GUIA DE APOYO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN PERSONAL

Transcripción

1 GUIA DE APOYO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN PERSONAL UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO FACULTAD DE INGENIERIA

2 SOLICITUD DE CONTRATOS Procedimiento inicial Antes de ingresar a tramitar el Formulario Google, por favor tener en cuenta la siguiente información, que deberá diligenciar en el formato de aval para contratos derivados de proyectos, el cual puede descargar del link: y para contratación directa, el cual puede descargar en el siguiente link: Nota: tenga en cuenta que si la contratación directa, es con fondos del Decano, debe diligenciar y firmar el formato de solicitud de fondos decanatura: y agregar el vínculo de este archivo al archivo de Excel de contratación directa. Los pasos para hacerlo, se encuentran al final de esta guía. 1. Pasos para diligenciar el formulario: Por favor ingresar los siguientes datos: 1.1. Información general Correo electrónico de la persona que está realizando la solicitud Nombre de la persona que solicita el trámite Datos del interventor Nombre del interventor. El interventor es el responsable de su contratación y quién firmará la minuta del contrato Número de cédula. Favor digitar el número sin puntos, ni caracteres Correo electrónico del interventor La contratación es Directa o Derivada de un proyecto? Dependiendo de su respuesta, se habilitará la opción para cargar el archivo de Excel completamente diligenciado. 2

3 2. INFORMACIÓN ARCHIVO DE EXCEL VA-TH-FO-039 CONTRATACIÓN DERIVADA DE PROYECTO 2.1. Información para el Comité de Transitorios Información del proyecto Número de convenio o contrato SIUU; Reune; BUPPE: Es el código asignado cuando se firmó y se creó el proyecto Nombre del contratante o aliado: Es la entidad financiadora del proyecto Duración del contrato en meses Fecha de inicio Fecha de terminación Objeto del contrato o convenio Información del contrato para el contratista Número de CDP: Este campo lo diligencia la Unidad de Apoyo Centro gestor: Es lo mismo que centro de costos Entregables de la persona a contratar: Si las actividades a contratar son desarrollo y/o implementación de software no se puede contratar por prestación de servicios Profesión u oficio de la persona a contratar Duración total en días Valor del contrato. Digitar sin puntos ni caracteres Información de la persona a contratar (contratista) Número de identificación Nombres y Apellidos. En mayúsculas, sin tildes no caracteres Fecha inicio del contrato Fecha finalización del contrato. 3

4 La persona que se contrate realizará actividades que ejecutan otras personas en su dependencia? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente La persona que se contrate tendrá puesto de trabajo en las instalaciones de la dependencia? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente Se le suministran recursos institucionales al contratista para el desarrollo del objeto contractual? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente La persona que se contrate deberá cumplir un horario de trabajo? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente Aplica alguna excepción del artículo 21 de la Resolución Rectoral del 24 de octubre de 2018? En caso de que el contrato sea superior los once (11) meses calendario justifique En caso de que el contrato supere mensualmente los quince (15) SMLMV justifique En caso de que se realice un contrato con persona natural que posean más de tres (3) contratos vigentes mencione el número de los contratos con fecha de inicio y finalización Información adicional para autorización Decanatura y Comité de Transitorios Justificación trabajo en casa: En la justificación es importante que nos indiquen por qué no puede esperar la contratación, si las actividades del convenio se pueden realizar durante la contingencia, si el contratista podrá cumplir con los entregables y si el convenio cuenta con los recursos y se han realizado transferencias a la institución Nombre del solicitante (interventor). 4

