Departamento Administrativo Nacional de Estadística

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1 Departamento Administrativo Nacional de Estadística Administracion de Recursos Financieros Caracterización Administración de Recursos Financieros Octubre 2015

2 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 1 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera Descripcion del Proceso RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Coordinador Área Financiera Administrar los recursos financieros asignados al DANE y FONDANE, propendiendo por el correcto cumplimiento de la cadena presupuestal, y presentar los informes financieros de manera oportuna y confiable. Este proceso inicia con el registro de la apropiación en DANE y FONDANE a nivel Central y Direcciones Territoriales en el grupo de Presupuesto y termina con la elaboración de los informes. Aplica en Presupuesto, Central de Cuentas, Contabilidad, Tesorería y SIIF. PILARES/OBJETIVOS ESTRATEGICOS A LOS QUE APORTA Definición Pilar Gestión Del Talento Humano: Lograr la excelencia del capital humano, por medio de una gestión que desarrolle el bienestar, el conocimiento, las competencias y la sostenibilidad de los servidores del DANE. Definición de la política transversal Mejoramiento Institucional: Consolidar al DANE como una entidad moderna y eficiente, orientada al mejoramiento de los procesos, optimización de los recursos y al servicio de los usuarios. RECURSOS HUMANOS (Responsable: Cargo y/o Grupo responsable / Dependencia.) Coordinador Área Financiera, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Central de Cuentas, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de SIIF, funcionarios y contratistas. RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma / Normatividad DANE Instalaciones físicas, software, hardware, redes de comunicación, licencias, equipos periféricos y complementarios, internet, papelería y útiles de oficina. Edificios, espacios de trabajo, hardware, software, Servicios de apoyo (medios de transporte, comunicación, vigilancia, etc.).

3 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 2 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera PLANEAR PROVEEDOR CLIENTE ENTRADAS ACTIVIDADES CLAVES / (SUBPROCESOS) PRODUCTOS Externo Interno Interno Externo Departamento Nacional de Planeación Plan Nacional de Desarrollo Insumos para la Planeación Institucional: Ministerio de Hacienda Dirección Planeación y Direcciona miento Estrategico PDE Decreto de Liquidación del PGN Marco Estratégico Directrices Institucionales Realizar la identificación de insumo para generar la planeación institucional. Asi mismo, revisar y actualizar herramientas del SIGI (Mapa de riesgos, Indicadores de Gestión, Documentación en SDI) Plan Sectorial Estratégico Cuatrienal, Plan Indicativo Institucional y/o Estratégico Cuatrienal, Plan de Acción y Operativo Anual Mapa de Riesgos Indicadores de Gestión Planeación y Direcciona miento Estrategico PDE Lineamientos Metodologicos Documentación en SDI Proceso Identificación de requerimentos Programación de necesidades para el Plan Anual de Adquisiciones. Gestión de Recursos Físicos GRF

4 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 3 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera HACER PROVEEDOR CLIENTE ENTRADAS ACTIVIDADES CLAVES / (SUBPROCESOS) PRODUCTOS Externo Interno Interno Externo Mercadeo SOL Tesoreria GTH Ventas ingresos por concepto de convenios y contratos y otros ingresos. Identificación de saldos a reintegrar 2. Seguimiento de Ingresos, inversiones, reintegros y devoluciones: Recaudo y registro de los dineros por conceptos de venta de servicios que ofrece la entidad e invertir los excedentes de liquidez dando cumplimiento a la normatividad existente. Ver -020-PD-01 Seguimiento Contable de Recursos Generados y Administrados por FONDANE y -020-PD-03 Procedimiento de inversiones Fondane y -020-GU-01 Guia de constitución de inversiones. Tambien se deben registrar de manera oportuna y eficiente el reintegro de los recursos generados por alguna situación financiera o administrativa, a la Dirección del Tesoro Nacional, en el caso del DANE, o a la cuenta bancaria que origino el pago en el caso de FONDANE PD-05 Procedimiento Reintegros a la D.T.N. Y los demas recursos que deban devolverse como se indica en -020-GU-04 Guía Devoluciones DANE FONDANE. Facturas de venta Cuentas de Cobro Documento de recaudo Afectación de apropiación, liquidación de contratos o acta de liquidación de los contratos y/o convenios interadministrativos y proyectos especiales Copia de la consignaciòn o Acta de liquidación Devoluciones: Número de orden de pago no presupuestal Terceros Dependencias internas Contratistas y Entidades Externas Ministerio de Hacienda Ley de Presupuesto Decreto de Liquidación de Presupuesto Memorando de OPLAN. Solicitud de CDP 4.Registro de Presupuesto Asignado y Desagregado y Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Registrar la desagregación y asignación de la apropiación de DANE y FONDANE, tanto a nivel Central como en Direcciones Territoriales en el SIIF II Nación y soportar con un documento, la existencia de Presupuesto registrado en SIIF Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

