MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS

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1 DIRECCIÓN GENERAL PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERATIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS SUBGERENCIA OPERATIVA SISTEMAS DE CONTROL - Gerencia Operativa Auditoria y Sistemas de Control

2 ÍNDICE GLOSARIO...2 INTRODUCCIÓN...3 FUNCIONES Y TAREAS DE LA SUBGERENCIA...5 HOMOLOGACIONES...5 CONFIGURACIÓN Y ADMINISTRACION DE ACCESOS...6 MONITOREO DE DISPOSITIVOS INFORMATICOS DE CONTROL...8 SOPORTE ADMINISTRATIVO...8 MANTENIMIENTO DE BASES DE DATOS EN SIAL META4...8 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS ADICIONAL DE PRESENTISMO (ACTA 40/08)...9 FORMULACION Y ADMINISTRACION DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE PRESENTISMO

3 GLOSARIO Biostar Credencial magnética DGALH Aplicación web mediante la cual se administra todo el sistema informático de control de presentismo. ( Credencial física que se asocia a un usuario para ser utilizado como validación por proximidad en algún dispositivo de control informático de presentismo. Dirección General Administración y Liquidación de Haberes DGPLYCO Dirección General Planificación y Control Operativo Identificación biométrica OGEPU PIN Medidas biológicas, o características físicas, que se pueden utilizar para identificar a las personas. Dirección General Oficina de Gestión Pública y Presupuesto Número de identificación personal utilizado como validación de presentismo al momento de ser ingresado en algún dispositivo de control informático de presentismo. 2

4 RAP Responsable Administrativo de Presentismo SIAL Meta4 Sistema Integral de Administración de Personal y Liquidación de Haberes SSGRH Subsecretaria de Gestión de Recursos Humanos INTRODUCCIÓN La Subgerencia de Sistemas de Control tiene como objetivo principal propiciar e implementar un sistema único y homogéneo de control de asistencia del personal, en las jurisdicciones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, de acuerdo con la normativa vigente. Actualmente, el control funciona por identificación biométrica mediante huella dactilar, aunque para el caso de las personas que se desempeñan en el ámbito de GCABA, que por cuestiones físicas (temporales o permanentes) no puedan utilizar este método de identificación, existe la posibilidad de la utilización de PIN o credencial magnética. Los datos provenientes de los dispositivos biométricos son recogidos por un software, el cual permite administrar las altas bajas y modificaciones de los usuarios, como así también los permisos de acceso. Además, se vincula al sistema SIAL Meta4 a los efectos de que las incidencias de asistencia se integren con el resto de la información que respecta al personal administrado 3

5 (jornada laboral, licencias y permisos, lugar de trabajo, etc.) y de esta manera se pueda hacer un seguimiento adecuado de la presencialidad de los mismos. 4

6 FUNCIONES Y TAREAS DE LA SUBGERENCIA HOMOLOGACIONES Todas aquellas dependencias que deseen utilizar un sistema informático para el control de asistencia, deberán certificar que el mismo cumpla con una serie de requisitos que permitan su funcionamiento óptimo. Proceso: 1. En los casos que se tratase de reparticiones que presten servicios en edificios que no posean dispositivos informáticos de control de asistencia instalados, deberá darse intervención al proveedor mediante ticket ( para que evalúe condiciones edilicias y técnicas para la instalación y buen funcionamiento de los mismos. En el caso de las reparticiones cambien de ubicación, desde un domicilio que no contaba con dispositivos a edificios con dispositivos biométricos ya instalados y en funcionamiento, el paso mencionado párrafo anterior no será necesario. 2. Una vez instalados los dispositivos, se le remite una comunicación oficial a las Autoridades del área para notificar el inicio del proceso de homologación, estableciendo un plazo para que ratifiquen o rectifiquen la información contenida en SIAL Meta4 referida a jornada laboral y lugar de trabajo de la dotación alcanzada. 3. Actualizados los datos requeridos, y pudiendo identificar correctamente la dotación referida, la Subgerencia de Sistemas de Control procederá con el registro de los datos biométricos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema (toma de huellas dactilares, configuración de tarjetas o PIN). 4. Además, de ser necesario, deberán coordinarse una serie de capacitaciones con los Responsables Administrativos de Presentismo (RAP) a los fines de canalizar dudas respecto al mantenimiento de la jornada y domicilio laboral en SIAL Meta4, utilización del sistema, carga de incidencias de permisos y licencias, etc. 5