5 La solicitud es nueva. Responda sí o no Información adicional para autorización de presupuesto y entrega del CDP La duración del contrato excede el año actual? Responsa sí o no En caso de ser afirmativo justifique por qué deben continuar las actividades del contratista en período de vacaciones de la Universidad En caso de ser afirmativo indique el valor presupuesto año actual, sin puntos ni caracteres En caso de ser afirmativo indique el valor presupuesto año siguiente, sin puntos ni caracteres El cargo que ocupará el contratista es nuevo o antiguo? Responder según corresponda Indique el nivel de escolaridad de la persona a contratar: Bachiller, Técnico, Tecnológico, Profesional o Estudiante de Pregado Información adicional para trámite en la Unidad de Apoyo Nombre del proyecto Código del proyecto (El registrado en Sigep): Si no lo conoce puede consultarlo en el área de cuentas de la Unidad de Apoyo Administrativo Rubro por el cual se contratará el contratista El contratista es nuevo o antiguo? Si la persona a contratar lleva más de seis sin contratar con la universidad, se considera como contratista nuevo El contratista es Responsable de IVA? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, la contratación no se puede realizar Indique si tiene otro vínculo con la Universidad. Responda sí o no. En caso de ser afirmativo y tiene un vínculo como: Estudiante Instructor, Joven Investigador, Estímulo Académico, Monitor, Joven Investigador Colciencias, CIS, Cátedra, el contrato no se puede realizar Requiere afiliación a la ARL Positiva? Responda sí o no Requiere afiliación a Riesgo 5? Responda sí o no. 5

6 3. INFORMACIÓN ARCHIVO DE EXCEL VA-TH-FO-040 CONTRATACIÓN DIRECTA Información del contrato para el contratista Número de CDP. Este campo lo diligencia la Unidad de Apoyo Centro gestor. Es el mismo centro de costos Justificación de la necesidad: Por qué y para qué requiere contratar la persona La necesidad es nueva? Responda sí o no Entregables de la persona a contratar: Si las actividades a contratar son desarrollo y/o implementación de software no se puede contratar por prestación de servicios Profesión u oficio de la persona a contratar Duración total en días Valor del contrato. Digitar sin puntos ni caracteres Información de la persona a contratar (Contratista) Número de identificación Fecha de expedición de la cédula Nombres y Apellidos. En mayúsculas, sin tildes no caracteres Fecha inicio del contrato Fecha finalización del contrato La persona que se contrate realizará actividades que ejecutan otras personas en su dependencia? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente La persona que se contrate tendrá puesto de trabajo en las instalaciones de la dependencia? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente. 6

7 Se le suministran recursos institucionales al contratista para el desarrollo del objeto contractual? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente La persona que se contrate deberá cumplir un horario de trabajo? Responda sí o no. En caso de ser afirmativo, justifique en el campo siguiente Aplica alguna excepción del artículo 21 de la Resolución Rectoral del 24 de octubre de 2018? En caso de que el contrato sea superior los once (11) meses calendario justifique En caso de que el contrato supere mensualmente los quince (15) SMLMV justifique En caso de que se realice un contrato con persona natural que posean más de tres (3) contratos vigentes mencione el número de los contratos con fecha de inicio y finalización Información adicional para autorización Decanatura y Comité de Transitorios Justificación trabajo en casa: En la justificación es importante que nos indiquen por qué no puede esperar la contratación, si las actividades del convenio se pueden realizar durante la contingencia, si el contratista podrá cumplir con los entregables y si el convenio cuenta con los recursos y se han realizado transferencias a la institución Nombre del solicitante (interventor) Información adicional para autorización de presupuesto y entrega del CDP La duración del contrato excede el año actual? Responda sí o no 7

