APROBACIÓN Y EJECUCIÓN DE CAMPAÑAS COOPERATIVAS INTEGRALES DE PROMOCIÓN DEL INSTITUTO COSTARRICENSE. DE TURISMO CAPÍTULO I Disposiciones generales

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1 REGLAMENTO INTERNO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACION Y EJECUCIÓN DE CAMPAÑAS COOPERATIVAS INTEGRALES DE PROMOCIÓN DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO Se publica en La Gaceta No del 17 de octubre del 2013, aprobado por Junta Directiva en sesión ordinaria N 5811, artículo 2, inciso I), celebrada el día 20 de agosto del 2013, acuerdo N SJD Considerando: 1º Que de conformidad con la Ley Orgánica del Instituto Costarricense de Turismo, Nº 1917 del 9 de agosto de 1955, la Institución tiene como finalidad principal el incrementar el turismo en el país. 2º Que dentro de las atribuciones del Instituto, se encuentra el Dirigir y efectuar en el exterior, por todos los medios adecuados la propaganda necesaria para dar a conocer el país, con la finalidad de incrementar la afluencia de visitantes...promover y estimular cualesquiera actividades comerciales, industriales, de transporte, deportivas, artísticas o culturales, que traten de atraer el turismo... 3º Que en cumplimiento de las funciones de promoción que tiene el Instituto como ente rector del turismo nacional y de su obligación de invertir los recursos de manera eficiente, fomentando la participación del sector privado, se hace necesaria la realización de campañas cooperativas integrales. 4º Que las campañas cooperativas integrales, consisten en la participación organizativa y económica del sector público y privado en proyectos para promocionar a Costa Rica, cuyo público meta se compone de agentes de viajes y consumidores finales. Por tanto, Se establece el siguiente: REGLAMENTO INTERNO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y EJECUCIÓN DE CAMPAÑAS COOPERATIVAS INTEGRALES DE PROMOCIÓN DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO CAPÍTULO I Disposiciones generales 1

2 Artículo 1º- El objeto del presente Reglamento es regular la presentación, aprobación y ejecución de las campañas cooperativas integrales de promoción del Instituto Costarricense de Turismo. Artículo 2º- Para la aplicación de este Reglamento, se entiende por: a) ICT: Instituto Costarricense de Turismo. b) Campañas Cooperativas Integrales: Las campañas cooperativas integrales son proyectos promocionales que requieren la inversión entre el ICT y las empresas localizadas en los mercados de interés, tanto en el ámbito nacional como el internacional. Estas campañas se consideran integrales, ya que incluyen diferentes herramientas de mercadeo y promoción. c)empresas: Organizaciones jurídicas públicas o privadas, legalmente constituidas, a nivel nacional o internacional, que trabajen directamente en actividades relacionadas con el turismo o actividades complementarias y que realicen actividades turísticas concretas hacia o en Costa Rica. d) Socios: Empresa que una vez aprobada la propuesta cooperativa por parte de la Junta Directiva, participa organizativa y económicamente en la ejecución de las acciones promocionales. e) Unidad Coordinadora: Área de Campañas Cooperativas del Proceso de Promoción del Instituto Costarricense de Turismo. f) Agencias de Publicidad o Relaciones Públicas: Agencias que han sido seleccionadas por el ICT o en conjunto con el (los) Socio (s) Comercial (es), para prestar servicios en materia de promoción relacionados con la ejecución de las acciones aprobadas en la campaña cooperativa. g) Junta Directiva: Órgano Superior Jerárquico del Instituto Costarricense de Turismo. h) Gerencia General: Instancia que tiene a su cargo la administración general del Instituto Costarricense de Turismo. Artículo 3º- El ICT a través de las campañas cooperativas integrales, tiene los siguientes objetivos: a) Multiplicar los recursos presupuestarios disponibles para la inversión en promoción de nuestro destino turístico. b) Incentivar la venta del producto turístico de Costa Rica en los mercados de interés, por parte de los socios. c) Fomentar el ingreso de viajeros en los segmentos de interés para Costa Rica. d) Apoyar las acciones estratégicas en pro de la apertura y mantenimiento de las rutas de acceso a Costa Rica. 2

