Control de Folios Recepción de Folios Generador de Folios (Delegaciones Estatales)

Transcripción

1 SOFTWARE SECDER-FRAP 2006

2 CONTENIDO Instalación Instalar el servidor de Interbase Instalar librería IbOledb Copiar archivos al equipo Actualizaciones en la web Configuración Inicial Control de usuarios Control de Folios Recepción de Folios Generador de Folios (Delegaciones Estatales) Operación Captura de FRAP Imprimir FRAP existente Informes Integración de información Recepción de FRAP de archivo (Delegaciones Estatales) Envio de FRAP capturados Archivos de la carpeta FRAP

3 INSTALACION En esta sección se abordaran los aspectos para instalar el software en una PC. Para iniciar el proceso deberá introducir el CD de instalación en la computadora. Deberá arrancar el programa de instalación automáticamente, en caso de que esto no suceda así entonces puede abrir el explorador de windows desde Inicio y todos los programas. En ese programa abrir la unidad de CD y dar doble clic sobre el icono de instalación: Una vez haciendo doble clic en ese archivo se abrirá la instalación del sistema. NOTA: El software de instalación se ha presentado inestable en las versión de Windows 2000, por lo que se sugiere cambiarla. INSTALACION DEL SERVIDOR DE INTERBASE 1. Una vez que haya abierto el programa de instalación puede proceder a instalar el Servidor de Interbase. Para esto haga clic en el botón de instalar el servidor de Interbase. Pág. 3

4 2. Se abrirá la pantalla de selección de Idioma al que debe darle clic en OK. 3. Se abrirá el asistente para la instalación del Interbase. En esta pantalla deberá hacer clic en el botón Next >. 4. En la siguiente pantalla deberá seleccionar la opción de I accept the agreement y dar clic en el botón Next >. Pág. 4

5 5. En la siguiente pantalla de información deberá hacer clic en el botón Next >. 6. Posteriormente aparecera la ventana para elegir el directorio donde se instalara el servidor de interbase, de preferencia deje la ruta por omisión y haga clic en el botón Next >. 7. En la ventana de selección de componentes, solo haga clic en el botón Next >. 8. En la siguiente ventana de Select Start Menu Folder haga clic en el botón Next >. 9. De la misma forma en la ventana sobre Select Aditional Tasks haga clic en Next >. 10. Aparecerá la ventana con el subtítulo Ready to Install, ahí haga clic en el botón Install. 11. Con esto se iniciara la copia de archivos del Interbase. 12. Aparecerla una ventana de información: Pág. 5

6 13. En esta ventana haga clic en el botón Next >. 14. Finalmente haga clic en el botón Finish. INSTALAR LA LIBRERÍA IBOLEDB 1. Para iniciar la instalación de la librería IbOleDb, una vez que haya terminado de instalar el servidor de Interbase, haga clic en la opción 2 de la pantalla de instalación SECDER- FRAP. 2. Si su sistema operativo es windows XP aparecerá una ventana como la siguiente: 3. En esta ventana haga clic en el botón Ejecutar, en caso de que su sistema operativo sea otra versión de windows probablemente aparesca la opción de abrir y guardar como. En ese caso seleccione Abrir y posteriormente en aceptar. Pág. 6

7 4. Posteriormente se iniciara el asistente de instalación de la librería IbOledb. 5. Para iniciar con la instalación haga clic en Next. 6. En la siguiente ventana apareceran los parametros de la ubicación en donde se instalara la librería, solo haga clic en el botón Next. 7. Aparecerá la ventana de confirmación de la instalación aquí solo haga clic en el botón Next. 8. Esto iniciara el proceso de copiado de archivos de la libería, una vez que termine mostrará el botón de Close, haga clic en el para concluir con la instalación. Pág. 7

8 COPIAR ARCHIVOS AL EQUIPO 1. Una vez concluida la instalación del servidor de Interbase así como también la instalación de la librería, podemos proceder a la copia de archivos del sistema al equipo. Para eso podemos hacer clic en el tercer botón del software de instalación del sistema. 2. Aparecerá una ventana que indica si esta ud. seguro de instalar el software en la carpeta c:\frap\, si no requiere de instalar en alguna otra carpeta haga clic en el botón Sí. Pág. 8

