Guía de instalación de CRM

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1 de CRM Verano de 05 de Salesforce Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados.

2 G UÍA DE INSTALACIÓN Utilice esta guía para preparar rápidamente una correcta instalación de Salesforce. Todas las tareas incluyen información sobre implementación que le servirán para poder configurar la organización de manera eficaz. :: Comprobar la información de la compañía Revise la información de organización que haya recopilado durante el proceso de registro. :: Definir la jerarquía de funciones Defina las funciones de los usuarios para ayudar a controlar el acceso a los datos. :: Especificar la información de usuario Proporcione un nombre de usuario y una contraseña a cada uno de los usuarios. :: Definir el modelo de colaboración Establezca el acceso predeterminado que los usuarios van a tener a los registros de Salesforce. :: Personalizar campos Adapte Salesforce de manera que se ajuste a la organización; para ello, modifique los valores de campo de la lista de selección estándar y cree campos personalizados. :: Diseñar plantillas de correo electrónico Cree el sistema de mensajería de la compañía en las plantillas de correo electrónico de Salesforce. :: Importar datos Migre los datos de la organización a Salesforce. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 2

3 Comprobar la información de la compañía Salesforce.com reúne información sobre la compañía al inscribirse por primera vez. Esta información recoge los siguientes elementos: Configuración regional predeterminada para el formato de número y fecha Idioma predeterminado Zona horaria predeterminada Divisa predeterminada Independientemente de si los usuarios individuales tienen una configuración distinta y de si pueden agregar más divisas, la organización siempre contiene una configuración predeterminada para cada una de estas opciones. Haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, haga clic en Perfil de la compañía y, a continuación, seleccione Información de la compañía para comprobar la información de la organización. Compruebe la información de la compañía ahora! Definir la jerarquía de funciones Incorpore la jerarquía de funciones de la organización a Salesforce a fin de que los usuarios tengan acceso a los datos adecuados. Qué controla la jerarquía de funciones? Permite a los usuarios consultar y modificar todos los datos que pertenecen o se comparten con usuarios de funciones jerárquicamente por debajo de la suya, así como generar informes al respecto. Establece la acumulación de informes de previsiones, cuotas y oportunidades en curso. Mejores prácticas para crear una jerarquía de funciones Todo usuario debe pertenecer a una sola función o, de lo contrario, sus datos no se verán reflejados en los informes de oportunidades, en las acumulaciones de previsiones y demás pantallas basadas en funciones. No es preciso crear funciones individuales por cada uno de los cargos en la compañía, sino que es preferible definir una jerarquía de funciones mediante la que se pueda controlar el acceso a la información que los usuarios en funciones a un nivel inferior registran. Cree únicamente una función de nivel superior para permitir la acumulación completa de los datos de la compañía en una sola función. Todos aquellos usuarios que necesiten poder ver la organización completa han de pertenecer al primer nivel dentro de la jerarquía. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 3

4 En cuanto a las funciones a nivel de administrador, asigne un solo usuario a la función en caso de que el administrador cree su propia previsión; si no, la oportunidad en curso se duplicará en previsiones de funciones en niveles superiores. Haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, haga clic en Administrar usuarios y, a continuación, seleccione Funciones para organizar la jerarquía de funciones de la organización. Configure las funciones ahora! Especificar la información de usuario Cree un nombre de usuario para todos aquellos en la organización que vayan a utilizar la aplicación. Esto implica especificar toda la información de usuario requerida, asignar una función de la jerarquía a cada usuario y seleccionar un perfil para cada uno de los usuarios, de forma que se establezcan los permisos necesarios para usar determinadas funciones. Una vez hecho esto, active la casilla Generar contraseñas... para que se envíe automáticamente un correo electrónico con un nombre de usuario y una contraseña de Salesforce a cada usuario. Haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, haga clic en Administrar usuarios y, a continuación, en Usuarios. Seleccione Agregar varios usuarios si posee las ediciones Enterprise o Professional, o bien Usuario nuevo para agregar un solo usuario cada vez. Especifique la información de usuario ahora! Definir el modelo de colaboración Con el modelo de colaboración se establece el acceso que los usuarios van a tener a determinados tipos de registros, como cuentas u oportunidades. Configuración predeterminada de toda la organización Para comenzar, establezca la configuración predeterminada de toda la organización en una de las siguientes opciones:.: Lectura/escritura/transferencia pública Modelo de lectura/escritura/transferencia pública de un tipo de registro con el que todos los usuarios podrán ver y modificar registros, así como transferirlos a otros usuarios, independientemente de quién sea el propietario. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 4

