Flota Occidental. INSTITUCIONALES Página: 1 de 7

Transcripción

1 INSTITUCIONALES Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1. Objetivo General: comunicar de manera efectiva, información de interés para los colaboradores y la empresa. Se utilizará la cartelera como un canal de comunicación y no solo como instrumento, haciendo de lo publicado allí algo útil, cercano y eficiente Objetivos específicos Difundir políticas, valores y objetivos de la empresa. Informar a todo el público interno sobre novedades, noticias, eventos y actividades de la empresa. Despertar interés por la información presente en las carteleras. Acercar más y mejor la información a sus públicos. Definir un esquema de carteleras. 2. DEFINICIONES CARTELERA INSTITUCIONAL: es un medio ideal para dar a conocer campañas y programas de la empresa (comerciales, administrativas, financieras, sociales, culturales, de calidad, etc.) y estimular actitudes en los equipos de trabajo hacia metas generales de la organización. PÚBLICO OBJETIVO: grupo estratégico de personas al que va dirigido cierto tipo de información. INFORMAR: dar a conocer o difundir un hecho, noticia o acontecimiento a un grupo de personas quien lo desconoce. INFORMACIÓN MIXTA: definición propia, hace referencia a información de diferentes dependencias (administrativa y operativa) publicada en un mismo sitio. INFORMACIÓN DE CUIDADO: definición propia, información que según políticas de la empresa y decisión del comité de comunicaciones merezca un trato diferente al cotidiano.

2 INSTITUCIONALES Página: 2 de 7 3. GENERALIDADES 3.1. Características y parámetros de la información. Debe tener poco contenido textual, que facilite la lectura y comprensión rápida. Imágenes claras, llamativas y con buena calidad gráfica. Buena combinación de colores (contrastes, fondos oscuros colores de hojas claros) y espacios de ubicación de la información (No sobreponer hojas, Ubicar la información asimétricamente, horizontal o vertical). Ubicación o distribución adecuada en el área de trabajo. Facilidad de actualización y cambio inmediato de contenidos. Comunicados y circulares que se publiquen completos, deben ir enmarcados en papel de color que resalte su importancia Contenido o tipos de mensaje. Las carteleras institucionales de Flota Occidental, contendrán información de la empresa, delimitada por cuatro parámetros o tipo de información: Información direccionamiento estratégico: valores, políticas, objetivos, misión. Información institucional: eventos, programas, actividades, avisos, frases estimulando y promoviendo el buen clima laboral, entre otros. Información comercial y para afiliados: noticias o decisiones que afecten o sean de interés de los afiliados, e información comercial como nuevos servicios, etc. Avisos: clasificados o información que los empleados deseen dar a conocer a sus compañeros, bajo previa autorización de gerencia Tipos de cartelera. Carteleras información administrativa: tienen como objetivo, mantener informado al personal administrativo de todo lo ocurrido internamente; Eventos, programas, noticias y actividades. Además, comunicar a los afiliados hechos de su interés. Esta cartelera solo se utilizará en la sede principal de Flota Occidental Pereira. Carteleras información mixta: el objetivo primordial es informar sobre todas las actividades, novedades e información institucional que la empresa necesita dar a

3 INSTITUCIONALES Página: 3 de 7 conocer, conteniendo información mixta, es decir, administrativa y operativa en una misma área. Estas carteleras serán instaladas en los puntos de despacho y llegada de vehículos, o puntos de constante permanencia o tránsito del personal operativo en las sedes de (Pereira, Armenia y Medellín próximamente Quibdó). Cartelera Rodamiento: es una cartelera que estará ubicada en el área de despacho Pereira, donde se informará cada 15 días el rodamiento de los vehículos de la empresa, con el fin de que todos los conductores estén informados y puedan tener presentes sus rutas, además, suprimiendo la necesidad actual de pegar este información en los vidrios del terminal de Pereira. En las demás agencias se pegará esta información en un lugar visible o en carteleras auxiliares. Nota: La información de carácter interno (Afiliados y Administrativa) será publicada solo en la cartelera de las oficinas de Gerencia en Pereira; información de carácter general será publicada en las carteleras de Armenia, Pereira y Medellín además de otras carteleras informales y/o lugares visibles de las demás sedes de la empresa Grupo gestor. Para poder manejar un mismo estilo de información y publicaciones uniformes con los parámetros necesarios para la lectura en carteleras, se debe, asignar unos emisores de dicha información, que sepan cómo es el manejo de las carteleras, su ubicación, estilo gráfico y redacción. Otras dependencias que necesiten informar algo por este medio se dirigirán a los encargados de gestionar este medio. Encargado de Comunicaciones Jefe de Gestión Humana Coordinador de Calidad Grupo de gestión. Jefe Técnico Operativo Estas personas deberán suministrar la información que necesite ser publicada en este medio. El encargado de comunicaciones o funcionario asignado que integre el comité de comunicaciones, deberá recopilarla y ponerla en conocimiento del comité de comunicaciones para posterior aprobación. Este grupo tendrá autonomía sobre la información que necesite ser publicada en este medio.

