente, se requerirá que se encuentre presente la mayoría de los miembros propietarios. Las decisiones se tomarán en virtud del voto favorable de la mayoría de los miembros presentes en la sesión; en caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. Secretaría y actas. El Comité debe contar con un secretario, designado de entre sus miembros. De cada sesión se levantará un acta, en la que se asentarán las resoluciones que se adopten. Las actas deberán estar firmadas por el presidente y el secretario del Comité. La Secretaría del Comité deberá asegurarse de que los responsables de atender cada asunto de la matriz, salvo los que se hayan derivado de los reportes de operaciones, se enteren de ello mediante comunicado vía electrónica dirigido al titular del área responsable.

5 Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento y titular de la Unidad de Prevención de Lavado de Dinero (UPLD), escalar los asuntos del Comité que no sean atendidos por las áreas responsables en los tiempos acordados por el propio Comité. Asimismo, el secretario será el responsable de emitir las certificaciones respecto a las modificaciones en la integración de los miembros que conforman el Comité a la UPLD, aprobadas por el Consejo de Administración de las Entidades. Para efectos de la certificación mencionada en el párrafo anterior, la UPLD deberá notificar la nueva integración del Comité señalando las áreas correspondientes, así como sus titulares, a las autoridades que correspondientes, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en la que el Consejo de las Entidades lo apruebe; incluyendo, por cada uno de los miembros: nombre y apellidos (sin abreviaturas), cargo, y sus respectivos suplentes.