C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Versión vigente. 08 Fecha: 11/11/2009 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. y autoridad 4. rmatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama bloque l procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Gestionar la provisión servicios y productos necesarios para el sempeño las actividas encomendadas en los Procesos la Depenncia, así como el mantenimiento la infraestructura. 2. Alcance Este procedimiento berá ser observado y aplicado por todos los Departamentos la que forman parte l stema Gestión la Calidad, así como por la Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección Obra Universitaria que participan en el mismo. 3. Autoridad y Director Tecnologías la Información y Comunicaciones Autoridad Firmar requisición impresa. Jefe la Recibir y turnar solicitus vía ticket creados en SCSSS (Support Suite). Informar la no disponibilidad recursos. Auxiliar Administrativo o Secretaria Revisión suficiencia presupuestal. Transferencia recursos. Elaboración, impresión y corrección ( ser necesario) requisición en sistema automatizado. Recepción cotizaciones vigentes. DRMySG, DOU Administración requisiciones aprobadas o lanzadas en stema automatizado. Autoridad Aprobación requisiciones. Procesos la DTIC Solicitar por ticket en SCSSS (Support Suite) los bienes o servicios requeridos. Enviar cotización (cuando aplique).

3 Intennte Mantenimiento menor y conservación l edificio y áreas trabajo. 4. rmatividad aplicable Disposiciones legales vigentes. 5. Políticas 1. La será responsable elaborar una requisición por cada petición solicitada y autorizada. 2. Elaborar la requisición a través l sistema automatizado la UAEM, la cual contará con nombre usuario y clave acceso. 3. Se berá relacionar la petición solicitada con respecto al proyecto que le corresponda. 4. Se anotará el fondo y función que corresponda por cada artículo o servicio solicitado. 5. Se berá relacionar la scripción l artículo o servicio con respecto al catálogo servicios o productos correspondiente. 6. Las cotizaciones ben ser vigentes, en pesos mexicanos, con el IVA sglosado; cuyo prestador l bien o servicio be estar dado alta en el catálogo oficial proveedores la UAEM. 7. Se podrán imprimir las requisiciones una vez que hayan sido revisadas y autorizadas por la Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales o la Dirección Obra Universitaria. 8. La requisición berá ser firmada únicamente por el Director Tecnologías la Información y Comunicaciones. 9. Las requisiciones cuyo stino es la Dirección Recursos Materiales solo serán enviadas los días lunes, martes( 9:00 a 2:00 y 18:00 a 19:00) y miércoles( 9:00 a 13:00). 10. La será la responsable dar seguimiento sobre las autorizaciones requisiciones, así como la entrega en tiempo y forma los artículos y servicios solicitados. 11. El solicitante berá especificar con claridad si la solicitud es con cargo al Gasto Ordinario o corriente, o si se trata un recurso etiquetado. 12. La trazabilidad se llevará a cabo a través la acuada intificación los servicios a lo largo su realización y hasta su entrega, mediante el número ticket a través : stema Automatizado.

4 6. Diagrama bloque Procesos DSC Inicio Jefe la Unidad Planeación y Apoyo Administrativo Intennte Secretaria o Auxiliar Administrativo DRMySG, DOU Dirección 1 Solicitud bienes o servicios por medio SCSSS 2 Recibe petición usuario y turna a secretaria o auxiliar administrativo o intennte 3 Se trata mantenimiento menor o conservación l edificio? 7 Analiza solicitud. 4 8 Recibe bienes y servicios solicitados, coloca conformidad l servicio y cierra ticket en el SCSSS. Indica a personal intenncia actividas a realizar 6 5 Realiza acciones necesarias 9 Requiere cotización? Fin Obtiene cotización. 10 Solicita cotización 11 Recibe cotización 12 Revisa techo presupuestal 13 Existen recursos? Recibe información la no disponibilidad l recurso 30 Reasigna ticket informando la no disponibilidad recursos. 29 Informa la no disponinilidad recursos y reasigna ticket Requiere transferencia? 15 Efectúa transferencia en el sistema. 16 Elaboración requisición en sistema. 17 Revisa requisición en sistema. 18 Es correcta? 26 Efectúa corrección y reenvía 27 Anota motivo rechazo. 19 Imprime requisición y pasa a Dirección para firma 20 Aprueba requisición. 21 Firma requisición Recibe los bienes o servicios solicitados y entrega al usuario solicitándole la conformidad l servicio y cerrar el ticket en el SCSSS. Recupera requisición firmada y se envía. Recupera copia acuse y archiva en carpeta requisiciones Recibe requisición y sella copia acuse. 24 Gestiona bienes o servicios solicitados.

5 7. Glosario Cotización: Documento expedido por un proveedor don se informa las características, precios, vigencia y condiciones pago sobre los bienes o servicios que una organización requiere para el sempeño sus actividas. DOU: Dirección Obra Universitaria la UAEM DRMySG: Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales la UAEM. Recurso ordinario o corriente: son erogaciones comunes ntro alguna organización, rivadas la actividad cotidiana la misma. Recurso etiquetado: son erogaciones originadas recursos ferales o estatales, que requieren una programación autorizada. Requisición: documento que contiene solicitud bienes o servicios hacia una penncia terminada. SCSSS (Support Suite): stema Control y Seguimiento Solicitus la DTIC. UPyAA:.

6 8. Anexos Requisición 9. Revisión Histórica Número revisión Fecha revisión 06 28/09/ /09/09 Revisó (puesto) Responsable l Proceso Administrador l Proceso Reaprobado (Puesto) Responsable l Proceso Comité Calidad Descripción l cambio Se agregó la Revisión Histórica ntro l procedimiento (Punto 9). Se modificó y agregó la autoridad y responsabilidad los involucrados en el procedimiento. Se modificaron políticas l procedimiento redactándolas en tiempo futuro; así mismo se agregó la política trazabilidad. Se modificó el diagrama bloque. Se actualizó el glosario. formato l SGC. nombre Departamento Apoyo Administrativo por Unidad Planeación y Apoyo Administrativo. nombre Jefe Departamento por Jefe la Unidad. nombre Responsable l Proceso por Administrador l Proceso. Cambio adscripción y nombre

7 : Secretaría Administración. Dirección Servicios Cómputo por: Oficina Rectoría. Dirección Tecnologías la Información y Comunicaciones 08 09/11/09 Administrador l Proceso y el Representante l SGC (RD) Comité Calidad La documentación es aprobada por el Comité Calidad la DTIC y revisada por el Administrador l Proceso y el Representante l SGC (RD).