INDETEC MANUAL DE OPERACIÓN DEL SAACG.NET

Transcripción

1 MANUAL DE OPERACIÓN DEL SAACG.NET 2013

2 CONTENIDO Información General... 3 PÓLIZAS... 4 Captura de Pólizas... 4 Consulta de Pólizas... 7 Modificación de Pólizas... 9 Cancelación de Pólizas Importar Saldos Iniciales Página 2 de 14

3 Información General DESCRIPCION ABREVIADA DEL DOCUMENTO El presente documento los pasos a seguir para la operación del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net OBJETIVO Lograr mediante el presente manual, los usuarios podrán consultar los pasos para el registro de información y operación del Sistema SAACG.Net en sus distintas funciones. ALCANCE Apoyar a que los usuarios del SAACG.Net logren registrar información desde las distintas modalidades para sus Ingresos y Gastos, así como realizar la construcción de su cuenta pública. AUDIENCIA Usuarios del Sistema Automatizado de Administrador y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net. Página 3 de 14

4 PÓLIZAS En el Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net toda la información que se registra en el Sistema se convierte al formato de póliza donde cada operación conserva la partida doble. Dentro del SAACG.Net, el módulo de pólizas se encuentra situado en los menús de la parte superior. Dentro del módulo de pólizas será posible realizar todas las operaciones relacionadas con las mismas como la captura, modificación, consulta y cancelación. Dentro de la barra de herramientas ubicada en la parte superior del Sistema, también será posible acceder al módulo de Pólizas mediante el siguiente ícono: Captura de Pólizas Para realizar la captura de pólizas, será necesario pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas, y a continuación la opción Nuevo. Aparecerá la siguiente pantalla en la cual capturaremos la póliza: Los tipos de pólizas que son posibles manejar dentro de esta pantalla, tanto para captura como consulta son: Página 4 de 14

5 Ingresos Egresos Diario Cheques Presupuestales Los campos que se indican en la captura de una póliza son: Tipo de Póliza Fecha Concepto Cuenta Cargo Abono Concepto Puede ser de Ingreso, Egreso, Diario, Cheque o Presupuestal Día, mes y año en el que se crea la póliza Descripción general del concepto de la póliza Cuenta contable que será cargada o abonada Cantidad a cargar Cantidad a abonar Concepto del movimiento, que no es requerido Las instrucciones generales de captura son: 1. Después de haber pulsado la opción Nuevo, indique el tipo de póliza a capturar. 2. Seleccionar del calendario una fecha. Se recomienda especificar una fecha a partir del 02 de Enero, ya que con fecha 01 de enero, solo deben existir los Saldos Iniciales, y los Presupuestos de Ingresos y Egresos. 3. Capturar el Concepto de la póliza. 4. Enseguida es posible capturar la Cuenta contable. En caso de no conocer los dígitos completos de la cuenta, presionar la tecla F1 o el recuadro rojo del campo para que se abra el asistente de búsqueda de cuentas, en el cual podrá buscar la cuenta por los dígitos de la clave o por cualquier parte del nombre de la cuenta, y podrá seleccionarla con doble clic o Enter una vez que la localice en el listado mostrado. Página 5 de 14

6 5. Capture el Cargo o Abono del asiento. 6. Puede Capturar un concepto de movimiento, el cual no es necesario capturarlo. 7. Una vez completa la información de la póliza, y que la misma cuadre en las sumas de cargos y abonos, pulse Guardar 8. Enseguida se mostrará un mensaje indicando que la póliza se guardó correctamente y mostrando el número de póliza que le fue asignado Notas: Se recomienda capturar los saldos iniciales en la primer póliza de Diario (D00001) con fecha 01 de enero A diferencia de la versión 5 del SACG, en el SAACG.Net en el módulo de pólizas no se hará ningún complemento automático a los momentos contables de egreso ni ingreso, lo que el usuario capture en la póliza es lo que la misma contendrá. Página 6 de 14

7 Consulta de Pólizas Para realizar la consulta de pólizas, es necesario: 1. Pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas. 2. Si conoce el número de póliza que desea consultar teclear el número en el campo Póliza 3. Enseguida pulse el botón Aceptar o presionando la tecla Enter 4. A continuación se desplegará la póliza, la cual puede ser obtenida en su formato imprimible presionando el botón Imprimir de la barra superior de herramientas Para consultar una póliza cuando no conocemos en número de folio de la misma es necesario: 1. Pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas. 2. Presionar el botón Buscar de la barra superior de herramientas 3. Enseguida aparecerá una pantalla para realizar la búsqueda de la póliza por cualquiera de los campos contenida en ella como la siguiente: Página 7 de 14

8 4. Al localizar la póliza deseada, será necesario dar doble clic sobre ella (o Presionar Enter) para que se despliegue en pantalla. 5. A continuación se desplegará la póliza, la cual puede ser obtenida en su formato imprimible presionando el botón Imprimir de la barra superior de herramientas Mostrándose la póliza de la siguiente manera: Página 8 de 14

