SECCIÓN AU 337 SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LOS ABOGADOS DE UN CLIENTE EN CUANTO A LITIGIOS, DEMANDAS Y GRAVÁMENES (1)

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1 SECCIÓN AU 337 SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LOS ABOGADOS DE UN CLIENTE EN CUANTO A LITIGIOS, DEMANDAS Y GRAVÁMENES (1) Introducción 1. Esta Sección proporciona una guía de los procedimientos que debiera considerar un auditor independiente para identificar litigios, demandas y gravámenes y satisfacerse en cuanto al registro contable y revelación de información sobre tales asuntos, cuando efectúa una auditoría de estados financieros de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Consideraciones contables 2. La Administración es responsable de adoptar políticas y procedimientos para identificar, evaluar y contabilizar los litigios, demandas y gravámenes como una base para la preparación de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Los principios de contabilidad para contingencias de pérdidas, inclusive aquellas sobre juicios, demandas y gravámenes, están establecidas en los principios de contabilidad generalmente aceptados. (2) Consideraciones de auditoría 4. Con respecto a litigios, demandas y gravámenes, el auditor independiente debiera obtener evidencia de auditoría pertinente sobre los siguientes aspectos: a. La existencia de una condición, situación o conjunto de situaciones que den lugar a una incertidumbre en cuanto a una posible pérdida para una entidad, que provenga de litigios, demandas y gravámenes. b. El período en el cual ocurrió la causa que motiva la acción legal. c. El grado de probabilidad de un resultado adverso. d. El monto o rango potencial de la pérdida. Procedimientos de auditoría 5. Ya que los hechos o condiciones que debieran ser considerados al contabilizar e informar los litigios, demandas y gravámenes son materia de conocimiento directo y a menudo bajo el control de la Administración de una entidad, la (1) Esta Sección reemplaza el comentario de Cartas de Abogados utilizado anteriormente, (2) En el BT Nº 6 y NICCH Nº 37 del Colegio de Contadores de Chile, también se describen las normas de contabilización y preparación de información financiera para las contingencias de ganancia. Los procedimientos del auditor respecto a las contingencias de ganancias son paralelas a aquellas descritas en esta Sección para contingencias de pérdida. 430

2 Administración es la fuente más importante de tales asuntos. Por lo tanto, los procedimientos de auditoría respecto a litigios, demandas y gravámenes debieran incluir lo siguiente: a. Solicitar información y analizar con la Administración las políticas y procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios, demandas y gravámenes. b. Obtener de la Administración una descripción y evaluación de litigios, demandas y gravámenes que existían a la fecha del balance general que se está auditando y aquellos existentes durante el período posterior hasta la fecha en que se proporciona esa información, incluyendo la identificación de aquellas materias consultadas al asesor jurídico y obteniendo confirmaciones de la Administración, normalmente por escrito, que ellos han revelado todos tales asuntos requeridos a ser revelados por los principios de contabilidad generalmente aceptados. c. Examinar los documentos en poder del cliente que digan relación con litigios, demandas y gravámenes, incluyendo correspondencia, facturas y boletas por pago de honorarios a abogados. d. Obtener confirmación de la Administración, normalmente por escrito, que se han revelado todas las demandas aún no formalizadas que el abogado les ha informado que son probables que se hagan valer y que deben ser revelados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Además, con la autorización del cliente, el auditor debiera informar al abogado que el cliente ha dado esta confirmación al auditor. Esta representación del cliente puede ser comunicada por el cliente en su solicitud de confirmación al abogado, o por el auditor en una carta separada. (3) 6. Un auditor normalmente no posee pericia legal y, en consecuencia, no puede efectuar interpretaciones legales respecto a la información que llega a su conocimiento. Por lo tanto, el auditor debiera solicitar a la Administración del cliente que envíe una carta de solicitud de información a aquellos abogados con quienes la Administración ha consultado respecto a litigios, demandas y gravámenes. 7. La auditoría normalmente incluye ciertos otros procedimientos efectuados con propósitos distintos que podrían también revelar litigios, demandas y gravámenes. Ejemplos de tales procedimientos son: (3) Un ejemplo de una carta separada es la siguiente: Les escribimos para informarle que (nombre de la Compañía) nos ha confirmado que (excepto por lo indicado en el párrafo siguiente y excluyendo cualquier asunto ya incluido en la carta de solicitud de información de auditoría) no existen posibles demandas aún no presentadas formalmente que ustedes nos hayan informado como probables de hacerse valer y que deben ser reveladas de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en sus estados financieros al (fecha del balance general) y por (el período) terminado en esa fecha. (indicar demandas aún no presentadas formalmente, si hubieren). Tal carta debiera ser firmada y enviada por el auditor. 431

