Gestión y Proyecto 1ero. EMT Deporte Prof. Marly Cavia

Transcripción

1 UNIDAD 4- EL PROCESO ADMINISTRATIVO 4.1 Concepto de Administración Concepto de administración Real Academia: Del lat. administratĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de administrar. 2. f. Empleo de administrador. 3. f. Casa u oficina donde el administrador y sus dependientes ejercen su empleo. Según Henry Fayol ( ), la función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento a las personas. Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas. Según James A. Stoner: Proceso de planificación, organización y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la empresa para alcanzar las metas establecidas Stephen P. Robbins Es proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y a través de otras personas. 4.2 Planificación Concepto general de la Planificación Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás. Definición: es la acción de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso, en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación. Conceptos: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación en tiempo y números necesarios para su realización. ELEMENTOS DEL CONCEPTO 1. Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados ( Qué es lo que se quiere lograr?). 2. Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias para alcanzar los objetivos. 3. Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, entre alternativas, de la decisión más adecuada. 4. Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. 1

2 4.3 Organización Organización es una función o un proceso: la acción de organizar. La organización es también el resultado de esa acción: la organización formal. Por último, el término organización es también utilizado para hacer referencia a las organizaciones como instituciones sociales. Stoner establece que: organizar es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, sus recursos y su medio ambiente. Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos. En la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías; disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. ELEMENTOS DEL CONCEPTO 1. Estructura: Establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. 2. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente. 3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones para promover la especialización. 4. Jerarquía: Establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. 5. Simplificación de funciones: Establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. La organización formal representa un intento de establecer patrones de relación entre sus integrantes para alcanzar los objetivos. Dichos patrones de relación serán el resultado de la conjunción de la organización estructural y la organización operativa. 2

3 Las unidades administrativas que integran la estructura son: Órganos Son unidades de carácter impersonal que tienen a su cargo el desempeño de funciones o actividades. Ejemplo: división, departamento, sección. Cargos son un agrupamiento de tareas similares, junto a las aptitudes que debe poseer y las responsabilidades que debe asumir quien las realiza. Son de carácter impersonal. Ejemplo: Gerente, Jefe de Compras, Secretaria. Puestos - son los cargos (agrupamiento de tareas, aptitudes y responsabilidades) asignados a personas en particular. Son unidades específicas y de carácter personal. 3

4 Ejemplo de Organigrama con los diferentes niveles jerárquicos Gerencial, Departamento, Sección CONCEPTO 4.4 Dirección Por medio de la autoridad del administrador ejercida basándose en decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumpla en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. 4

5 Es hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo; de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo. La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante las guías de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y supervisión. PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN De la coordinación de intereses. El logro del fin común se hará más fácil, cuando mejor se logre coordinar los intereses de grupo y los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel. De la impersonalidad del mando. La autoridad en una empresa debe ejercerse, más como producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Principio de la vía Jerárquica. Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón. Principio de la resolución de los conflictos. Debe procurarse que los conflictos que parezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible, y de modo que sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes. Principio del aprovechamiento del conflicto. El conflicto puede ser constructivo, porque tiene la virtud de forzar la mente a buscar soluciones que sean ventajosas a ambas partes. La actividad de un dirigente consiste en garantizar el trabajo y la colaboración de las personas bajo su dirección. Los medios más típicos de dirección son: Mando: haciendo uso de la autoridad)- Implica una conducción directa y cierto rasgo de pasividad de los dirigidos. Puede ser ejercida desde la autoridad formal. Liderazgo: por personalidad)- Motivando a los individuos por razones de lógica, influencia personal, o de coparticipación, puede ser ejercida por cualquier persona aceptada por los grupos y que reúna las características necesarias. Ordenes por escrito (Ventajas): Pensadas detenidamente, eliminan discrepancias y actividades superpuestas. Los subordinados dispondrán de tiempo para estudiar el contenido. Comunicación simultánea a todos los interesados. Facilita su consulta posterior para su mejor cumplimiento. Evita los malos entendidos por falla de memoria, y la dualidad de esfuerzos. (Inconvenientes): Costo alto por el tiempo que se invierte. Fácilmente conducen a la inflexibilidad. Más difíciles de modificar. Aun siendo inconvenientes los subalternos se atendrán a ellas. 5

6 Liderazgo Un líder es una persona capaz de influir positivamente en otras para el logro de un objetivo determinado. Existen dos tipos: Formales: son aquellos que tienen influencia por su posición jerárquica y por sus capacidades personales. No formales: su influencia responde a condiciones personales, independientemente de su jerarquía funcional. 4.4 Coordinación La coordinación es el proceso integrador por medio del cual se ajustan las partes entre ellas, de suerte que funcionen armónicamente y sin fricciones o duplicaciones y dando cada sector o individuo su máxima contribución a ese todo, a fin de satisfacer los objetivos sociales de la empresa en particular. James Mooney establece dos clases de coordinación: * vertical- que se expresa en una sola palabra, autoridad. * horizontal- que actúa por medio de la aplicación universal del conocimiento. Comunicación como importante medio de coordinación Las comunicaciones podrían definirse como: un proceso de intercambio verbal, escrito, visual, para trasmitir y conocer criterios, informaciones, pensamientos, aspiraciones, que pueden influir en el comportamiento de los individuos o de los grupos formales o informales. Las comunicaciones pueden ser: 1. sociales (formales o informales) 2. descendentes (ordenes, procedimientos, son las que plantea la línea formal) 3. ascendentes (informes, sugerencias, quejas, reuniones, escritos o verbalmente) 4. colaterales (intercambio horizontal o del mismo nivel) 4.6 Control. La función administrativa de control es la medida y la corrección del desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes la empresa diseñados para conseguirlos se estén llevando a cabo. Se apoya en los planes y los administradores se deben asegurar que se cumplan manejando las desviaciones. Principios * Del carácter administrativo. Distinguimos las operaciones de control, de la función de control. La función control es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de delegación, sólo corresponde al administrador. Las operaciones de control son de carácter técnico. 6

7 * De los estándares. El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados, y será mejor cuanto más precisos sean dichos estándares. * Del carácter media. Un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto etc. que impone, se justifican ante los beneficios que de él se esperan. (Costo beneficio) * De excepción. El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en las cosas en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. (Reportar sólo cuando se dan desviaciones o cambios, de lo contrario, no se reporta). Proceso básico de control Los planes y la estructura deben ser claros, completos e integrados, facilitando a toda la organización su comprensión y cumplimiento. Los pasos serían: 1. Establecimiento de normas. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía, con base en la cual se efectúa el control. 2. Medidas de desempeño. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones que deberán reportarse inmediatamente. 3. Corrección de desviaciones. El tomar acción correctiva es función del carácter netamente ejecutivo: no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. 4. Retroalimentación. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Requisitos de controles adecuados Deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad. Deben avisar prontamente las desviaciones. Deben mirar hacia adelante. Debieran señalar las excepciones en los puntos críticos. Deberían ser objetivos. Deben ser flexibles. Debieran reflejar el patrón de la organización. Deben ser económicos. Deben ser comprensibles. Deben conducir a la acción correctiva. 7