PRESUPUESTO. Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico CDE CDE

Transcripción

1 CDE Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico Patricia Valentín Castillo, MBA Especialista en Desarrollo Económico Centro de Desarrollo Económico CDE PRESUPUESTO 2 1

2 Presupuesto El presupuesto es un plan para obtener y gastar dinero para alcanzar metas específicas en cierto tiempo. Presupuesto es un documento formal que cuantifica los planes de la entidad para lograr sus metas. Se basa en unos supuestos sobre la organización y su medio ambiente para un período determinado. Presupuesto Para que un presupuesto cumpla con su objetivo es importante que: Provea reportes de desempeño a la gerencia frecuentemente. Sea realista. Los datos del presupuesto anual deben ser revisados según avanza el año. Al final del primer trimestre podríamos modificar el presupuesto de los próximos 3 trimestres a la luz de nueva información disponible. 2

3 La Importancia del Presupuesto Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un presupuesto para obtener dinero. Una organización que comienza con un presupuesto va a ser capaz de : Ajustar los planes, actividades y/o programas y gastar lo que realmente necesito. Gastar el dinero costo-efectivo. Alcanzar las metas específicas que se establecieron Recibir una auditoria limpia Evita incurrir en costos que podría ser cuestionadas o rechazados o exceder los costos establecidos Los Presupuestos Son Útiles Para Otras Funciones Provee guías financieras y operacionales necesarias para implementar las políticas de la junta y directiva. Le permite a la gerencia medir y guiar a la entidad Guía a la entidad en la adquisición y uso de los recursos. Anticipa los gasto operacionales e identifica los ingresos para dichos gastos. Son herramientas para controlar los gastos y evitar déficit. Ayuda a integrar a la administración, al grupo de trabajo y las actividades operacionales. 3

4 Los Presupuestos Son Útiles Para Otras Funciones Comparando el ingreso actual y los gastos versus lo presupuestado la entidad puede calcular la variación financiera y modificar los planes a seguir si es necesario. Puede servir como la base para revisar el desempeño y en algunos casos el criterio de compensación. Beneficios De Preparar un Presupuesto en la Entidad Le provee la oportunidad a todos en la organización de conocer: Las metas a alcanzar El trabajo que hay que realizar para alcanzar las metas Los recursos (personas y cosas) que se necesitan para realizar el trabajo que hay que llevar a cabo. Las fechas límites para realizar un trabajo en específico. La responsabilidad individual para la realización del trabajo requerido. Nos ayuda a planificar e implementar los planes. Provee criterios para medir desempeño. Promueve la coordinación y comunicación dentro de la organización. 4

5 La Naturaleza Básica de los Presupuestos Presupuestar es serio incluye establecer metas cuidadosamente y desarrolla planes, al igual que crear un proceso de distribución de recuros lógico e informado. Es inclusivo une las perspectivas e intereses de un grupo variado. Proceso continuo Ongoing Process un seguimiento contínuo, obtener información análisis, revisión de proyecciones y suposiciones y considerar las alternativas según sea necesario. Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro Operacional Para un Programa o Actividad Capital Flujo de Efectivo Oportunidad 5

6 Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro Operacional este presupuesto identifica todos los ingresos y gastos que la entidad completa va a necesitar para el próximo año. Debe incluir todos los costos de empleado, consultores, programas, servicios, facilidades, utilidades y otros elementos que necesite la organización y evaluar la administración, unidades, programas y actividades. Para establecer y mantener un presupuesto operacional, la gerencia necesita detallar el ciclo del presupuesto, responsabilidades presupuestarias y proveer un itinerario detallado o un calendario presupuestario. Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro Operacional para programas, unidades o actividades usualmente requiere su propio presupuesto para obtener el apoyo de los donantes u otras fuentes de fondos. Ayuda a construir el presupuesto consolidado. Presupuesto de Capital Son herramientas que pueden ayudar a la entidad a planificar y manejar los proyectos de capital, los cuales no son recurrentes, tales como compra o construcción de un edificio y adquirir un equipo costoso. 6

7 Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro Presupuesto de flujo de efectivo es esencialmente el día a día. Requiere que la organización proyecte, describa el itinerario, naturaleza y cantida de los ingresos y gastos. Si el flujo de efectivo no se maneja apropiadamente esto puede causar problemas operacionales. Presupuesto de oportunidad es ideal cuando los otros presupuestos se han desarrollado excelentemente. Este planifica y examina oportunidades para la organización para llevar a cabo algo nuevo y diferente. Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro Los roles que las personas juegan en el presupuesto generalmente depende del tamaño de la entidad, la estructura y las fuentes de fondos. En general un presupuesto es mejor cuando es desarrollado en colaboración, se utilizan las destrezas y conocimientos de distintos niveles. 7

8 Cómo Las Diferentes Fuentes De Fondos y Tipos de Ingresos Afectan el Presupuesto Fondos no restrictos Contratos o contratos de fondos de subvenciones Otros fondos restrictos Ingreso por negocios o actividades de negocio Contribuciones de efectivo y no efectivo, incluye promesas (pledge) Fondos que requieren un pareo en efectivo o en especie o en género In-Kind Componentes Principales De Un Presupuesto Operacional Ingreso proyectado Gastos Proyectados por categorías y subcategorías Gastos proyectados por line item Narrativo o justificación del presupuesto 8

9 Estimar Ingresos y Gastos Estimar ingresos futuros Las formas para proyectar el ingreso varía dependiendo de la fuente y la naturaleza del ingreso. Es importante documentar las suposiciones. Regularmente las proyecciones de ingresos necesitan ser revisadas durante el desarrollo del presupuesto. Estimar gastos futuros Política anual Proyectar salarios y beneficios marginales Qué es una Variación? Una variación es la diferencia entre los gastos reales y los establecidos en el presupuesto. Se deben investigar las variaciones favorables y desfavorables. La gerencia define la cantidad o por ciento para una variación significativa. Se deben entender las condiciones internas o externas que generan una variación. 9

10 Qué Puede Causar Una Variación al Presupuesto? Algunas razones para que ocurran variaciones en el presupuesto son: Registrar transacciones en cuentas o departamentos equivocados. Registrar una transacción en un período de contabilidad que no corresponde. Cancelación de programa, proyecto, o servicio. Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto? Cambios en el volumen de servicios o transacciones. Cambios en el medio ambiente que afecte la organización Nuevas leyes y cambios en reglamentos de las agencias reguladoras. 10

11 CDE Ejercicio de Práctica 21 PREGUNTAS 11