5. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO

Transcripción

1 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 1/6 5. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO Una hoja de cálculo es, una tabla de información dispuestas en filas y columnas. A las columnas se les nombra mediante una letra mayúscula, y a las filas mediante números. La intersección entre una fila y una columna se le llama celda. Así, una celda sería la B7, otra la H22, etc. A cada uno de los documentos que se crean con la hoja de cálculo se les llama libro, y un libro está compuesto por varias hojas. Así, para nombrar o hacer referencia a la celda F5 de la hoja 2, se escribiría lo siguiente: Hoja2!F5 (es decir, el nombre de la hoja junto con el nombre de la celda separados por una admiración hacia abajo). Las Hojas de cálculo más conocidas son Excel (de la empresa Microsoft) y Calc (del programa Openoffice). El objetivo de las hojas de cálculo es, a partir de una serie de tablas de números, obtener nuevos valores mediante una serie de fórmulas matemáticas. La gran ventaja de las hojas de cálculo es, que permiten, a quien sabe manejarlas, manipular grandes cantidades de números de forma rápida y fácil. Al entrar en la hoja de cálculo, nos aparece una ventana en donde se distingue las siguientes partes: 1- Barras de herramientas estándar, formato y dibujo. 2- Barras de fórmula: En ellas se introducen o modifican los datos de la celda que esté seleccionada (se le llama celda activa). 3- Los botones de desplazamiento: Están situados a la izquierda de las pestañas que indican el nombre de las hojas (hoja1, hoja2, hoja3). Estos botones sirven para desplazarse a través de las diferentes hojas de un libro. 1. OPERACIONES BÁSICAS CON UNA HOJA DE CÁLCULO Insertar una hoja nueva: Menú contextual sobre una pestaña ya existente Insertar Hoja de cálculo Aceptar. Eliminar: Menú contextual de la pestaña Eliminar. Mover: Se selecciona y se arrastra. Cambiar nombre: Doble click o bien menú contextual Cambiar nombre. Seleccionar varias hojas: Se marca una y se pulsa control (para no consecutivas) o mayúscula (para sí consecutivas) y se selecciona la siguiente (si se tiene pulsada control) o la última (si se tiene pulsada mayúscula). 2. INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA Para introducir datos en una celda se selecciona la celda haciendo click sobre ella y se comienza a escribir. Se pueden introducir dos tipos de datos: Constante: Que no cambian al menos que se selecciona la celda y se edite su contenido (pulsando F2). Fórmulas: Una fórmula es un conjunto de operadores unidos por operados, precedidos siempre del signo igual (=). Ejemplo:= Funciones: Una función es un pequeño programa al cual se le pueden dar uno o varios valores y nos responde con otro valor. También está siempre precedida del signo =. Una función presenta siempre esta fórmula: =Nombre (valores que se suministran-dan-) Ejemplo: =REDONDEAR(17,83;0) Intro 18.

2 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 2/6 3. TIPOS DE VALORES CONSTANTES - NÚMEROS Para introducir un nº como valor constante, se selecciona una celda y se escribe el nº. Los números decimales se escriben utilizando la coma baja para separar la parte entera de la decimal. Hay que tener en cuenta que un mismo nº se puede representar de varias maneras. A esto se le llama formato de números. Así, el nº 107, se puede representar así: 107,6 Formato general 108 Ptas. Moneda 108 Formato nº con cero decimales 107,60% Formato porcentaje (un cero puesto en formato porcentaje aparece multiplicado por 100 y con el símbolo porcentaje al final, pero ello no cambia el valor del nº). También hay que tener en cuenta que cuando La hoja de calculo guarda un nº, siempre almacena los 15 primeros decimales del nº aunque se muestren algunos. - FECHAS Y HORAS La forma más fácil de introducir una fecha en una celda es: -Escribir el nº del día una barra hacia la derecha un mes una barra hacia la derecha las dos últimas cifras del año. Ej.: 23/09/82. Se llama formato de fecha a las diferentes formas que hay de expresar una misma fecha. Para cambiar el formato de fecha se hace desde la opción: Menú Formato Celda Ficha Número Fecha. Si ponemos una fecha en formato nº, aparecerá el nº de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha que hallamos escrito. Ej.: Escribimos 365 Menú Formato Celda ficha Número Fecha Aceptar. (Sale 30-dic-00 ). - TEXTO Para introducir texto en una celda, se selecciona la celda y se escribe el texto. Una celda puede contener como máximo 255 caracteres (incluidos los espacios en blanco). Se llama formato de celda a los diferentes aspectos (color, tamaño, tipo de letra, bordes,...) que puede tener una celda. Para dar formato a una celda, se hace desde las opciones: Menú Formato Celdas ficha Alineación y fuentes, bordes o tramas. Cuando el texto que contiene una celda no cabe en celda, podemos hacer dos cosa: 1- Aumentar el ancho de columna que tiene la celda. 2- Seleccionar la opción ajustar texto, situada en el menú Formato Celda ficha Alineación. Cuando una celda está rellena del símbolo almohadilla (#), quiere decir, que esa celda contiene la celda. - Valores lógicos Hay dos valores lógicos, que son VERDADERO y FALSO.