5 .: Lectura/escritura pública Modelo de lectura/escritura pública de un tipo de registro con el que todos los usuarios podrán ver y modificar cualquier registro, independientemente de quién sea el propietario..: Sólo lectura pública Modelo de colaboración de sólo lectura pública con el que todos los usuarios podrán ver cualquier registro (independientemente de quién sea el propietario), pero sólo modificar los suyos..: Privada Modelo de colaboración privado con el que los usuarios podrán ver y modificar únicamente los registros que sean de su propiedad. Grupos públicos y reglas de colaboración Tras ello, cree grupos públicos y reglas de colaboración con el fin de ampliar el acceso a usuarios concretos. Para ello: 1. Cree un grupo público que reúna a aquellos usuarios que deberían disfrutar de acceso ampliado a determinados registros. 2. Cree una regla de colaboración nueva que permita que los usuarios del grupo público en cuestión tengan acceso a los registros pertinentes. Haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, haga clic en Controles de seguridad y, a continuación, en Reglas de colaboración. Seleccione Modificar en la sección Configuración predeterminada de toda la organización a fin de establecer el modelo de colaboración predeterminado para cualquier tipo de registro. Establezca el modelo de colaboración ahora! Personalizar campos Salesforce puede personalizarse mediante la creación de campos personalizados en los que recopilar información específica de la organización. Asimismo, puede continuar y personalizar los valores de lista de selección disponibles en los campos estándar de Salesforce. Una vez hecho esto, puede organizar los campos estándar y personalizados que desee para que aparezcan en las páginas de detalles y modificación. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 5

6 Creación de campos personalizados Cree más campos personalizados en Salesforce para reunir la información que la organización utiliza. USE: PARA ALMACENAR ESTE TIPO DE INFORMACIÓN: Numeración automática Casilla Divisa Fecha Fecha/hora Correo electrónico Fórmula Número Porcentaje Teléfono Asigna automáticamente un número secuencial exclusivo a cada uno de los registros. La longitud máxima de cualquier campo de numeración automática es de 30 caracteres, 20 de los cuales se reservan para el texto de prefijo o sufijo. Permite a los usuarios activar una casilla, que señala una característica verdadera o falsa de un registro. Si utiliza un campo de casilla para filtro de importación, exportación e informe, o para filtros de vista de lista, use 1 para los valores activados y 0 para los que no lo están. Permite a los usuarios especificar un importe de divisa. El sistema da formato automáticamente al campo como de importe de divisa. Resulta útil al exportar datos a Excel u otra hoja de cálculo. Permite a los usuarios especificar una fecha o escoger una en un calendario emergente. En los informes, los datos pueden limitarse a fechas concretas por medio de cualquier campo de fecha personalizado. Permite a los usuarios especificar una fecha o escoger una en un calendario emergente e introducir una hora del día. La hora del día incluye la diferenciación entre AM y PM. En los informes se puede restringir los datos a fechas y horas concretas por medio de cualquier campo de fecha personalizado. Permite a los usuarios especificar una dirección de correo electrónico. Salesforce.com valida el valor para garantizar que su formato sea el adecuado. Ahora el usuario puede hacer clic en el campo para iniciar el programa de correo electrónico y enviar un correo electrónico a esa dirección. Permite a los usuarios calcular los valores automáticamente en función de otros valores o campos, como los campos combinados. Consulte la ayuda en línea para obtener más información sobre las fórmulas. Permite a los usuarios especificar cualquier número. Se considera un número real y elimina cualquier cero que lo preceda. Permite a los usuarios especificar un número porcentual, por ejemplo, '10'. El sistema agrega automáticamente el símbolo de porcentaje al número. Permite a los usuarios especificar cualquier número de teléfono. Salesforce.com asigna automáticamente el formato de número de teléfono. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 6

7 Lista de selección Lista de selección (selección múltiple) Texto Área de texto Área de texto (largo) URL USE: PARA ALMACENAR ESTE TIPO DE INFORMACIÓN: Permite a los usuarios seleccionar un valor en una lista definida. Permite a los usuarios seleccionar más de un valor de lista de selección en una lista definida. Estos campos muestran cada valor separado por un punto y coma. Permite a los usuarios especificar cualquier combinación de letras, números o símbolos. Puede establecer una longitud máxima de hasta 255 caracteres. Permite a los usuarios especificar hasta 255 caracteres en líneas separadas similares a las del campo Descripción. Permite a los usuarios especificar hasta caracteres en líneas separadas similares a las del campo Descripción. Permite a los usuarios especificar hasta 255 caracteres de cualquier dirección de sitio Web válida. Cuando los usuarios hacen clic en el campo, se abre la URL en una ventana aparte del explorador. Tenga en cuenta que las páginas de detalles del registro van a mostrar únicamente los primeros 50 caracteres. Personalización de los campos de lista de selección estándar Los campos de lista de selección son campos con listas desplegables que posibilitan que los usuarios seleccionen un valor de una lista predefinida. Las listas de selección con posibilidad de selección múltiple permiten a los usuarios seleccionar más de un valor de lista de selección en una lista definida. Puede cambiar los valores en cualquier campo de lista de selección estándar para adaptar la empresa y la terminología que la organización emplea. Configuración de formatos de página Los formatos de página controlan el formato y la disposición de los campos, vínculos personalizados y listas relacionadas en las páginas de detalles y de modificación. Asimismo, se puede controlar los campos que son visibles, de sólo lectura o necesarios. La ayuda en línea contiene más detalles acerca de la personalización de formatos de página. Haga clic aquí para consultar la ayuda en línea. Para crear campos o personalizar listas de selección estándar, haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, seleccione Personalizar y, finalmente, seleccione uno de los siguientes tipos de registros: Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 7

