FORMACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD SEGURIDAD DEL SUR LTDA

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1 FORMACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD SEGURIDAD DEL SUR LTDA MODULO 2 METODOLOGIA DE AUDITORIAS INTERNAS

2 OBJETIVOS Desarrollar habilidades en los estudiantes para la preparación de documentos de auditoría Establecer una metodología para la planeación, ejecución, verificación y control de auditorias internas Auditar procesos de la organización utilizando una metodologia Conocer y manejar el proceso de calificación de auditores internos de calidad.

3 AGENDA 8:00 QUE ES AUDITORIA INTERNA COMO SE REALIZA : UN PROCEDIMIENTO GRAL TALLERES DE REQUISITOS 10:00 RECESO 10:15 PLANEACION Y LISTAS DE CHEQUEO TALLERES ELABORACION LISTAS DE CHEQUEO VS REQUISITOS NORMA. 1:00 ALMUERZO 2:00 REALIZACION AUDITORIA CASO 1 AUDITORIA PREGUNTAS ABIERTAS TECNICAS DE AUDITORIA CASO 2 AUDITORIA TRABAJO DE CAMPO LIBRE OBSERVACIONES 3:00 CONCLUSIONES 4:00 REDACCIONES DE NO CONFORMIDADES INTERNAS CHEQUEO Y ELABORACION LISTAS DE CHEQUEO VS REQUISITOS NORMA. 5:00 FIN

4 QUE ES LA AUDITORIA INTERNA

5 Conceptos y definiciones AUDITORIA DE CALIDAD Auditoria Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

6 AUDITORIAS INTERNAS LA REALIDAD Procesos LO QUE SE HACE CRITERIOS Manual de Calidad Procedimientos Instrucciones Especificaciones Normas LO QUE SE DEBE HACER OBJETIVO Satisfacción del cliente ISO 9001 Mejoramiento LO QUE SE QUIERE HACER

7 Justificación de Auditorias internas Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesos Detectar oportunidades de mejora Asegurar la implementación efectiva de los procesos de la organización Verificar la capacidad de los proceso para el logro de los objetivos de calidad Evaluar las fortalezas y debilidades del SGC

8 PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA INTERNA AUDITOR AUDITADO CLIENTE

9 Auditoria interna Herramienta de Gestión Alta dirección Auditoria interna de Calidad SGC FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ Y EFICIENTE

10 Principios del proceso de Auditoria Herramienta confiable APOYAR POLITICAS APOYAR CONTROLES DE GESTION CONCLUSIONES PERTINENTES SUFICIENTES FORMA DE ACTUAR PARA MEJORAR DESEMPEÑO

11 Principios AUDITORES CONDUCTA ETICA CUIDADO PROFESIONAL PRESENTACION JUSTA PROCESO DE AUDITORIA ETICA EVIDENCIA

12 TIPOS AUDITORIA Nota: Las auditorias internas, denominadas en algunos casos como auditoria de primer parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.

13 AUDITORIAS INTERNAS EVIDENCIA REGISTRO, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER INFORMACION QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA Y QUE SON VERIFICABLES.

14 HALLAZGOS DE AUDITORIAS Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

15 AUDITORIA INTERNA NO CONFORMIDAD El no cumplimiento de un requisito especifico, No conformidad mayor. es la ausencia o la no aplicación de un elemento del sistema de calidad en toda la empresa. Suma de no conformidades menores = mayor No conformidad menor Es el incumplimiento puntual de parte de un elemento del sistema de calidad

16 NO CONFORMIDAD, CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA NO CONFORMIDAD CORRECION ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO MEJORA DE LA CALIDAD Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos

17 CLASES DE AUDITORIA PRIMERA PARTE Organización SEGUNDA PARTE Comprador TERCERA PARTE Organización AUDITORIA EXTERNA OBJETIVOS Determinar si el SGC: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz OBJETIVOS Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión de calidad mediante desarrollo del proveedor Verificar la aplicación de disposiciones contractuales OBJETIVOS Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos minimos frente al modelo iso 9001 Disminuir la necesidad de efectuar auditoria por los clientes Para: Evaluar la eficacia del SGC Identificar oportunidades de mejoramiento Para: Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar reevaluación a proveedores Mantener relaciones gana-gana Para Certificación o Reconocimiento por un tercero.