3 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 3/6 - Valores de ERROR: Los valores de error aparecen cuando no se puede calcular correctamente la fórmula que se ha escrito en una celda. Ej.: Si en la casilla A1 escribo =4/0, aparecerá el valor de error # DIV/0! Otros valores de error que pueden aparecer son: # REF! # WIND! # NUM! # NOMBRE? - FÓRMULA Una fórmula es un conjunto de números separados por operadores matemáticos. Los aperadores que se utilizan en una hoja de cálculo son: suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/) y potencia (^ -arco circunflejo-). Así, una fórmula simple es: =7*3 Se pueden escribir fórmulas más complejas como la siguiente: =7-4*6+5/1 Qué resultado daría esta fórmula?. Depende de qué operaciones hagamos primero, el resultado será diferente. Así, si operamos según el orden en que aparecen los signos en la fórmula daría 23, pero si introducimos esta fórmula en una celda da 12. Ello es dedicado a que La hoja de calculo tiene en cuenta lo que se llama prioridad de los operadores. La prioridad significa que cuando una fórmula tiene diferentes operadores, primero opera con unos y después con otros. En concreto, la prioridad que utiliza es la siguiente: menos prioridad + Suma - Resta * Multiplicación / División ^ Potencia más prioridad Si se pudiera cambiar esta prioridad, habría que utilizar paréntesis, teniendo en cuenta que siempre se hace primero la que está entre los paréntesis. Ej.: =7+20-(14*3^4-5)/(6+2)^3 Una fórmula además de números puede contener el nombre de algunas de las celdas de la hoja de cálculo. Para resolver la fórmula, cuando tenga que operar con el nombre de la celda tomará como valor el contenido de dicha celda. Ej.: Si en la celda A1 tenemos el valor 3 y en la celda B3 tenemos la siguiente fórmula: =7+A1*(2+5^1)-A1, el resultado será 25, porque A1 se cambia por 3. En otro caso, si A1 contiene el valor 6 el resultado será 43.

4 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 4/6 4. LLENAR CELDAS ADYACENTES Si queremos introducir una serie de números (1,2,3...) o los meses del año (enero, febrero,...) o los días de la semana (lunes, martes, miércoles,...), la manera más fácil es, seleccionar las celdas donde comienza la serie y arrastrar desde la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas. La forma de completar la serie, dependerá, de si la hoja de cálculo reconoce o no una serie de datos en el rango de celdas originaria. Si reconoce la serie, entonces lo que ocurrirá es que la serie aumenta hasta completar el rango arrastrado. Si La hoja de calculo no reconoce la serie, entonces lo que ocurrirá es que los datos se copiarán hasta completar el rango. 5. OTROS OPERADORES MATEMÁTICOS Una fórmula además de los operadores matemáticos más comunes (+,-,*,/,...) puede contener otro tipo de operadores, que les vamos a llamar de la siguiente manera: - Operadores de comparación: Sirven para comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Los más habituales son: = Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinta - Operadores de referencia: Sirven para nombrar a un conjunto de celdas de una sola vez. Fundamentalmente hay dos: Rango (dos puntos): Hace mención a todas las celdas entre dos referencias, incluyendo éstas. Por ejemplo: B1:E3, hace referencia a las siguientes celdas: B1,B2,B3,C1,C2,C3,D1,D2,D3,E1,E2,E3. Unión (punto y coma): Produce una referencia única, resultado de unir otras dos referencias. Ej.: A1;H2, hace referencia a las celdas A1 y H2. 6. USAR REFERENCIAS EN LAS FÓRMULAS Una referencia sirve para poder identificar a una celda o grupos de celdas. Se utilizan fundamentalmente para ser incluidos en fórmulas. Hay dos tipos de referencias: Absolutas y relativas. Relativas: Una referencia relativa indica la posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde introduce la fórmula. Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias relativas que contienen son actualizadas automáticamente respecto a la nueva posición. Por ejemplo, una fórmula situada en la celda A3 que sea =A1+A2, al copiarse en la celda B3 se convertirá en =B1+B2. Absolutas: Otra posibilidad para indicar en una fórmula la posición de una celda, es hacerlo de forma absoluta. Una referencia absoluta, como $A$1, indica a La hoja de calculo como encontrar otra celda según su posición exacta. Estas referencias se designan añadiendo el signo del dólar ($) antes de la