5 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 4 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera apropiación disponible y libre de afectación, para asumir compromisos. Ver procedimiento PD-01 Registro de Presupuesto Asignado y Desagregado y Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Area Gestíon Humana Oficina Asesora Jurídica Direcciones Técnicas Area Administrativa GIT Almacén e Inventarios Direcciones Territoriales Recepción del contrato, convenio, y/o acto administrativo Reportes de la información contable de las fuentes internas y externas 5. Expedición del Registro Presupuestal: Establecer los lineamientos para registrar los compromisos adquiridos por el DANE y FONDANE en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto. Ver procedimiento -050-PD-01 Expedición de Registro Presupuestal DANE- FONDANE. 6.Seguimiento Información Contable: Registrar, análizar y consolidar la información contable, elaboración y presentación de estados contables de DANE FONDANE, con el propósito de tener información oportuna y confiable. Ver procedimiento -060-PD-01 Procedimiento Seguimiento Información Contable y Diligenciamiento Informes DANE - FONDANE y -060-GU-03 Guia para Registro de Información Contable y Diligencionamiento de Informes DANE- FONDANE. Registro Presupuestal Comprobantes contables Libros auxiliares y oficiales Estados contables Dirección y Oficina de Control Interno Contaduría Nación, Contraloria Republica, Comisión Legal de Cuentas, Minhacienda, DNP

6 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 5 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera Proveedores y contratistas Documentos soportes 7. Liquidación de Cuentas para Pago: Generar obligaciones en el Sistema SIIF Nación resultado de la liquidación de cuentas para pago, de acuerdo a las normas vigentes y con los soportes necesarios en cada caso. Ver procedimiento -070-PD-01 Procedimiento Liquidación de cuentas para pago. Generación de la liquidación de cuentas Orden de pago Ministerio de Hacienda Obligación o número de carga masiva para nómina Información SIIF 8. Pago de obligación: Realizar el desembolso o pago al proveedor de un bien y/o servicio (Sistema SIIF Nacion). Ver procedimientos -080-PD-01 Procedimientos Pago de Oligación, -080-PD-03 Procedimientos Presentación de Declaraciones y Pago de Impuestos. 9. Informes de Gestion: Consolidar la información financiera de DANE y FONDANE para presentarla a los diferentes entes internos y/o externos. Ver procedimiento -090-PD-01 Procedimiento Informes DANE-FONDANE. Para DANE autorización de la orden de pago y FONDANE pago de la orden bancaria. Formatos e Informes VERIFICAR INDICADORES DE GESTION RIESGOS PLAN DE CONTROL VER Sistema de Medicion (SIME) proceso Ver Matriz de Riesgos proceso N/A Terceros Personas Naturales y Juridicas Contaduría Nación, Contraloria Republica, Comisión Legal de Cuentas, Minhacienda, DNP, otros ACTUAR De acuerdo con los resultados de la verificación (Indicadores de gestión, administración del riesgo y plan de control) adicionalmente de las auditorías internas y externas, se implementan acciones (correctivas, preventivas o de mejora), para lograr el mejoramiento continuo del proceso.

7 CÓDIGO: -000-CP-01 PÁGINA: 6 ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso APROBÓ: Coordinador area Financiera