Gestión Documental con Alfresco. Partner Oficial de Alfresco

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Veronica Lara Luna
hace 8 años
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1 Gestión Documental con Alfresco Partner Oficial de Alfresco

2 Agenda Concepto de Sistema de Gestión Documental Pasos para una Implementación Alfresco ECM Complemento de un ECM Experiencia

3 Agenda Concepto de Sistema de Gestión Documental Pasos para una Implementación Alfresco ECM Complemento de un ECM Experiencia

4 Sistema de Gestión Documental Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos

5 Sistema de Gestión Documental Está conformado por: Hardware Servidores Escaners Software Gestión Documental Herramientas cliente Redes Conectividad

6 Agenda Concepto de Sistema de Gestión Documental Pasos para una Implementación Alfresco ECM Complemento de un ECM Experiencia

7 1er Paso: Por Qué? Se deben hacer algunas preguntas: Por qué y para qué? Cuántos documentos? Cuántos usuarios y desde dónde? Qué unidades o áreas organizacionales van a usar? Desde dónde se va a acceder?

8 Comparativa de Tiempo

9 2do Paso: Aspectos Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de iniciar un proyecto: Estructura y Ordenamiento de Carpetas y Documentos Proceso de Gestión Documental Seguridades y Acceso Nomenclatura Identificación y Clasificación

Ordenamiento de Carpetas y Documentos Proceso de Gestión

10 3er Paso: Implementación Presupuesto $$$ Licencias Soporte Implementación Capacitación Alcance Técnico Plataforma Lenguaje Alcance Funcional Versionamiento Búsqueda en Contenido

11 4to Paso: Entrenamiento Culturización en el concepto de Gestión Documental Usuario Final: Administradores:

12 Agenda Concepto de Sistema de Gestión Documental Pasos para una Implementación Alfresco ECM Complemento de un ECM Experiencia

13 Alfresco es la alternativa Open Source de Enterprise Content Management (ECM) Que es Alfresco?

14 Que hace? Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml, multimedia etc. Gestión del ciclo de vida de los contenidos Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares Altamente escalable, disponible y extensible

Gestión del ciclo de vida de los contenidos Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar

15 Beneficios Inmediata localización de documentos Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre. Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Eliminación de los documentos duplicados. Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos. No existen documentos extraviados y perdidos. Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.

Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo.

16 ECM Hoy Alto Costo Alta Complejidad Atado

17 Alfresco es Diferente Bajo Costo Simple Libre

18 Alfresco: Más por Menos Variable Propietario Open Source Open Source Services/ Customization Reducción de Costos Reducción de Costos 100% Hardware Fijo Proprietary License Services/ Customization Hardware/ Software o Services/ Customization Hardware/ Software Alfresco Alfresco Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)

Fijo Proprietary License Services/ Customization Hardware/ Software o

19 Alfresco Content Management 100% web Información estructurada o no-estructurada Múltiples formatos (word, open office,excel, multimedia, autocad, etc) Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados

(word, open office,excel, multimedia, autocad,

20 Alfresco Share Sitios Web Dashboards Site, Personal Componentes Biblioteca de Documentos Blog, Wiki Búsqueda Gente Actividades Calendario, Foros de Discusión People Activities 20

21 Alfresco Enterprise: The fastest, most scalable ECM Benchmark 100 millones de objetos 140 objetos por segundo Acceso Sub-segundo Linear scalability search Prueba de Clientes Adobe: Millones de usuarios, terabytes de data en Acrobat.com 200M objetos en repositorio central del Dept. de Seguridad de USA

22 Clientes Internacionales Government Education & NFP Other UK MOD

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24 Sistema de Trámites y Procesos Es una solución de gestión de trámites institucional que permite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todos los requerimientos de clientes internos y externos. Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una organización cero papeles.

25 Beneficios de LAVA El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia y Eficacia. Los procesos son seguidos de forma exacta y estándar. Asignar las actividades de forma automática o según criterios como balanceo de trabajo Recordar a las personas sus actividades y controlar tiempos

26 Beneficios de LAVA Proveer el estatus actual de cualquier proceso en vivo Integrarse con otros sistemas y aplicaciones Parametrizar cualquier tipo de proceso con diferentes formularios

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28 Quién usa Alfresco en Ecuador?

29 Gracias por su atención Partner Oficial de Alfresco

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