Gerente Administrativo. Técnico en Administración; Contabilidad, carrera profesional trunca.

Transcripción

1 Objetivo del puesto: Efectuar las funciones de asistencia administrativa, relacionadas con las compras de suministro, control de inventarios y entregas oportunas de productos y/o equipos a las áreas solicitantes, asegurando el debido control y generando los reportes que contribuyan a lograr la toma de decisiones administrativas sobre los principales rubros del gasto y de los costos de operación. Descripción del perfil del puesto: CONCEPTO Área a la que pertenece Puesto al que reporta Puestos que le reportan Número de personas a su Cargo Edad Sexo Gerencia Administrativa Gerente Administrativo Asistente administrativo Ninguna 27 años en adelante Indistinto DESCRIPCIÓN Nivel Académico Experiencia Laboral requerida: Disponibilidad de Viajar Idiomas Conocimientos requeridos en el Puesto: Técnico en Administración; Contabilidad, carrera profesional trunca. 2 años No indispensable Español Conocimientos básicos de contabilidad Administración y control de inventarios Logística de Entrega MS- OFFICE MS- PROJECT Habilidades Técnicas Realización de cotizaciones con proveedores locales y nacionales Negociaciones con proveedores locales y nacionales. Evaluación de proveedores Manejo de Windows y Office; Control presupuestal Control de inventarios en base a máximos y mínimos Relaciones del cargo (Internas y Externas). Internos: Áreas solicitantes internas de la empresa, jefe inmediato.

2 Ubicación en la Estructura Organizacional: Externos: Proveedores locales y nacionales de equipos e insumos. DIRECTOR GENERAL COORDINADOR DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SEGURIDAD GERENTE DESARROLLO UNIDADES DE NEGOCIO GERENTE GERENTE DE DESARROLLO DE PROYECTOS GENERALES SUPERVISOR DE LAVANDERIA SUPERVISOR DE GRUAS LÍDER DE PROYECTO LAVANDERÍA RADIOPERADOR OPERADOR DE OPERADOR DE GRUAS

3 Funciones Generales Auxiliar en la elaboración de pólizas de ingreso, de diario o en la emisión de cheques nominativos, asegurando que esta actividad se realice conforme a los criterios de la contabilidad. Apoyar en la captura de documentos, fotocopiado y archivo de la documentación recepcionados por parte de las Unidades de Negocios. Apoyar en la atención de visitantes (clientes y proveedores), proporcionando el servicio de cafetería y/o canalizando los mensajes directamente con su jefe inmediato o Dirección General. Realizar la recepción de la documentación emitidas por las unidades de negocios, verificando que los soportes y comprobantes cumplan estrictamente con las políticas de la empresa y requerimientos fiscales. Realizar conjuntamente con su Jefe Inmediato la planificación de las compras de suministros, asegurando que las adquisiciones de productos o insumos que por su naturaleza impliquen control de stock se efectúen en forma programada y obteniendo las mejores condiciones de rentabilidad para la empresa. Coordinar con las áreas solicitantes las adquisiciones de suministros e insumos para la atención de los proyectos en operación y/o de las necesidades propias del área de trabajo, analizando en caso de que proceda, las partidas correspondientes que sean señaladas en los anexos de los contratos vigentes. Realizar el calendario de suministro de consumibles internos destinado al abastecimiento de las unidades de negocios del grupo, determinando conjuntamente con su Jefe Inmediato, las fechas de entrega y las cantidades de acuerdo a lo solicitado y al análisis de rotación del producto. Realizar cotizaciones de productos o equipos solicitados, generando en caso de que proceda, la ficha técnica correspondiente con el propósito de obtener la tabla comparativa de precios sin afectar los criterios de calidad del producto o equipo.

4 Seleccionar conjuntamente con su Jefe Inmediato cuando proceda, la cotización más económica del proveedor que cumpla con los criterios de calidad y/o especificaciones técnicas de los productos o equipos requeridos. Gestionar con los proveedores locales o nacionales las adquisiciones de suministros requeridos por la empresa, estableciendo en la orden de compra correspondiente las condiciones de pago, tiempos de entrega, precios y cantidades autorizadas. Registrar invariablemente en el Sistema Informático, las órdenes de compra de los pedidos fincados al proveedor, asegurando que las especificaciones de la misma, sean comunicadas efectivamente por medios electrónicos al proveedor. Proporcionar el seguimiento a las órdenes de compra que hayan sido turnadas al proveedor, verificando que los suministros requeridos sean recepcionados en forma oportuna a fin de no afectar la operación de los proyectos o áreas solicitantes. Coordinar con los proveedores las devoluciones de productos o equipos que por no cumplir con las especificaciones de la orden de compra o ser determinado como producto no conforme sean sujetos de devolución. Realizar en coordinación con los responsables de las unidades de negocios, los procesos de recepción de los equipos o insumos, asegurando que la verificación de los productos se efectué conforme a las especificaciones de la Orden de Compra y Remisión/Factura del Proveedor. Realizar la revisión de las facturas proporcionadas por el proveedor, verificando que los precios y cantidades especificadas correspondan con la orden de compra de la empresa. Realizar la validación de las facturas de proveedores conciliando con los responsables de las unidades de negocios, que las entregas y los productos recibidos, hayan cumplido de conformidad. Turnar oportunamente a la Gerencia Administrativa, las facturas de los proveedores que hayan sido sujetas del análisis y revisión, proporcionando el seguimiento correspondiente cuando en las

5 condiciones de compra se hayan pactado descuentos por pronto pago. Realizar semanalmente el reporte general de adquisiciones, especificando las compras realizadas asignadas a cada unidad de negocio y/o especificando el suministro a las partidas correspondientes de los proyectos en operación. Realizar análisis estadísticos de las compras realizadas, evaluando (históricamente; mensual) las tendencias de adquisiciones respecto a los costos generados por proyecto y por Dirección. Realizar periódicamente la verificación física de los productos almacenados en las unidades de negocios, conciliando, las existencias de materiales con los reportes de entradas y salidas. Realizar de manera oportuna el registro de las entradas de productos o equipos que hayan sido recibidos de conformidad. Realizar de manera oportuna la entrega de los productos solicitados por los usuarios solicitantes, verificando que en el caso del activo fijo, se haya realizado el proceso de resguardo. Organizar y planear conjuntamente con su jefe inmediato, la realización de inventarios rotativos de productos o insumos que se resguardan en su almacén, contabilizando en forma aleatoria los productos por línea o tipo de producto y emitiendo su reporte correspondiente para conocimiento de su Jefe Inmediato. Indicadores del Puesto: Total pedidos surtidos a tiempo a las áreas solicitantes / total de pedidos solicitados x 100 Total cartas comparativas elaboradas / total pedidos cotizados x 100. Total inventarios realizados / total inventarios programados x 100 Reporte mensual de compras por unidad de negocio emitido a tiempo. Reporte de evaluación de proveedores locales y foráneos.