3 e) Proporcionar a las empresas turísticas, asociaciones y cámaras de turismo nacionales, la herramienta de las campañas cooperativas integrales, para promocionar sus productos turísticos internacionalmente, conforme a las políticas y lineamientos institucionales. f) Procurar que en todo proceso de negociación de campaña cooperativa, las partes incluyan, en la medida de lo posible, variados circuitos turísticos que contemplen diferentes zonas y atractivos del país. Artículo 4º- Con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, al Plan Nacional de Desarrollo Turístico Sostenible y al Plan Operativo Institucional vigentes, el Proceso de Promoción propondrá a la Junta Directiva para su aprobación, el Plan General de Campañas Cooperativas Integrales, el cual incluirá montos económicos por mercados, metas y objetivos, para cumplir con los fines promocionales que se fije el ICT. CAPÍTULO II De los requisitos Artículo 5º- Todo trámite para el desarrollo de campañas cooperativas integrales será realizado por la Unidad Coordinadora, la cual deberá contar con la solicitud expresa del representante legal de la empresa. Artículo 6º- Se debe conformar un expediente para el desarrollo y trámite de campañas cooperativas integrales. Para estos efectos, las empresas a nivel internacional deberán proporcionar los siguientes requisitos: Del proyecto: a) Propuesta del Plan Promocional donde se desglose la inversión de cada una de las acciones a ejecutar, la justificación, la documentación de respaldo para cada acción promocional y cronograma de las mismas. b) En el caso de empresas extranjeras de transporte aéreo, se incentivará a que incluyan en su propuesta la disponibilidad de tiquetes aéreos con espacio confirmado para ser utilizados, exclusivamente en la promoción del país durante el periodo de vigencia de la campaña cooperativa integral. De la empresa: a) Certificación o copia certificada de la personería jurídica. b) Declaración jurada que la empresa y ninguno de sus socios se encuentran afectados al régimen de prohibiciones que establecen los artículos 22 y 22 bis de la Ley Contratación Administrativa. c) Antecedentes de la empresa d) Mercados que opera e) Oferta de vuelos y rutas hacia Costa Rica. 3

4 f) Productos y paquetes que ofrece g) Listado de las empresas proveedoras costarricenses con las que opera. h) Años de operación en todos sus mercados i) Años de operación en Costa Rica. j) Movimiento de pasajeros generado a Costa Rica, durante los últimos tres años. k) Estimación de pasajeros para Costa Rica durante el período de la campaña cooperativa. l) Perfil de su cliente (rango de edades, nivel socioeconómico, estadía, gasto promedio diario, intereses y actividades del cliente, entre otros; según se considere necesario). Artículo 7º- Se debe conformar un expediente para el desarrollo y trámite de campañas cooperativas integrales. Para estos efectos, las empresas a nivel nacional deberán proporcionar los siguientes requisitos: Del proyecto: a) Propuesta del Plan Promocional donde se desglose la inversión de cada una de las acciones a ejecutar, la justificación, la documentación de respaldo para cada acción promocional y cronograma de las mismas. b) En el caso de empresas nacionales de transporte aéreo, se incentivará a que incluyan en su propuesta la disponibilidad de tiquetes aéreos con espacio confirmado para ser utilizados, exclusivamente en la promoción del país durante el periodo de vigencia de la campaña cooperativa integral. De la empresa: a) Certificación o copia certificada de la personería jurídica y la propiedad de las acciones. b) Declaración jurada que la empresa y ninguno de sus socios se encuentran afectados al régimen de prohibiciones que establecen los artículos 22 y 22 bis de la Ley Contratación Administrativa. c) Declaración Jurada de encontrarse al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales (artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). d) Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) que se encuentra al día en el pago de las cuotas obrero/patronales. e) Certificación de encontrarse inscrita y al día en el pago del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), según la Ley Desarrollo Social y Asignaciones Familiares N 5662 del 23 de diciembre de