9 3. Una vez que haya hecho clic el sistema iniciara con la copia de archivos, al final enviará un mensaje de instalación concluida, aquí haga clic en Aceptar. NOTA: Si tiene instalado algún antivirus que detecte instalación de scripts, probablemente antes de concluir el proceso de la copia de archivos aparesca algún mensaje del antivirus, a este mensaje deberá responder permitir o que continue con lo que estaba haciendo que no bloquee la operación, ya que el script que se esta ejecutando es el q coloca el acceso directo en el escritorio. ACTUALIZACIONES EN LA WEB Este botón es opcional en el proceso de instalación y sirve para descargar actualizaciones tanto del software como del manual. Si ya no requiere alguna actualización puede presionar el botón Salir. CONFIGURACION INICIAL Una vez que el sistema ha sido instalado podemos disponer a utilizarlo haciendo doble clic en el icono del escritorio o bien haciendo clic en el botón Inicio luego en Programas y posteriormente en FRAP. Pág. 9

10 Con esto se abrirá la pantalla de configuración de acceso a la base de datos, si esta instalando el software para operar en modo cliente-servidor estos datos le serán proporcionados por su administrador de red en caso contrario solo haga clic en el botón Aceptar. El software enviará un mensaje que indica que el archivo sistema.ini ha sido generado a este mensaje haga clic en el botón Aceptar. Posteriormente despues de la pantalla de presentación se abrirá la ventana de Control de acceso, el usuario por omisión es admin y la clave es 123, escriba estos datos y posteriormente haga clic en el botón Aceptar. Posteriormente se abrirá la pantalla de configuración de sistema, aquí se debe definir el rol que jugara el sistema (Entendiendo rol como Sede Nacional, Delegación Estatal o Delegación Local). Seleccione esta opción si la instalación es para Sede Nacional. Seleccione esta opción si la instalación es para una Delegación Estatal. Seleccione esta opción si la instalación es para una Delegación Local. Pág. 10

11 Si el rol que va jugar el sistema es para una delegación Estatal, seleccione la opción correspondiente de acuerdo a la imagen anterior y en el cuadro de lista derecho seleccione la delegación estatal correspondiente. Si el rol es para una delegación local entonces seleccione la delegación estatal primero y posteriormente marque con un clic las delegaciones que serán capturadas en esa delegación local. Si la delegación estatal cuenta con una ip fija contratada asi como también cuenta con un servidor de internet, y desea operar el esquema de transmisión de información por internet en esta delegación local, entonces, los siguientes campos pueden ser llenados el primero se refiere a la dirección ip pública que deberá darselas a conocer su ISP (Proveedor de servicios de internet), los otros datos son especificamente de cómo tengan configurado el servidor, el primero de ellos hace referencia a la donde quedo copiada la base de datos, esta ruta deberá entenderse como dónde debe buscar el servidor de interbase localmente en el servidor la base de datos, los otros dos datos hacen referencia al login y clave de interbase por omisión interbase genera un usuario de nombre SYSDBA con clave masterkey. En caso de que no desee utilizar la transmisión por internet o no cuente con la ip fija y el servidor, entonces podrá dejar estos campos en blanco. La parte final de la instalación son los relativos a la persona que instalo el programa este dato es importante para en caso de tener alguna duda en el futura con los parametros instalados. Finalmente haga clic en el botón Aceptar y con esto se abrira el sistema. Pág. 11

12 CONTROL DE USUARIOS Como parte del proces de instalación se recomienda que se capturen los usuarios a utilizar en el sistema esto no quiere decir que únicamente en este proceso podrán capturarse, pueden agregarse más posteriormente o de la misma forma eliminar. Es importante tener un usuario por cada persona que captura el secder ya que en la base de datos quedará registrado quién capturo cada uno de los FRAP. Se recomienda la nomenclatura primera letra del nombre y primer apellido por ejemplo: omendoza. Para administrar los usuarios haga clic en el menú FRAP y posteriormente en la opción Control de usuarios. NOTA: Esta opción solo aparecerá para el usuario admin. Haga clic aquí para eliminar un usuario. Haga clic aquí para cambiar la clave de un usuario. Haga clic aquí para agregar un nuevo usuario. Con el botón de salir se cerrará el Control de Usuarios. Pág. 12

