MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN

Transcripción

1 DEL ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS Septiembre, 2001

2 1 I N D I C E PAGINA INTRODUCCION 2 I. MARCO JURIDICO-ADMINISTRATIVO 3 II Recepción de Documentos 5 Objetivo del Procedimiento 5 Políticas de Operación 5 Descripción de Actividades 6 Diagrama de Flujo Captura de Documentos 8 Objetivo del Procedimiento 8 Políticas de Operación 8 Descripción de Actividades 9 Diagrama de Flujo Seguimiento de Asuntos 11 Objetivo del Procedimiento 11 Políticas del Procedimiento 11 Descripción de Actividades 12 Diagrama de Flujo Documentos para Firma 16 Objetivo del Procedimiento 16 Políticas del Procedimiento 16 Descripción de Actividades 17 Diagrama de Flujo Coordinación de Mensajería 20 Objetivo del Procedimiento 20 Políticas del Procedimiento 20 Descripción de Actividades 21 Diagrama de Flujo 22 INTRODUCCIÓN

3 2 En cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 14 fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, 4 fracción XVII y 32 fracción V del Reglamento Interior de este órgano desconcentrado, la Administración General de Innovación y Calidad a través de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, ha emitido el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Control de Gestión, que tiene como propósito fundamental exponer las actividades que se llevan a cabo de manera secuencial y ordenada en este Departamento, así como de coadyuvar al cumplimiento de los programas y metas que tiene asignados la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. El ámbito de aplicación administrativa que concierne al Departamento de Control de Gestión, se suscribe a realizar actividades dentro de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales referentes a la recepción, clasificación, captura, distribución, seguimiento y archivo de los documentos turnados al Administrador Central, por otra parte de las áreas internas de la misma y en general de las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria, así como diversas dependencias gubernamentales y empresas particulares. Este documento está conformado por el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la operación de los Procedimientos, los Objetivos de Operación, la Descripción de Actividades, y los Diagramas de Flujo de cada uno de los Procedimientos que los integran, así como las Formas e Instructivos de llenado que intervienen en su aplicación. Es intención de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Departamento de Control de Gestión, que el presente Manual de Procedimientos este en constante actualización por medio de la retroalimentación que se realice al mismo, con el objeto de que no se pierda su vigencia y que se mantenga permanentemente revisado. I. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO

4 3 Constitución Política de los Estados unidos Mexicanos. D.O.F. 5-II-1917, última reforma D.O.F. 14-VIII Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976, última reforma, D.O.F. 30-XI Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. D.O.F. 31-XII-1982, última reforma, D.O.F. 04-XII Ley del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 15-XII-1995, última reforma, D.O.F. 04-I Códigos Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 31-XII-1981, última reforma, 31-XII Reglamentos Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria D.O.F. 22-III-2001, última reforma, D.O.F. 30-IV Decretos Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y servidores públicos hasta el nivel de director general en el sector centralizado o su equivalente en el Sector Paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones. Un informe de los asuntos de su competencia y entregar los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignado para el ejercicio de sus atribuciones legales, a quienes los sustituyan en sus funciones. D.O.F. 02-IX Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan los Reglamentos Interiores de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y del Servicio de Administración Tributaria, y se establecen diversas disposiciones en materia de servicios personales y de evaluación de proyectos de inversión pública para la Administración Pública Federal. D.O.F. 30-IV Documentos Normativo-Administrativos

5 4 Guía Técnica para elaborar Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Junio, 2001 II. 1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Objetivo

6 5 Controlar la recepción y el registro de la documentación dirigida al Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el fin de efectuar su distribución oportuna a los destinatarios, así como el seguimiento de los asuntos correspondientes a cada caso. Políticas de Operación El Departamento de Control de Gestión, será el área responsable de recibir toda la documentación oficial dirigida al Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales proveniente de las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria, así como de diversas dependencias gubernamentales o de instituciones públicas y privadas. En el caso de que la documentación esté incompleta, el Departamento de Control de Gestión efectuará las anotaciones pertinentes en los mismos, con el fin de darle seguimiento y en su caso resolución del asunto correspondiente. Todos los documentos oficiales recibidos en el Departamento de Control de Gestión, deberán contener impreso el sello y firma de recibido, así como la fecha y hora del día en que se recibe. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS RESPONSABLE CONTROL DE DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Recibe de las Unidades - Correspondencia. Administrativas del SAT, Centrales

7 6 GESTION y Locales; dependencias gubernamentales y de instituciones privadas, documentos dirigidos al Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2. Revisa que los documentos recibidos estén completos y que contengan: fecha, destinatario, número de copias, si es Local se anota si llego por paquetería o entrega personal. - Correspondencia. Revisa texto para verificar anexos. Están completos? No 3. Devuelve documento y solicita a la persona que los entregó, sean completados y si proviene de un área Local, redacta anota en los mismos. - Correspondencia. Continua actividad No. 1 Sí 4. Imprime en los documentos el sello, firma y hora de recibido, entrega acuse de recibido. - Correspondencia. Conecta con el Procedimiento de Captura de Documentos DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INICIO CONTROL DE GESTION 1 RECIBE DOCUMENTOS DE UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTITUCIONES 1

