Proyecto CAT Centro Atención al Trabajador

Transcripción

1 Proyecto CAT Centro Atención al Trabajador 1

2 Contenido Antecedentes del Proyecto... 3 Modelo Propuesto... 4 Objetivo general... 6 Objetivos específicos... 6 Alcance... 7 Beneficios Esperados... 7 Entorno de la Aplicación... 8 Estrategia de Desarrollo

3 Antecedentes del Proyecto CVG BAUXILUM, C.A. de acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico y consciente de la importancia del mejoramiento continuo de los procesos, decide iniciar el proyecto Análisis de los Procesos del Negocio (APN), con el objetivo de realizar un diagnóstico de los procesos actuales y proponer mejoras que permitan construir un modelo integrado de gestión para un desempeño eficiente de la Empresa. A mediados del 2005, la, a través de la División Organización y Procedimientos, realiza el levantamiento de información y análisis (APN), en el Proceso Personal Beneficios al Personal, obteniendo como resultado la identificación de áreas de oportunidad de mejora y la presentación de un modelo propuesto a los dueños del mismo. Del modelo propuesto, surge el Sistema Automatizado para el Centro de Atención al Trabajador como estrategia tecnológica para apoyar las gestiones del CAT, que permita mejorar progresivamente el servicio prestado a los usuarios con más eficiencia, suministrando información sobre el estatus de su requerimiento, guiar o referir a los usuarios según su interés en los trámites relacionados con sus beneficios y orientar sobre la forma de llenar formularios inherentes a los servicios prestados, a través de la intranet empresarial. 3

4 Modelo Propuesto El Centro de Atención al Trabajador es el instrumento para canalizar de manera única, todas las solicitudes, reclamos y consultas de los trabajadores, facilitándole un punto claro de referencia hacia donde dirigir sus peticiones. Las solicitudes de servicios o consultas son recibidas por los analistas asignados en el CAT de forma que se puedan procesar directamente, dándole solución al usuario. En otros casos, estas solicitudes son distribuidas de forma eficiente, en función de los recursos disponibles, facilitando el posterior seguimiento de las peticiones por parte del Centro de Atención al Trabajador y de los propios usuarios. El CAT deberá estar en capacidad de atender las solicitudes, requerimientos o cualquier tipo de consulta de los trabajadores en sus dos niveles de atención. Gráfica No. 1 4

5 El primer nivel de atención es el sitio de referencia donde es recibido el trabajador y donde cada problema o solicitud es atendida, aprobada, registrada y procesada, suministrando al trabajador una respuesta de su requerimiento. El segundo nivel del CAT es totalmente transparente para el cliente, es donde son ejecutados los procesos que por la naturaleza del beneficio requieren de otro nivel de aprobación o procesamiento. Ejemplo de esto son las solicitudes de becas, que para su otorgamiento necesitan la aprobación de un comité. En este nivel pueden involucrarse dos o más unidades organizativas, pero la ejecución de todo el proceso debe activarse desde el CAT. Los procesos de financiamientos, educación, plan de vivienda, SSO, préstamos y anticipos, permisos y contribuciones, reclamos de nómina y otras consultas de los trabajadores son atendidos en el primer nivel del CAT, sin embargo, hay ciertos procesos (ver gráfica no. 1) que su aprobación o su procesamiento final requieren de un segundo nivel de atención. Dentro de modelo se identificaron procesos que son activados por ejecución directa. Esto está referido a los beneficios que se realizan por medio de la Planificación de Procesos, que consiste en administrar los beneficios de los trabajadores en forma programada, estableciendo estrategias de funcionalidad, que permita a los dueños del proceso optimizar tiempo y uso de recursos, haciendo mas efectiva la administración de los beneficios de los trabajadores. Gráfica No. 2 5