13 CONTROL DE FOLIOS El control de folios deberá hacerse por cada delegación estatal, para este caso en el CD de instalación se encuentra un archivo activa.crm que fue generado por la Sede Nacional para que las delegaciones estatales puedan recibir sus folios pero únicamente las estatales. Cada una de las delegaciones estatales deberá asignar los folios correspondientes para sus delegaciones locales. El primer movimiento antes de poder utilizar el sistema debe ser la Recepción de Folios. Y en el caso de las delegaciones estatales el siguiente movimiento deberá ser utilizar el Generador de Folios. RECEPCION DE FOLIOS Para recibir folios realice lo siguiente: 1. Haga clic en el menú Enlace y posteriormente en Recepción de Folios. 2. Este proceso puede realizarse ya sea desde Internet o por archivo. En el caso de una delegación Estatal al realizar el proceso por Internet se estará conectando con la Sede Nacional y para el caso de una delegación Local, su conexión será con la delegación Estatal. Si la delegación en la que desea recibir folios no cuenta con servicio de internet deberá realizarlo mediante archivo. El archivo para el caso de las delegaciones Estatales ya se encuentra instalado, pero en el caso de las delegaciones Locales su correspondiente delegación estatal se los hará llegar vía correo electrónico, cd, disco de 3½ o ya sea mediante algún otro medio electrónico. Pág. 13

14 3. Si la opción fue recibirlos por internet deberá aparecerles en pantalla el rango de folios activado, si no aparecen estos números entonces quiere decir que no se han cargado folios en el sistema. 4. Si la opción fue por archivo, ubique la unidad de disco y la carpeta donde se encuentra el archivo activa.crm y a continuación haga clic en Recibir. NOTA: Recuerde que si no aparecen el rango de folios indica que no fueron cargados los folios en el sistema. 5. Finalmente haga clic en Salir de todas las ventanas y con esto podrá regresar al menú princial. GENERADOR DE FOLIOS (DELEGACIONES ESTATALES) Una vez que ya se han recibido los folios disponibles para la delegación estatal debe asignar los folios para cada una de sus delegaciones locales, para realizarlo siga estos pasos: 1. Haga clic en el menú Enlace y posteriormente en donde dice Generador de folios. Pág. 14

15 2. Se abrirá una ventana con tres opciones. Haga clic aquí para generar nuevos folios Haga clic aquí para cancelar la asignación de folios. Haga clic aquí para generar un archivo activador 3. Haga clic en el botón para generar nuevos folios. Con esto se abrira la pantalla para asignar folios a las delegaciones de su estado, haga clic en alguna de las delegaciones locales. 4. Cuando haga clic se abrirá una pantalla para la asignación de los folios capture de que folio a que folio tiene asignado esta delegación y posteriormente haga clic en Aceptar. Pág. 15

16 5. Repita este proceso para cada una de las delegaciones locales, una vez que termine el proceso se sugiere revisar nuevamente las asignaciones para verificar que hayan sido correctas. 6. Si la captura esta correcta haga clic entonces en el botón Generar Folios. 7. Finalmente el sistema enviará un mensaje de que el proceso ha sido concluido. Haga clic en aceptar y abrá generado folios en la base de datos. 8. Hasta aquí, si se esta operando el proceso de transmisión de información por internet, es decir, configuro sus delegaciones locales con una ip fija que tiene contratada y direcciono la base de datos de su servidor; entonces ya no tiene que hacer más para que sus delegaciones reciban sus folios, simplemente con que cada una de ellas entren al módulo de recepción de folios por internet, podrán recibir los folios que les fueron asignados en este modulo. 9. En caso de que las delegaciones locales no cuenten con el servicio de internet, o ud no haya configurado el sistema en esta forma deberá generar un archivo a partir de la asginación que se hizo; para esto haga clic en el botón Generar archivo activador. 10. Se abrirá la ventana siguiente: Aquí se muestran las asignaciones que han sido capturadas. Si hace doble clic en alguna asignación en esta parte de la pantalla aparecera el detalle de la asignación. En esta parte seleccione el medio en donde quedara el archivo, en un disco de 3½, en el disco duro, etc. Pág. 16