8 7 2. CAPTURA DE DOCUMENTOS Objetivo Controlar en el sistema de cómputo del Departamento de Control de Gestión el registro de los documentos oficiales recibidos, a fin de emitir los reportes en la materia que permitan dar el seguimiento de los asuntos correspondientes hasta su resolución. Políticas de Operación

9 8 El Departamento de Control de Gestión, será el área responsable de clasificar, registrar, y asignar número de control a los documentos y de asignar su prioridad de acuerdo a la importancia, urgencia o contenido relevante, y en su caso, de distribuirlos al área correspondiente para su atención. El Departamento de Control de Gestión, mediante el sistema de cómputo controlará la documentación recibida y de salida, y emitirá los reportes periódicos de los asuntos asignados a las áreas, en proceso y concluidos. Todos los documentos oficiales recibidos en el Departamento de Control de Gestión, se controlarán mediante el volante de acuerdo, el cual deberá contener como mínimo el número de oficio, lugar y fecha, nombre del remitente y síntesis de la solicitud asunto del documento. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CAPTURA DE DOCUMENTOS RESPONSABLE CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDAD 1. Clasifica los documentos oficiales recibidos para el Administrador Central, separa originales y copias. 2. Analiza asuntos y destinatario de los documentos para determinar DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Documentos oficiales - Documentos oficiales

10 9 qué área va a atenderlo. 3. Separa los documentos que por su importancia, urgencia o contenido relevante tienen que ser acordados con el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, quién instruye para la atención de los mismos. 4. Captura la información contenida en los documentos, en el sistema de control de gestión. 5. Imprime el volante de acuerdo (originales) o atenta nota (copias), para ser entregado a las áreas. - Documentos oficiales - Documentos oficiales - Volante de Acuerdo y/o Atenta Nota Nota: En el caso de las copias de las áreas internas, se revisan y se archivan. 6. Registra el envío y distribuye oficialmente el Volante de Acuerdo o Atenta Nota y documentos correspondientes a las áreas respectivas. Fin del Procedimiento DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: CAPTURA DE DOCUMENTOS - Volante de Acuerdo y/o Atenta Nota - Documentos oficiales INICIO CONTROL DE GESTION 1 RECEPCION DE DOCUMENTOS CLASIFICA DOCUMENTOS Y SEPARA DOCUMENTOS OFICIALES 2 ANALIZA ASUNTO Y DESTINATARIO, DETERMINA SU ATENCION DOCUMENTOS OFICIALES 3

11 10 3. SEGUIMIENTO DE ASUNTOS Objetivo Verificar el estado en que se encuentran cada uno de los asuntos turnados a las diferentes áreas de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el fin de corroborar que sean atendidos en tiempo y forma de acuerdo a las instrucciones del Administrador Central. Políticas de Operación El Departamento de Control de Gestión emitirá listados, que contienen los asuntos pendientes de resolver de cada una de las áreas de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales.

12 11 El Departamento de Control de Gestión será el área responsable de verificar directamente con las áreas de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; el cumplimiento de los asuntos turnados a cada una de ellas, conforme a las instrucciones específicas y a los tiempos indicados. Todos los asuntos registrados y controlados en el Departamento de Control de Gestión, mediante volante de acuerdo, serán descargados en el sistema únicamente cuando el Volante respectivo contenga la firma del responsable de finiquitar el asunto, o por instrucciones del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE ASUNTOS RESPONSABLE CONTROL DE GESTION ACTIVIDAD 1. Elabora listado que contienen los asuntos pendientes y turna a cada área, verifica que se cumpla en los tiempos indicados y con la instrucción específica del Volante de Acuerdo. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Listado de Asuntos Pendientes - Volante de Acuerdo AREA DE LA PARA INFORME 2. Prepara Nota Informativa para el - Nota informativa

13 12 ADMÓN. CENTRAL DE REC. MAT. Y SERVS. GRALES. ADMINISTRADOR CENTRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES AREA DE LA ADMÓN. CENTRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Administrador Central sobre el o los asuntos pendientes. 3. Revisa tarjeta informativa, e instruye sobre la forma en que se dará atención a los asuntos. 4. Elabora oficio de contestación para firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. PARA ACUERDO: 5. Integra la documentación necesaria para el acuerdo con el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. - Nota informativa - Oficio - Documentación DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE ASUNTOS RESPONSABLE ACTIVIDAD 6. Plantea la situación del asunto durante el acuerdo, se analiza y se decide la manera en que se dará solución al asunto. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Documentos 7. Elabora oficio de contestación o atenta nota, para firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, en su caso, integra documentación anexa, e informa al Departamento - Oficios - Atenta Nota

14 13 de Control de Gestión. PARA SU ATENCIÓN: 8. Prepara respuesta documental para firma del administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. - Oficios - Atenta Nota CONTROL DE GESTION 9. Obtiene Visto Bueno y firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales entrega la documentación a las áreas. - Oficios - Atenta Nota - Nota Informativa - Volante 10. Solicita al área que elaboró el documento, realizar el descargo al volante de descargo respectivo. 11. Recibe el Volante de descargo y comprueba el finiquito del asunto de referencia. - Volante de Descargo - Volante de Descargo DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE ASUNTOS RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