3 a. Lectura de actas de Juntas de Accionistas, reuniones de Directorio y Comités ad-hoc, celebrados durante y después del período que se está examinando. b. Lectura de contratos de préstamos, de arrendamiento y documentos similares y correspondencia con el Servicio de Impuestos Internos y otros organismos reguladores. c. Obtención de información sobre garantías, a través de las confirmaciones de bancos. d. Inspección de otros documentos para detectar posibles garantías entregadas por el cliente. Solicitud de información al abogado del cliente (4) 8. La carta de solicitud de información al abogado del cliente constituye el medio principal por el cual el auditor corrobora la información que le proporcionó la Administración en cuanto a litigios, demandas y gravámenes. (5) El auditor puede obtener la corroboración necesaria con la evidencia de auditoría obtenida del departamento legal de la empresa o de su abogado interno. Sin embargo, la evidencia de auditoría obtenida del abogado interno no sustituye aquella que se rehúse proporcionar el abogado externo. 9. Los asuntos que debiera cubrir una carta de solicitud de información incluyen, pero no están limitados, a los siguientes: (4) a. Identificación de la Compañía, incluyendo sus afiliadas y la fecha de la auditoría. b. Una lista preparada por la Administración (o una solicitud de la Administración para que el abogado prepare una lista) que describa y evalúe los litigios, demandas y gravámenes pendientes o que han sido amenazados para los cuales se ha contratado al abogado y a los que ha dedicado atención significativa por cuenta de la Compañía, en la forma de consultas o en representaciones legales. c. Una lista preparada por la Administración que describa y evalúe demandas y gravámenes que aún no se han hecho efectivo y que la Administración considera probables y que de ser formalizados, tendrían a lo menos una posibilidad razonable de resultado desfavorable, respecto a los cuales el abogado ha sido contratado y a los cuales ha dedicado atención significativa por cuenta de la Compañía en la forma de consultas o en representaciones legales. En esta Sección se presenta un modelo con el ejemplo ilustrativo de una carta de solicitud de información al abogado. (5) No se pretende que se solicite al abogado reconsiderar totalmente todos los asuntos sobre los cuales fue consultado durante el período que está siendo auditado, para el propósito de determinar si él puede concluir respecto a la probabilidad de que se haga efectiva cualquier demanda posible en relación a cualquiera de los asuntos que éste haya considerado. 432

4 d. Respecto a cada asunto listado en la letra b anterior, una solicitud que el abogado ya sea proporcione la siguiente información o que comente sobre esos asuntos en los que sus puntos de vista pueden diferir de aquellos planteados por la Administración, según corresponda: (1) Una descripción de la naturaleza del asunto, desarrollo del caso a la fecha y la acción que la Compañía contempla adoptar (por ejemplo, defenderse enérgicamente o buscar un acuerdo extrajudicial). (2) Una evaluación de la probabilidad de un resultado adverso y una estimación, de ser posible, del monto o rango de la pérdida potencial. (3) En relación a la lista preparada por la Administración, una identificación de la omisión de litigios, demandas y gravámenes pendientes o que han sido amenazados o una declaración que la lista de tales asuntos está completa. e. Respecto a cada asunto listado en la letra c anterior, una solicitud que el abogado comente sobre esos asuntos en los cuales sus puntos de vista respecto a la descripción o evaluación del mismo puedan diferir de aquellos planteados por la Administración. f. Una declaración del cliente donde indique que éste entiende que, cuando el abogado externo se ha formado una opinión profesional, en el curso de la prestación de servicios legales respecto a un asunto aún no formalizado, que reconocidamente involucre una posible demanda o gravamen que pueda requerir ser revelado en los estados financieros, el cliente debiera revelar o considerar revelarlo. El abogado, como un aspecto de su responsabilidad profesional hacia el cliente, le informará y consultará respecto al tema de su revelación y los requerimientos contables que son aplicables de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. g. Una solicitud para que el abogado confirme si lo acordado en la letra f está correcto. h. Una solicitud que el abogado identifique específicamente la naturaleza y los motivos de cualquier limitación en su respuesta. No será necesario solicitar información de asuntos que no se consideran significativos, siempre que el cliente y el auditor hayan llegado a un entendimiento de los límites de la importancia relativa para este propósito. 10. En circunstancias especiales, el auditor puede obtener en una comunicación verbal una respuesta respecto de asuntos cubiertos por la carta de solicitud a los abogados de información de interés para la auditoría, lo cual ofrece una oportunidad para un análisis y explicación mas detallados que en una respuesta 433