17 11. Haga clic en la asignación que desee generar el archivo, seleccione la ubicación en donde quedará el archivo ya sea en disco de 3½, en el disco duro, etc. posteriormente haga clic en el botón Generar archivo. 12. El sistema preguntará si esta seguro de generar el archivo en la ubicación que usted selecciono. Responda que si a esta pregunta, poniendo atención a la ruta dónde se generará el archivo. 13. Finalmente el sistema mandara un mensaje que dice Archivo Generado. 14. El archivo que genero este modulo es el que deberá hacer llegar a cada una de sus delegaciones locales para que puedan activar los folios que usted les ha asignado. 15. En caso de que haya cometido un error en la asignación puede eliminarla con el botón Cancelar asignación de folios. 16. Hace clic en la asignación y posteriormente en el botón Cancelar. OPERACIÓN CAPTURA DE FRAP Una vez que ya ha cargado los folios y ha configurado todos los pasos anteriores puede proceder a capturar FRAP en el sistema. Para esto haga clic en el menú FRAP y posteriormente en la opción Capturar nuevo FRAP. Para detalles especificos con los significados de los campos favor de referirse al INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FRAP. Al hacer clic en Capturar nuevo FRAP, se abrirá la pantalla de captura. Pág. 17

18 En esta ventana podemos identificar cada uno de los campos de las secciones del mismo formato del FRAP, así como una opción para Servicio cancelado, el cual presicamente sirve para cancelar un formato. Otras dos opciones identificadas son una para modificar que nos pedirá el número de folio a modificar y otra que nos sirve para almacenar el FRAP. Se debe capturar cada una de las secciones del formato y hasta el final hacer clic en el botón guardar. A continuación se abordaran algunas características particulares de la captura: En el caso de las fechas aparecerá un calendario. La fecha se captura haciendo un clic en el día, en caso de cambiar el mes deberá modificar el cuadro de lista correspondiente: De igual forma con el año. Los campos capturables que se encuentren en un cuadro de lista son catálogos automáticos que solo será necesaria su captura una sola vez, la proxima vez que se capture ya se encontra la información correspondiente de forma automáticamente, como es el caso de las calles. Pág. 18

19 Por esto se recomienda revisar antes de capturar un nuevo concepto si se encuentra en la lista este proceso implicara que las capturas posteriores sean más agiles. Para el caso de las capturas de hora se escribira automáticamente al hacer clic sobre el campo la hora actual. Para el caso de la captura de la exploración física, se realiza de la siguiente forma: Haga clic en donde se determinará una lesión, posteriormente el sistema preguntará por la lesión. Seleccione de la lista la lesión correspondiente y a continuación haga clic en el botón Aceptar. Con esto agregara una lesión en la imagen, en caso de que haya algún error puede presionar el botón Borrar selección para reiniciar el proceso. Cuando termine la captura y todo el llenado de los datos el sistema le notificara con un mensaje que la información quedo almacenada con el folio correspondiente. IMPRIMIR FRAP EXISTENTE Para imprimir un FRAP debe hacer clic en el menú FRAP y posteriormente en la opción Imprimir FRAP existente. Se abrirá directamente una ventana preguntando por el folio, puede escribirlo directamente o si no lo recuerda entrar a la opción Buscar. Se abrirá una ventana para buscar FRAP. Pág. 19

20 En esta pantalla podrá realizar busquedas marcando el criterio a considerar. Criterios a buscar. Datos a buscar. Una vez que haya seleccionado los criterios puede hacer clic en el botón buscar para que el sistema realice una búsqueda en la base de datos. Finalmente haga clic en el botón Seleccionar para sacar la información detallada de ese FRAP. Una vez que haya capturado el folio haga clic en el botón Imprimir, el sistema generara la información en el Internet Explorer. Herramienta con la cual podrá exportar a otras herramientas de office como word o excel. También podrá mandar a impresión desde esta misma herramienta como se muestra en la figura anterior. Pág. 20

21 INFORMES Para generar información estadística desde el sistema podrá hacerlo desde el menú de Informes: Todos los informes mostrarán las siguientes opciones, el contenido de cada informe variará de acuerdo al informe solicitado al sistema. Rango de Fechas del informe Consolidado de la información: LOCAL / ESTATAL / NACIONAL Tipo de desgloce: Día / Mes Al imprimir la infromación será generada en el Internet Explorer por lo que al igual que con la impresión del FRAP esta información puede exportarse a otras herramientas de Microsoft Office como (Word, Excel, etc.), o bien imprimir directamente desde este programa. Pág. 21

