MANUAL DEL USUARIO CONFERENCIA EN LÍNEA IPLAN

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1 MANUAL DEL USUARIO CONFERENCIA EN LÍNEA IPLAN

2 1. Ingreso al sistema. Una vez que la cuenta haya sido creada recibirá un con su contraseña. Para ingresar al sistema deberá hacerlo en y completar con su y la contraseña recibida. Al ingresar a la plataforma accederá a la siguiente pantalla:

3 Aquí verá un calendario que muestra la semana vigente y permite ser navegado, semana por semana. Verá también en colores las distintas salas que usted tiene habilitadas para agendar reuniones. Por último verá cinco (5) solapas: Inicio (la página que está viendo), salas, reuniones, usuarios. 2. Calendarizar una reunión. Existen dos modos de calendarizar una reunión: a través del botón de Reunión rápida o utilizando los botones de Agendar reunión asociados a cada uno de los días del calendario.

4 Veamos cómo se calendariza desde: Agendar reunión desde el calendario Presionar el botón Agendar reunión del día que lo desea. Al hacerlo se le abrirá la ventana que se muestra aquí abajo:

5 Seleccionar la sala que desea utilizar. Luego agregarle un título a la reunión, y completar los horarios de inicio y de fin de la misma. Presionar luego, Mostrar más opciones para la reunión y seleccionar el tipo de reunión, la zona horaria, y en caso de poseer una cuenta para 15 participantes, también la distribución de pantalla con la que ingresará a la sala virtual. Existen dos tipos de reuniones: abierta o cerrada. Las reuniones abiertas son aquellas en las que usted no ingresa el listado de participantes. Simplemente se genera un link de acceso público que usted podrá copiar y pegar en un mail, en un sitio Web, en un blog, entre otros. Todas las personas que tengan acceso al link podrán ingresar a la reunión. Esta modalidad de reuniones abiertas o públicas se usa mayoritariamente para eventos, charlas, presentaciones de productos o reuniones de último minuto. Las reuniones cerradas son aquellas privadas en las que usted debe ingresar el mail de cada uno de los invitados a la reunión. El sistema enviará a cada uno de ellos un mail privado con el acceso a la misma. Esta modalidad de reuniones cerradas o privadas es la indicada para reuniones de negocios, sesiones de trabajo, presentaciones exclusivas, entre otros.

6 La zona horaria indica en qué lugar del planeta usted se encuentra. De este modo, no sólo calendariza las reuniones en el horario apropiado para su zona sino también, el sistema utilizará esta información para conectarse con su servidor más cercano y garantizar así un mejor servicio. Se crearán ahora reuniones de este modo con las modalidades abiertas y cerradas. 2. a - Reuniones cerradas. Presionar Mostrar más opciones para la reunión. Esto desplegará más opciones. Seleccionar allí el tipo de reunión: abierta o cerrada. En este caso, se seleccionará reunión cerrada. Si el horario elegido coincide con el horario de otra reunión verá el siguiente mensaje

7 Presionar el botón de guardar, la reunión estará agendada y se abrirá la siguiente pantalla.

8 Verá que usted ya se encuentra predeterminado como Presentador. Si lo desea podrá agregar otros Presentadores. Para agregar Asistentes, deberá ingresar el mail del invitado en la casilla indicada bajo el nombre asistentes* y luego presionar Agregar. Si desea agregar más de un asistente en forma simultánea podrá hacerlo separando el de éstos por comas. Si usted deseara agregar otros Presentadores deberá ingresar el del nuevo presentador en la casilla indicada bajo el nombre Presentadores y luego presionar el botón Agregar. Si deseara agregar más de un anfitrión en forma simultánea podrá hacerlo separando los s de éstos por comas. Los asistentes y anfitriones (usted incluido), recibirán un con las siguientes características:

9 Luego de agregar los asistentes, usted podrá también, dejar preparados los documentos que mostrarán en la reunión utilizando el botón Agregar documentos a la reunión. Allí se abrirá la siguiente pantalla, en la que podrá subir documentos de formato Excel, Word, Powerpoint, Open Office, jpg, entre otros.

10 NOTA: Los documentos en formato Office 2007 se encuentran aún en estado experimental. La aplicación los reconoce pero puede sufrir dificultades o dañar sus archivos. Por este motivo, se recomienda no utilizarlos ya que puede causarle inconvenientes que dificulten su trabajo. Si deseara modificar los datos de su reunión, puede hacerlo presionando el botón Editar datos de su reunión.

11 Aquí podrá modificar la sala que está empleando, el título de la reunión, el horario de inicio y fin, el tipo de configuración de pantalla (sólo disponible para la versión de 15 participantes), la descripción de la reunión, la zona horaria y el idioma predeterminado. Luego de realizar las modificaciones que usted desea, deberá presionar el botón Guardar. NOTA: En caso de poseer un Servicio Conferencia en Línea de 15 participantes usted podrá elegir también entre 2 opciones de distribución de pantalla posibles: 1 cámara + pizarrón + chat + lista de participantes o 3 cámaras + chat. Una vez dentro de la reunión usted podrá pasar de una distribución a otra sin inconvenientes, simplemente presionando el icono que aquí se muestra en la barra de menú.