5 escrita. Una comunicación verbal puede ser apropiada cuando la evaluación de la necesidad de contabilizar o revelar litigios, demandas y gravámenes involucra asuntos tales como la evaluación del efecto de consejos legales relacionados con aspectos legales aún sujetos a interpretación, el efecto de información no corroborada u otros juicios complejos. El auditor debiera documentar apropiadamente las conclusiones alcanzadas respecto a la necesidad de contabilizar o de revelar litigios, demandas y gravámenes. 11. En algunas circunstancias, un abogado puede ser requerido por su Código de Responsabilidad Profesional de renunciar al trabajo si su consejo legal relacionado con la contabilización y revelación de litigios, demandas y gravámenes son desestimados por el cliente. Cuando el auditor está en conocimiento que el cliente ha cambiado de abogados o que el abogado contratado por el cliente ha renunciado, el auditor debiera considerar la necesidad de solicitar información respecto a las razones por las cuales el abogado ya no está vinculado con el cliente. Limitaciones en el alcance de una respuesta de un abogado (6) 12. Un abogado puede justificadamente limitar su respuesta a asuntos para los cuales ha prestado significativa atención en la forma de consultas o representaciones legales. Además, la respuesta de un abogado puede estar limitada a asuntos que sean considerados individualmente o en su conjunto significativos para los estados financieros, siempre y cuando tanto el abogado como el auditor hayan llegado a un entendimiento sobre los límites de la importancia relativa para este efecto. Y por lo tanto, tales limitaciones no constituyen limitaciones en el alcance de la auditoría. 13. La negativa de un abogado para proporcionar la información requerida en una carta de solicitud de información, ya sea por escrito o verbalmente (ver párrafos 9 y 10) sería una limitación en el alcance de la auditoría suficiente para la no emisión de una opinión sin salvedades. (Ver Sección AU 508, párrafos 22 y 23). (7) Una respuesta de un abogado a tal solicitud de información y los procedimientos indicados en el párrafo 5 proporcionan al auditor suficiente evidencia de auditoría para satisfacerse de la contabilización y revelación de la información financiera relacionada con litigios, demandas y gravámenes pendientes o que han sido amenazados. El auditor obtiene suficiente evidencia de auditoría para satisfacerse respecto de la revelación de esas demandas y gravámenes aún no formalizadas y que requieren ser reveladas en los estados financieros a base de los mencionados procedimientos y del reconocimiento específico por parte del abogado de su responsabilidad hacia su cliente respecto a obligaciones relativas a tal revelación (ver párrafo 9. g.). Este enfoque relacionado con demandas y gravámenes aún no formalizadas es necesario para (6) Pié de página en versión original en inglés no es aplicable en Chile. (7) Una negativa de responder debiera distinguirse de la incapacidad de formarse una opinión respecto a ciertos asuntos de juicio (ver párrafo 14). Además, los abogados en otras jurisdicciones a veces siguen prácticas distintas a las contempladas en esta Sección en la medida que diferentes procedimientos a los aquí mencionados puedan ser necesarios. En tales circunstancias, el auditor debiera aplicar su juicio para determinar si existen procedimientos alternativos que sean adecuados para cumplir con los requerimientos de esta Sección. 434