9 Modificación de Pólizas La modificación de pólizas dentro del módulo de pólizas, solamente puede ser posible si la póliza a modificar fue creada por este medio. Las pólizas Presupuestales, de Cheques o Ingresos que sean creadas por otros módulos (como el de Compras, Tesorería Ingresos o Egresos) no podrán ser modificadas a través de estas opciones, sino que deberán modificarse dentro de la opción en donde inicialmente se registró la información. Para realizar la modificación de pólizas, es necesario: 1. Pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas. 2. Si conoce el número de la póliza que desea modificar teclear el número en el campo Póliza y enseguida pulsar el botón Aceptar. En caso de no conocer el número de póliza a modificar, podremos ubicar la póliza mediante el botón Buscar de la barra superior de herramientas modificar, hasta que estemos observando en pantalla la póliza que deseamos 3. Enseguida pulse la opción Modificar ubicada dentro de la barra de herramientas. 4. Realice la modificación que requiera ya sea en el campo de fecha, Concepto de la Póliza, Cargos o Abonos o concepto de los movimientos y enseguida pulse la opción Guardar 5. Después se podrá observar un mensaje indicando que la modificación se realizó correctamente Página 9 de 14

10 6. A continuación se desplegará la póliza con los cambios guardados, la cual puede ser obtenida en su formato imprimible presionando el botón Imprimir de la barra superior de herramientas Mostrándose la póliza en una pantalla similar a la siguiente: Nota: En caso que después de haber realizado cambios a una póliza sin guardar, se desee cancelar la modificación, deberá pulsar el botón Cancelar pulsar la opción Guardar. ubicado en la barra de herramientas superior; o simplemente salir de la póliza sin Página 10 de 14

11 Cancelación de Pólizas La cancelación de pólizas dentro del módulo de pólizas, solamente puede ser posible si la póliza a cancelar fue creada por este medio. Las pólizas Presupuestales, de Cheques o Ingresos que sean creadas por otros módulos (como el de Compras, Tesorería Ingresos o Egresos) no podrán ser canceladas a través de estas opciones, sino que a través de las opciones donde inicialmente fueron registradas. Para realizar la cancelación de pólizas, es necesario: 1. Pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas. 2. Si conoce el número de la póliza que desea cancelar teclear el número en el campo Póliza y enseguida pulsar el botón Aceptar. En caso de no conocer el número de póliza a cancelar, podremos ubicarla póliza el botón Buscar de la barra superior de herramientas pantalla la póliza que deseamos cancelar, hasta que estemos observando en 3. Enseguida pulse la opción Cancelar Póliza ubicada dentro de la barra de herramientas. 4. Aparecerá enseguida un mensaje de confirmación para verificar si deseamos o no cancelar la póliza, en el cual habrá que indicar SI, dando clic en el botón con ese nombre 5. Finalmente aparecerá un mensaje indicando que la póliza ha sido cancelada. Página 11 de 14

12 Importar Saldos Iniciales Dentro del SAACG.Net es posible importar movimientos externos que se tengan previamente construidos en Excel. Este procedimiento puede aplicarse para la importación de los saldos iniciales. Previo a importar los saldos iniciales, debemos tener capturadas las cuentas dentro del Plan de Cuentas, para después asignarles saldo mediante la póliza de saldos iniciales y debemos tener en Excel los cargos y abonos de nuestros saldos iniciales con el siguiente formato: Cuenta Cargo Abono Concepto Cuenta contable que será cargada o abonada Cantidad a cargar Cantidad a abonar Concepto del movimiento, que no es requerido Por Ejemplo: CUENTA CARGO ABONO Concepto del movimiento ASIENTO DE APERTURA , ASIENTO DE APERTURA ,414, ASIENTO DE APERTURA , ASIENTO DE APERTURA , ASIENTO DE APERTURA , ASIENTO DE APERTURA 69, ASIENTO DE APERTURA 25, ASIENTO DE APERTURA 10, ASIENTO DE APERTURA 2,522, ASIENTO DE APERTURA 2,831, ASIENTO DE APERTURA 5,460, ,460, Para realizar la importación de los saldos iniciales: 1. Pulsar la opción Pólizas y enseguida la opción Elaboración de Pólizas. 2. Después de haber pulsado la opción Nuevo, dentro de la opción tipo de póliza,, indique el tipo Diario. Página 12 de 14

13 3. Seleccionar del calendario la fecha indicando 01 de enero 4. Capturar el Concepto de la póliza. Puede Ser Saldos Iniciales o Asientos de apertura 5. Enseguida vamos al archivo de Excel donde están los asientos y copiamos los campos desde el número de cuenta hasta el concepto del movimiento y copiamos la información (con la opción Copiar o Crtl+C) 6. A continuación regresamos a la pantalla de captura de la póliza y seleccionando el renglón dando clic al inicio del mismo, hasta que esté coloreada la selección de la siguiente manera: 7. Pegamos los registros con las teclas Crtl+V 8. Enseguida, quedarán pegados los asientos en la pantalla. En caso de que alguna cuenta no se encuentre registrada en el plan de cuentas, obtendremos un mensaje como el siguiente: Página 13 de 14

14 Será necesario ir a dar de alta las cuentas en el Plan de Cuentas. 9. Si los registros fueron pegados correctamente, debemos indicar la opción de Guardar Página 14 de 14