5 f) Certificación de encontrarse al día en el pago del impuesto regulado por la Ley Impuesto a las Personas Jurídicas No de 23 de diciembre del g) Debe contar con la declaratoria turística del Instituto o Certificado de Sostenibilidad Turística según corresponda, al igual que estar al día y a derecho con el pago de los impuestos del ICT. h) Las empresas que se dedican a actividades que involucren riesgo, deberán estar ajustadas a la legislación que las rige, cumpliendo además con cada uno de los requisitos exigidos. i) Antecedentes de la empresa j) Regiones que opera k) Años de operación l) Oferta de vuelos y rutas hacia o en Costa Rica. m) Productos y paquetes que ofrecen n) Listado de las empresas proveedoras costarricenses y agremiadas con las que opera. o) Movimiento de turistas generados en Costa Rica, durante los últimos tres años. p) Estimación de turistas en Costa Rica durante el período de la campaña cooperativa. q) Perfil de su cliente (rango de edades, nivel socioeconómico, estadía, gasto promedio diario, intereses y actividades del cliente, entre otros según se considere necesario). Artículo 8º- Aquellas empresas y sus socios comerciales en la campaña cooperativa integral que, una vez realizado el procedimiento administrativo correspondiente quede demostrado que mantienen deudas ante el ICT o hayan brindado un servicio deficiente, no podrán calificar a los beneficios del presente reglamento. Durante dicho procedimiento, no se podrá dar a conocer ante la Junta Directiva ninguna propuesta de Campaña Cooperativa Integral. Artículo 9º- Todo cambio relativo a la personería jurídica inicialmente presentada por la empresa, deberá ser reportado haciendo sustitución del documento legal correspondiente. Artículo 10.- El Socio, una vez aprobada la campaña cooperativa integral y de previo a su ejecución, deberá presentar a la Unidad Coordinadora el diseño final de las acciones promocionales para su aprobación, las cuales deben incluir el logotipo correspondiente de Costa Rica. Artículo 11.- Será posible realizar campañas cooperativas integrales en conjunto con otros destinos turísticos. La distribución de los aportes económicos entre los participantes deberá ser equitativa. 5

6 Artículo 12.- En el caso de campañas cooperativas integrales de promoción a nivel nacional, el ICT podrá realizarlas con Cámaras y Asociaciones relacionadas con la actividad turística, debidamente inscritas en el Registro de la Propiedad y que tengan por objeto el incentivar zonas o regiones turísticas específicas. En estos casos, la participación individual de los miembros de estas Cámaras o Asociaciones, se regirá bajo lo dispuesto en el artículo 7º, inciso g) de este Reglamento. CAPÍTULO III Del procedimiento Artículo 13.- La Unidad Coordinadora determinará la viabilidad y conveniencia de las campañas cooperativas integrales, para lo cual preparará un criterio técnico que contenga la recomendación que será sometida a conocimiento de la jefatura inmediata o la jefatura superior, tomando en consideración los lineamientos y parámetros vigentes para cada mercado de interés. Artículo 14.- La Unidad Coordinadora deberá verificar la razonabilidad del precio de las acciones propuestas por las empresas, con todos los medios a su alcance. En aquellos casos en que se considere necesario, la Unidad Coordinadora podrá remitir la propuesta a las agencias de publicidad o relaciones públicas que presten servicios al ICT, para que emitan su criterio técnico. Artículo 15.- Corresponderá a la Junta Directiva aprobar o improbar la campaña cooperativa integral con base en el criterio técnico de la Unidad Coordinadora y la aprobación del mismo por parte de la jefatura inmediata o la jefatura superior. Será responsabilidad de la Gerencia General, la firma del Convenio entre el Instituto y el Socio, el cual incluirá todos los compromisos y derechos de las partes; dicho Convenio tendrá una vigencia de acuerdo con el plazo de ejecución de la campaña cooperativa. Artículo 16.- La Unidad Coordinadora será la encargada de realizar y coordinar los trámites administrativos correspondientes para la ejecución y el pago de la campaña cooperativa integral. Artículo 17.- En caso de que sea necesario efectuar cambios en el convenio suscrito con los Socios y el respectivo plan de inversión, se podrán realizar siempre y cuando el Socio lo justifique técnicamente ante la Unidad Coordinadora, que no se altere la efectividad de la campaña integral, no cambie el mercado meta y no se supere el monto aprobado por la Junta Directiva. Toda modificación requerirá la recomendación previa de la Unidad Coordinadora y su respectiva aprobación por parte de la jefatura inmediata o la jefatura superior. Artículo 18.- Es responsabilidad de la Unidad Coordinadora informar a los Socios sobre los procedimientos que se estén realizando y el tiempo programado para su ejecución; así como comunicarles si el análisis de la propuesta de la campaña cooperativa integral procede o no, de acuerdo con las características del mercado, la empresa y lineamientos internos. 6