7 5. Finalizado esta primera etapa de actualización de datos y puesta en marcha de los dispositivos, la repartición a homologar debe iniciar un periodo de prueba a los fines de asegurar el correcto funcionamiento del sistema implementado. 6. Cumplido este periodo de prueba, se inicia el proceso administrativo de homologación cuyos pasos son los siguientes: a. Caratulación de Expediente Electrónico mediante trata GENE0142A - RRHH Certificación y Homologación Control de Asistencia. b. La Dirección General de Planificación y Control Operativo (DGPLYCO) certifica y homologa el sistema informático utilizado mediante Disposición. c. Se le da intervención a la Dirección General Oficina de Gestión Pública y Presupuesto (OGEPU) informando el incremento del gasto por pago de Adicional de presentismo (Acta de Negociación Colectiva N 40/08) a los efectos de su aprobación. d. Por último, la Subsecretaria de Gestión de Recursos Humanos (SSGRH) extiende el Adicional de presentismo (Acta de Negociación Colectiva N 40/08) mediante Resolución a todo el personal alcanzado por la Disposición de homologación. 7. Se le remite una comunicación oficial a la Dirección General Administración y Liquidación de Haberes, a los efectos de que registre en el SIAL Meta4 los indicativos necesarios para dar de alta el pago del Adicional por presentismo (Acta de Negociación Colectiva N 40/08). CONFIGURACIÓN Y ADMINISTRACION DE ACCESOS Biostar es la plataforma web utilizada actualmente con la que se administra todo el sistema de control biométrico de presentismo; desde altas, bajas y modificación de usuarios, administración de accesos, hasta el monitoreo del funcionamiento de los dispositivos. ALTA, BAJA Y MODIFICACION DE USUARIOS. 6

8 En función a los requerimientos de las distintas áreas del Gobierno de la Ciudad, se procede a habilitar los accesos de los usuarios a los edificios con dispositivos instalados. Para ello, previamente se los deben dar de alta en el sistema. Proceso: 1. La Autoridad Superior del área solicitante deberá remitir una comunicación oficial autorizando al personal de que se trate, a los efectos de acceder o registrar presentismo en uno o varios edificios con control biométrico. 2. Se verifica y procesa la información recibida para la configuración y habilitación a los accesos solicitados. ENROLAMIENTO Una vez dados de alta, se deberá proceder con el registro de los datos biométricos del personal. Para ello, se coordina una visita al domicilio requerido. Proceso: 1. Al momento que el personal se acerque al puesto de enrolamiento designada por la Subgerencia, se le solicitará un documento válido con el fin de acreditar la identidad del usuario. 2. Identificado el mismo, se procederá al registro de sus huellas dactilares. Si por algún, impedimento físico no se pudiera utilizar las mismas como método de registro, se podrá optar por el uso de un PIN o credencial magnética, dependiendo las particularidades del caso. ADMINISTRACION DE ACCESOS Finalizada el alta y registro de datos biométricos, se procede a otorgar el acceso solicitado. Si la Autoridad del área solicitante necesitara modificar, dar de baja o ampliar el acceso solicitado, deberá remitir una nueva comunicación oficial. 7