12 En la hora indicada de su reunión, deberá presionar el botón aquí indicado en el que ha recibido. Al hacerlo se abrirá la siguiente ventana:

13 Aquí deberá completar con su nombre y apellido (si así lo deseara) y seleccionar el idioma en el que desea ver su sala. Por defecto, la aplicación le indicará el idioma predeterminado. Luego, debe presionar el botón Ingresar a la sala. Al presionar el botón se abrirá una nueva ventana que realizará tres (3) chequeos de requerimientos. NOTA: - Por un lado verificará su versión de flash instalada. Recuerde que para utilizar CONFERENCIA EN LÍNEA precisa al menos flash 8 instalado en su computadora. - Luego verificará si tiene conexión con los servidores que proveen el servicio de comunicación on line en tiempo real, y por último verificará su calidad de conexión a Internet. Tenga en cuenta que para garantizar una buena experiencia de usuario necesita al menos 150kbps de bajada y 150kpbs de subida. Estos son los requerimientos mínimos para tener una buena comunicación con audio y video sin sufrir cortes o dificultades en las comunicaciones. Si los tres (3) chequeos generan un tick verde, esto indica que su acceso al servicio es óptimo. Si la conexión con el servidor, su conexión a Internet o ambos generan un símbolo amarillo de alerta, esto implica que posiblemente experimente dificultades durante su reunión. En esos casos podrá ingresar a la misma, pero se aconseja seguir los pasos indicados para disminuir el consumo de banda ancha. 2. b- Reuniones abiertas.

14 Deberá seleccionar la sala que desea utilizar. Luego agregarle un título a la reunión, y completar los horarios de inicio y de fin de la misma. Presionar luego Mostrar más opciones para la reunión. Esto desplegará más opciones. En este caso, se seleccionará reunión abierta.

15 Por último, y antes de presionar el botón guardar deberá verificar el huso horario y modificarlo en caso de que este estuviera errado. Al presionar el botón de Guardar, su reunión estará agendada y se abrirá la siguiente pantalla.

16 Aquí usted tendrá los links de acceso directo tanto para el presentador como para los participantes. Deberá copiarlos y distribuirlos entre los participantes y anfitriones. Podrá hacerlo por ejemplo, vía e- mail, en un blog, en un sitio Web, a través de un sistema de mensajería instantánea, entre otros. Usted podrá también, dejar preparados los documentos que mostrarán en la reunión. Para ello, debe presionar el botón de Agregar documentos a la reunión.

17 Al presionar el botón agregar documentos a la reunión se abrirá la siguiente pantalla:

18 Aquí podrá subir documentos de formato Excel, Word, Powerpoint, Open Office, imágenes,.jpg,.bmp, pdf, entre otros. NOTA: Los documentos en formato Office 2007 (.docx,.xlsx,.pptx) se encuentran aún en estado experimental. La aplicación los reconoce pero puede sufrir dificultades o dañar sus archivos. Por este motivo, se recomienda no utilizarlos ya que puede causarle inconvenientes que dificulten su trabajo. Si deseara modificar los datos de su reunión puede hacerlo presionando el botón Editar datos de su reunión.

19 Al hacerlo se abrirá la siguiente pantalla:

20 Aquí podrá modificar la sala que está empleando, el título de la reunión, el horario de inicio y fin, el tipo de configuración de pantalla (sólo disponible para la versión de 15 participantes), la descripción de la reunión, la zona horaria y el idioma predeterminado. Luego de realizar las modificaciones que Ud. desea, deberá presionar el botón Guardar. En la hora indicada de su reunión, deberá presionar sobre el link indicado que ha distribuido entre los participantes y anfitriones. Al hacerlo se abrirá la siguiente ventana: Aquí deberá completar con su nombre y apellido (si así lo deseara) y seleccionar el idioma en el que desea ver su sala. Por defecto, la aplicación le indicará el idioma predeterminado. Luego, debe presionar el botón Ingresar a la sala. Al presionar el botón se abrirá una nueva ventana que realizará tres (3) chequeos de requerimientos. Por un lado verificará su versión de flash instalada. Recuerde que para utilizar CONFERENCIA EN LÍNEA precisa al menos flash 8 instalado en su computadora.

21 NOTA: Si esta ingresando a una reunión que aun no comenzó, verá el siguiente mensaje: Luego verificará si tiene conexión con los servidores que proveen el servicio de comunicación on-line en tiempo real, y por último verificará su calidad de conexión a Internet. NOTA: Tenga en cuenta que para garantizar una buena experiencia de usuario necesita al menos 150 kbps de bajada y 150kpbs de subida. Estos son los requerimientos mínimos para tener una buena comunicación con audio y video sin sufrir cortes o dificultades en las comunicaciones. Si los tres (3) chequeos generan un tick verde, esto indica que su acceso al servicio es óptimo. Si la conexión con el servidor, su conexión a Internet o ambos generan un símbolo amarillo de alerta, esto implica que posiblemente experimente dificultades durante su reunión. En esos casos podrá ingresar a la misma, pero se aconseja seguir los pasos indicados para disminuir el consumo de banda ancha.