6 Objetivo general Desarrollar un sistema en ambiente Web para el Centro de Atención al Trabajador que facilite la gestión de los beneficios establecidos en las convenciones colectivas, leyes y normas vigentes, mediante la automatización de los procesos y flujos de trabajo, a fin de obtener información precisa y oportuna que satisfagan los requerimientos informativos de la organización y transparencia en los procesos. Objetivos específicos Gestionar en forma eficaz los procesos administrativos y flujos de trabajo para el otorgamiento de los beneficios al personal. Control de las variables y/o indicadores, tales como: o Frecuencia de las solicitudes regulares y/o extraordinarios. o Efectividad de los servicios prestados. o Identificación de situaciones repetitivas que demoran los procesos de aprobación. Proporcionar la facilidad de almacenamiento de documentos de identificación del personal en forma electrónica. Proporcionar la facilidad de configurar encuestas para medir la satisfacción de los servicios prestados. Mantener mecanismos de colaboración que proporcionen canales de comunicación que permitan el intercambio efectivo de la información procesada entre en el Centro de Atención al Trabajador, unidades de la organización y trabajador (reportes, consultas personales, buzón de correo, atención telefónica, mensajería con el CAT, entre otras). Planificación y captura de datos para los beneficios otorgados por ejecución directa. Publicación en el Portal de instructivos y guías que permitan una orientación rápida, directa y clara al trabajador para el trámite de los beneficios. Facilidad para la captura de datos e impresión de los formularios de solicitudes de beneficios. Generar informes requeridos por las unidades responsables del Centro Atención al Trabajador. Integración con la solución SAP R/3 (datos maestros empleados, unidades administrativas e infotipos para trámite y pagos de beneficios). Manejo de la Seguridad por roles. Autenticación a través del directorio activo. 6

7 Alcance Comprende el ingreso, actualización, control y mantenimiento de los registros de los servicios prestados en el Centro de Atención al Trabajador por las unidades de beneficios al personal y su integración con el módulo HR de SAP/R3. Beneficios Esperados Soporte a procesos centrados en los beneficios al trabajador: solicitudes, aprobaciones, consultas, estatus, entre otros, ubicado en el Portal Bauxilum. Aprovechamiento del almacenamiento de datos para la planificación de objetivos, cálculo de recursos, variables e indicadores sobre costos, uso del servicio, numero de casos, así como gestión de resultados. Facilita la toma de decisiones a través de la generación de informes y gráficas que permitan evaluar los servicios prestados. Ofrece al usuario una mejor atención, con un nivel tecnológico adecuado a su necesidad en los criterios de eficiencia y eficacia. Proporciona un punto de referencia para canalizar todas las solicitudes, consultas o reclamos de los trabajadores en función de los beneficios de la Empresa. Minimiza el tiempo de respuesta de cada solicitud canalizada. Igualmente, minimiza el tiempo de espera para ser atendido. Le permite al usuario realizar seguimiento y control de sus solicitudes. Asesoramiento en línea sin tener que trasladarse desde sus sitios de trabajo, minimizando su desplazamiento y optimizando el uso del tiempo. Evita el ausentismo de los trabajadores de sus áreas de trabajo. Mejora la calidad del servicio al trabajador incrementando su satisfacción y motivación. Mejora la imagen institucional y la identificación del trabajador con la Empresa. 7

8 Entorno de la Aplicación Entidades internas Gerencia Personal División Administración de Beneficios División Servicios al Personal Gerencia Personal Bauxita División Relaciones Industriales Estrategia de Desarrollo El desarrollo de esta aplicación se realizará a través de la contratación de terceros expertos en la Plataforma WebSphere Studio Application Developer bajo Tecnología J2EE. Plataforma del desarrollador Herramienta de Desarrollo: WebSphere Studio Application Developer V.5.1. Servidor de Aplicaciones: WebSphere Application Server V. 5.X Base de Datos: Informix Dinamic Server 9.4 UC3 Sistema Operativo: Window XP Plataforma de Producción Servidor de Aplicaciones: WebSphere Application Server V. 5.X Servidor páginas Web: Apache 2.X Base de Datos: Informix Dinamic Server 9.4 UC3 Sistema Operativo: Linux Red Hat 8.0 Producto para desarrollar Interfaces EntireX Broker versión como manejador de cola y SAP Adapter versión 1.0 ambos de Sofware AG. Producto para desarrollar Reportes de gestión Crystal Report Versión 10 8