8 Personalice los valores de lista de selección y cree campos personalizados para: Tareas Eventos Campos personalizados de actividades Candidatos Campañas Cuentas Contactos Oportunidades Casos Contratos Soluciones Productos Productos en oportunidades Activos Usuarios Diseñar plantillas de correo electrónico Las plantillas comunes le proporcionan la seguridad de que los correos salientes van a tener una mensajería coherente. Además, la eficacia de la organización se verá incrementada, por cuanto los usuarios no tienen que crear sobre la marcha los correos electrónicos que se envían frecuentemente..: Usos habituales de las plantillas de correo electrónico de la organización Correos electrónicos de mercadotecnia para enviar folletos de productos según lo soliciten los clientes potenciales Correos electrónicos de seguimiento tras una primera llamada de ventas Correos electrónicos para recordatorios de facturación al cliente Correos electrónicos de confirmación para una clase de capacitación del cliente.: Plantillas de correo electrónico para flujo de trabajo de candidatos Si tiene previsto utilizar reglas de asignación de candidatos o candidatos Web, la organización necesitará plantillas de correo electrónico para los siguientes propósitos: Notificar a los clientes que se ha recibido el candidato en línea Notificar a los usuarios o las colas que se les ha asignado candidatos.: Plantillas de correo electrónico para flujo de trabajo de soporte Si tiene previsto utilizar funciones de soporte automatizadas, la organización necesitará plantillas de correo electrónico para los siguientes propósitos: Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 8

9 Notificar a los clientes que se ha recibido el caso en línea Notificar a los clientes que se ha creado un caso manualmente a raíz de una llamada de teléfono o correo electrónico Notificar a los usuarios que se les han asignado casos Notificar a alguien del equipo que se ha distribuido un caso Creación de membretes y plantillas de correo electrónico HTML Incorpore la marca de la compañía en las plantillas de correo electrónico HTML de Salesforce para utilizarlas en correos electrónicos salientes. Para ello: 1. Cree un membrete que contenga el color, el logotipo y el aspecto general de la compañía para todas las plantillas de correo electrónico HTML. 2. Cree plantillas de correo electrónico HTML que contengan el membrete de la compañía y que incluyan texto con formato HTML. Para crear un membrete corporativo, haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, seleccione Plantillas de comunicación y haga clic en Membretes. Para crear plantillas de correo electrónico, haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, seleccione Plantillas de comunicación y haga clic en Plantillas de correo electrónico. Cree el membrete de la compañía ahora! Diseñe las plantillas de correo electrónico ahora! Importar datos Ponga Salesforce en funcionamiento por medio de datos empresariales reales importando la información proveniente de administradores de contactos conocidos como Outlook, ACT!, GoldMine o Excel. Importe hasta registros de cuentas y contactos o registros de candidatos cada vez. Los usuarios podrán importar hasta 500 registros cada vez, si bien este promedio de adopción puede ser mayor en el caso de organizaciones que controlan la migración de datos de sus usuarios. Tras importar los datos de la organización, se recomienda notificar a los usuarios para informarles de la manera de importar los datos personales, ya que pueden necesitar migrar información adicional. Haga clic en Configuración en la parte superior de cualquiera de las páginas de Salesforce, seleccione Administración de datos y, a continuación, haga clic en Importación de cuentas y contactos. Importe los datos ahora! Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 9

10 Felicitaciones! Ha logrado configurar la organización correctamente para utilizar Salesforce de forma rentable. Obtenga más información sobre el modo de sacar el máximo partido de Salesforce: Haga clic en Ayuda y capacitación en la parte superior de cualquier página para recibir capacitación gratuita, ver un tutorial, consultar la ayuda en línea o buscar en la base de conocimientos. Visite Best Practice Center (Centro de mejores prácticas) en Pata volver a esta guía de instalación cuando lo desee, haga clic en Configuración en la parte superior de cualquier página y haga clic en el vínculo de la sección Información general de la página. Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. 10