7 CAPÍTULO IV Del pago y seguimiento de las campañas cooperativas integrales Artículo 19.- El pago se realizará contra la presentación de la factura a nombre del ICT, por el concepto estipulado en la orden de compra y contra entrega de los soportes respectivos; en el caso de contratación de servicios se debe presentar un informe por parte del Socio. En ambos casos la Unidad Coordinadora debe estar satisfecha con los documentos presentados. Artículo 20.- El Socio deberá presentar un informe final de resultados con el detalle de las acciones ejecutadas, la movilización final de pasajeros y el comportamiento del mercado durante el período de la ejecución de la campaña cooperativa integral, a más tardar tres meses después del final del período de movilización de pasajeros convenidos entre las partes, así como los documentos correspondientes que demuestren que ha cumplido con lo pactado. Artículo 21.- Corresponderá a la Unidad Coordinadora, una vez concluida la campaña cooperativa integral, evaluar el informe remitido por el Socio para verificar el cumplimiento de los objetivos de la Campaña Cooperativa Integral, principalmente en cuanto a las características y condiciones convenidas. Artículo 22.- La Unidad Coordinadora será la encargada de informar a la Gerencia General sobre el resultado final de cada campaña cooperativa integral, el cual deberá lograr un porcentaje de cumplimiento no inferior al 80% para considerarse satisfactorio, tomando en consideración las variables de acciones promocionales ejecutadas, movimiento final de pasajeros y costo por pasajero final. Este informe final de resultados deberá presentarse a la Gerencia General a más tardar tres meses después de haber recibido de conformidad el informe por parte del Socio y una vez finalizado el periodo de movilización de pasajeros convenidos entre el ICT el Socio. Artículo 23.- Corresponderá al Proceso de Promoción, realizar al menos dos presentaciones al año a la Junta Directiva, sobre los informes de resultados de las campañas cooperativas integrales, esto al amparo de lo establecido en el Artículo 4 de este Reglamento, en relación con el Plan General de Campañas Cooperativas Integrales. CAPÍTULO V De las sanciones Artículo 24.- El incumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento, por causas imputables al Socio, dará lugar a que el ICT no considere a este Socio en futuros desarrollos de Campañas Cooperativas Integrales de Promoción de Costa Rica, según las siguientes disposiciones: 7

8 a) Presentación tardía del informe final de resultados, máximo 2 meses adicionales al plazo establecido en el artículo 20 de este Reglamento: sanción de hasta un año sin campaña cooperativa, según criterio técnico emitido por la Unidad Coordinadora. b) Incumplimiento en el porcentaje de satisfacción mínimo según artículo 22 de este Reglamento: sanción de hasta 3 años sin campaña cooperativa, según criterio técnico emitido por la Unidad Coordinadora. Artículo 25.- El incumplimiento por parte del Socio en la presentación del informe final de resultados transcurrido el plazo indicado en el inciso a) del artículo 24 de este Reglamento, hará que la Unidad Coordinadora proceda a elaborar el criterio final con la información que en ese momento se tenga disponible, basándose en lo establecido en el inciso b) de ese mismo artículo. Dicha Unidad tendrá un plazo de tres meses para presentar este informe, según lo establecido en el artículo 22 de este Reglamento. Artículo 26. Deróguese el Reglamento para la presentación de Programas Cooperativos de Promoción del Instituto Costarricense de Turismo, publicado en La Gaceta Nº 142 del 23de julio de 2009 aprobado por la Junta Directiva en sesión ordinaria No. 5589, artículo 5, inciso XI del 30 de junio del Artículo 27.- Todas aquellas empresas que cuentan con campaña cooperativa aprobada por la Junta Directiva del ICT para el periodo y aquellas que hayan presentado propuesta formal para participar en el Programa de Campañas Cooperativas Integrales durante el periodo 2013, de previo a la vigencia del Reglamento Interno para la Presentación, Aprobación y Ejecución de Campañas Cooperativas Integrales de Promoción del Instituto Costarricense de Turismo, continuarán con los trámites internos de rigor con aplicación del reglamento anterior, publicado en La Gaceta número 142 del 23 de julio del Artículo 28.- Rige a partir de su publicación. Ireth Rodríguez Villalobos. 1 vez. O. C. Nº Solicitud Nº Crédito. (IN ). 8