Utilización del menú Formato de Celdas

Transcripción

1 Formatos en Excel La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos (cambia la alineación). A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato de Celdas (usando el botón derecho del mouse y no estando en modo edición de la celda o del rango de celdas) o a través de la barra de Formato. La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta barra. Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos, o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el mouse. Tipo de letra, tamaño y opciones de negrita, cursiva y subrayado Alineación horizontal del dato. Combinar celdas. El botón con monedas es para agregar el símbolo monetario que esté definido por defecto. Agrega o quita decimales. Para aplicar bordes, color de fondo y color de texto a la celda.

2 Utilización del menú Formato de Celdas Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios, presionar el botón derecho del mouse y elegir Formato de celdas. Solapa de número En el cuadro de diálogo podrá elegir Categoría como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en la Muestra aparecerán las opciones más específicas. Para agregar un formato personalizado, escriba ahí uno nuevo. Este se agregará al tipo de valor que esté seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar.

3 Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100. Solapa de Alineación La orientación horizontal es la que modifica la posición del dato horizontalmente dentro de la celda. La orientación Vertical se refiere a la situación del texto en la celda considerado de arriba a abajo. El sentido de la información en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de diálogo orientación verá reflejados los cambios que realice en la orientación del texto que haya seleccionado Para que el texto de una celda se

4 Solapa de Fuente divida en varias líneas se marca la opción Ajustar texto de este cuadro de diálogo. Se podrá elegir el formato de los caracteres previamente seleccionados. Dentro del formato de carácter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo de letra, el estilo: si el texto irá en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los efectos de tachado, superíndice y subíndice. Solapa de Bordes Se puede elegir el borde que se desee para las celdas, el estilo y también su color.

5 Solapa de Trama Se eligen las tramas y sombreados que permitirán modificar la presentación. Solapa de Proteger Inicialmente, todas las celdas

6 de una hoja y de un libro están con el bloqueo activado. Esta propiedad se puede cambiar desde esta solapa. Observar la casilla para Ocultar o no las fórmulas de esa celda o rango de celdas a las que estamos aplicando este formato de protección. Formato de Fila Al seleccionar Fila dentro del menú Formato se despliega un menú con diferentes opciones referentes al tamaño y a la vista o no de la fila. Con Alto se selecciona la altura de toda la fila. Con Ajustar a la selección se ajustará la altura de toda la fila al tamaño de una de sus celdas. Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o mostrarla. Estos datos no son eliminados de la hoja de cálculo, pueden ser recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuando se trabaja con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario en ese momento. Formato de Columna Al igual que en Fila, el menú que se despliega al pinchar sobre Columna sirve para ajustar el tamaño de la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento. En el caso de la columna lo que se ajusta es el ancho. También se puede ocultar o mostrar la columna oculta. Para esto último seleccionar Edición Ir a dar la referencia de la columna o fila que queramos volver a mostrar. Y sin pulsar en ninguna celda seleccionar Formato Columna Mostrar. Formato de Hoja

7 Esta opción se refiere a la hoja en la que estemos trabajando en ese momento, se le puede cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las columnas y las filas, se puede ocultar o mostrar. Borrar Formatos Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluidos formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en Eliminar en el menú Edición, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Seleccione las celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido. En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Formatos o en Contenido. Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operación también quita los comentarios de celda y la validación de los datos. Formatos condicionales Se aplicará el formato dependiendo si la celda cumple una determinada condición (pueden darse hasta tres condiciones). Desde el menú Formato seleccionar Formato condicional. Seleccione las celdas cuyo formato condicional (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.) desee agregar. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. Siga uno de estos procedimientos: 1. Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) o una fórmula. Si se introduce una fórmula, iníciela con un signo igual (=).

8 2. Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para la evaluación de datos o condiciones que no sean los valores de las celdas seleccionadas), haga clic en Fórmula e introduzca la fórmula cuyo resultado sea un valor lógico de VERDADERO o FALSO. 3. Haga clic en Formato. 4. Seleccione el formato que desee aplicar cuando el valor de la celda satisfaga la condición o la fórmula devuelva el valor VERDADERO. Para agregar otra condición, haga clic en Agregar y repita los pasos del 1 al 3. Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Si hay más una condición especificada verdadera, Excel sólo aplicará los formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.