9 MONITOREO DE DISPOSITIVOS INFORMATICOS DE CONTROL La plataforma web Biostar permite la visualización en tiempo real del estado de conectividad de los dispositivos, lo que en caso de inconvenientes o fallas, la Subgerencia Operativa de Sistemas de Control reportará el incidente mediante ticket ( para dar intervención a los técnicos a fin de que procedan con el diagnóstico y resolución del mismo. SOPORTE ADMINISTRATIVO Además de los instructivos que se encuentran disponibles en los distintos módulos de SIAL Meta4 relacionados al control biométrico (control de fichadas, distribución de horas y reporte de nómina), en caso de requerirlo, los Responsables Administrativos de Personal cuentan con el soporte necesario de la Subgerencia para resolver cualquier inquietud o inconveniente que pueda surgir vinculado al uso de estas herramientas. MANTENIMIENTO DE BASES DE DATOS EN SIAL META4 Para asegurar el buen funcionamiento del sistema integrado de control de presentismo en entorno SIAL Meta4, se debe asegurar la correcta actualización de todas las variables utilizadas para tales fines. ALTA, BAJA Y MODIFICACION DE INDICATIVOS DE PAGA A los fines de identificar la población susceptible de cobro del Adicional por presentismo (Acta 40/08), SIAL Meta4 requiere una doble validación: o Indicativo de paga Repartición: Aquellas unidades organizativas que hayan homologado su sistema informático de control de presentismo deben estar identificadas por este indicativo. o Indicativo de paga Persona: la dotación alcanzada por el control informático de presentismo debe estar identificada por este indicativo. ALTA, BAJA Y MODIFICACION DEL ESTADO DE HOMOLOGACION Además, para la generación de los ausentes injustificados, SIAL Meta4 requiere asignarles a las unidades organizativas un estado respecto de 8

10 la homologación (Homologación en proceso (HP), Homologado integrado (HB), Homologado No integrado (HN)). ALTA, BAJA Y MODIFICACION DE DISPOSITIVOS Conforme se instalen los dispositivos informáticos de control de asistencia estos se deben asociar a las unidades organizativas y sus domicilios. RECLAMOS ADMINISTRATIVOS ADICIONAL DE PRESENTISMO (ACTA 40/08) Aquellas reparticiones que consideren que algunos de sus agentes han dejado de percibir el Adicional por Presentismo (Acta 40/08) sin razón para ello, podrán iniciar el reclamo correspondiente a la DGALH mediante la mesa de ayuda en SIAL Meta4 ( Si habiéndole dado intervención a la DGALH, ésta determina que la caída del pago se debe a una irregularidad con los indicativos, la repartición deberá remitir a esta Subgerencia un reclamo mediante un Expediente Electrónico consignando los siguientes datos: CUIL y nombre completo de los agentes reclamados. Fecha desde la cual reclaman. Domicilio donde presta efectivamente cada agente sus servicios. Una vez recibido el mismo, se procederá a analizar el motivo por el cual los agentes pudieran haber dejado de percibir el mencionado adicional considerando las siguientes variables: 1. Fecha y domicilio de homologación de la repartición. 2. Correcta consignación en SIAL Meta4 de la jornada y domicilio laboral. 3. Código de registro, escalafón, y situación de revista. 4. Eximiciones de firma. 5. Estado del alta en el sistema biométrico y correcto enrolamiento (huella dactilar, PIN o credencial magnética). 6. Usufructo de licencias y permisos en el periodo reclamado que inhiban el pago del Adicional. 9

11 Una vez detectado el origen de la falta de pago se remitirá el Expediente a la repartición peticionante informando la situación de cada agente y como deberá proceder en el caso de tener que regularizar alguna cuestión que este imposibilitando el pago. Asimismo, en caso de necesidad de rectificación de los indicativos de paga, el Expediente será remitido a la DGALH a tales fines. FORMULACION Y ADMINISTRACION DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE PRESENTISMO Es competencia de la Subgerencia formular indicadores de presentismo que permitan hacer un seguimiento adecuado de la presencialidad de la población alcanzada por los sistemas informáticos de control que estén integrados a SIAL Meta4. Para ello, se presta colaboración con la Gerencia Operativa Tableros de Control de Recursos Humanos en el diseño de tableros que permitan una extracción de reportes adecuados para tales fines, los cuales podrán ser requeridos por las Autoridades. 10

12 G O B I E R N O DE LA C I U D A D DE B U E N O S A I R E S " Año del 40 Aniversario de la Guerra de Malvinas. En homenaje a los veteranos y caídos en la defensa de las Islas Malvinas y el Atlántico Sur" Hoja Adicional de Firmas Anexo Número: Buenos Aires, Referencia: S/ Manual de procedimientos internos SGOSC. El documento fue importado por el sistema GEDO con un total de 11 pagina/s.