5 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 5/6 letra de la columna y del nº de la fila. De este modo, una fórmula situada en la celda B3 y que contenga =$A$1+$A$2, al copiarse en la celda B3, seguirá siendo =$A$1+$A$2. 7. FUNCIONES Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta uno o varios valores, llamados argumentos, realiza una operación y devuelve uno o varios valores. Se pueden usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas. El uso de funciones en fórmulas, permite simplificar y acortar éstas. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula =A6+A7+A8+A9, se puede utilizar la función SUMA y escribir la misma fórmula como =SUMA(A6:A9). Los argumentos de una función, pueden ser tanto valores constantes como fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Aunque se puede escribir una función directamente, el método más fácil es usar el asistente para funciones. Se puede activar este asistente mediante el botón, situado en la barra estándar. 8. EL BOTÓN AUTOSUMA La función suma es la más usada en las hojas de cálculo. Si se elige el botón autosuma escribe automáticamente la función y sugiere además, el rango de celdas a sumar., La hoja de calculo 9. FUNCIONES BÁSICAS DE LA HOJA DE CALCULO Supongamos que tenemos una hoja tal como esta: =SUMA (rango): Suma todos los valores especificados en el rango. Ej.: =SUMA(A2:C2) 30. =PROMEDIO (rango): Calcula la media de los valores especificados en el rango. Ej.: =PROMEDIO(A3:C4) 14,5. =MAX (rango): Devuelve el valor más alto de los especificados en el rango. Ej.: =MAX(A1:B2;C3;A3). =MIN (rango): Devuelve el valor más bajo de los especificados en rango. Ej.: =MIN(A2:E4) 0. =CONTAR (rango): Devuelve el nº de casillas o celdas que tienen un valor distinto de cero. Ej.: =CONTAR(A1:A3).

6 Unidad 5. Introducción a las Hojas de Cálculo Pag: 6/6 =CONTAR.SI (rango; criterio): Esta función cuenta cuantas celdas hay en el rango especificado que cumplen la condición que se indica en criterio. El criterio debe escribirse entre comillas dobles. Ej.: =CONTAR.SI(A3:C4, <=13 ) 5. =SUMAR.SI (rango; criterio): Esta función suma el valor de todas aquellas celdas que hay en el rango especificado y cumplen la condición que se indica en el criterio. Ej.: =SUMAR.SI(A1:C2; >=6 ) 6. =SI (condición; acción si condición es cierto; acción si condición es falso). Ej.: =SI(A6>10; es mayor que 10 ; no es mayor que 10 ) Supongamos que en la celda A1 tenemos la edad de una persona. Dependiendo de esta edad, queremos que en la celda C1 aparezca lo siguiente: Si la edad es menor de 14, que aparezca la palabra es un niño. Si la edad está comprendida entre 14 y 35, que aparezca la frase es un joven. Si la edad es mayor de 35, aparezca la frase es un adulto. Solución: C11 Es A1<14? si Es niño no si Joven Es A1<35? no Adulto =SI(A1<14, es niño ;SI(A1<35; es joven ; es adulto )