PROCEDIMIENTO GENERAL: REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

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1 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO GENERAL: REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS HISTORIAL DE MODIFICACIONES Revisión Motivo del cambio Responsable/Cargo: Firma: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2 Página 2 de 10 ÍNDICE 1 OBJETO ALCANCE REFERENCIAS PROCEDIMIENTO CUALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS INFORME DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS SEGUIMIENTO DE RESULTADOS RESPONSABILIDADES LISTA DE REGISTROS DOCUMENTACIÓN...11

3 Página 3 de 10 1 OBJETO El objeto del procedimiento es establecer la sistemática para la planificación, realización y seguimiento de las auditorías internas del Sistema de gestión medioambiental (SIGMA), con el fin de verificar el grado de cumplimiento y la eficacia de dicho sistema. 2 ALCANCE Este procedimiento se aplica a las auditorías internas realizadas sobre las actividades, documentos, funciones, registros, etc., que constituyen SIGMA de la empresa Pérez. 3 REFERENCIAS MSIGMA Manual del SGMA PG-16 No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas 4 PROCEDIMIENTO 4.1 CUALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS Las auditorías internas pueden ser realizadas por: - personal de la empresa Pérez cualificado como auditor (puede participar otro personal de la empresa como observador); - personal perteneciente a una entidad externa, contratada para la auditoría interna. En este caso participará siempre como observador personal de la empresa Pérez. Los responsables de la realización de las auditorías internas deberán ser independientes del área auditada, con objeto de asegurar la imparcialidad y objetividad en la realización de las mismas.

4 Página 4 de 10 El personal de la empresa cualificado como auditor será inscrito por el Coordinador del SIGMA en las fichas de auditores (anexo 1), debiendo reunir las SIGMA las siguientes condiciones: - Haber recibido al menos cinco horas de formación sobre el Sistema de gestión medioambiental y las normas de referencia de éste. - Haber recibido un curso de al menos 16 horas de formación teórico-prácticas en metodología de las auditorías. - Haber participado como observador en auditorías con, al menos, dos días de trabajo en campo. Para mantener la cualificación de auditor será preciso participar anualmente en, al menos, una auditoría. Si la auditoría es realizada por una entidad externa, se exigirá, como requisito mínimo de cualificación, la realización de un curso teórico-práctico de auditoría de los sistemas de gestión medioambiental y de la calidad, con una duración y contenidos equivalentes a los exigidos para los auditores internos. Previamente a la realización de cualquier auditoría interna, se dispondrá de la documentación necesaria para comprobar que los auditores cumplen los requisitos de cualificación establecidos. 4.2 PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS El Coordinador del SIGMA elaborará cada año una propuesta del programa anual de auditorías internas y lo presentará para su aprobación al Consejo de Administración de la empresa Pérez.

5 Página 5 de 10 El programa asegurará que todos los elementos del Sistema de gestión medioambiental son auditados al menos una vez al año de forma completa. El programa anual de auditorías internas incluirá los departamentos a auditar, el alcance de la auditoría (elementos del sistema, documentos o funciones a auditar), el equipo auditor (uno o varios auditores) y la fecha prevista. El programa se recoge en el formato del anexo 2. El programa anual de auditorías puede ser revisado y modificado a lo largo del año cuando: - se hayan producido cambios SIGMA significativos en el Sistema de gestión medioambiental; - se sospeche o se tenga la certeza de que el comportamiento medioambiental está comprometido; - se deba verificar la implantación de medidas correctivas o preventivas; - se produzcan situaciones relacionadas con la seguridad de los trabajadores que aconsejen la revisión de la planificación de la actividad preventiva de la empresa; - se den otras circunstancias no previstas anteriormente. 4.3 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Con al menos quince días de antelación a la fecha prevista para la auditoría, el Coordinador del SIGMA notificará por escrito la auditoría al equipo auditor y a los departamentos o personal afectado. Un miembro del equipo de auditoría ejercerá las funciones de auditor jefe y es responsable de las SIGMA siguientes actividades:

6 Página 6 de 10 - identificar las áreas y documentación del Sistema de gestión medioambiental a auditar; - identificar las personas y/o departamentos que tengan responsabilidades directas importantes en relación con los objetivos y el alcance; - recoger información y documentación de referencia aplicable al departamento auditado o funciones a auditar; - programar temporalmente las actividades de la auditoría y definir el calendario de las reuniones a celebrar, incluyendo la fecha prevista de emisión del informe; - asignar tareas a cada miembro del equipo auditor. 4.4 REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS El equipo auditor recogerá e identificará las evidencias objetivas a través de entrevistas y reuniones con los auditados, examen de registros y visitas a los departamentos u obras afectadas. Los auditados facilitarán todos los datos necesarios solicitados por los auditores para el cumplimiento satisfactorio de sus actividades. Si en el curso de la auditoría se advirtiera algún indicio de no conformidad, los auditores tomarán nota de ello para su estudio posterior. Conviene que estos indicios se pongan de manifiesto al auditado en el momento de advertirlos. Una vez auditadas todas las actividades y antes de la reunión final, el equipo auditor revisará los resultados obtenidos para determinar los que deben considerarse como no conformidades. Todas las no conformidades se identificarán en relación con los requisitos de la norma, programa, Sistema de gestión medioambiental u otros documentos tomados como referencia.