8 En caso de ser afirmativo justifique por qué deben continuar las actividades del contratista en período de vacaciones de la Universidad En caso de ser afirmativo indique el valor presupuesto año actual, sin puntos ni caracteres En caso de ser afirmativo indique el valor presupuesto año siguiente, sin puntos ni caracteres El cargo que ocupará el contratista es nuevo o antiguo? Responda según corresponda Indique si tiene otro vínculo con la Universidad. Responda sí o no. En caso de ser afirmativo y tiene un vínculo como: Estudiante Instructor, Joven Investigador, Estímulo Académico, Monitor, Joven Investigador Colciencias, CIS, Cátedra, el contrato no se puede realizar Información adicional para trámite en la Unidad de Apoyo Nombre del grupo, laboratorio u oficina de la Facultad por la que contratará a la persona Código del SIGEP del grupo, laboratorio u oficina de la Facultad por la que contratará a la persona. Si no lo conoce puede consultarlo en el área de cuentas de la Unidad de Apoyo Administrativo Rubro por el cual se contratará el contratista El contratista es nuevo o antiguo? Si la persona a contratar lleva más de seis sin contratar con la universidad, se considera como contratista nuevo El contratista es responsable de IVA? Aclaramos que, si el contratista es responsable de IVA, la contratación no se puede realizar Indique si tiene otro vínculo con la Universidad. Responda sí o no. En caso de ser afirmativo y tiene un vínculo como: Estudiante Instructor, Joven Investigador, Estímulo Académico, Monitor, Joven Investigador Colciencias, CIS, Cátedra, el contrato no se puede realizar Requiere afiliación a la ARL Positiva. Responda sí o no Requiere afiliación a riesgo 5? Responda sí o no 8

9 Su solicitud es con fondos del Decano? Responda sí o no En caso de ser afirmativo indique cuál es el fondo: Unidad de Apoyo, Bienestar, Inglés, Internacionalización, Comunicaciones, DRAI, Revista, Vicedecanatura, CESET, Grupo ISO, Fondo Facultad, Clima, Maestría ó Posgrados Si la contratación es directa y con fondos del Decano, debe diligenciar y firmar el formato de solicitud de contrato, el cual se debe anexar el enlace en la última casilla. El formato se encuentra disponible en: Los pasos para crear el enlace son los siguientes: 1.1. Debe crear una carpeta en Drive Ubicar el siguiente ítem en la parte superior derecha de su correo y dar clic sobre él El paso anterior le muestra un cuadro, en el cual va seleccionar Drive Cuando esté dentro de su Drive, dar clic derecho y seleccionar Nueva carpeta, así como se muestra en la siguiente imagen Inmediatamente asignarle como nombre a la carpeta Solicitud con fondos del decano_ código del grupo, laboratorio u oficina de la Facultad Ejemplo: Solicitud con fondos del decano_depto Luego de crear la carpeta, insertar allí en formato PDF los formatos de solicitud de contratación directa que son con fondos del decano. Favor nombrarlo así: Solicitud_ nombre del contratista 9

10 Ejemplo: Solicitud_Pedro Pérez 1.2. Pasos para compartir un archivo y anexar el enlace al archivo Excel Sobre el formato que previamente subió en la respectiva carpeta, dar clic derecho, seleccionar la opción Compartir y le aparecerá el siguiente cuadro: Seleccionar Cambiar enlace a Universidad de Antioquia y le aparecerá el siguiente cuadro: Seleccionar Copiar enlace Luego en la última casilla de Contratación directa con fondos del Decano del archivo Excel, pegar el enlace. Una vez tenga esta información diligenciada, puede remitirse al Formulario y completar unos datos adicionales para que cargue este archivo Excel. 10

11 Para tener en cuenta El trámite de un contrato de prestación de servicios en condiciones normales, se demora aproximadamente 14.5 días hábiles. La fecha de inicio de su contrato depende de la entrega oportuna y completa de esta información y del envío oportuno de los requisitos del contratista. Una vez envíe la solicitud, se solicita que, en el término de tres días hábiles, el contratista remita los requisitos a través del link: Cuando se remita el contrato para firma del interventor y del contratista a través del correo electrónico, se solicita que este proceso se realice en el menor tiempo posible. El contrato y los documentos aportados los entregamos para legalizar en la Oficina de Laborales de la Universidad tres días hábiles antes de la fecha de inicio de contrato. 11