TENDENCIAS CERO PAPEL Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA. Certicámara.

Transcripción

1 TENDENCIAS CERO PAPEL Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa Certicámara. Validez y seguridad jurídica electrónica

2 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON CARÁCTER PROBATORIO Qué tipo de organizaciones pueden implementar los procedimientos que contempla la digitalización de documentos con carácter probatorio? Cualquier organización del sector público o privado. Protocolo para la Digitalización de Documentos con Fines Probatorios, desarrollado por el Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos (SNA), órgano asesor del Archivo General de la Nación de Colombia, el cual insta a los funcionarios de la administración pública tanto a nivel nacional como territorial, a cumplir los procedimientos.

3 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON CARÁCTER PROBATORIO Marco normativo del Protocolo Ley 594 de Uso de Nuevas tecnologías en la archivística. (Art. 19) Ley 527 de EQUIVALENTES FUNCIONALES Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Decreto 019 de 2012 Atributos de seguridad jurídica. Ley 527: Escrito Mensaje de Datos + Posterior Consulta (Art. 6) Original Integridad (Arts. 8 y 9) Firma Firma Digital (Arts. 7 y 28) Archivo y conservación Requisitos de Evidencia Digital (Art. 12): Autenticidad, Integridad, Extremos de conservación temporal y disponibilidad.

4 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON CARÁCTER PROBATORIO Alcances Conversión de soportes físicos mediante la digitalización de los mismos. Garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable, auténtico e íntegro, tal como el original. Migración del formato de conservación (de físico a electrónico). Eliminación del soporte físico.

5 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON CARÁCTER PROBATORIO Componentes 1. PROCEDIMENTAL Previo Oficial de Gestión documental Descripción TRD o cuadros de clasificación Captura Medios de conservación Almacenamiento 2. TECNOLÓGICO - Digitalización certificada Estampado cronológico Firma electrónica/digital Encriptación de datos Certificación de condiciones de archivo y conservación por parte de terceros.

6 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON CARÁCTER PROBATORIO Etapas Preparación física Etapa reprográfica Equivalentes funcionarles descritos en la Ley 527 de 1999 (escrito, original, firma y archivo y conservación). Control de calidad de la imagen La firma digital garantiza autenticidad, integridad y no repudio según artículo 28 la Ley 527 de 1999 y artículo 6 de la Ley 962. indización ó Descripción Para precisar fechas extremas, existe el sello de tiempo o estampado cronológico certificado, art. 30 de la Ley 527 de almacenamiento Bodegaje electrónico con requisitos de la Ley 1266: control de acceso, integridad, clasificación y evidencia digital (art 12 ley 527) Consulta Fichero electrónico de datos donde se garantiza la integridad de la información y los extremos de conservación temporal.

7 DE DOCUMENTOS - GUÍA DEFINICIÓN: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad. FINALIDAD 1. Digitalización sin eliminación del documento original análogo: esta digitalización de documentos puede tener al mes tres tipos aplicaciones: a) Digitalización con fines de control y trámite b) Digitalización con fines archivísticos c) Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio 2. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada Se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.

8 DE DOCUMENTOS - GUÍA SUSTITUCIÓN DEL ORIGINAL EN PAPEL NIVEL DE SEGURIDAD Digitalización con fines de control y trámite NO Bajo Pautas de digitalización del AGN Digitalización con fines archivísticos NO Medio Uso y aplicación estándares técnicos como normas de archivística del AGN- Comité Archivo Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio NO Bajo Ley 527 de 1999 y normas reglamentarias Digitalización certificada SI ALTO Protocolo de digitalización + estándares de organismo competentes + firma digital o electrónica. TIPO REQUISITOS

9 DE DOCUMENTOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO Fichero electrónico Metadatos de digitalización Documento Electrónico Metadatos mínimos obligatorios Firma de Digitalización DOCUMENTO ELECTRÓNICO FIEL AL CONTENIDO ORIGINAL Y GARANTIZAR LA INTEGRIDAD. VÁLIDO COMO DOCUMENTO ELECTRÓNICO FIEL AL DOCUMENTO EN SOPORTE FÍSICO

10 DE DOCUMENTOS - GUÍA Formatos admitidos- preservación Nivel de resolución - Recomendado 200 pixeles por pulgada. - OCR recomendado 300 ppp. Garantía de fidelidad - Elemento probatorio al mismo nivel que el documento en físico. (Ley 527 de 1999 art 11)

11 DE DOCUMENTOS - GUÍA DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN Integridad de cada uno de los pasos Software y hardware verificados previamente *tercero Fase previa Digitalización y optimización Conformación

12 DE DOCUMENTOS - GUÍA COPIA AUTÉNTICA Nuevo documento, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original (identidad e igualdad) COPIA ELECTRÓNICA AUTENTICADA (CEA) No requieren cambio de formato ni contenido, igual validez jurídica que el Documento electrónico. Se expiden a partir de documentos con calidad de original o de copia auténtica. Nuevos documentos electrónicos Original CEA Identificador del documento origen CEA serán firmadas mediante alguno de los sistemas de firma electrónica.

13 GRACIAS CLAUDIA E. ESCOBAR RESTREPO Directora de Canales y Alianzas Claudia.escobar@certicamara.com