18 AUDITORIAS INTERNAS TIPOS DE AUDITORIA Por primera parte Por segunda parte (organización- comprador o cliente) Por tercera parte (organismo independiente) PROPOSITO Mejorar sistema Aumentar la confianza interna Dar confianza al comprador Certificar la conformidad de un referencial (confianza)

19 AUDITORIA EN FUNCION DEL OBJETO AUDITORIA DEL SISTEMA DE CALIDAD AUDITORIA DE LOS PROCESOS AUDITORIA DE LOS SERVICIO (SELLOS DE CALIDAD) OTROS AUDITORIA DE PROVEEDORES AUDITORIA DE PLANES DE CALIDAD

20 REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA ISO 9001 EL SGC es Conforme a disposiciones Eficaz Criterio y Método Selección OBJETIVIDAD IMPARCIALIDAD Plan Estado Importancia Otras Auditorías Actividad por auditar Registrar resultados de Auditorias Acciones correctivas Aplicación y eficacia de acciones correctivas Registro

21 PLANEACION Y LISTAS DE CHEQEO

22 AUDITORIAS INTERNAS Programa de auditoria Conjunto de una o mas de auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Criterios de Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

23 Etapas de la auditoria preparación Actividades posteriores Auditoria campo seguimiento

24 PROCESO DE LA AUDITORIA AUDITORIA DE CALIDAD PLANEACION EJECUCION REPORTE EJECUCION PLANEACION DEFINICION DEL ALCANCE DEFINICION DEL OBJETIVO ESTUDIO DE DOCUMENTOS DEFINIR LOS RECURSOS COMUNICAR REUNION DE APERTURA ENTREVISTAS REUNION DE CIERRE REPORTE CONTENIDO DEL INFORME LISTA DE DISTRIBUCION ANEXOS

25 Planeación la auditoria Objetivos y alcance Personas responsables obj. Alcance. Documentos de Referencia Auditores Fecha y lugar donde se realizara Procesos a auditar Tiempo duración de cada auditoria Programa de reuniones Requisitos de confidencialidad

26 PLANIFICACION DE PROCESOS Actuar y mejorar procesos Determinar y revisar los clientes de los procesos Identificar necesidades Verificar y hacer seguimiento de las actividades resultantes Implementar los medios A V P H Planificar la implementación de los medios para satisfacer estas necesidades Analizar estas necesidades

27 ASPECTOS POR VERIFICAR Adecuación de la documentación que describe la operación de los procesos Disponibilidad documental y de registros Indicadores de control de procesos Aplicación de las acciones correctivas y preventivas

28 ASPECTOS POR VERIFICAR Suficiencia del personal competente Seguimiento del desempeño del proceso y control de no conformidades Identificación y comunicación de los requisitos del cliente Satisfacción del cliente y mejoramiento continuo

29 ASPECTOS POR VERIFICAR Identificación de los objetivos del proceso Despliegue de directrices y objetivos Evidencia de planificación del proceso Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo

30 REALIZACION DE AUDITORIA

31 TECNICAS DE AUDITORIA Son las herramientas de las que se dispone el auditor para obtener la evidencia objetiva necesaria. Entre las técnicas utilizadas se encuentran: INDAGACION OBSERVACIONES EXPLORACION RASTREO

32 ESTRATEGIA PARA AUDITORIA CUBRIR TODOS LOS REQUISITOS Cubrir evidencias : En el tiempo En los items

33 Comportamiento del auditor (entrevistas) Escucha activa. Resumir y reforzar la presentación y argumentos del auditado. Ej: Si he comprendido que Ud. Piensa que Ud. Opina que.. Ud. Dice que De acuerdo con lo que entiendo.

34 VENTAJAS Evitar malos entendidos Registrar lo esencial Mejora el clima de auditoria PROTOCOLO Y CIERRE Realizar conclusiones

35 Ventajas preguntas abiertas? No se limita al interrogado Evita agresiones, preguntas sugestivas. Muestran deficiencias Son percibidas como oportunidad y amenaza Aumenta experiencia del auditor

36 Como evitar agresiones Evitar situaciones criticas en la conversación. Dejar que el otro termine de hablar No emitir juicios Evitar expresiones (..pero se sabe que actualmente.) Evitar formulaciones cómo tu, ud (ud deberia, tu has perdido la oportunidad de..).en vez decir.. yo te recomiendo

37 Retroalimentación No se debe elogiar exageradamente Criticar o elogiar el hecho- gestión, los procesos, no la persona Critica de manera colaboradora ( como se puede evitar, como se puede mejorar. )

38 REDACCION DE NO CONFORMIDADES

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