22 INTEGRACION DE LA INFORMACION Para integrar la información de las delegaciones locales deberá utilizar la opción de Recepción de FRAP de archivo y posteriormente deberá utilizar la opción de Envio de FRAP capturados para enviar la información a Sede Nacional. RECEPCION DE FRAP DE ARCHIVO (DELEGACIONES ESTATALES) Para recibir los FRAP capturados de otras delegaciones haga clic en el menú Enlace y posteriormente en Recepción de FRAP de archivo, esto es en caso de que no tengan el proceso de transmisión por internet con una ip fija y un servidor de internet. Una vez que haga clic en la opción aparecerá una ventana en dónde tendra que especificar en donde se encuentra el archivo a recibir, archivo que le mandarán cada una de sus delegaciones locales. Una vez ubicado haga clic en el botón de Recibir archivo. Finalmente el sistema indicara cuantos FRAP han sido recibidos. ENVIO DE FRAP CAPTURADOS Para enviar los FRAP capturados a la delegación Estatal o en otro caso a la Sede Nacional deberá utilizar esta opción que se encuentra ubicada en el menú Enlace. Una vez que haya hecho clic sobre la opción aparecerá una ventana que le pedira el rango de fechas a enviar, en este caso si reporta un mes seleccione la fecha inicial del mes y la final. Pág. 22

23 Tendra dos opciones ya sea reportarlo por Internet o por archivo, esto funcionara de acuerdo al rol configurado: LOCAL: Enviará la información a la Delegación Estatal por Internet o por archivo, para el caso de Internet la delegación estatal deberá tener contratada una ip fija y un servidor de internet configurado. ESTATAL: Enviará la información a la Sede Nacional ya sea por Internet o por archivo no se requiere ninguna configuración especial para el caso de Internet, lo único es que la Delegación Estatal cuente con el servicio. Cuando haga clic en la opción de Internet el proceso será automático, en el caso de archivo deberá especificar la carpeta y hacer llegar el archivo ya sea a su Delegación Estatal, o a la Sede Nacional según sea el caso. ARCHIVOS DE LA CARPETA FRAP C:\FRAP\ACTIVA.CRM Información para activar folios, puede ser para Estatal o Local, dependiendo quién lo haya generado si una delegación Estatal o la Sede Nacional. C:\FRAP\ASYCFILT.DLL C:\FRAP\CMCTLES.DLL C:\FRAP\COMCAT.DLL C:\FRAP\COMCTL32.OCX C:\FRAP\MSVBVM60.DLL C:\FRAP\OLEAUT32.DLL C:\FRAP\OLEPRO32.DLL C:\FRAP\STDOLE2.TLB C:\FRAP\VB6ES.DLL C:\FRAP\VB6STKIT.DLL Archivos de sistema de operación de VB. C:\FRAP\FLXGDES.DLL C:\FRAP\MSFLXGRD.OCX Control para los objetos de cuadrícula en VB. C:\FRAP\FONDO.BMP Imagen de Fondo del sistema. C:\FRAP\FRAP.GDB Base de datos del sistema, cuando se requiere un respaldo del sistema, es suficiente con copiar este archivo a un CD, se recomiendan respaldos semanales. C:\FRAP\LOGOCRM.PNG Logo de Cruz Roja Mexicana impreso en los informes. Pág. 23

24 C:\FRAP\MSADO25.TLB Librería de conexión a base de datos C:\FRAP\MSCAL.OCX Objeto calendario que se muestra en la captura, se han encontrado conflictos con algunos sistemas cuando ya tienen instalado este objeto, el error que muestra dice: Error de automatización o Automation Error. Para corregir el problema se deberán eliminar todas las entradas del registro de windows (regedit) que contengan mscal, posteriormente reiniciar la computadora y volver a iniciar el sistema. C:\FRAP\SECDER-FRAP.EXE Ejecutable del sistema, cuando se tengan actualizaciones solo modificar este archivo. C:\FRAP\SISTEMA.INI Información de la conectividad a la base de datos del Cliente al Servidor. C:\FRAP\TABCTES.DLL C:\FRAP\TABCTL32.OCX Objeto de control de tabuladores en la captura del sistema. Pág. 24