7 Página 7 de 10 Tras finalizar el trabajo de campo, se celebrará una reunión final donde los auditores expondrán los resultados de la auditoría a los representantes del departamento auditado para su discusión y presentación de resultados provisionales.

8 Página 8 de INFORME DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Una vez finalizada la auditoría, el auditor jefe, asistido por el resto del equipo auditor, elaborará un informe que contendrá, al menos, los siguientes apartados: - identificación del equipo auditor; - fechas de realización del trabajo de campo; - objeto y alcance de la auditoría; - departamentos o función auditada; - documentación de referencia utilizada en la auditoría; - comprobación de las acciones correctoras o preventivas ejecutadas para corregir las no conformidades detectadas en anteriores auditorías; - no conformidades y observaciones realizadas. El informe será firmado por el auditor jefe, que lo enviará al Coordinador del SIGMA. El Coordinador del SIGMA enviará una copia del informe de auditoría al Consejo de Administración y a los responsables de los departamentos auditados. A continuación, actualiza las Fichas de auditores (anexo 1) y el Registro de auditorías (anexo 3). 4.6 SEGUIMIENTO DE RESULTADOS El auditado, para cada una de las no conformidades o desviaciones detectadas en la auditoría procederá a la apertura de una no conformidad interna, indicando que la misma ha sido detectada por auditoría. A partir de ese momento, el tratamiento de la no conformidad y acción correctiva o preventiva se realizará conforme a lo indicado en el procedimiento Z-PG-16, "No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas".

9 Página 9 de 10 5 RESPONSABILIDADES El Consejo de Administración es responsable de aprobar el programa anual de auditorías internas antes del 31 de diciembre de cada año, así como sus posibles modificaciones. El Coordinador del SIGMA es responsable de: - Elaborar cada año la propuesta del programa anual de auditorías. - Comunicar a los responsables afectados, la realización de una auditoría en su departamento según la planificación enviada por el equipo auditor. - Enviar copias del informe de auditoría a los responsables de los departamentos auditados y al Consejo de Administración. - Archivar los informes de auditorías. - Mantener al día las Fichas de auditores. - Actualizar el Registro de auditorías. - Archivar la documentación acreditativa de que los auditores cumplen los requisitos de cualificación establecidos. Los responsables del personal o departamento auditado son responsables de: - Participar en las reuniones iniciales y finales de las auditorías. - Facilitar los datos solicitados por los auditores. - Abrir una no conformidad interna por cada no conformidad o desviación detectada.

10 Página 10 de 10 6 LISTA DE REGISTROS Registro RZ-PG-03/01: Fichas de auditores - Emitido por el Coordinador del SIGMA - Archivado por el Coordinador del SIGMA - Conservación actualizada Registro RZ-PG-03/02: Programas anuales de auditorías internas - Emitido por el Coordinador del SIGMA - Archivado por el Coordinador del SIGMA - Conservación durante tres años Registro RZ-PG-03/03: Registro de auditorías - Emitido por el equipo auditor - Archivado por el Coordinador del SIGMA - Conservación actualizada Documentación acreditativa de la cualificación de los auditores - Emitida por los responsables de la cualificación - Archivada por el Coordinador del SIGMA - Conservación actualizada Notificaciones e Informes de auditoría - Emitidos por el equipo auditor - Archivado por el Coordinador del SIGMA - Conservación durante tres años

11 Página 11 de 10 7 DOCUMENTACIÓN Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Ficha de auditores Programa anual de auditorías internas Registro de auditorías

12 Registro: R/01 ANEXO 1 Página 1 de 1 Auditor: Área/Departamento: Formación: - Curso estructura SIGMA finalizado en: - Curso metodología auditorías finalizado en: - Participación como observador en auditorías en: Fecha de alta del auditor: AUDITORÍAS INTERNAS Nº Auditoría Fecha Observaciones

13 ANEXO 2 SISTEMA DE GESTIÓN PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AÑO: Registro: R/02 Nº de auditoría Departamento/ área auditada Alcance de la auditoría Equipo auditor Fecha prevista Consejo de Administración (Fecha y firma)

14 ANEXO 3 SISTEMA DE GESTIÓN REGISTRO DE AUDITORÍAS INTERNAS AÑO: Registro: R/03 Nº de auditoría Departamento/ área auditada Alcance de la auditoría Equipo auditor Fecha