15 14 Esta finiquitado? No 12. Devuelve Volante de descargo para complementación. Continúa en Actividad No. 8 - Oficios - Atenta Nota - Volante Nota: remite nuevamente al área para que se complete correctamente. Sí 13. Procede a su descargo en el Sistema de Control de Gestión y se archiva. - Volante Fin del Procedimiento DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE ASUNTOS INICIO 1 PARA ATENCION CONTROL DE GESTION 8 2 PREPARA RESPUESTA PARA FIRMA 1 ELABORA LISTADOS, VERIFICA QUE CUMPLA CON LAS INSTRUCCIONES DEL VOLANTE DE ACUERDO OFICIO Y/O ATENTA NOTA LISTADO DE ASUNTOS PENDIENTES VOLANTE DE ACUERDO CONTROL DE GESTION AREA DE LA A.C.R.M Y S.G. PARA INFORME OBTIENE VISTO BUENO Y FIRMA PARA ENTREGA DE 9

16 15 4. DOCUMENTOS PARA FIRMA Objetivo Unificar formato, contenido, redacción de la información y en su caso, la documentación anexa, así como controlar, revisar y corregir los documentos turnados para firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, con la finalidad de

17 16 atender oportunamente los asuntos encomendados a la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y. Políticas de Operación El Departamento de Control de Gestión se encargará de recibir y controlar los documentos enviados para firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y en su caso, solicitará su corrección, complementación o sustitución. El Departamento de Control de Gestión, llevará el registro de los documentos firmados por el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, con base en los números de control que les asigne a cada uno de ellos. El Departamento de Control de Gestión efectuará el control y seguimiento de los documentos firmados por el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, atendiendo las respuestas de los mismos, o en su caso determinará si el o los asuntos han sido concluidos. El Departamento de Control de Gestión, apoyará a las áreas de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, en la revisión y corrección de estilo y formato para la presentación de los oficios, atentas notas, tarjetas informativas, anexos y demás documentos que lo requieran. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS PARA FIRMA RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

18 17 CONTROL DE GESTION 1. Recibe de las áreas de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales documentos para firma, revisa su contenido y analiza documentación soporte. - Oficios, atentas notas, tarjetas, nota informativas, oficios circulares. - Documentación soporte. Procede? No ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2. Devuelve documentación solicitando la corrección. Continúa en Actividad No. 1 Sí 3. Turna para firma del Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4. Firma y envía documentación. - Oficios, atentas notas, tarjetas, oficios circulares. - Documentación soporte. - Oficios, atentas notas, tarjetas, notas informativas, oficios circulares. - Documentación soporte. CONTROL DE GESTIÓN 5. Recibe documentos firmados y los registra, asignándoles número de control y fecha. - Oficios, atentas notas, tarjetas, notas informativas, oficios circulares. - Documentación Soporte. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS PARA FIRMA RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

19 18 6. Remite documentación firmada por las áreas para su procesamiento. Fin del Procedimiento - Oficios, atentas notas, tarjetas. - Documentación Soporte. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS PARA FIRMA INICIO CONTROL DE GESTION 1 1 RECIBE DOCUMENTACION PARA FIRMA OFICIOS, ATENTAS NOTAS, TARJETAS DOCUMENTACION SOPORTE

20 19 5. COORDINACIÓN DE MENSAJERÍA Objetivo Controlar la documentación para despacho de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante los trámites y servicios para su distribución,

21 20 que permita efectuar la entrega de dicha documentación a su destino, con la oportunidad y eficiencia requerida. Políticas de Operación El Departamento de Control de Gestión deberá controlar mediante registro, la documentación para despacho, enviada por el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su distribución y entrega a los destinos indicados. El Departamento de Control de Gestión, determinará el medio, servicio a utilizar y en su caso, el contratado para efectuar el despacho de la documentación que envía el Administrador Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. El Departamento de Control de Gestión, mantendrá un registro actualizado de acuses de recibo y número de control de los documentos despachados, una vez que éstos fueron entregados a su destinatario. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE MENSAJERÍA RESPONSABLE CONTROL DE GESTION ACTIVIDAD 1. Recibe documentos para despacho y los registra en los controles establecidos. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Oficios, Atentas Notas, Tarjetas, Oficios Circulares

22 21 2. Clasifica por zonas los documentos para despacho, y los envía conforme a las rutas de mensajería. 3. Recibe acuses de documentación entregada y registra en control. 4. Archiva los acuses de recibo de los documentos en el control de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales. - Oficios, Atentas Notas, Tarjetas, Oficios Circulares - Acuses de recibo (Oficios, Atenta Notas, etc.) - Acuses de recibo (Oficios, Atentas Notas, etc.) Fin del Procedimiento DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE MENSAJERÍA INICIO CONTROL DE GESTION 1 RECIBE DOCUMENTOS Y REGISTRA OFICIOS, ATENTAS NOTAS, TARJETAS, OFICIOS CIRCULARES

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