22 2. c- Reuniones rápidas. Deberá agregarle un título a la reunión, y seleccionar la duración de la misma. Finalmente se deberá presionar el botón aceptar. Su reunión estará agendada y se abrirá la siguiente pantalla.

23 Aquí usted tendrá los links de acceso directo tanto para el presentador como para los participantes. Deberá copiarlos y distribuirlos entre los participantes y anfitriones. Podrá hacerlo por ejemplo, vía e- mail, en un blog, en un sitio Web, a través de un sistema de mensajería instantánea, entre otros. Usted podrá también, dejar preparados los documentos que mostrarán en la reunión. Para ello, debe presionar el botón de Agregar documentos a la reunión, tal como se detalló en las secciones 2.a y 2.b Si deseara modificar los datos de su reunión puede hacerlo presionando el botón Editar datos de su reunión. En la hora indicada de su reunión, deberá presionar sobre el link indicado que ha distribuido entre los participantes y anfitriones. Al hacerlo se abrirá la siguiente ventana:

24 NOTA: Aquí deberá completar con su nombre y apellido (si así lo deseara) y seleccionar el idioma en el que desea ver su sala. Por defecto, la aplicación le indicará el idioma predeterminado. Luego, debe presionar el botón Ingresar a la sala. Al presionar el botón se abrirá una nueva ventana que realizará tres (3) chequeos de requerimientos. Por un lado verificará su versión de flash instalada. Recuerde que para utilizar CONFERENCIA EN LÍNEA precisa al menos flash 8 instalado en su computadora. Luego verificará si tiene conexión con los servidores que proveen el servicio de comunicación on line en tiempo real, y por último verificará su calidad de conexión a internet. Tenga en cuenta que para garantizar una buena experiencia de usuario necesita al menos 150kbps de bajada y 150kpbs de subida. Estos son los requerimientos mínimos para tener una buena comunicación con audio y video sin sufrir cortes o dificultades en las comunicaciones. Si los tres (3) chequeos generan un tick verde, esto indica que su acceso al servicio es óptimo. Si la conexión con el servidor, su conexión a Internet o ambos generan un símbolo amarillo de alerta, esto implica que posiblemente experimente dificultades durante su reunión. En esos casos podrá ingresar a la misma, pero se aconseja seguir los pasos indicados para disminuir el consumo de banda ancha.

25 3. Personalización. En función del tipo de cuenta que haya contratado y el tipo de usuario que usted sea, usted podrá personalizar la vista de su sala de reunión. Para ello deberá presionar la solapa de Personalización. Allí podrá completar el nombre de la Institución/Empresa, el link a su sitio Web, y el logo de la misma. NOTA: Tenga en cuenta que para que el logo de su institución/empresa no se deforme, deberá subir un archivo en las extensiones previstas y del tamaño recomendado.

26 Por último, podrá también seleccionar el fondo de pantalla de su sala virtual de reunión. Podrá elegir alguno de los fondos sugeridos como predeterminados, o elegir algún fondo que usted tenga disponible. Para ello deberá presionar en Personalizado y elegir el archivo deseado. Finalmente deberá presionar guardar información de la institución. Una vez realizada esta personalización, su sala de reuniones contará con su logo, sus colores, y el link a su sitio Web cada vez que la utilice. 4. Usuarios. Huso horario: El vendedor al crear su cuenta asignó un huso horario correspondiente a la ciudad donde usted contrató el servicio. Si se encuentra de viaje, se muda de ciudad, cambia el huso horario de su localidad o simplemente desea modificar el horario puede realizarlo desde su perfil. Para ello deberá ingresar a la aplicación y presionar en la solapa de Usuarios.

27

28 Allí se le abrirá la siguiente ventana. Usted deberá presionar sobre el icono siguiente pantalla. como muestra la Al hacerlo se le abrirá una nueva ventana donde verá sus datos personales, contraseña y huso horario. Allí podrá modificar el mismo a la nueva hora deseada.

29 Una vez realizada la modificación deberá presionar el botón Guardar. De este modo, podrá seguir manteniendo sus reuniones sin dificultades incluso en otras latitudes. 4. Información sobre las salas disponibles. Usted podrá buscar información sobre sus salas disponibles y sobre el estado de las mismas, borrar las salas, ver las reuniones asociadas, agregar reuniones y editar el nombre de la misma. Para ello deberá ingresar en la solapa de Salas. Allí se encontrará con la siguiente ventana que le indicará las salas que usted tiene disponibles:

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31 Editar las salas. Para editar las salas deberá presionar sobre el icono con forma de nota y lápiz. Al hacerlo se abrirá la siguiente ventana: Allí podrá editar el nombre de la sala. Todo el resto de las informaciones son sólo de tipo informativo y NO pueden ser modificadas. Luego deberá presionar Guardar para salvar su modificación.

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