4 INSTITUCIONALES Página: 4 de Normas. Las carteleras son de uso exclusivo de la empresa y sus colaboradores. La responsabilidad de lo publicado allí es de las áreas encargadas de la gestión de las carteleras Toda publicación o comunicado debe seguir las características y parámetros de la información gráficas y textuales establecidos (punto 3.1) Toda información debe llevar De: (emisor del mensaje) Para: (público de interés) y fecha. Las carteleras administrativas y mixtas deben actualizarse máximo cada 15 días. Si se necesita publicar un comunicado o circular en su totalidad, se debe enmarcar con un papel de color que resalte su importancia. Información colgada allí por áreas diferentes a las encargadas de la gestión del medio, deberá llevar firma de una de las áreas encargadas, o sello del comité de comunicaciones, que demuestre su aprobación, si no serán desmontadas. Las carteleras deben estar ubicadas en lugares visibles y transitados. La información debe ir ubicada en el recuadro correspondiente dependiendo de su contenido. Lo publicado por los colaboradores en el área de avisos no debe atentar contra la moral y valores de la empresa y debe estar previamente aprobado por Gerencia). En las sedes diferentes a Pereira el encargado de publicar la información enviada desde la oficina principal será el administrador de agencia o encargado de la oficina. Queda restringido el uso de las ventanas o puertas de vidrio de las oficinas de Pereira, Armenia y Medellín, toda información que se necesite publicar debe ser puesta en las carteleras, solo las fechas de entrega de tiquetería pueden ser pegadas en la puerta de Gerencia. 4. PROCEDIMIENTO 1. El grupo gestor de las publicaciones en este medio (Jefe de Gestión Humana, Coordinadora de Calidad y Jefe Técnico Operativo) deben recopilar y/o suministrar la información que se colgará en la cartelera, cada 10 días, y entregarla al encargado de Comunicaciones y/o Practicante.

5 INSTITUCIONALES Página: 5 de 7 2. El compendio de la información se hará según el proceso al que pertenece cada gestor, es decir: Gestión Humana se encargará de suministrar información en cuanto a eventos, capacitaciones, información de personal (horarios, cambios en reglamentos, etc.), competencias comportamentales, programas, entre otros. Calidad se encargará de reunir información respectiva a su actividad, temas de objetivos de calidad generales, frases alusivas a promover las buenas prácticas laborales, vistas desde las normas ISO 9001, conductores destacados, etc. Técnico Operativo tendrá la labor de publicar puntualmente el rodamiento en su respectiva cartelera, además, recopilar la información relevante para el conocimiento público de los afiliados y conductores. Encargado de gestionar las comunicaciones (Practicante o funcionario asignado que integre el Comité de Comunicaciones) recopilará la información sobre temas de direccionamiento estratégico o frases alusivas (que promuevan la cultura y conocimiento por parte de todos los colaboradores de estos temas), avisos, información comercial. Además, de reunir terminados los 10 días la información que el grupo gestor ha recolectado. 3. Después de tener la información agrupada, se pasa a revisión y edición (si es necesario) por parte del comité de comunicaciones, en los siguientes 5 días. 4. Se pone en consenso del grupo gestor la presentación de la información suministrada por cada uno, se envía a los integrantes el archivo para la aprobación. 5. Impresión, publicación y envío a agencias. 6. Sí hay información extra que necesite de su pronta difusión se publicará inmediatamente, bajo las características y parámetros de la información (punto 3.1). 5. ANEXOS Esquema de diseño y distribución de carteleras institucionales Flota Occidental S.A. COMU-OT-001

6 INSTITUCIONALES Página: 6 de 7 6. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Encargado de Comunicaciones y/o Practicante. Comité de Comunicaciones. Coordinadora de Calidad. Jefe de Gestión Humana. Jefe Técnico Operativo. Administradores de Agencia. Funcionarios. RESPONSABILIDADES procedimiento, y velar porque este se cumpla en toda la empresa, direccionar con todos los jefes de proceso la información que debe ser publicada. 2. Difundir a todos los jefes de proceso y administradores de oficina el protocolo de carteleras. 1. Revisar la información que debe ser publicada en este medio, para posterior aprobación. 2. Cumplir con todas las directrices de este 1. Mantener la constante lectura de este medio, para disminuir la desinformación en algunos temas.

7 INSTITUCIONALES Página: 7 de 7 ELABORADO POR: Practicante Comunicación Social REVISADO POR: Coordinadora de Calidad APROBADO POR: Gestión Gerencial