COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS AUTORIZADOS DE PUERTO RICO ANALISIS DE PROCESO DE VOTO ELECTRONICO COMITÉ DE NOMINACIONES Y ELECCIONES

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1 COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS AUTORIZADOS DE PUERTO RICO ANALISIS DE PROCESO DE VOTO ELECTRONICO COMITÉ DE NOMINACIONES Y ELECCIONES 24 de febrero de 2012 CPA Denisse Flores Caldera Presidenta Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico Estimada Denisse: En la pasada Asamblea Anual del 3 de septiembre de 2011, se aprobó el artículo 4 del Capítulo VII del reglamento del Colegio de CPA de PR. Dicho artículo encomienda al Comité de Nominaciones y Elecciones efectuar un estudio y recomendar una metodología para implementar la votación mediante métodos electrónicos. El comité solicitó propuestas a varias compañías locales con experiencia en la implementación del sistema de voto electrónico y buscó información de un programa que se utiliza para realizar encuestas y proceso de votación por medios electrónicos para poder descargar la responsabilidad del estudio requerido por el Reglamento del Colegio de CPA. Durante este proceso el comité se reunió en cuatro ocasiones, en el cual dos de las compañías llevaron a cabo una presentación al comité en pleno de sus propuestas para el voto electrónico. Durante esas reuniones el Comité llevo a cabo un amplio interrogatorio a los recursos que nos hicieron su presentación buscando conocer todos los aspectos sobre el voto mediante métodos electrónicos y su confiabilidad. Como parte de la evaluación, el CPA Gilberto Del Valle y este servidor visitamos el Senado de Puerto Rico para estudiar el funcionamiento del proceso de votación electrónica que están utilizando. También estuve reunido con personal de la Cámara de Comercio de Puerto Rico para a su vez estudiar el proceso de votación utilizado por ellos en su pasada asamblea.

2 COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS AUTORIZADOS DE PUERTO RICO ANALISIS DE PROCESO DE VOTO ELECTRONICO COMITÉ DE NOMINACIONES Y ELECCIONES Después de analizar todas las alternativas se descartó el método utilizado por la compañía de encuestas para votar por medios electrónicos. Entre las propuestas recibidas y analizadas el comité recomienda a la Junta de Gobierno la propuesta de la compañía Vicom. Esta propuesta es más razonable en términos económicos que la propuesta de la compañía Market Research y entendemos que cumple con los parámetros de seguridad y privacidad que requiere el proceso de votación. Además está dentro del presupuesto aprobado en la pasada Asamblea para estos efectos. Hemos preparado un borrador del Procedimiento que Regirá el Proceso de Elección de los Candidatos a la Junta de Gobierno del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico mediante el Voto Electrónico, en el mismo dispone la metodología que se seguirá en el proceso de votación electrónica. Según el Reglamento del Colegio esta comunicación y la metodología deben ser circuladas entre la matrícula para que los colegiados tengan la oportunidad de hacer recomendaciones a la metodología. Los colegiados tendrán 60 días para este propósito luego de enviada la comunicación. Estoy disponible para presentar ante la reunión de Junta de Gobierno los detalles del estudio realizado y la recomendación del Comité. Cualquier duda o pregunta no dudes en comunicarte conmigo. Cordialmente, CPA Miguel A. Torres Díaz Presidente Comité de Nominaciones y Elecciones Año

3 Procedimiento que Regirá el Proceso de Elección de los Candidatos a la Junta de Gobierno del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico mediante el Voto Electrónico Conforme a las disposiciones de las Secciones A, a la G del Artículo 4, Capítulo VII del Reglamento (en adelante el Reglamento) del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico (en adelante el Colegio), el Comité de Nominaciones y Elecciones (en adelante el Comité), establecerá las normas y procedimientos que regirán el proceso de elección de los candidatos a la Junta de Gobierno y dicho proceso podrá realizarse mediante mecanismos electrónicos. A. Procedimiento de Votación Electrónica Cada colegiado con derecho a voto podrá votar por los candidatos a la Junta de Gobierno utilizando el sistema de votación electrónica que se proveerá para este propósito siguiendo los procedimientos aquí establecidos y según dispuesto en el Reglamento del Colegio. De acuerdo con la lista final de candidatos a puestos electivos, cada colegiado con derecho al voto tendrá derecho a votar conforme a los puestos vacantes según dispone el Reglamento. Cada colegiado con derecho a voto podrá votar por vía electrónica hasta el momento en que se cierre la votación por este medio. B. Metodología de la Votación por medios Electrónicos El sistema para la Votación por medios Electrónicos deberá salvaguardar la confidencialidad del voto aplicando los controles necesarios en todas sus fases: 1. Autenticación del colegiado con derecho al Voto: a. Interface y autenticación inicial a través de la página electrónica del Colegio utilizando User ID y Password seleccionado por el Colegiado para acceder Mi Perfil. Antes de acceder el sistema de votación el sistema del Colegio validará electrónicamente que el colegiado esté al día en sus cuotas y que no se haya recibido su voto. Una vez se realice esta validación el colegiado podrá continuar y acceder al sistema de votación. b. Segunda autenticación: El sistema de votación pedirá al colegiado el user ID y Password nuevamente. Esta segunda autenticación será el acceso oficial y su puerta de entrada para comenzar con el proceso de votación. 2. Resultados y Reportes de la Votación: Confidencialidad de los Resultados: Para salvaguardar la confidencialidad del proceso y los resultados, solamente dos miembros del Comité de Nominaciones y Elecciones, y una persona de la compañía suplidora del servicio podrán acceder los resultados de las votaciones a través de un área restringida por enlace privado, contraseña y número de usuario