6 el interés público de proteger la confidencialidad de las comunicaciones entre abogados y sus clientes. Otras limitaciones en la respuesta de un abogado 14. Un abogado puede no estar en condiciones de responder respecto a la probabilidad de un resultado desfavorable de litigios, demandas y gravámenes o del monto o del rango de la pérdida potencial, debido a las incertidumbres inherentes. Los factores que influyen en la probabilidad de un resultado desfavorable, a veces pueden no estar dentro de la competencia del abogado para juzgar y la experiencia histórica de la entidad en litigios similares o la experiencia de otras entidades puede no ser pertinente ni estar disponible como asimismo el monto de la posible pérdida frecuentemente puede variar en las distintas etapas del litigio. En consecuencia, un abogado puede no estar en condiciones de formarse una opinión en relación con tales asuntos. En tales circunstancias, normalmente el auditor concluirá que los estados financieros están afectados por una incertidumbre relacionada con el resultado de un hecho futuro, el cual no es susceptible de una estimación razonable y debiera buscar guías en la Sección AU 508, párrafos 45 al 49, para determinar el efecto, si lo hubiere, de la respuesta del abogado sobre el informe de auditoría. 435

7 Modelo de una carta ilustrativa de solicitud de información de auditoría a los asesores legales 1. En relación con la auditoría de nuestros estados financieros al (fecha del balance general) y por el (período) terminado en esa fecha, la Administración de la Compañía ha preparado y entregado a nuestros auditores (nombre y dirección de los auditores), una descripción y una evaluación de ciertas contingencias, incluyendo aquellas indicadas a continuación involucrando asuntos respecto de los cuales ustedes han sido contratados y a los cuales ustedes han dedicado atención significativa por cuenta de la Compañía en la forma de consultas o de representaciones legales. Estas contingencias son consideradas significativas por la Administración de la Compañía para estos efectos (la Administración puede indicar un límite de importancia relativa si se ha llegado a un acuerdo al respecto con el auditor). Su respuesta debiera incluir asuntos que existían al (fecha del balance general) y durante el período desde esa fecha a la fecha de su respuesta. Litigios pendientes o que han sido amenazados (excluyendo demandas no formalizadas) (Normalmente la información incluiría lo siguiente: (1) la naturaleza del litigio, (2) el desarrollo del caso a la fecha, (3) cómo la Administración está respondiendo o pretende responder al litigio (por ejemplo, refutar enérgicamente el caso o buscar un acuerdo extrajudicial) y (4) una evaluación de la probabilidad de un resultado desfavorable y una estimación, si pudiere hacerse, del monto o del rango de la pérdida potencial). Agradeceremos proporcionar a nuestros auditores tal explicación, si hubiere, que usted considere necesaria para complementar la información mencionada anteriormente, incluyendo una explicación de esos asuntos respecto de los cuales sus puntos de vista puedan diferir de aquellos indicados y una identificación de la omisión de cualquier litigio, demanda y gravamen pendientes o que han sido amenazados, o una declaración que la lista de tales asuntos está completa. Demandas y gravámenes aún no formalizados (considerados por la Administración de ser probables y de ser formalizados tendrían, a lo menos, una razonabilidad posible de un resultado desfavorable.) (Normalmente la información de la Administración incluiría lo siguiente: (1) la naturaleza del asunto, (2) como pretende responder la Administración si la demanda está formalizada y (3) una evaluación de la probabilidad de un resultado desfavorable y una estimación, si pudiere hacerse, del monto o del rango de la pérdida potencial). Agradeceremos proporcionar a nuestros auditores tal explicación, si hubiere, que usted considere necesaria para complementar la información anterior, incluyendo una explicación de aquellos asuntos respecto de los cuales sus puntos de vista puedan discrepar de aquellos indicados por la Administración. Entendemos que siempre que, en el curso de la prestación de servicios legales para nosotros respecto de un asunto aún no formalizado que reconocidamente involucre una posible demanda o gravamen que puedan requerir su revelación en los estados financieros, si usted se ha formado una opinión profesional que 436

8 nosotros debiéramos revelar o considerar revelar en relación con tales posibles demandas o gravámenes, como un aspecto de su responsabilidad profesional hacia nosotros, ustedes nos aconsejarán y consultarán respecto al tema de tal revelación y los requerimientos contables de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Agradeceremos confirmar específicamente a nuestros auditores que nuestro entendimiento es el correcto. Agradeceremos identificar específicamente la naturaleza y los motivos de cualquier limitación en su respuesta. (El auditor puede solicitar al cliente que indague sobre asuntos adicionales, por ejemplo, cuentas impagas o no facturadas o información específica sobre ciertas obligaciones contractualmente asumidas por la Compañía, tales como avales por las obligaciones de terceros). 437

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