4 2 predeterminado en los servidores de la compañía suplidor del servicio de votación por medios electrónicos. El sistema debe autenticar e identificar la entrada de la persona o personas al sistema. El sistema no permite a ningún miembro del Comité, de la Junta de Gobierno y administración del Colegio ver por quién votó el colegiado. Este procedimiento será realizado inmediatamente se dé por terminado el proceso de votación. 3. Confidencialidad del VOTO: En ningún momento el nombre del Colegiado será asociado con el voto para mantener la confidencialidad del mismo. 4. Confirmación del VOTO recibido: a. El sistema no permitirá más de un (1) voto por Colegiado. Una vez el VOTO es enviado, el sistema cierra herméticamente. b. Cada Voto será registrado con la fecha y hora en que fue emitido. c. En el portal electrónico del Colegio se publicará el número de licencia de los colegiados cuyos votos han sido debidamente validados. 5. Servicios de Almacenamiento de Información del Sistema de Votación Electrónico Hosting El servicio de Hosting mantendrá las estadísticas de visitas, votos recibidos por medios electrónicos hasta tres semanas luego de aceptado los resultados. 6. Diseño de la Página: El diseño de la página de Votación por medios Electrónicos será atractivo, fácil de navegar, claro y profesional y contener lo siguiente: En Portada: Instrucciones de uso, gráficamente presentadas y redactadas de forma fácil de entender. El Usuario aceptará las Instrucciones de Uso antes de proceder. Menú Principal: Una (1) página por Puesto Electivo Contenido por Página: Foto y nombre de cada Candidato Selección Candidato o Selección Ninguno Papeleta Electrónica Resumen de la Selección (aprobación o cambio) Confirmación y Envío de Votación

5 3 Menú Inferior: Reglas del Comité de Nominaciones 7. Comité de Nominaciones y Elecciones: Antes de poner a la disposición de los colegiados el sistema de votación electrónica el Comité deberá realizar cuantas pruebas sean necesarias hasta determinar que el sistema provee los controles necesarios para proveer los resultados que se espera. C. Validación de los Votos Electrónicos Los VOTOS RECIBIDOS por vía electrónica se validarán electrónicamente por vía del sistema que dará acceso únicamente a los CPA con derecho al voto. En el portal electrónico ("WEB SITE") del Colegio se publicarán periódicamente la lista de los números de licencia de los Colegiados cuyos votos han sido debidamente validados electrónicamente. Será responsabilidad del colegiado, verificar el WEB SITE del Colegio para verificar si su voto ha sido debidamente validado. D. Disponibilidad del Sistema de Votación Electrónico: El Sistema de Votación Electrónico estará disponible desde 45 días antes de la fecha de la Asamblea Anual hasta el cierre de la votación el día de la asamblea anual, excepto en los días que el Comité de Nominaciones y Elecciones se reúna para validar los votos adelantados recibidos (Votos en papel). Se deberá informar a los colegiados por anticipado las fechas y el horario de estos cierres. E. Escrutinio de los Votos Electrónicos El escrutinio de los votos electrónicos se realizará el día de la Asamblea Anual. El Comité preparará un informe de los votos emitidos incluyendo los votos electrónicos y de ser necesario, los votos por papel. F. Comunicaciones Se deberá comunicar a los colegiados la disponibilidad del Sistema de Voto Electrónico no obstante, aquellos colegiados que deseen votar en la papeleta tradicional podrán hacerlo siguiendo las disposiciones en el Reglamento en cuanto al voto adelantado Cualquier pregunta sobre este Procedimiento del Comité de Nominaciones y Elecciones deberá ser realizada por escrito y dirigida al Presidente del Comité de Nominaciones y Elecciones. Sometido por el Comité de Nominaciones y Elecciones, el de de 2012.